Planificación Territorial y Agenda Urbana

1. El objeto de este Decreto es desarrollar el derecho de la ciudadanía a relacionarse con la Administración, por medios electrónicos, para acceder a los servicios públicos y para la tramitación de los procedimientos administrativos, así como, desplegar el resto de los derechos reconocidos en el artículo 6 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

2. Asimismo, se regulan la sede electrónica, el tablón electrónico de anuncios, la identificación y autenticación de la ciudadanía y de la Administración, el registro electrónico de representantes, el registro electrónico, las comunicaciones electrónicas y los documentos electrónicos y su conservación.

1. Este Decreto se aplicará:

   1. A la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi, a sus Organismos Autónomos, y al resto de entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma.

   2. A los Entes Públicos de Derecho Privado y demás entidades integrantes del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en las actividades que desarrollen con sujeción al derecho público.

   3. A las personas físicas, jurídicas y entes sin personalidad en sus relaciones con las entidades incluidas en el ámbito de aplicación del Decreto.

   4. A las relaciones entre las entidades incluidas en el ámbito de aplicación del Decreto.

2. A los efectos de este Decreto se entiende por Administración los órganos y entidades incluidos en los apartados a) y b) del párrafo 1 de este artículo.

La Administración utilizará los medios electrónicos con respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal, en los términos establecidos por la normativa que regula este derecho y a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Los términos que se emplean en este Decreto tendrán el sentido que se establezca en su anexo.

1. Se respetará el régimen jurídico de la cooficialidad lingüística, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 10/1982, de 24 de noviembre, básica de normalización del uso del Euskera y en la normativa que la desarrolle.

2. La persona interesada elegirá el idioma, euskera o castellano, para realizar trámites y recibir comunicaciones de la Administración. En ausencia de declaración expresa, se entenderá que ha optado por el idioma en que se haya dirigido a la Administración.

3. Se posibilitará la modificación de la opción lingüística en cualquier momento de la tramitación. En caso de modificación, se mantendrán los documentos anteriores en el idioma inicialmente elegido. Asimismo, si se opta por no aportar documentos que están en poder de la Administración, éstos se mantendrán en el idioma en que se aportaron.

1. La Administración facilitará a las personas interesadas en los procedimientos administrativos el ejercicio del derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, reconocido en el artículo 6.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. El ejercicio del derecho podrá efectuarse por medios electrónicos.

2. Las personas interesadas serán informadas expresamente de que el ejercicio del derecho implica su consentimiento, en los términos del artículo 6.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, para que el órgano ante el que se ejercita el derecho pueda recabar los datos o documentos, respecto de los que se ejercita el derecho, de los órganos en los que se encuentren.

3. El derecho se ejercitará de forma específica e individualizada para cada procedimiento concreto, sin que el ejercicio del derecho ante un órgano implique un consentimiento general para todos los procedimientos que aquél tramite en relación con la persona interesada.

4. En cualquier momento, las personas interesadas podrán aportar los datos o documentos, así como revocar su consentimiento para el acceso a los datos de carácter personal.

5. Si el órgano administrativo que tramita el procedimiento posee los datos o documentos o tiene acceso electrónico a los mismos, los incorporará al procedimiento. En los ficheros del órgano cedente quedará constancia del acceso a los datos o documentos efectuado por el órgano cesionario.

6. Si el órgano administrativo que tramita el procedimiento no posee los datos o documentos, los pedirá al órgano que los tenga, siempre que los sistemas de información de ambos órganos sean interoperables, esto es, tengan capacidad de compartir datos y documentos.

7. Si el órgano administrativo que tramita el procedimiento no puede obtener los datos o documentos, lo comunicará a la persona interesada, con indicación del motivo, para que los aporte en el plazo y con los efectos previstos en la norma reguladora del procedimiento correspondiente.

8. Para facilitar el ejercicio del derecho a no aportar datos y documentos, la Administración promoverá la celebración de convenios con las restantes Administraciones Públicas, según lo establecido en el artículo 9 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. En estos convenios se establecerán los procedimientos que permitan a los órganos cedentes comprobar el ejercicio del derecho respecto de los datos o documentos cuyo acceso hubiera sido solicitado. En la sede electrónica se publicarán los convenios, los datos y los documentos que se intercambian.

1. Las personas físicas podrán utilizar, para relacionarse con la Administración, los certificados electrónicos incorporados al Documento Nacional de Identidad, los certificados electrónicos reconocidos y los sistemas de firma electrónica avanzada que se admitan por la Administración.

2. Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica podrán utilizar certificados electrónicos reconocidos de persona jurídica y de entidades sin personalidad jurídica, respectivamente, y los sistemas de firma electrónica avanzada, que se admitan por la Administración.

3. Se podrán utilizar otros sistemas de firma distintos de los anteriores, como claves concertadas en un registro previo, aportación de información conocida por la Administración y las personas interesadas u otros sistemas no criptográficos. Estos sistemas de firma se admitirán en los trámites en que los datos e intereses afectados lo permitan, conforme a criterios de proporcionalidad. En la política de firma electrónica y de certificados se establecerán las condiciones de uso y características de estos sistemas de firma.

4. El uso por la ciudadanía de sistemas de firma electrónica implicará que la Administración puede tratar los datos personales consignados, a los efectos de verificación de la firma.

5. Se publicarán, en la sede electrónica, la relación de sistemas de firma y certificados electrónicos admitidos y los procedimientos para los que son válidos.

1. La Administración podrá habilitar, con carácter general o específico, a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas actuaciones electrónicas, en representación de las personas interesadas.

2. La habilitación requerirá la firma previa de un convenio entre la Administración y la persona o entidad donde se especificarán los procedimientos y trámites objeto de la habilitación, las obligaciones de la entidad firmante del convenio y de las personas habilitadas. Estas últimas deberán aceptar expresamente el convenio.

3. El incumplimiento de las obligaciones por las entidades firmantes del convenio supondrá su resolución y la de las habilitaciones. El incumplimiento por una persona habilitada supondrá su exclusión del convenio. En ambos casos, se instruirá previamente un expediente, con audiencia de la parte interesada. Sin perjuicio de lo anterior, se podrán exigir las responsabilidades procedentes.

4. Las personas o entidades habilitadas deberán ostentar la representación necesaria para cada actuación. La Administración les podrá requerir, en cualquier momento, que acrediten la representación, siendo válida la otorgada a través de los documentos normalizados aprobados por la Administración. La falta de representación suficiente dará lugar a la exigencia de las responsabilidades procedentes.

1. Se crea el registro electrónico de representantes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi en el que constarán obligatoriamente las representaciones que las personas interesadas otorguen a terceras personas para actuar en su nombre de forma electrónica ante la Administración. Este registro no tiene el carácter de registro público.

2. Podrán otorgar apoderamiento las personas físicas y las personas jurídicas. El apoderamiento podrá ser otorgado a una o varias personas tanto físicas como jurídicas, salvo en el caso de apoderamientos para la recepción electrónica de comunicaciones y notificaciones que únicamente podrá ser otorgado a una sola persona física o jurídica.

3. Mediante orden del o de la titular del departamento competente en Administración Electrónica se especificará el otorgamiento de los apoderamientos, sus formas de acreditación, la modificación y revocación de los poderes y el resto de cuestiones necesarias para el funcionamiento de este registro.

1. Se habilitará a personal funcionario para que, mediante su firma electrónica reconocida, pueda realizar los trámites que la ciudadanía le faculte.

2. La ciudadanía habrá de identificarse ante el personal funcionario y prestar consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello.

3. El departamento competente en Administración Electrónica mantendrá actualizado un registro de personal funcionario, habilitado en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, para la identificación y autenticación regulada en este artículo. Mediante el correspondiente convenio de colaboración, el registro podrá extender sus efectos a las relaciones con entidades incluidas en el ámbito de aplicación del Decreto y con otras Administraciones Públicas.

4. Mediante orden del o de la titular del departamento anterior se creará y regulará el funcionamiento del registro de personal funcionario habilitado, incluido el sistema para la determinación del personal habilitado y el alcance de la habilitación.

1. La sede electrónica se identificará mediante certificados de dispositivo seguro o medio equivalente que permitirán identificar la sede electrónica y establecer con ella una comunicación segura.

2. El uso de los certificados de sede electrónica está limitado a la identificación de la sede. No se aplica para la firma electrónica de documentos y trámites.

1. La Administración podrá utilizar el sello electrónico o el código seguro de verificación para firmar la actuación administrativa automatizada. Estos sistemas de firma electrónica se emplearán en cualquier acto de trámite, resolutorio o de comunicación que no exija la intervención de una persona.

2. El o la titular de la dirección competente en Administración Electrónica dictará una resolución, que se publicará en la sede electrónica, donde se establecerá:

   1. Las actuaciones en que se podrán utilizar los sistemas de firma automatizada.

   2. Los órganos responsables de su utilización.

   3. El servicio de validación para verificar el certificado utilizado.

   4. El sistema de verificación del documento generado y el plazo de disponibilidad del mismo, cuando se utilice el código seguro de verificación.

