Dekretu honen xedea Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamendua eta funtzionamendua arautzea da.

Dekretu hau Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazio osoari aplikatuko zaio, Dekretuan bertan ezarritako irispidearekin eta baldintzekin.

Dekretu honen ondorioetarako, definizio hauek ezarriko dira:

• Artxibo Sistematzat joko da artxiboen kudeaketarekin lotutako arau, organo, zentro eta zerbitzuen multzoa.

• Artxibo-dokumentutzat joko da erakunde, entitate edo norbanako batek, bakoitzaren jardunaren barruan, erregistratutako —horren forma edo ezaugarriak edozein direla ere—, jasotako, sortutako edo gordetako edozein informazio.

• Espedientetzat joko da administrazio-ebazpenerako aurrekari eta oinarri diren dokumentuen eta jarduketen multzo ordenatua, bai eta ebazpen hori exekutatzera bideratutako eginbideak ere.

• Dokumentu-segidatzat joko da prozedurazko arau batek araututako administrazio-eginkizun edo –jarduera batek hori garatzerakoan sortutako dokumentuen edo espedienteen multzoa.

• Artxibo-funstzat joko da dokumentuen edozein multzo organiko, baldin eta modu antolatuan gordetzearekin horren informazioaren zabalkunde egokia bermatzen bada.

• Artxibotzat joko da dokumentazio funtsen tratamendu tekniko, zabalkunde eta kontserbazioaren erantzukizuna duen instantzia.

• Dokumentuen bizi-ziklotzat joko da dokumentu batek izaten dituen faseen multzoa: sortzea, mantentzea, erabiltzea eta behin betiko ezabatu edo kontserbatzea.

• Kontserbatzeko egutegitzat joko dira dokumentu-segidak identifikatu eta segidok azpisistema bakoitzean irautea ala ez, horien kontserbazio edo suntsitze maila eta horien eskuragarritasuna ezarriko duten tresnak.

Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistema uztailaren 3ko 7/1990 Legeak, Euskal Ondareari buruzkoak, sortutako Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistema Nazionalean integratuko da.

2. Kapitulua. Antolamendua eta eginkizunak.

1. Atala: Organo kudeatzaileak.

Artxibo Sistemarekin zerikusia duten jarduketak ondoko artikuluetan adierazitako eginkizunen banaketaren arabera burutuko dituzte Eusko Jaurlaritzak, Ogasun eta Herri Administrazio Sailak eta administrazio instituzionala osatzen duten entitateek, Dekretu honetan ezarritako Aholkularitza Organoaren laguntzarekin.

Eusko Jaurlaritzari dagokio Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren plangintza eta definizioa egitea. Bereziki, Eusko Jaurlaritzari dagokio Artxibo Plana onartzea, bai eta hori berrikusi eta aldatzea ere. Berrikusketak zein aldaketak azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuko 34 artikuluan aurreikusitako Esku Hartzeko Planean jasotako orientabideen eta artezpideen araberakoak izan behar dira. Artxibo Zerbitzuetako Araudia eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazio Ondarea erregulatzeko arauak onartu zituen 232/2000 Dekretuak.

1. – Ogasun eta Herri Administrazio Sailari dagokio Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistema zuzentzea, koordinatzea eta horren aplikazioa ikuskatzea. Xede horrekin ondoko eginkizunak beteko ditu:

   • Artxibo Plana egin, berrikusi eta aldatzea, bai eta horren jarraipen eta ebaluazioa egitea ere.

   • Sistemaren araudi teknikoa ezartzea eta horretarako, dagozkion agindu eta zirkularrak emango ditu, sistemak egoki funtzionatzen duela eta beharrezko koordinazioa dagoela bermatzearren.

   • Beharrezkoa duten aholkularitza eta laguntza ematea Sistema osatzen duten zentroei eta organismoei, bai eta horiek koordinatu eta ikuskatzea ere.

   • Sailek, erakunde autonomoek, zuzenbide pribatuko ente publikoek eta sozietate publikoek sistema aplikatzearen ondorioz lortutako emaitzak baloratzea. Errendimenduari buruzko azterketak egin eta neurri zuzentzaileak proposatzea; nolanahi ere ente edo organismo bakoitzak bere autonomia gordeko du.

   • Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemari dagozkion eta horren organo edo ente bati berariaz esleitu ez zaizkion eginkizunak.

2. – Ogasun eta Herri Administrazio Sailak beteko ditu eginkizunok Baliabide Orokorren Zuzendaritzaren bitartez edo, hala badagokio, dagokion egitura organikoaren Dekretuan ezarritako organoaren bitartez. Dena den, hitzarmenak edo itunak izenpetzea sailburuari dagokio.

