Introducción

Las intranets pretenden ser un canal de comunicación entre cualquier organización y sus integrantes, proporcionando información y servicios que potencien el trabajo en grupo y la distribución eficaz del conocimiento.

Desde el Servicio Web hemos trabajado en la modernización y evolución de las intranets del Gobierno Vasco y sus departamentos y entidades, apostando e impulsando la migración al modelo común de presencia en Internet del Gobierno Vasco. Esta migración comenzó en 2016 con la migración de Jakina, la intranet común de todo el Gobierno Vasco, de la herramienta O53 a las herramientas comunes de Internet (gestor de contenidos, gestor de portales y gestor de catalogación) y continúa con el impulso a la migración de las restantes. Esta migración acarrea numerosas ventajas:

• Adaptación a los nuevos requisitos de accesibilidad establecidos por el RD 1112/2018
• Uso de nuevos estandares web (HTML5, CSS3, RSS) y adaptación a distintos dispositivos y navegadores
• Modernización del diseño de las intranets y su arquitectura de la información.
• Posibilidad de reutilización de contenidos entre distintas intranets
• Aprovechar el conocimiento existente entre los usuarios de las herramientas comunes
• Contar con el soporte técnico y funcional del Servicio Web y de EJIE

Ámbito de aplicación y requisitos generales

• Todas las Intranets del Gobierno Vasco y sus entidades actualmente gestionadas mediante la aplicación O53 (Desarrollo Económico, Hezkuntza, IVAP, Kultura, Emakunde, etc.) deberán ser migradas a las herramientas comunes de Euskadi.eus.
• De igual manera, cualquier Intranet nueva deberá ser desarrollada y gestionada mediante las herramientas comunes de Euskadi.eus.
• Este modelo general contempla una sola Intranet por cada departamento u organismo. Si otra unidades de menor tamaño (direcciones, servicios, etc.) solicitan la creación de una Intranet propia el Servicio Web estudiará la alternativas disponibles y la viabilidad de dicha solicitud.
• En conformidad al RD 1112/2018, todas las intranets deberán cumplir con los requisitos de accesibilidad establecidos por la EN 301 549 (WCAG 2.1)
• Todas las intranets deberán desarrollarse en HTML5 y CSS3 y estar adaptadas a dispositivos móviles. Al igual que cualquier portal de Euskadi.eus, las Intranets deberán estar disponibles como mínimo en euskara y castellano, dando prioridad al euskara como idioma por defecto.
• Todas las Intranets utilizarán las plantillas, diseño gráfico y recursos establecidos por el Servicio Web.

Pasos en la gestión de la creación/migración de la Intranet

En el caso de migración, el Servicio Web se pondrá en contacto con los responsables de la Intranet para iniciar el proyecto. En el caso de una nueva Intranet, los responsables de la misma se deberán poner en contacto con el Servicio Web para comunicar la iniciativa, que será estudiada por el Servicio Web. En las reuniones iniciales se establecerán los plazos y roles en el desarrollo y gestión de la Intranet. Salvo acuerdo en contrario, estos roles serán:

• Solicitud de creacion de la Intranet y alta de usuarios: A iniciativa del Dpto. u organismo y utilizando los formularios estandar de gestion, al igual que cualquier portal de Euskadi.eus.
• Establecer la arquitectura de la información y el color y modelo de maquetación de la página inicial: En común entre el Dpto./organismo y el Servicio Web, aunque la decisión última será del Dpto./organismo.
• Desarrollo y maquetación de las páginas de la Intranet: Correrá a cargo del Servicio Web, utilizando las plantillas y recursos establecidos por defecto
• Creación (o migración) de los contenidos y/o aplicaciones de la Intranet: Correrá a cargo del Departamento u organismo, contando con la asesoría del Servicio Web
• Publicación de la intranet: A cargo del Servicio Web. El propio Servicio Web activará las redirecciones pertinentes en caso de tratarse de una migración desde O53.
• Analítica Web: Al igual que en Euskadi.eus se usara Google Analytics para hacer el seguimiento del portal. El Servicio Web creara la cuenta de Analytics y lo activará en la Intranet, dando permisos a los usuarios que el Dpto./organismo Señale para que hagan seguimiento del mismo.
• Actualización y gestion de la Intranet: A cargo del Departamento u organismo, contando con la asesoría del Servicio Web y el apoyo técnico de EJIE.

Estándares de diseño en la Intranet

Todas las Intranets seguirán los estandares de diseño y maquetación establecidos por el Servicio Web. El Departamento u organismo deberá elegir un color identificativo para su Intranet, color que se aplicará al logotipo, enlaces y demas elementos de la misma.

1. Cabecera común a todas las Intranets. Incluye cambio de idioma, contacto (enlace al buzon interno de cada departamento) y buscador (busqueda dentro de los contenidos propios del Dpto./organismo en base a su catalogación). El logotipo de Jakina abrirá un menú de enlaces comunes a todas las Intranets.
2. Cabecera de la Intranet. Incluye el logotipo de la intranet y el menú principal de navegación (admite hasta 3 niveles)
3. Cuerpo principal: El Dpto. u organismo elegirá entre dos modelos:
   1. En un sola columna (Ejemplo: http://www.contenidos.servicios.jakinaplus.ejgvdns/ab83-demo/eu)
   2. En dos columnas (Ejemplo: http://www.contenidos.servicios.jakinaplus.ejgvdns/ab83-demo2/eu)
4. En todo caso, el Dpto. u organismo elegirá que modulos o areas visuales usará y su ubicación, dentro del catalogo de modulos existente y con el asesoramiento del Servicio Web.
5. Píe de página: Común a todas las Intranets