Boletín Oficial del País Vasco

N.º 112, martes 12 de junio de 2018

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DISPOSICIONES GENERALES

PARLAMENTO VASCO

3022

RESOLUCIÓN de 29 de mayo de 2018, de la Mesa del Parlamento Vasco, relativa a la Norma sobre Administración Electrónica.

La Mesa, en su reunión del día 29 de mayo de 2018, ordena la publicación en el Boletín Oficial del Parlamento Vasco y en el Boletín Oficial del País Vasco de la norma sobre Administración electrónica.

En Vitoria-Gasteiz, a 29 de mayo de 2018.

La Presidenta del Parlamento Vasco,

BAKARTXO TEJERIA OTERMIN.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

El Parlamento Vasco ha sido pionero a la hora de impulsar iniciativas encaminadas a lograr el uso de las nuevas tecnologías en el ámbito parlamentario. No en vano, ya en fecha de 26 de mayo de 2004 se suscribió el convenio de colaboración con la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi para la utilización de medios telemáticos en el intercambio de comunicaciones. En este convenio se pretendía impulsar el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos en las relaciones entre el Parlamento Vasco y la Administración pública vasca, a través de la Dirección de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento del Gobierno Vasco. Entre otros aspectos, se acordaba la utilización de la firma electrónica avanzada como modo de dar autenticidad e integridad a las comunicaciones mutuas. De esta forma, siguiendo las pautas marcadas en el convenio, la Administración parlamentaria generalizó el uso de la firma electrónica, en especial en todo aquello relativo a las iniciativas parlamentarias, dando opción a parlamentarios y parlamentarias, así como a los grupos parlamentarios, para utilizarla en sus relaciones con la Administración parlamentaria.

Con posterioridad se produjo la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos y las ciudadanas a los servicios públicos, junto con sus desarrollos reglamentarios, a través del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, lo cual implicó un salto cualitativo para el impulso de las TIC en el desarrollo de la actividad de las administraciones públicas y en el ejercicio de sus competencias. En el mismo sentido, y en el ámbito de la Comunidad Autónoma del País vasco, es necesario mencionar el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica, que no ha hecho sino incidir en la misma dirección. Todas esta normas han tenido un profundo impacto en las administraciones públicas y, como no podía ser de otro modo, en la Administración parlamentaria. Prueba de ello fue la creación del Registro electrónico del Parlamento Vasco por acuerdo de la Mesa del Parlamento Vasco de 2 de febrero de 2010.

Con posterioridad, la Ley 11/2007 quedó derogada por las leyes 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Estas leyes establecen que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las administraciones públicas, para servir mejor a los principios de eficacia y eficiencia y al ahorro de costes, a las obligaciones de transparencia y a las garantías de los ciudadanos. Estas leyes se refieren, entre otras cuestiones, a los registros electrónicos, a los sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento administrativo, a la validez y eficacia de las copias de documentos emitidos por las administraciones públicas y a su archivo, y a la obligación de que las administraciones públicas se relacionen entre sí por medios electrónicos, así como a la aplicación del esquema nacional de interoperabilidad y del esquema nacional de seguridad.

A la vista de estos antecedentes, resulta necesario redactar una norma en la que se reúnan de un modo sistemático los aspectos más importantes de la administración electrónica parlamentaria, adaptando al tamaño y a las necesidades de la Administración parlamentaria las normas ya vigentes en el resto de las administraciones públicas.

Esta norma consta de seis títulos, una disposición transitoria y dos disposiciones finales.

El Título I, Disposiciones generales, establece los principios generales que regirán la utilización de medios electrónicos en el ámbito del Parlamento Vasco. El Título II, Sede electrónica del Parlamento Vasco, regula la creación de la sede electrónica de nuestra institución, su titularidad y responsabilidad, el contenido mínimo, así como los requisitos técnicos de acceso y utilización de la misma. El Título III, relativo al Registro general y Registro electrónico, determina su objeto y finalidad, así como los requisitos de admisión de documentos, gestión y seguridad y requisitos técnicos de acceso y utilización. Por otra parte, se regula sucintamente la cuestión de las comunicaciones y notificaciones electrónicas. El Título IV establece normas relativas a la identificación, autenticación y firma electrónica. El Título V regula la gestión de documentos electrónicos en el Parlamento Vasco. Y, finalmente, el Título VI determina principios relativos a la gestión electrónica de procedimientos en nuestro ámbito.

TÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.– Objeto y ámbito de aplicación.

Esta norma regula la utilización de los medios electrónicos en el ámbito de la Administración parlamentaria. En concreto, se regula la sede electrónica, la identificación y autenticación de los usuarios y usuarias, el registro electrónico, los documentos electrónicos y su conservación, así como las comunicaciones electrónicas.

Artículo 2.– Protección de datos.

La Administración parlamentaria utilizará los medios electrónicos con respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal, en los términos establecidos por la normativa que regula este derecho.

Artículo 3.– Régimen lingüístico.

La utilización de medios electrónicos por parte de la Administración parlamentaria se regirá por el artículo 2 del Reglamento del Parlamento Vasco y demás normas y directrices de normalización lingüística vigentes en la Cámara.

TÍTULO II

SEDE ELECTRÓNICA DEL PARLAMENTO VASCO

Artículo 4.– Sede electrónica.

1.– Se crea la sede electrónica del Parlamento Vasco.

2.– La sede es la dirección electrónica donde se publicarán los servicios electrónicos y la información de la Administración del Parlamento Vasco que requiera especiales garantías de seguridad, calidad y responsabilidad.

3.– La sede electrónica del Parlamento Vasco será única para todos los órganos que la integran.

4.– Se realizarán a través de la sede electrónica del Parlamento Vasco todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran mecanismos de autenticación de los ciudadanos, de otras instituciones o del Parlamento Vasco en sus relaciones con éstos por medios electrónicos, y los que determine la Mesa del Parlamento, atendiendo a razones de eficacia y calidad en la prestación de los servicios.

Artículo 5.– Titularidad y responsabilidad de la sede electrónica.

1.– La titularidad de la sede electrónica corresponde al Parlamento Vasco.

2.– La Secretaría General del Parlamento Vasco es la responsable de gestionar los contenidos y los servicios puestos a disposición de la ciudadanía en la sede. Adoptará las medidas necesarias para que las condiciones de publicidad oficial, identificación, accesibilidad, disponibilidad, integridad y seguridad de la sede respondan a las exigencias normativas vigentes. Asimismo, garantizará que a través de la sede electrónica se pueda tener acceso a la totalidad de los servicios, procedimientos e informaciones exigidos en la normativa vigente.

Artículo 6.– Contenido de la sede electrónica.

1.– La sede electrónica tendrá el contenido mínimo siguiente:

a) Norma de creación de la sede y del registro electrónico accesible desde la sede.

b) Identificación de la sede electrónica, así como del órgano titular y de los órganos responsables de la gestión y de los servicios puestos a disposición en ella.

c) Información necesaria para la correcta utilización de la sede electrónica, así como la relacionada con la propiedad intelectual.

d) Sistema de verificación del certificado de la sede electrónica.

e) Sistema de verificación de los certificados de sellos electrónicos empleados en la sede electrónica.

f) Servicios de asesoramiento a las personas usuarias para la correcta utilización de la sede electrónica.

g) Identificación de los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede y, en su caso, de los correos electrónicos, teléfonos, faxes y direcciones postales de las oficinas a través de las cuales acceder a los servicios.

h) Relación de sistemas de firma electrónica y certificados electrónicos que sean admitidos o utilizados en la sede electrónica, así como los procedimientos para los que son válidos.

i) Catálogo de trámites y servicios disponibles en la sede.

j) Servicios comunes de administración electrónica disponibles en la sede.

k) Relación de datos y documentos que pueden consultarse a través del servicio de verificación de datos.

l) Acceso al Registro electrónico.

m) Acceso al estado de tramitación de los expedientes.

n) Fecha y hora oficiales.

