Una vez que la Dirección ha decidido poner en marcha un plan de conciliación ha de comunicar formalmente esta decisión a toda la plantilla.

Esta comunicación puede realizarse utilizando los distintos canales de los que disponga la empresa, pero es importante cerciorarse de que todo el personal conozca el inicio del procedimiento, y que dicho compromiso quede, además, por escrito.

Los canales de difusión pueden ser los siguientes:

• Reunión con las personas trabajadoras
• Anuncio en la intranet de la organización/ intranet
• Envío de la circular informativa
• Incorporarlo al tablón de anuncios
• Otros canales

Tras el compromiso formal de la empresa en la elaboración de un plan de conciliación de la vida personal, familiar y laboral, será necesaria la creación de un equipo de trabajo. En el caso de disponer la organización de una Plan para la Igualdad y, por tanto, una Comisión de Igualdad, es aconsejable que se apoye y coordine con ésta en todo el proceso, pudiendo incluso ser la propia Comisión de Igualdad quien lidere este proceso.

Para garantizar el buen funcionamiento de equipo de trabajo se aconseja que todas las personas que lo integren cuenten con formación sobre conciliación familiar y laboral y planificación y organización del tiempo. Si no fuera posible, se debe garantizar que al menos alguna de las personas participantes posean dichos conocimientos, o en su defecto, contratar la asistencia de personas externas especialistas en la materia que realicen un acompañamiento a la empresa durante todo el proceso de análisis, definición, implantación y evaluación.

Tras seleccionar las personas que pasarán a formar parte del equipo de trabajo, se designará entre las mismas por votación a una persona que realice las funciones de coordinación y representación, así como a la persona que realizará las labores de secretaría. Además, se establecerá:

• La periodicidad con la que se reunirán.
• El plan de trabajo.
• Sus formas de organización y coordinación.

En este apartado incluimos un modelo tipo de acta de constitución para utilizar a modo de referencia, y que cada empresa podrá personalizar en función de sus necesidades.

Pincha aquí (DOCX, 447 KB)  para descargar un modelo de acta de constitución.

Será necesario realizar un análisis detallado de las necesidades reales de conciliación de todas las personas que conforman la plantilla para que el Plan de Conciliación responda a las mismas y sea eficaz y acorde a la organización. Para ello, resulta conveniente combinar diferentes técnicas de investigación, tanto cuantitativas como cualitativas que permitan conocer mejor estas necesidades de conciliación que existen en la empresa, que se resume en lo siguiente:

1. Recogida de datos cuantitativos

• Caracterización general: actividad, dimensión, organización…
• Personal: mujeres y hombres, distribución cargos de responsabilidad (de máximo a mandos intermedios) y técnicos y operarios;
• Organización (áreas de actividad, unidades de negocio, oficinas…).
• Edad de la plantilla: mujeres y hombres.
• Responsabilidades de cuidado: mujeres y hombres.
• Horarios y tipos de jornada: mujeres y hombres.
• Beneficios sociales: mujeres y hombres.
• Medidas de conciliación y flexibilidad del tiempo y espacio de trabajo: normativa y adicionales. Utilización mujeres y hombres.

Haga click aquí (DOCX, 476 KB) para ver un modelo para la recogida de datos cuantitativos.

2. Recogida de datos cualitativos

• Sesiones con de trabajo (dirección, responsables de personal, comisión de igualdad…).
• Entrevistas a responsables (diferentes tipologías de medidas de conciliación e identificación de viabilidad/puntos críticos para su implantación).
• Cuestionarios a personal de la empresa (valoración de necesidades de conciliación e interés en diferentes tipos de medidas).
• Banco de medidas para contraste: identificación del interés o viabilidad de diferentes tipos de medidas.

Respecto a las encuestas, es importante remarcar que los datos serán recogidos con total confidencialidad. Haga click aquí (DOCX, 127 KB)  para ver un modelo de cuestionario de medidas de conciliación.

3. Estudio de las medidas de conciliación existentes

Además de la información anterior, se estudiará qué medidas de conciliación se aplican en la organización, desagregando por sexo los siguientes datos:

• Las medidas recogidas en la legislación y su aplicación en la organización.
• Las medidas de conciliación que contemple el convenio colectivo que sea de aplicación.
• Otras medidas de conciliación formales o no que se estuvieran aplicando antes de la redacción del plan.

Para el análisis de las medidas existentes, puede consultar el inventario de medidas, en el que se analiza su disponibilidad, viabilidad e interés pinchando aquí (DOCX) .

Tras la elaboración del diagnóstico, se habrán detectado las principales dificultades de conciliación de la plantilla, por lo que el equipo de trabajo puede comenzar con la elaboración del contenido del Plan de Conciliación. En el mismo, deben indicarse las medidas a implantar para conseguir la mejora de dichas dificultades.

Las necesidades de conciliación pueden no ser iguales para toda la plantilla, por lo que el Plan de Conciliación contendrá diversas medidas dirigidas a necesidades concretas, como pueden ser medidas destinadas a personas trabajadoras con responsabilidad de cuidado de menores o aquéllas dirigidas a las necesidades formativas, entre otras. Por otro lado, existirán otras medidas que tengan un carácter general y que, al contrario de las anteriores, afecten a la totalidad de la plantilla.