1. – Sailei dagokie Administrazioaren Artxibo Sistema Nagusia ezartzea, Ogasun eta Herri Administrazio Sailak horretarako emandako arauen arabera. Bereziki, ondoko eginkizunak dagozkie:

   • Ezartzea, Sailak sortutako dokumentazioa oinarri hartuta eta Sistemaren Zuzendaritzak emandako arauen arabera, dagokion organoko artxiboaren arduradunek jarraitu beharreko irizpide espezifikoak eta, bereziki, administrazioaren dokumentuetara jotzea eta horiek publikoki kontsultatzea erraztearekin zerikusia dutenak.

   • Modu egokian kontserbatzea Sailaren jardunean sortutako dokumentuak, kasu bakoitzean ezarriko den epean zehar.

   • Artxiboak eta ekipamenduak dauden eraikin, instalazio eta lokalak kontserbatzea, kasu bakoitzean Sistemaren Zuzendaritzak emango dituen arau teknikoekin bat.

2. – Sail bakoitzean adierazitako eginkizunen ardura izango duen organo bana izango da eta, berariaz ezarri ezean, Zerbitzu Zuzendaritzari edo organo baliokideari legozkioke eginkizunok.

Administrazio Instituzionalaren artxiboak EAEko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren barruan egongo dira eta artxiboon erregimena ondoko artikuluetan definitutakoa izango da.

Erakunde autonomoei, beren artxiboei dagokienez, Dekretu honetako 9 artikuluan sailei esleitutako eginkizunak dagozkie.

Hala ere, Ogasun eta Herri Administrazio Sailaren eta dagokion erakunde autonomoaren artean izenpetutako hitzarmenaren bidez kasu bakoitzerako berezko erregimena eratu ahal izango da.

1. – Zuzenbide pribatuko ente publikoek eta sozietate publikoek aplikagarri zaizkien araudi espezifikoen arabera kudeatuko dituzte bakoitzaren artxiboak. Nolanahi ere, Sistemaren Zuzendaritzak emandako aginduak bete beharko dituzte eta dokumentazio funtsak, suntsitutakoan, Herri Administrazioaren Artxibo Nagusira lekualdatu behar dira.

2. – Edozein kasutan ere, dokumentuak lehen edo bigarren mailakotzat jotzeak eta garbitzeak aurretik Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordearen irizpena jaso beharko du.

1. – Ogasun eta Herri Administrazio Saileko Baliabide Orokorren Zuzendaritzari dagokio Sistemaren Zuzendaritza.

2. – Sistema Zuzendaritzari dagozkio, indarrean dagoen araudiak eslei dakizkiokeen beste eginkizunez gain, ondoko eginkizun espezifikoak:

   • Sistemako zentro, zerbitzu eta organoen funtzionamendurako arauak eta jarraibideak ematea, bai eta horien funtzionamendua koordinatu eta ikuskatzea ere.

   • Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburua egitea eta horren aplikazioa kontrolatzea; nolanahi ere horrek ez die Administrazioa arrazionalizatu eta hobetzea, nahiz administrazio eta gobernu elektronikoa dela-eta Administrazioa Eraberritzeko Bulegoari dagozkion eskumenei eragingo.

   • Dokumentuak Kontserbatzeko Egutegiak egin eta horien aplikazioa kontrolatzea.

   • Sistemaren eta Dekretu honen garapen partzialerako eremu espezifikoko xedapen araugileen proiektuak egitea eta horien aplikazioa kontrolatzea; nolanahi ere horrek ez die Administrazioa arrazionalizatu eta hobetzea, nahiz administrazio eta gobernu elektronikoa dela-eta Administrazioa Eraberritzeko Bulegoari dagozkion eskumenei eragingo.

   • Sistemako maila guztietan informazioaren eta komunikazioaren teknologien ezarpena sustatu eta zuzentzea, nolanahi ere horrek ez die arlo horretan Informatika eta Telekomunikazio Zuzendaritzari dagozkion eskumenei eragingo, ez eta Administrazioa Eraberritzeko Bulegoari administrazio eta gobernua elektronikoa dela-eta dagozkionei ere.

   • Artxiboak direla-eta, aholkularitza eta laguntza teknikoa eskaintzea Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren eremuan.

   • Organo aholku-emaileak eta lankidetzakoak zein aholkularitzarako eta lanerako batzordeak sortzea proposatzea, bai eta beste organismo publiko nahiz pribatu batzuekin Sistemaren eginkizunekin zerikusia duten lankidetza hitzarmenak izenpetzea ere.

   • Sistemako langileen prestakuntzaren plangintza egitea eta zuzentzea, nolanahi ere horrek ez die arlo horretan HAEEri eta Funtzio Publikoaren Zuzendaritzari dagozkien eskumenei eragingo.

   • Sistemaren argitalpenen plangintza egin, argitalpenok zuzendu eta koordinatzea.