ñ) Días declarados inhábiles.

o) Formatos admitidos para la presentación de documentos electrónicos en el registro electrónico.

p) Convenios que celebre la Administración parlamentaria con otras administraciones para el reconocimiento de registros electrónicos y de servicios de administración electrónica y para el intercambio de datos.

q) Buzón de quejas y sugerencias.

r) Resoluciones por las que se crean los sellos electrónicos y los códigos seguros de verificación para las actuaciones administrativas automatizadas.

s) Comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos que hayan sido autenticados mediante código seguro de verificación.

t) Información relacionada con la protección de datos de carácter personal, señalando los mecanismos establecidos para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, identificando al delegado de Protección de Datos e incluyendo un enlace con la sede electrónica de la Agencia Vasca de Protección de Datos.

u) Información sobre el cumplimiento de las condiciones de confidencialidad, integridad y disponibilidad de las informaciones y comunicaciones que se realicen a través de la sede electrónica.

v) Boletín Oficial y Diario de Sesiones del Parlamento Vasco (publicaciones oficiales).

w) Acceso al perfil del contratante y demás servicios previstos por la Ley de Contratos del Sector Público.

x) Tablón electrónico de anuncios.

y) Política de firma electrónica.

z) Interrupciones previstas por razones técnicas indispensables.

z bis) Cualesquiera otros servicios, procedimientos e informaciones exigidos en la normativa vigente.

2.– En la sede electrónica del Parlamento Vasco se garantizará el acceso a los contenidos y servicios en euskera y castellano.

3.– La Mesa del Parlamento Vasco, previo acuerdo, podrá incluir en la sede otros contenidos. Asimismo, será responsabilidad de la Secretaría General la actualización de las direcciones electrónicas, la denominación de los órganos y la relación y características de los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede.

Artículo 7.– Requisitos técnicos para el acceso y utilización de la sede electrónica.

La información, los servicios y los procedimientos electrónicos ofrecidos a través de la sede electrónica respetarán los principios de accesibilidad, igualdad y usabilidad.

En la sede electrónica estará disponible la relación de los sistemas operativos y navegadores que puedan utilizarse para el acceso tanto a la sede electrónica como al Registro electrónico del Parlamento Vasco, así como el formato de los documentos electrónicos admisibles.

TÍTULO III

REGISTRO GENERAL Y REGISTRO ELECTRÓNICO

Artículo 8.– Objeto y finalidad del Registro General del Parlamento Vasco.

1.– La presentación de documentos, solicitudes, escritos y comunicaciones en el Registro General de la Cámara podrá realizarse en soporte papel en las dependencias habilitadas al efecto en la sede parlamentaria, o bien por medios telemáticos, mediante el acceso al Registro electrónico habilitado en la sede electrónica de la Cámara, en los términos y condiciones regulados en la presente norma. En todo caso, habrán de relacionarse de forma telemática con la Administración parlamentaria:

a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con la Administración parlamentaria.

d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración parlamentaria.

e) Los empleados del Parlamento Vasco, para los trámites y actuaciones que realicen con él por razón de su condición de empleado, en la forma en que se determine reglamentariamente por la propia Administración parlamentaria.

En el caso de escritos presentados en soporte papel, estos serán digitalizados, de acuerdo a la normativa aplicable, para convertirlos en ficheros electrónicos que contengan la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

2.– El Registro General tiene carácter único. A partir de la entrada en vigor de la presente norma solo se incorporarán a él documentos electrónicos. En el caso de los documentos registrados con anterioridad, ambas modalidades de presentación y recepción de documentos (en soporte papel o digital) estarán interconectadas y coordinadas, quedando los asientos de entrada y salida ordenados cronológicamente. De forma paulatina se procederá a digitalizar los documentos en soporte papel.

3.– En cada asiento del Registro constará:

a) Un número o código de asiento, la fecha y hora de presentación y, en su caso, la fecha y hora de recepción o de remisión.

b) Los datos identificativos de la persona u órgano autores de los documentos, solicitudes, escritos y comunicaciones o de sus destinatarios y, en su caso, dirección electrónica.

c) La naturaleza de los documentos, solicitudes, escritos y comunicaciones que se registran, sin perjuicio de su posterior calificación por la Mesa de la Cámara, y una referencia a su contenido y al número de expediente al que se refiere, si esto fuera posible.