Así, con el objetivo de recoger lo anterior y los resultados del diagnóstico, se recomienda que el Plan de Conciliación se vertebre a través de las siguientes líneas estratégicas:

1. Estrategia y organización: 

En esta primera línea estratégica se incluyen dos dimensiones de análisis básicas:

• El compromiso de la empresa con la conciliación corresponsable y la igualdad. La decisión de participar en el proyecto ya muestra una voluntad de las empresas para impulsar la conciliación corresponsable en sus organizaciones, pero en esta valoración del punto de partida de las empresas se analiza si este compromiso se encuentra explícito y se visibiliza adecuadamente (en documentos estratégicos, planes de igualdad, etc.).
• La existencia de una estrategia organizativa o dispositivos de gestión de las personas y de la organización del trabajo evitan los sesgos de género y como consecuencia, prima la objetividad y la eficacia, lo que lleva aparejada una mayor facilidad para la flexibilidad horaria y espacial.

2. Medidas corresponsables: 

En esta segunda línea estratégica influirán los siguientes factores para su análisis:

• El conocimiento de las medidas de conciliación recogidas por la normativa laboral y las de aplicación del Convenio colectivo correspondiente
• La existencia de medidas de conciliación que superan las exigidas por la normativa laboral, incrementando la flexibilidad, la duración de los permisos, etc.;
• La tipología de medidas de conciliación de las que dispone la empresa y la incidencia de su actividad desarrollada en la viabilidad de los diferentes tipos de medidas, ya que algunas actividades son más proclives a cierto tipo de medidas.
• Valoración de si la empresa facilita la utilización a sus trabajadoras y trabajadores.

3. Medidas de apoyo a la conciliación: 

En la tercera línea estratégica se analizará lo siguiente:

• La liberación del tiempo de las personas trabajadoras, a través de comedores, servicios de catering, transporte colectivo, disposición de aparcamiento, etc. Se busca con estas medidas que el personal emplee un menor tiempo en las actividades de desplazamiento o alimentación, tiempo que puede dedicar a su desarrollo personal o familiar;
• La adopción de acuerdos, convenios… para facilitar los servicios de cuidado (menores o mayores) de sus trabajadoras y trabajadores; o para favorecer actividades personales (deporte, voluntariado, formación no relacionada con el trabajo…)
• La inclusión de beneficios sociales (préstamos, seguros médicos…). Aunque no facilitan la conciliación de manera directa, pueden ayudar a destinar esos recursos a otras acciones relacionadas de manera transversal (por ejemplo, mediante la contratación de servicios de cuidados remunerados u otras

4. Comunicación y despliegue: 

Una vez llegados a este punto, es importante incorporar en el Plan de Conciliación la manera en la que se comunicará a las y los trabajadores las medidas de conciliación corresponsable existentes de una forma sistemática y transparente, y no únicamente ante su solicitud de manera individual.

Es importante destacar las empresas que presentan un recorrido trabajando aspectos organizacionales vinculados a la conciliación personal, familiar y laboral informan sistemáticamente a las personas que se incorporan a sus plantillas sobre las medidas disponibles; e impulsan su utilización también por los hombres. Dicha comunicación suele realizarse a través del manual de acogida, a través de un apartado dentro de la intranet de la empresa o enviando periódicamente un mensaje informativo sobre las medidas de conciliación existentes y la persona con la que pueden ponerse en contacto para cualquier consulta al respecto, entre otras.

5. Seguimiento y mejora

La última línea estratégica del Plan de Conciliación se centra en el seguimiento y mejora de las políticas de conciliación que se establecen en el mismo, estableciendo para ello dispositivos concretos. Esta valoración de los diferentes dispositivos de seguimiento y mejora de las medidas de conciliación se basará en el siguiente análisis:

• La existencia o no de dispositivos de valoración y adaptación a los cambios en las necesidades de las personas empleadas y de gestión de la empresa;
• La existencia o no de dispositivos de medición del impacto de las medidas en las organizaciones.

Para ello, entre las herramientas más utilizadas, se encuentra la incorporación de forma periódica de un cuestionario de opinión a la plantilla sobre las acciones y medidas de conciliación implementadas o el establecimiento de un sistema continuo de recogida de sugerencias en materia de conciliación.

En esta línea estratégica también conviene incluir un apartado en el que se indiquen los beneficios que cada medida en particular supone para la organización, como la reducción del absentismo laboral, la mejora del clima de trabajo y de la salud laboral, una mayor fidelidad de las personas empleadas o el impacto de la productividad y competitividad de la empresa.

Tras la firma de aprobación del Plan de Conciliación, éste será difundido entre la plantilla en la forma establecida en el propio Plan (intranet, anuncios, boletín informativo, etc.). Además, se informará del equipo de trabajo que ha participado y la persona responsable de su coordinación, con el fin de que las dudas o sugerencias relativos al mismo, sean canalizadas a través de esta persona.