   • Zabalkunde politiken plangintza egin eta horiek zuzentzea.

   • EAEko Herri Administrazioko organoek Sistemaren antolaketari eta funtzionamenduari berariaz eragiten dioten erregelamenduzko xedapenak onartu edo akordio edo erabakiak hartuko badituzte, horiei guztiei aurretiko txostena ematea. Txostenok emateko hilabeteko epean egongo da, eta aldekotzat joko dira epe hori igarotakoan txostenik eman ez bada.

   • Dekretu honek eta berau garatzeko arauek esleitzen dioten beste edozein eginkizun.

3. – Arestian aipatutako eginkizunak Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren Kudeaketa Zerbitzuak beteko ditu; Baliabide Orokorren Zuzendaritzaren menpekoa izango da administrazio-unitate hori .

   2. Atala: Aholkularitza Organoa.

Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioko Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordea sortzen da, Baliabide Orokorren Zuzendaritzari atxikita. Berariazko kide anitzeko organo interdizplinarra izango da eta bere ardurapekoa izango da Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioak sortutako dokumentu-tipologia eta -segida guztiak aztertzea.

Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeari ondoko eginkizunak dagozkio:

• Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioak sortutako dokumentu-tipologia eta -segida guztiak identifikatu eta aztertzea.

• Irizpena ematea dokumentuek euren bizi zikloan izango dituzten Kontserbatzeko Egutegiei eta artxibo fase bakoitzean izango duten iraunkortasunari buruz, bai eta horien eskuragarritasuna proposatzea ere, irizpide administratibo, juridiko eta historikoen arabera.

• Ezartzea zein diren Herri Administrazioaren eginkizun eta jarduera kritikoen ondoriozko funtsezko dokumentuak: dokumentuok Ezinbesteko Dokumentuen Programa eta Larrialdiei eta Hondamendiei Aurre hartzeko Programa osatuko dute.

• Aholkua ematea, artxibozaintzari dagokionez, EAEko Herri Administrazioko organoei eta entitateei.

1. – Batzordeak ondoko kideak izango ditu eta denek izango dute hitza eta botoa.

   • Lehendakaria: Baliabide Orokorren zuzendaria izango da edo horrek eskuordetutako pertsona.

   • Lehendakariordea: EAEko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren Kudeaketa Zerbitzuko burua izango da.

   • Batzordekideak:

     1. EAEko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren Kudeaketa Zerbitzuko teknikari artxibozain bi; horietako bat, gainera, idazkaria izango da.

     2. Ogasun eta Herri Administrazio Saileko letradu bat.

     3. Dokumentazioa sortu duen Saileko goi mailako teknikari bat.

     4. Administrazioa Eraberritzeko Bulegoaren Zuzendaritzako goi mailako teknikari bat.

     5. Kultura Saileko Kultura Ondarearen Zuzendaritzako ordezkari bat.

     6. Ikerketa zientifiko eta historikoaren ordezkari bat, Historia Garaikidean edo Zuzenbidearen eta Instituzioen Historian edo antzeko diziplina akademikoetan aditua; batzordekide hori Ogasun eta Herri Administrazio Sailak izendatuko du Sistemaren Zuzendaritzak proposatuta.

2. – Batzordekideak Sail bakoitzeko titularrak izendatuko ditu. Batzordeak organismo autonomo, zuzenbide pribatuko ente publiko edo sozietate publiko bati buruzko gaiak jorratzen baditu, aurreko c) idatz-zatian aipatutako batzordekidearen ordez afektatutako organismoa ordezkatuko duen goi mailako teknikari bat jardungo da.

1. – Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordea ohiko zein ezohiko bilkuretan batzartuko da.

2. – Batzordeak ohiko bilera izango du gutxienez sei hilean behin. Ezohiko bilerei dagokienez, lehendakariak egoki iritzi bezainbeste bilera izan ditzake, jorratu beharreko gaien arabera. Bilerak lehendakariaren beraren ekimenez dei daitezke, bai eta, gutxienez, lau kidek eskatuta ere; azken kasu horretan, eskaera hori eragin zuten gaiak derrigorrez sartu behar dira gai-zerrendan.

3. – Batzordeak hartzen dituen akordioak baliozkoak izan daitezen, bileran izan behar dira lehendakaria, edo hori ordezkatzen duena, lehendakariordea eta idazkaria, bai eta beste hiru kide ere: akordioak bertan diren kideen gehiengo absolutuaren botoekin onartuko dira, eta berdinketarik izanez gero, lehendakariaren kalitatezko botoak erabakiko du. Botoa ezin da eskuordetu.