4.– De los documentos, solicitudes, escritos y comunicaciones registrados y, en su caso, de su documentación complementaria, se dará traslado inmediato a las personas u órganos destinatarios a efectos del trámite o procedimiento que resulte procedente.

Artículo 9.– Admisión de documentos en el Registro General.

1.– El Registro General del Parlamento Vasco no admitirá para su registro la presentación de documentos, solicitudes, escritos y comunicaciones cuyo destinatario no sea el Parlamento Vasco o alguno de sus órganos, incluyendo la correspondencia dirigida de forma nominal a los parlamentarios y parlamentarias o al personal de la Cámara o de los grupos parlamentarios, salvo que el destinatario lo solicite a la vista de su contenido y ello resulte procedente en virtud de la presente Resolución.

2.– Salvo disposición expresa en otro sentido de la normativa reguladora de cada procedimiento, serán admitidos e inscritos en el Registro General de la Cámara los documentos en soporte papel, salvo en el caso de sujetos obligados a relacionarse con la Administración parlamentaria a través de medios electrónicos. En el caso de sujetos no obligados, y que presenten escritos en soporte papel, se aplicará lo determinado por el artículo 8.1 de la presente norma.

3.– Asimismo, salvo disposición expresa en otro sentido de la normativa reguladora de cada procedimiento, no serán objeto de registro los documentos, solicitudes, escritos y comunicaciones remitidos por fax, correo electrónico o cualquier otro procedimiento que no permita acreditar su autenticidad o la identidad de los remitentes, salvo resolución expresa de la Mesa o de la Presidencia.

Artículo 10.– Registro electrónico.

1.– El Registro electrónico del Parlamento Vasco forma parte del Registro General del Parlamento Vasco, siendo el instrumento de recepción y remisión por vía electrónica de solicitudes, escritos y comunicaciones.

2.– Los procedimientos y actuaciones relativos al Registro electrónico estarán disponibles para su consulta en la sede electrónica del Parlamento Vasco.

Artículo 11.– Gestión y seguridad del Registro electrónico.

1.– La Secretaría General del Parlamento Vasco será el órgano responsable de la gestión del Registro electrónico creado a través de la presente Resolución.

2.– La Dirección de Sistemas de Información del Parlamento Vasco será responsable de la seguridad del Registro electrónico del Parlamento Vasco y establecerá, junto con la Dirección de Estudios del Parlamento Vasco, los mecanismos que permitan garantizar la disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad y conservación de la información.

Artículo 12.– Acceso, funcionamiento y presentación de documentos en el Registro electrónico.

1.– El acceso al Registro electrónico del Parlamento Vasco se efectuará a través del enlace habilitado en la sede electrónica del Parlamento Vasco. En dicha dirección se encontrará la relación de los soportes, medios y aplicaciones informáticas, electrónicas y telemáticas compatibles, a través de las cuales se podrá efectuar la recepción y salida de documentos, solicitudes, escritos y comunicaciones.

2.– El Registro electrónico permitirá la presentación de documentos, solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas, sin perjuicio de las interrupciones necesarias que por razones técnicas indispensables pudieran darse, de las que se informará en la sede electrónica del Parlamento Vasco.

3.– El Registro electrónico emitirá automáticamente un mensaje de confirmación de la recepción, donde constará:

a) Identificación de que la presentación se ha realizado en el Registro electrónico.

b) Identificación de que se trata de una entrada en Registro.

c) Número o código del registro individualizado.

d) La fecha y hora de presentación, así como el número de orden otorgado por el sistema.

e) Copia del escrito presentado.

El usuario deberá ser advertido de que la no recepción de recibo acreditativo de la presentación del escrito o, en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia de la transmisión, implica que no se ha producido la recepción, y que deberá realizarse de nuevo la presentación, en otro momento o utilizando otros medios.

4.– En el supuesto de que causas técnicas impidiesen la utilización del sistema de registro electrónico, se utilizará provisionalmente un sistema de registro manual que garantizará el número de orden de presentación y se integrará en el Registro electrónico una vez restablecido.