La Administración podrá proveer a su personal de certificados electrónicos reconocidos para el desempeño de sus funciones. Estos certificados identificarán al titular del puesto o cargo y a la Administración u órgano donde presta sus servicios.

1. No será necesario utilizar los sistemas de identificación y autenticación, previstos en este Capítulo, cuando se transmitan documentos electrónicos y datos, en entornos cerrados de comunicaciones, establecidos entre Administraciones Públicas, órganos y entidades de derecho público.

2. Cuando las personas participantes en las comunicaciones pertenezcan a la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, el o la titular del departamento competente en Administración Electrónica determinará las condiciones y garantías por las que se regirá el intercambio que, al menos, comprenderá la relación de personas emisoras y receptoras autorizadas y la naturaleza de los documentos y datos que se intercambien.

3. Cuando las personas participantes pertenezcan a distintas Administraciones Públicas, las condiciones y garantías citadas en el apartado anterior se establecerán mediante convenio.

4. En todo caso deberá garantizarse la seguridad del entorno cerrado de comunicaciones y la protección de los documentos y datos que se transmitan.

1. La Administración aprobará y publicará su política de firma electrónica y de certificados, que se armonizará con lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas de desarrollo.

2. La política de firma electrónica y de certificados concretará los procesos de generación, validación y conservación de firmas electrónicas, así como las características y requisitos exigibles a los sistemas de firma electrónica, los certificados, los servicios de sellado de tiempo, y otros elementos de soporte de las firmas.

3. La política de firma electrónica se aprobará por orden del o de la titular del departamento competente en Administración Electrónica y se publicará en el Boletín Oficial del País Vasco un extracto de su aprobación y, de forma íntegra, en la sede electrónica.

1. La Administración dispondrá de una plataforma que ofrezca servicios de generación, validación y actualización de firmas electrónicas de acuerdo con las especificaciones que se establezcan en la política de firma electrónica y de certificados.

2. La plataforma anterior se podrá adherir a plataformas de verificación y sellado de tiempo gestionadas por otras Administraciones Públicas, a fin de mejorar los servicios que ofrezcan.

1. El documento electrónico es la información de cualquier naturaleza, en forma electrónica, archivada en soporte electrónico, según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

2. El documento administrativo electrónico es el documento electrónico válidamente emitido por los órganos de la Administración. Tendrá siempre asociada, al menos, una firma electrónica de las reguladas en este Decreto.

3. Los componentes de un documento electrónico son:

   1. Contenido, entendido como conjunto de datos o información del documento.

   2. En su caso, firma electrónica.

   3. Metadatos del documento electrónico.

1. Se asociará, obligatoriamente, al documento electrónico administrativo una referencia temporal que consistirá en un sello de tiempo.

2. El sello de tiempo es la asignación, por medios electrónicos, de la fecha y hora a un documento electrónico, con la intervención de un prestador de servicios de certificación, que esté admitido para prestar servicios de sellado de tiempo, y que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento, según el sistema de autenticación vigente en cada momento.

1. Los documentos electrónicos que vayan a integrarse en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que son datos que definen y describen otros datos.

2. En el ámbito de actuación de las entidades a las que se les aplica este Decreto, los metadatos de los documentos electrónicos que se gestionen a nivel interno se especificarán en la política de gestión de documentos electrónicos a que a que se refiere el artículo 42 de este Decreto.

3. Se garantizará la disponibilidad e integridad de los metadatos de los documentos electrónicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.

4. La asociación de metadatos a los documentos electrónicos aportados por la ciudadanía, o emitidos por las entidades a las que se les aplica este Decreto, será realizada en la forma en que se determine en la política de gestión de documentos electrónicos.

5. El documento electrónico que vaya a ser objeto de intercambio entre Administraciones o consultado por la ciudadanía debe cumplir con los requisitos de formato, estructura, y metadatos mínimos establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas de desarrollo.

1. La Administración garantizará el acceso y la descarga de los documentos electrónicos puestos a disposición de la ciudadanía u otras Administraciones, ya sea a través de su sede electrónica o de los canales de atención que correspondan en cada caso.

2. En el acceso a un documento electrónico administrativo o que forme parte de un expediente se mostrará:

   1. El contenido del documento electrónico.

   2. Información básica de cada una de las firmas del documento.

   3. Descripción de los metadatos.

1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.

2. La remisión de expedientes podrá ser sustituida, a todos los efectos, por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo las personas interesadas derecho a obtener una copia del mismo.

