Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkaria

191. zk., 2024ko urriaren 1a, asteartea

Hemen ikusgai dauden gainerako formatuen edukia PDF dokumentu elektroniko ofizial eta jatorrizkoa eraldatuz lortu da

XEDAPEN OROKORRAK

EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA

4502

EBAZPENA, 2024ko irailaren 11koa, Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitateko idazkari nagusiarena, Universidad del País Vasco / Euskal Herriko bitarteko elektronikoekin funtzionatzeko eta jarduteko arautegia argitaratzen duena.

Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitateko Gobernu Kontseiluak, 2024ko uztailaren 18ko osoko bilkuran, eta kontsulta publikoa egin ondoren, Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitateko bitarteko elektronikoekin funtzionatzeko eta jarduteko arautegia onartzea erabaki zuen Eraldaketa Digitalaren eta Komunikazioaren arloko Errektoreordetzaren proposamenari jarraituz, Administrazio modernizatzeko batzorde exekutiboak aztertu eta eztabaidatu ondoren, eta bat etorrita Errekurtsoen, Irizpenen eta Sinplifikazioaren Arloko Batzorde Administratiboaren irizpenean adierazitakoarekin.

UPV/EHUren Estatutuetako 187.1.d) artikuluak idazkari nagusiari esleitzen dio UPV/EHUko erabaki guztien publizitatea bermatzeko eginkizuna. Bestalde, 39/2015 Legeko 131. artikuluak xedatzen du arautegi eta xedapen administratiboak kasuan kasuko aldizkari ofizialean argitaratu beharko direla, indarrean jarri eta ondorio juridikoak izan ditzaten, bat etorrita Euskal Unibertsitate Sistemari buruzko otsailaren 25eko 3/2004 Legeak dioenarekin 10. artikuluan.

Hori guztia kontuan hartuta, honako hau

XEDATU DUT:

Lehenengoa.– Bidaltzea Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitateko bitarteko elektronikoekin funtzionatzeko eta jarduteko arautegia onartzeko dena, UPV/EHUko Gobernu Kontseiluak 2024ko uztailaren 18an onartua, Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratua izan dadin, eranskinean jasota dagoen moduan.

Bigarrena.– Ebazpen honek amaiera ematen dio administrazio bideari eta, kontra egiteko, aukerako berraztertze errekurtsoa aurkeztu ahal izango zaio erabakia eman zuen organoari hilabeteko epean; bestela, administrazioarekiko auzi errekurtsoa jarri ahal izango da jurisdikzio ordena horretako epaitegietan bi hilabeteko epean, ebazpena argitaratu eta hurrengo egunetik aurrera zenbatzen hasita epe biak. Edozelan ere, ezingo dira jarri bi errekurtsoak aldi berean.

Leioa, 2024ko irailaren 11.

Idazkari nagusia,

AITOR ZURIMENDI ISLA.

eranskina

Bitarteko elektronikoekin funtzionatzeko eta jarduteko UPV/EHUren arautegia

HITZAURREA

39/2015 Legea, urriaren 1ekoa, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearena; 40/2015 Legea, urriaren 1ekoa, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoarena; eta 203/2021 Errege Dekretua, martxoaren 30ekoa, sektore publikoaren bitarteko elektronikoen bidezko jardunaren eta funtzionamenduaren erregelamendua onartzen duena indarrean sartu izanak herritarrei herri administrazioekin bitarteko elektronikoak erabilita harremanetan jartzeko duten eskubidea aitortzea ekarri du.

Ondorioz, pertsonekiko harremanetarako ohiko kanala bitarteko elektronikoak izan daitezen lortzeko ekimenak garatu ditu UPV/EHUk –aurrerantzean, Unibertsitatea–, horretarako erregelamenduzko hainbat xedapen onartuta eta tresna teknologikoak ezarrita. Zentzu horretan, arautegi hau onetsita, Unibertsitateak aurreko paragrafoetan aipatzen diren xedapenak nola aplikatzen diren zehazten duen arau bat izango du eta, era horretan, zerbitzu hobea eman ahal izango die herritarrei.