5.– En el caso de que se produjera una interrupción en el funcionamiento del Registro electrónico por causas técnicas deberá anunciarse a los usuarios y usuarias con la máxima antelación posible, indicando los medios alternativos que estén disponibles. Si esta eventualidad coincidiera con el vencimiento de un plazo para documentos que solo se pudiesen presentar en soporte electrónico, el plazo se entenderá ampliado por el tiempo que dure la interrupción.

6.– La presentación de documentos de índole parlamentaria en el Registro electrónico del Parlamento Vasco se regirá con carácter general por lo previsto en el artículo 102 y concordantes del Reglamento del Parlamento Vasco. Excepcionalmente, el presidente o presidenta del Parlamento Vasco podrá establecer plazos distintos de los establecidos reglamentariamente para la presentación de documentos relativos a un asunto determinado. Esta habilitación se pondrá en conocimiento inmediato de los parlamentarios y parlamentarias de la Cámara a través de sus respectivos grupos parlamentarios. La comunicación a los grupos deberá efectuarse por escrito. Con carácter general, en aquellos supuestos en que esté previsto el inicio o finalización de un plazo reglamentario en una fecha o día concreto, sin especificación de hora, la presentación en soporte informático de los documentos o iniciativas correspondientes, para entenderse en plazo, deberá producirse dentro de las veinticuatro horas del último día hábil establecido por la disposición correspondiente, con la salvedad recogida en el artículo 102.3 del Reglamento de la Cámara.

7.– La presentación de documentos de carácter administrativo se regirá por las normas administrativas en vigor.

8.– La presentación telemática realizada en un día inhábil se entenderá recibida a primera hora del primer día hábil siguiente.

Artículo 13.– Requisitos técnicos para el acceso y utilización del Registro electrónico.

La relación de navegadores con los que se podrán presentar documentos en el Registro electrónico del Parlamento Vasco, así como, en su caso, los formatos admisibles de los ficheros adjuntos, estará disponible en la sede electrónica del Parlamento Vasco.

Artículo 14.– Comunicaciones y notificaciones electrónicas.

La Mesa acordará la utilización de los medios electrónicos que puedan establecerse para realizar las notificaciones y comunicaciones electrónicas en las condiciones que se determinen en su regulación específica, para lo cual se incorporarán al Registro electrónico los medios precisos para que quede constancia de la recepción y el acceso por los destinatarios de las comunicaciones y notificaciones emitidas.

Artículo 15.– Obligación de comunicarse a través de medios electrónicos en procedimientos parlamentarios.

1.– Por acuerdo de la Mesa del Parlamento Vasco podrá obligarse a utilizar únicamente medios electrónicos en la tramitación de los procedimientos parlamentarios.

2.– Si no se utilizan medios electrónicos, existiendo obligación de comunicarse a través de ellos, el órgano competente requerirá la subsanación.

TÍTULO IV

IDENTIFICACIÓN, AUTENTICACIÓN Y FIRMA ELECTRÓNICA

Artículo 16.– Identificación de la sede electrónica.

La sede electrónica del Parlamento Vasco se identificará mediante sistema de firma electrónica basado en certificado de dispositivo seguro o medio equivalente, empleando un certificado electrónico de sede.

Artículo 17.– Sistema de identificación y autenticación y firma electrónica.

En la sede electrónica estará disponible la información sobre la relación de prestadores de servicios de certificación y tipos de certificados electrónicos que amparen la firma electrónica con la que es admisible la presentación de documentos, solicitudes, escritos y comunicaciones.

Artículo 18.– Sistemas de sello electrónico.

El Parlamento Vasco podrá utilizar sistemas de sello electrónico para la actuación administrativa automatizada.

Artículo 19.– Sistemas de código seguro de verificación.

El Parlamento Vasco podrá utilizar sistemas de código seguro de verificación de documentos en el desarrollo de actuaciones automatizadas.

El código seguro de verificación, que tendrá carácter único para cada documento, vinculará al Parlamento Vasco y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de su integridad mediante el acceso a la sede electrónica.

El conjunto de documentos, así como las actuaciones automatizadas a las que sea de aplicación el sistema de código seguro de verificación, se recogerán en la política de gestión de documentos electrónicos a que se refiere el artículo 23 de la presente norma.

Artículo 20.– Firma electrónica de los parlamentarios y parlamentarias y del personal al servicio de la Administración parlamentaria.