4. – Batzordeak onartutako akordioetako batzuek, Batzorde beraren arabera, aplikazio eta betetze orokorra izan behar badute, Ogasun eta Herri Administrazio Sailak onartu behar ditu eta ondoren Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratuko dira; akordioon zehaztapenak derrigorrean bete behar dituzte dagokien organismo guztiek.

Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordearen irizpenak aginduzkoak dira eta ez lotesleak. Dokumentuen Kontserbatzeko Egutegiei dagozkien irizpenak Kultura Ondarearen Zuzendaritzari atxikitako Dokumentuak Balioesteko eta Aukeratzeko Batzordeari igorriko zaizkio, azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuko 14 artikuluan aurreikusitako irizpena eman dezan.

Ondoko organoek proposa ditzakete gaiak Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeak azter ditzan:

• Sistemaren Zuzendaritzak, hau izango da proposamenak hartzearen arduraduna.

• Artxibozaintzan eskumenak dituzten sailetako organoek.

• Administrazioa Instituzionala osatzen duten entitateek zehaztutako organoek.

  3. Kapitulua. Artxibo Sistemaren egitura.

1. – Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistema azpisistematan antolatuko da: kudeaketakoa, tartekoa eta historikoa; organikoki, berriz, ondoko zentroetan:

   • Kudeaketako edo bulegoko artxiboak.

   • Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Nagusia.

   • Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Historikoa.

   • Administrazio Instituzionalaren artxibo zentralak.

2. – Definitutako zentroen egiturak ez du esan nahi, derrigorrean, horietako bakoitzak kokapen bakarra izango duenik; Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Nagusiaren ordezkaritzatzat hartzen diren Lurraldeko Artxiboak izan daitezke, eta horiek lurralde historiko bakoitzean Eusko Jaurlaritzek dituen kudeaketa zentralizatuko eraikinetan egongo dira kokatuta.

Kudeaketako edo bulegoko artxiboak Eusko Jaurlaritzako sailetako egitura organikoak osatzen dituzten administrazio-unitateetan dauden dokumentu funtsak izango dira.

Kudeaketako edo bulegoko artxiboen antolaketa eta zaintza artxibo horiei dagokien organoko arduradunaren kargura egongo da; bere administrazio-unitateko funtzionario bati eslei dakizkioke eginkizunok, artxiboaren bolumenak edo kontsultaren intentsitateak horrela eskatzen dutenean. Kudeaketako lanak egiterakoan, Sistemaren Zuzendaritzak emandako arauak eta jarraibideak jarraitu behar ditu arduradunak.

Kudeaketako edo bulegoko artxiboen eginkizunak dira:

• Administrazio-unitateak berak Sistemaren Zuzendaritzak horretarako ezarritako epean sortu dituen dokumentuak kontserbatzea eta, beti ere, Kontserbatzeko Egutegi bakoitzean adierazitako epean.

• Arloko araudi teknikoari egokitutako instalazioetan kontserbatzea dokumentuok.

• Sailkapen, ordenazio, deskribapen, kontrol, instalazio eta garbiketako prozedurak betetzea, bai eta izaera teknikoko gainontzekoak ere, Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburuan eta Sistemaren Zuzendaritzak emandako arauetan eta jarraibideetan ezarritakoarekin bat.

• Prozeduren izapidetze egoera ezagutzeko, prozedurotan jasotako dokumentuen kopiak lortzeko eta artxiboetara jotzeko eskubideak erabiltzea erraztea, indarrean dagoen legedian ezarritakoaren arabera.

• Horrela egin behar denean, dokumentuak dagokion artxibora transferitzea.

1. – Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Nagusia tarteko artxibo bat da, zeinak Administrazio Orokorreko kudeaketako artxiboek eta, hala badagokio, Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralek transferitutako dokumentazioan jaso eta kudeatuko duen.

2. – Orobat, Estatuko Administrazioak edo foru administrazioek sortutako dokumentazioa jasoko du, Euskal Autonomia Erkidegoari lagatako eskumenei jarraiki.

Artxibo Nagusiaren antolaketa eta zaintza Ogasun eta Herri Administrazio Saileko Baliabide Orokorren Zuzendaritzaren kargura egongo da, zeinak dagokion zerbitzuaren bidez beteko dituen.

Artxibo Nagusiaren eginkizunak dira:

• Jasotzea Administrazio Orokorreko kudeaketako artxiboetatik, Administrazio Instituzionalaren artxibo nagusietatik, hala badagokio, Estatuaren Administraziotik eta foru administrazioetatik, Euskal Autonomia Erkidegoari lagatako eskumenei jarraiki, datorren dokumentazioa, transferentziak erregulatzen dituen araudian ezarritakoarekin bat.

• Dokumentu funtsak zaindu eta antolatzea, artxibo horretan igarotzeko ezarri diren epeetan.

• Dokumentuak arloko araudi teknikoari egokitutako instalazioetan kontserbatzea.