Arautegi honen bederatzi kapituluetan garatzen diren edukien xedapenarekin txertatzen dira bitarteko elektronikoak jarduera administratiboan.

Horregatik, Administrazioa Modernizatzeko Batzorde Exekutiboak proposatuta, eta jendaurrean jarri ondoren eta UPV/EHUko Errekurtsoen, Irizpenen eta Sinplifikazioaren arloko Batzorde Administratiboaren (EISBA/ COARD) irizpenari jarraikiz, otsailaren 15eko 17/2011 Dekretuaren bitartez onetsitako (EHAA, otsailak 24, osteguna) Unibertsitatearen Estatutuen 177.1 b) artikuluaren arabera, Gobernu Kontseiluak

ERABAKI DU:

Lehenengoa.– Bitarteko elektronikoekin funtzionatzeko eta jarduteko UPV/EHUren arautegia Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratzea, UPV/EHUren idazkari nagusiaren erabaki bidez.

I. KAPITULUA

XEDAPEN OROKORRAK

1. artikulua.– Xedea.

Arautegi honen xedea da bitarteko elektroniko bidezko UPV/EHUren funtzionamendua eta jarduna arautzea.

Arautegi honen ondoreetarako, bitarteko elektroniko bidezko UPV/EHUren funtzionamenduak eta jardunak barne hartzen du herritarrek Unibertsitatearekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izateko duten eskubidea, hark ematen duen zerbitzu publikoa eskuratzeko eta administrazio prozedurak tramitatzeko, bai eta interesdunei eta gainerako herritarrei arreta eta informazioa emateko ere.

2. artikulua.– Aplikazio esparrua.

1.– Arautegi hau honako hauei aplikatu behar zaie:

a) Unibertsitatea osatzen duten organo, zerbitzu eta unitate administratiboei.

b) Unibertsitate komunitateari. Unibertsitateko ikasleek, kudeaketaren, administrazioaren eta zerbitzuen arloetako langileek eta irakasle eta ikertzaileek osatzen dute komunitate hori.

c) Unibertsitatearekin harremanak modu elektronikoan izateko obligazioa duten pertsona fisiko eta juridikoei zein, obligaziorik ez izan arren, bitarteko hori aukeratzen dutenei.

2.– Indarrean dagoen araudian ezarritako kontratazio prozeduretan, arautegi hau aplikatuko da indarrean dagoen araudi horretan eta hura garatzen duten xedapenetan xedatutakoaren aurka ez doan guztian eta, zehazki, Euskadiko Kontratazio Publikoaren plataforman lizitazio elektronikoetarako ezarritako bitarteko elektronikoei dagokienez.

3. artikulua.– Helburuak.

Honako hauek dira Arautegi honen helburuak:

1.– Interesdunak Unibertsitatearekin bitarteko elektronikoen bidez dituzten harremanetan haien eskubideez baliatu ahal daitezen bermatzea.

2.– Unibertsitateko langile publikoek eta interesdun pertsonek bitarteko elektronikoen bidezko harremanetan dituzten betebeharrak ezartzea.

3.– Arretarako kanal eta modalitate ohikoenen alderdi nagusiak arautzea eta, pixkanaka, kanal berrien ezarpena aurreikustea eta gauzatzea, aurrerapen teknologikoen arabera.

4.– Arreta zerbitzu integrala, kalitatezkoa eta kanal anitzekoa ematea.

5.– Administrazio elektronikoaren arloko erantzukizunen antolaketa eta banaketa ezartzea, bai eta jarraipenerako, kontrolerako eta koordinaziorako mekanismoak ere.