La Administración proveerá a los parlamentarios y parlamentarias, así como a su personal, de certificados electrónicos reconocidos para el desempeño de su trabajo. Estos certificados identificarán al titular del certificado electrónico.

Artículo 21.– Formas de identificación electrónica de los usuarios de la sede electrónica.

1.– Las personas físicas podrán utilizar, para relacionarse con la Administración parlamentaria, los certificados electrónicos incorporados al Documento Nacional de Identidad, los certificados electrónicos reconocidos y los sistemas de firma electrónica avanzada que se admitan por la Administración parlamentaria.

2.– Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica podrán utilizar certificados electrónicos reconocidos de persona jurídica y de entidades sin personalidad jurídica, respectivamente, y los sistemas de firma electrónica avanzada que se admitan por la Administración parlamentaria.

3.– El uso por la ciudadanía de sistemas de firma electrónica implicará que la Administración parlamentaria puede tratar los datos personales consignados, a los efectos de verificación de la firma.

4.– Se publicarán en la sede electrónica la relación de sistemas de firma y certificados electrónicos admitidos y los procedimientos para los que son válidos.

Artículo 22.– Política de firma electrónica y de certificados.

1.– La Mesa del Parlamento Vasco aprobará y publicará su política de firma electrónica y de certificados, que se armonizará con lo establecido en el esquema nacional de interoperabilidad y sus normas de desarrollo.

2.– La política de firma electrónica y de certificados concretará los procesos de generación, validación y conservación de firmas electrónicas, así como las características y requisitos exigibles a los sistemas de firma electrónica, los certificados, los servicios de sellado de tiempo, y otros elementos de soporte de las firmas.

3.– La política de firma electrónica se aprobará por acuerdo de la Mesa del Parlamento Vasco, y se publicará en el Boletín Oficial del Parlamento Vasco un extracto de su aprobación, y de forma íntegra en la sede electrónica.

TÍTULO V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Artículo 23.– Política de gestión de documentos electrónicos.

1.– La política de gestión de documentos electrónicos en el Parlamento Vasco establecerá los criterios de gestión de documentos electrónicos y se integrará en el marco general del sistema de gestión de documentos y archivo del Parlamento Vasco, cuyas normas reguladoras aprobará la Mesa de la Cámara.

2.– Corresponde a la Secretaría General del Parlamento Vasco aprobar la política de gestión de documentos electrónicos del Parlamento Vasco a propuesta de la Dirección de Estudios del Parlamento Vasco.

Artículo 24.– El documento electrónico.

1.– Se considera documento electrónico, a los efectos de la presente norma, la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

2.– Todo documento electrónico contendrá:

a) El contenido, entendido como el conjunto de datos en que se sustancia la información del documento.

b) La firma o firmas electrónicas, según lo establecido en el artículo 4 de esta resolución.

c) La referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera.

d) Metadatos que se asocian al documento electrónico, de conformidad con los mínimos establecidos en la política de gestión de documentos. Una vez asociados los metadatos a un documento o expediente electrónico, no podrán ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento, a excepción de las modificaciones que sean necesarias para la corrección de errores u omisiones, de las que en todo caso se deberá dejar constancia.

3.– Los componentes del documento electrónico le dotarán de la validez y el mantenimiento de su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a lo largo del tiempo.

4.– Los ficheros de contenido de los documentos electrónicos se ajustarán a los formatos establecidos en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente.

Se podrán utilizar otros formatos cuando existan particularidades que lo justifiquen, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.

5.– El Parlamento Vasco podrá proceder a la conversión del formato de los documentos recibidos, dejando constancia de ello, con el fin de garantizar el mantenimiento de su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, sin que pueda alterarse su contenido sustantivo.

Artículo 25.– Expediente electrónico.

1.– El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento determinado.

2.– La remisión de expedientes podrá ser sustituida, a todos los efectos, por la puesta a disposición del expediente electrónico.

3.– La formación del expediente electrónico será responsabilidad del órgano encargado de su tramitación, o, en su caso, de la Secretaría General del Parlamento Vasco, la cual dispone la política de gestión de documentos electrónicos.