• Kontsultak eta dokumentazioaren zerbitzua erraztea barruko zein kanpoko erabiltzaileei, dokumentuetara jotzeari dagokionez ezartzen denarekin bat.

• Dokumentazioaren balorazio eta aukeraketan parte-hartze aktiboa izatea, eta aztertu eta proposatzea, batetik, sortutako dokumentu-segidak lehen edo bigarren mailakotzat jotzea, eta bestetik, dokumentu-segidak transferitzeko, horietara jotzeko eta kontserbatzeko epeak.

• Dokumentuak garbitzea, indarrean dagoen legediarekin bat.

• Dokumentuak Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Historikora transferitzea, transferentziak erregulatzen dituen araudian ezarritakoarekin bat.

Administrazio Instituzionalaren artxibo zentralak dira Administrazio horren entitateen dokumentazioa antolatu, zaindu eta kontserbatzeko ardura duten zentroak.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Instituzionala osatzen duten enteen artxibo zentralen zaintza eta kudeaketa bakoitzaren zuzendaritza organoek izendatutako unitateari dagozkio.

Bakoitzaren araudi espezifikotan ezarritakoaren kalterik gabe, Administrazio Instituzionalaren artxiboen funtzio komunak dira:

• Bakoitzari dagozkion artxibo azpisistemak kudeatzea.

• Dokumentuak arloko araudi teknikoari egokitutako instalazioetan kontserbatzea.

• Funtsen sailkapen koadroa egitea, bai eta arau tekniko espezifikoak ere, Sistemaren Zuzendaritzaren oniritziarekin.

• Sistemako arau komunen aplikazioa kontrolatzea.

• Kontsultak eta dokumentazioaren zerbitzua erraztea barruko zein kanpoko erabiltzaileei, dokumentuetara jotzeari dagokionez ezartzen denarekin bat.

• Dokumentuak garbitzea, kontserbatzeko egutegiekin bat.

• Dokumentuak Artxibo Nagusira transferitzea, horrela erabakitzen duenean Sistemaren Zuzendaritzak; afektatutako entea desagertu bada ere berdin egin behar da.

• Dekretu honek eta berau garatzeko arauek esleitzen dioten beste edozein eginkizun.

  4. Kapitulua. Sistemaren material- eta

     pertsonal-baliabideak.

EAEko Administrazio Orokorrak bermatuko du Sistemak modu eraginkorrean funtzionatzeko beharrezkoak diren material- eta pertsonal-baliabideak hornituko direla, eta zainduko du, bereziki, baliabideak teknologikoki eguneratzen direla eta Sistemari atxikitako pertsonalak etengabeko prestakuntza jasotzen duela.

1. – Artxiboetako dokumentu funtsak hartuko dituzten eraikinek zien lokalek Sistemaren Zuzendaritzak horretarako emango dituen arau teknikoen bidez ezarritako teknika- eta ingurumen-eskakizunak bete behar dituzte. Bereziki, artxibotarako eraikinen edo instalazioen obra edo hobekuntza proiektuen idazketa eta elaborazioa Sistemaren Zuzendaritzak onartutako arauei egokitu behar zaizkie.

2. – Sistemaren Zuzendaritzak, horrek dauzkan ikuskaritza eskumenak erabiliz, eraikinak eta lokala egokitzeko beharrezko neurriak hartzea exijitu ahal izango die organo eskudunei; neurriok zehaztu eta egikaritzeko epeak zehaztuko ditu Zuzendaritzak.

   Eraikinaren edo instalazioaren hutsuneek arriskuan jartzen dutenean artxiboetan jasota dauden dokumentuen kontserbazioa eta segurtasuna, garantiarako beharrezko neurriak erabakiko ditu Sistemaren Zuzendaritzak eta dokumentuok beste artxibo batzuetan gordetzea erabaki dezake, arrisku horren zergatiak desagertzen diren bitartean.

1. – Bakoitzaren eginkizunetarako beharrezkoa den eta egokia den lanbide-prestakuntza duen pertsonala izango dute Sistemako zentroek. Eginkizunak izango dira: zuzendaritzakoak, teknikoak, laguntzakoak, administraziokoak eta subalternoak.

2. – Giza baliabideei dagokienez, ikusitako beharrizanen berri emango die Sistemaren Zuzendaritzak organo eskudunei eta egoki deritzon neurriak hartzea proposatu.

Sistemaren Zuzendaritzari dagokio Sistema osatzen duten zentroetako langileen prestakuntzarako programak proposatu, egin eta burutzea, nolanahi ere horrek ez die HAEEri eta Funtzio Publikoaren Zuzendaritzari dagozkien eskumenei eragingo. Zentroetako organo eskudun erantzuleek beharrezko lankidetza eskainiko diote Sistemaren Zuzendaritzari, prestakuntzarako programok burutze aldera.