3. La formación del expediente electrónico será responsabilidad del órgano encargado de su tramitación, o en su caso, del órgano que disponga la política de gestión de documentos electrónicos.

Los expedientes electrónicos que deban ser objeto de remisión o puesta a disposición tendrán los siguientes componentes:

1. Documentos electrónicos, que podrán formar parte de distintos expedientes.

2. Índice electrónico que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso.

3. Firma del índice electrónico por la Administración, órgano o entidad actuante, mediante los sistemas de firma previstos en este Decreto.

4. Metadatos del expediente electrónico.

La remisión y puesta a disposición de los expedientes electrónicos se realizará ajustándose al Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas de desarrollo. Excepcionalmente, se podrán aplicar otras estructuras para el intercambio de expedientes electrónicos entre Administraciones públicas, cuando exista acuerdo previo entre ellas.

1. Se crea el archivo electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi para el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos administrativos y cualquier otro documento electrónico susceptible de formar parte de un expediente electrónico.

2. El archivo electrónico será de uso común único para todos los órganos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

3. El archivo electrónico garantizará la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección, acceso, disponibilidad y conservación de la documentación.

La Administración deberá conservar, en el archivo electrónico, todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que tengan valor probatorio de las relaciones entre la ciudadanía y la Administración.

1. La Administración aprobará y publicará su política de gestión de documentos electrónicos que cumplirá los requisitos establecidos en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad y sus normas de desarrollo.

2. La política de gestión de documentos electrónicos incluirá directrices para la asignación de responsabilidades y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos.

3. Cuando los documentos electrónicos contengan datos de carácter personal les será de aplicación lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo.

1. Las copias auténticas serán expedidas por un órgano administrativo u organismo público competente para ello, conforme a las normas de competencia y procedimiento establecidas en el artículo 46 de Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2. La copia auténtica se expedirá a partir de documentos con calidad de original o copia auténtica.

1. Las copias electrónicas generadas que, por ser idénticas al documento electrónico original, no comportan cambio de formato ni de contenido, tendrán la eficacia jurídica de documento electrónico original.

2. Las copias electrónicas auténticas con cambio de formato se obtendrán de la aplicación de una conversión entre documentos electrónicos que se realizará según lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas de desarrollo.

3. Las copias electrónicas auténticas serán nuevos documentos electrónicos que incluirán total o parcialmente el contenido del documento sobre el que se expiden.

4. La relación entre la copia electrónica auténtica y el documento origen se reflejará en los metadatos del documento electrónico copia.

5. Las copias electrónicas auténticas serán firmadas mediante alguno de los sistemas de firma previstos en este Decreto para la actuación administrativa.

Las copias electrónicas de documentos, en soporte papel o en otro soporte no electrónico, se obtendrán de la digitalización del documento origen que se realizará según lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas de desarrollo.

Para la obtención de copias auténticas en soporte papel de documentos públicos administrativos electrónicos se incluirá la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación, que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso al documento electrónico correspondiente, a la firma del documento y a los metadatos mínimos obligatorios, en la sede electrónica.

1. Los documentos originales y las copias auténticas en papel o en cualquier otro soporte, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse en los términos que se establezcan en la política de gestión de documentos electrónicos.

2. En ningún caso, se destruirán documentos con valor histórico, artístico o de carácter relevante que aconseje su conservación y protección.

3. La eliminación de cualquier otro documento diferente de los previstos en este artículo, se regirá por lo previsto en la normativa de documentos y archivos de Euskadi.

1. La ciudadanía podrá ejercer el derecho a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan condición de parte interesada.

2. La obtención de la copia podrá realizarse mediante extractos de los documentos o se podrá utilizar otros métodos electrónicos que permitan mantener la confidencialidad de aquellos datos que no afecten a la persona interesada.

1. Cuando las personas interesadas deseen aportar copias compulsadas al procedimiento, y siempre que los originales no deban obrar en el procedimiento, la oficina receptora, si cuenta con los medios necesarios, deberá proceder a la obtención de copia electrónica de los documentos mediante la digitalización de los mismos.

2. Estas copias digitalizadas serán firmadas electrónicamente mediante los sistemas de firma previstos en este Decreto para la actuación administrativa. Tendrán el carácter de copia compulsada o cotejada, sin que, en ningún caso, se acredite la autenticidad del documento original.

3. Los documentos compulsados electrónicamente tendrán la misma validez que el documento original en el procedimiento concreto de que se trate.

4. Los documentos originales, una vez compulsados electrónicamente, se devolverán a quienes los presentaron.