Artículo 26.– Componentes del expediente electrónico.

Los expedientes electrónicos contendrán los siguientes componentes:

1.– Documentos electrónicos, que podrán formar parte de distintos expedientes.

2.– Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso.

3.– Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad actuante, mediante los sistemas de firma previstos en esta norma.

4.– Metadatos del expediente electrónico.

Artículo 27.– Expediente mixto.

El expediente mixto es el conjunto de documentos en soporte papel y electrónico correspondientes a un procedimiento determinado.

La gestión y conservación del expediente mixto atenderá a la existencia de documentos integrantes de un mismo procedimiento en diferentes soportes, debiendo garantizarse su identificación única e inequívoca.

De forma paulatina se procederá a la digitalización de los documentos en soporte papel obrantes en los expedientes mixtos.

Artículo 28.– Copias de documentos electrónicos.

Las operaciones de copia a realizar sobre documentos electrónicos en el ámbito del Parlamento Vasco serán establecidas por la política de gestión de documentos electrónicos.

Artículo 29.– Creación de documentos electrónicos mediante digitalización.

1.– El Parlamento Vasco podrá realizar digitalizaciones que permitan convertir un documento en soporte papel, o en otro soporte no electrónico, en uno o varios ficheros electrónicos que contengan la imagen codificada, fiel e íntegra del documento de origen y que pasarán a considerarse documentos electrónicos.

2.– La digitalización de documentos para su incorporación al sistema de gestión se realizará de acuerdo con lo establecido en la política de gestión de documentos electrónicos del Parlamento Vasco y lo establecido en las normas técnicas de interoperabilidad de digitalización de documentos y de documento electrónico.

Artículo 30.– Archivo electrónico.

1.– Se crea el Archivo Electrónico del Parlamento Vasco como el repositorio seguro y centralizado de los documentos, expedientes electrónicos y mixtos, dependiente e integrado en el Archivo del Parlamento Vasco.

2.– Se transferirán al Archivo Electrónico los documentos y expedientes tramitados según lo establecido en la política de gestión de documentos del Parlamento Vasco y en los calendarios de conservación, dentro del marco de la normativa reguladora del Archivo del Parlamento Vasco.

3.– El Archivo Electrónico garantizará la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección, acceso, disponibilidad y conservación de la documentación.

Artículo 31.– Eliminación de documentos originales.

1.– Los documentos originales y las copias auténticas en papel o en cualquier otro soporte, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse en los términos que se establezcan en la política de gestión de documentos electrónicos. En procedimientos vigentes de carácter administrativo, dichos documentos originales serán devueltos a la persona interesada.

2.– En ningún caso se destruirán documentos con valor histórico, artístico o de carácter relevante que aconseje su conservación y protección.

TÍTULO VI

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE PROCEDIMIENTOS

Artículo 32.– Gestión y tramitación electrónica.

El Parlamento Vasco establecerá las herramientas y elementos que posibiliten la gestión electrónica de los servicios disponibles en la sede electrónica de la Cámara.

Artículo 33.– Acceso de las personas interesadas al estado de tramitación de los procedimientos gestionados electrónicamente.

1.– Salvo que la normativa aplicable estableciese restricciones a esta información, el interesado podrá conocer, previa identificación, el estado de tramitación de cualquier expediente en el que figure como tal o como representante autorizado, mediante un servicio electrónico de acceso restringido al que se accederá a través de la sede electrónica.

2.– La información sobre el estado de tramitación de los expedientes comprenderá la relativa a los actos de trámite realizados, con indicación de su contenido, así como la fecha en la que fueron dictados.

3.– Además de la información descrita en los apartados anteriores, los interesados podrán acceder a una relación de todos aquellos documentos, comunicaciones y solicitudes por ellos formuladas que hayan presentado a través del Registro electrónico de entrada.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA.– Puesta en funcionamiento de la sede.

La sede electrónica que se crea mediante la presente norma comenzará a operar en el momento que determine la Mesa del Parlamento Vasco.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.– Se autoriza a la Secretaría General a adoptar cuantas medidas sean necesarias para el desarrollo y aplicación de esta resolución.

Segunda.– La presente Resolución entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

Análisis documental