5. Kapitulua. Dokumentuen zaintza eta kudeaketa.

   1. Atala. Dokumentuen zaintza.

Funtsen zaintzaren erantzukizuna Sistema osatzen duten zentroetako arduradunei dagokie; horiek, euren lanean, Sistemaren Zuzendaritzak emandako arau eta jarraibideen arabera jardungo dira.

1. – Artxiboaren funtsak, izaera orokorrarekin, eraikin edo lokal publikoetan egongo dira, eta EAEko Herri Administrazioaren zerbitzura dauden langileek soilik manipulatu eta kontrolatu ahal izango dituzte.

2. – Aurreko paragrafoan bestela xedatu bada ere, ezohiko kasuetan eta efizientzian oinarrituta, zerbitzu hori hirugarrenen bidez kudeatu ahal izango da. Balizko honetan, egingo diren kontratazioek, kontratua arautuko duten pleguetan, bermatu behar dute funtsak hartuko dituzten lokalek lokal publikoentzat ezarritako baldintza teknikoak betetzen dituztela eta funtsak manipulatzearekin zerikusia izango duten pertsonek ez dutela inola ere funts horietara jotzeko aukerarik izango. Horretarako, kontratazioa arautuko duten pleguetan nahitaez sartu beharreko klausulak ezarriko ditu Sistemaren Zuzendaritzak.

2. Atala. Dokumentazioaren kudeaketa.

Dekretu honetako 4. artikuluan adierazitako helburuak benetan betetzen direla lortzearren, Herri Administrazioa, funtzionamenduan, teknika eta prozedura normalizatuei lotu behar zaie, jardun publikoaren ezagutza eta kontrol egokia posible egingo duten teknika eta prozedurei, alegia.

Teknika eta prozedura normalizatu horietan sartuko da, hala badagokio, sinadura elektronikoa erabiltzea, arlo honetan indarrean dagoen legedian xedatutakoarekin bat teknika hori erabili eta aplikatzea erabakitzen den prozeduretan eta jarduketetan.

Teknika eta prozedura normalizatuen multzoak Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburua osatuko du. Administrazioa Eraberritzeko Bulegoaren Zuzendaritzari dagokio Eskuliburua onartzea.

Dokumentuak kudeatzeko arauek jaso behar dituzte: dokumentuen identifikazioa; sailkapena, hierarkikoki multzokatuko ditu maila espezifikoetatik zabalagoetara; eta deskribapena, azken horrek posible egin behar du dokumentuen edukia ezagutzea.

Balorazio prozesuaren bidez, dokumentuek daukaten administrazio-, historia-, lege, informazio- eta ikerketa-balioa ikusiko du Sistemaren Zuzendaritzak, eta hori oinarria izango da dokumentuok kontserbatu eta ezabatzeko irizpideak ezartzeko. Azken erabaki hori Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeari dagokio.

Aukeraketaren bidez, Sistemaren Zuzendaritzak erabakiko du zein izango den dokumentuen xedea, horien balioan oinarrituta, zein izango diren dokumentuok kontserbatu edo ezabatzeko gehienezko epeak, bai eta aplikagarriak diren laginketa motak eta deuseztatzeko modalitateak ere.

Sistemaren Zuzendaritzak egingo ditu kontserbatzeko egutegiok eta Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeak horiei buruzko irizpena emango du. Egutegiok onartzea, 232/2000 Dekretuko 14 artikuluan zehaztutako txostena eman ondoren —edo txosten hori eman gabe hiru hilabeteko epea igaro bada—, onartze hori, bada, Ogasun eta Herri Administrazio sailburuari dagokio, Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratu behar den Agindu baten bidez.

Aginduen multzoak Sistemako Dokumentazioa Kontserbatzeko Egutegi Nagusia osatuko du, eta horrek, datu-base eran, dokumentu-tipologia guztiak jasoko ditu, horien ezaugarriak, kontserbatzeko baldintzak eta horietara jotzeko erregimena.

Transferentzia da artxiboko funtsak, bakoitzaren bizi zikloaren arabera, azpisistema batetik bestera edo zentro batetik bestera pasatzeko dauden prozeduren multzoa.

Izaera orokorrarekin, transferentziak urtero egingo dira, beti egingo dira bukatuta eta osatuta dauden dokumentu eta espedienteekin, eta Sistemaren Zuzendaritzak ezarritako arauekin bat.

Funtsak azpisistema batetik beste batera transferitzen direnean transferentzia hori behar bezala dokumentatuta geratu behar da, afektatutako zentroetako arduradunek izenpetutako akta xehatuan. Transferentzien akten ale bat Sistemaren Zuzendaritzaren esku geratuko da.

1. – Soilik suntsi daitezke Ogasun eta Herri Administrazio sailburuak agindu bidez onartutako kontserbatzeko egutegietan berariaz aurreikusitako dokumentuak. Dena den, bikoiztutako dokumentuak suntsitzea erabaki dezakete Sistemako zentroek.

2. – Kasu bakoitzean, dokumentuak suntsituko dituen Sistemako Zentroak egiaztatu behar du dokumentuok benetan desagertzen direla. Horretarako, dokumentuon irakurtezintasuna bermatu eta horiek berregin eta ondoren berrerabiltzea ezinezko bihurtzen duten bitarteko eta teknikak erabiliko ditu; nolanahi ere, materiala eta horren osagaietako baten bat aprobetxatu ahal izango da. Horretarako, beharrezko aginduak emango ditu Sistemaren Zuzendaritzak eta Zentroko arduradunak, bere aldetik, jasota utziko du zein diren suntsitutako dokumentuak, zein egunetan suntsitu diren, non eta zein bitarteko erabili diren suntsitzeko.

Ezinbesteko Dokumentuen programak eta Larrialdiei eta Hondamendiei Aurre hartzeko programak onartzea proposatuko dio Sistemaren Zuzendaritzak Dokumentazioaren Balorazio , Aukeraketa eta Sarbiderako Batzordeari. Programa horien xedea Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren funtzio kritikoak normal garatzen direla bermatzeko beharrezkoak diren dokumentuak kontserbatzea da.

Ezinbesteko Dokumentuen programek eta Larrialdiei eta Hondamendiei Aurre hartzeko programek, beti, ondokoak jaso behar dituzte:

• EAEko Herri Administrazioaren eginkizun kritikoei lotutako dokumentuak eta dokumentu-segidak identifikatzea.

• Arrisku mailak ezartzea.

• Afektatutako dokumentuak eta segidak benetan babesteko aplikatuko diren neurriak ezartzea.

• Kaltetutako dokumentuak nahiz segidak berreskuratzeko plangintza egitea.

  6. Kapitulua. Dokumentuetara jotzea.

Sistemaren Zuzendaritzak bermatuko du herritarrek Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemara modu aske, unibertsal eta diskriminaziorik gabean jo dezaketela, indarrean dagoen araudiak ezarritakoaren arabera.

1. – Dokumentaziora jotzeko eskubidea azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuko 19 artikuluan ezarritakoaren arabera erabiliko da, eta beti bermatu behar da Norberaren Datuak Babesteari buruzko abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoan aurreikusitako eskubideak bermatzen direla.

2. – Artxiboko dokumentuen eskuragarritasuna Ogasun eta Herri Administrazio sailburuaren agindu bidez onartutako kontserbatzeko egutegiek zehaztuko dute.

1. – Artxiboko dokumentuetara jo nahi duten herritarrek arrazoitutako eskaria aurkeztu behar dute idatziz, dokumentu horren zaintza esleituta daukan Sistemako Zentroari zuzenduta. Zentroko arduradunak ebazpen-proposamena erredaktatuko du eta Sistemaren zuzendariak ebatzi behar du hori, hamabost egun baino lehenago; ebazpen horren aurka legeak aurreikusten dituen errekurtsoak aurkez daitezke.

2. – Eskari generikoak formulatzea saihestearren, eskatzailearen interesekoak diren dokumentuak zein espedienteak identifikatzea posible egingo duten laguntzarako eta bilaketarako tresnak eskainiko dizkiote Sistema osatzen duten zentroek eskatzaileari.

Sistema osatzen duten zentroen egoitzetan horretarako jarritako instalazioetan kontsultatuko dira dokumentuak, zentrook funtzionatzen duten ordutegiaren barruan.

Kontsultarako aurkeztutako eskariei berehala erantzuten saiatuko dira Sistemako zentroak, eta hori ezinezkoa bada, eskatutako informazioa zein egunetan eta ordutan izan dezakeen erabilgarri jakinaraziko zaio eskatzaileari.

Artxibatutako jatorrizko dokumentuetara zein espedientetara jotzea aldi baterako eten dezake Sistemaren Zuzendaritzak, baldin eta horien egoera dela-eta euren kontserbazioa arriskutan jar badaiteke. Kasu horretan, eskatutakoaren kopiak erabiliko dira eskariei erantzuteko.

Artxiboko dokumentuetara jotzen duten pertsonek jaso dituzten egoera berean mantendu behar dituzte dokumentuok, eta horiek izan ditzaketen narriaduren erantzule izango dira, Euskal Kultur Ondareari buruzko 7/1990 Legean, uztailaren 3koan, ezarritakoaren arabera.

Poliziaren artxiboen kudeaketa berezko erregimenaren arabera egingo da, Euskal Autonomia Erkidegoko Poliziari buruzko uztailaren 17ko 4/1992 Legeko hemezortzigarren xedapen gehigarrian eta lege horren garapeneko arauetan xedatutakoarekin bat.

Dekretu honen eremutik kanpo geratuko da Osakidetza-Euskal Osasun Zerbitzuko zerbitzu sanitarioetako erakundeetan sortutako dokumentazio klinikoaren artxiboen kudeaketa. Kudeaketa hori ondokoetan ezarritakoaren arabera egingo da: autonomia eta informazio eta dokumentazio klinikoari dagokionez pazienteak dauzkan eskubideak eta betebeharrak arautzen dituen azaroaren 14ko 41/2002 Legean, oinarrizkoan; Euskal Autonomia Erkidegoko Ospitaleetako Historia Klinikoaren erabilpena arautzen duen azaroaren 25eko 272/1986 Dekretuan, Ospitaleetako Larrialdi–Zerbitzuetako Jarduera Klinikoen Erregistroko edukia eta Ospitaleetako Historia Klinikoetakoa ezartzen dituen eta bertako agirien balorazioa, kontserbazioa eta garbiketa arautzen dituen martxoaren 17ko 45/1998 Dekretuan, eta garapeneko gainontzeko osasun araudi espezifikoan edo hori ordezkatzeko ematen denean.

Dekretu honetan adierazitako eginkizunen garrantziaren eta bikoiztuta dagoen eta erabilgaitza den dokumentazioaren bolumena gutxitzeko dokumentuak suntsitzea dela-eta esku hartzeko dagoen premiazko beharraren arabera, Presako Ekintza Plana egin behar du Sistemaren Zuzendaritzak. Horretarako sei hileko epea izango du Dekretu hau indarrean sartzen denetik. Plan horrek —euren bolumen eta ezaugarriak direla-eta lehentasunezko jarduketa gomendatzen duten dokumentu-segidetarako izango da— jasoko ditu Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta dokumentaziora Jotzeko Batzordeari, ezabatzeko prozesuaren eta prozedurako gidaliburuaren arabera, irizpena emateko beharrezkoak zaizkion saioen egutegia, azterketak eta informazioa.

Kontabilitateko erregistroen oinarri diren dokumentuak artxibatu eta kontserbatzea urriaren 31ko 464/1995 Dekretuaren 3 artikuluan xedatutakoaren arabera egingo da. Dekretu horrek Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren barneko ekonomiaren kontrola eta kontabilitatea garatu zituen Dekretu horrek.

Euskal Kultur Ondareari buruzko 7/1990 Legearen 81 artikuluak sortutako Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Historikoa martxan jarri artean, eta berezko egoitza eta egitura dituen artean, Lege horretan aurreikusitakoaren arabera historikotzat jotako dokumentazio guztia, Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren jardunaren barruan sortutakoa bada, Administrazio horren Artxibo Sistemak kudeatu, antolatu eta zainduko du, aplikatu beharreko arauekin bat.

Dekretu honetako V. Kapituluko 2. Atalean araututako Dokumentuak Kudeatzeko Eskuliburua onartu bitartean, Sistemaren Zuzendaritzak erabakiko ditu bere eskumeneko eginkizunei ekiteko jarraituko dituen arauak.

Aldatu egingo da Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko sailek eta horren erakunde autonomoek prezio publikoak zein zerbitzu eta jardunengatik kobratu ahal izango dituzten zehazten dituen zerrenda; Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazioak eta honen erakunde autonomoek prezio publikoen bidez ordaindu ditzaketen zerbitzu eta jardunak zehazten dituen uztailaren 21eko 161/1998 Dekretuaren eranskinean argitaratu zen zerrenda hori. Bada, arestian aipatutako aldaketa egiteko, 3. puntuan, Ogasun eta Herri Administrazio Sailak prezio publikoak zein zerbitzu eta jardunengatik kobra ditzakeen zehazten dituenean, kopia soilak emateko edo dokumentuen edo liburuak egiteko zerbitzua edo jarduera sartuko da. Uztailaren 21eko 161/1998 Dekretuaren Eranskineko 3. puntua, hortaz, honela erredaktatuta geratuko da:

"3.– Ogasun eta Herri Administrazio Saila.

• Argitalpenen salmenta, nahiz paperezko euskarrietan, nahiz elektronikoetan.

• Matrikulak: mintegiak, kongresuak, jardunaldiak eta kurtsoak.

• Jantokiko zerbitzuak.

• Dokumentuen edo liburuen kopia soilak ematea."

Vitoria-Gasteizen, 2003ko uztailaren 22an.

Lehendakaria,

JUAN JOSÉ IBARRETXE MARKUARTU.

Ogasun eta Herri Administrazio sailburua,

IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.