II. KAPITULUA

INTERESDUN PERTSONEN ESKUBIDEAK ETA BETEBEHARRAK ETA HARREMANAK BITARTEKO ELEKTRONIKOEN BIDEZ IZATEKO OBLIGAZIOA

4. artikulua.– UPV/EHUrekin harremanak izateko bitartekoa aukeratzeko eskubidea.

1.– Pertsona fisikoek noiznahi aukeratu ahal izango dute haien eskubideak eta betebeharrak baliatzeko UPV/EHUrekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izango dituzten edo ez, baldin eta, arautegi honen eta aplikagarria den gainerako ordenamendu juridikoaren arabera, ez badaude behartuta harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera.

2.– Pertsonak noiznahi aldatu ahal izango du UPV/EHUrekin komunikatzeko aukeratu duen bitartekoa.

5. artikulua.– UPV/EHUrekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izateko obligazioa.

1.– Unibertsitatearekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera behartuta egongo dira ondorengo pertsonak, urriaren 1eko 39/2015 Legearen 14.2 artikuluan aipatzen diren norbanakoez gain:

a) Enpresari indibidualak edo autonomoak, haien jarduera profesionalean egin beharreko tramite eta jarduketetarako.

b) Unibertsitate-komunitateko kide diren pertsonak, UPV/EHUrekin egiten dituzten izapide eta jarduketetarako.

c) Unibertsitatera sartzeko eta/edo matrikulatzeko proba eta prozeduretan parte hartzen duten pertsonak.

d) Langile publikoak, sektore publikoan betetzen duten lanpostuaren jardunean, langile publiko modura egiten dituzten tramite eta jarduketetarako.

e) Ikertzaileak, ikertzaile gisa jarduten duten prozeduretan.

f) Dagozkien deialdietan ezartzen denaren arabera, Unibertsitateko lanpostuetarako hautapen prozesuetan parte hartzen dutenek bitarteko elektronikoen bidez egin behar dituzte prozesu horiekin zerikusia duten tramite guztiak.

g) Aldi baterako langileen lan poltsak osatzen dituzten pertsonak, lan poltsekin zerikusia duten tramite eta gestio guztietan.

h) Aurrez aipatutako edonor ordezkatzen duten pertsonak.

2.– Unibertsitatearekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera behartuta ez dauden pertsona fisikoek noiznahi erabaki ahal izango dute bitarteko elektronikoak erabiliko dituzten ala ez eskubide eta betebeharrak baliatzeko. Unibertsitatearekin komunikatzeko aukeratzen duten bidea edozein unetan aldatu ahal izango dute; hala ere, prozedura tramitatzeko eskumena duen organoari eman beharko diote horren berri, aldaketa jasota gera dadin. Prozedura tramitatzeko eskumena duen organoak horren berri izan eta bosgarren egun baliodunetik aurrera sortuko dira komunikazioren ondoreak. Unibertsitateak bitarteko elektronikoak erabiliko ditu pertsona fisikoekiko komunikazioetan, baldin eta hala eskatu edo berariaz onartu badute. Eskabidea eta adostasuna bitarteko elektronikoen bidez bidali eta jaso ahal izango dira.

3.– UPV/EHUren Gobernu Kontseiluak arauz ezarri ahal izango du Unibertsitatearekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izateko obligazioa, prozedura eta pertsona fisikoen kolektibo jakin batzuetarako, haien gaitasun ekonomiko eta teknikoagatik, jardun profesionalagatik edo beste arrazoi batzuengatik, egiaztatuta gelditzen denean beharrezko bitarteko elektronikoetarako sarbidea eta horiek erabiltzeko aukera dutela.

6. artikulua.– Dokumentuak ez aurkezteko eskubidea.

1.– Administrazio prozeduretako interesdunek dokumenturik ez aurkezteko duten eskubidea gauzatuko du Unibertsitateak, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 28.2 eta 28.3 artikuluetan aurreikusitako kasuetan.

2.– Administrazio tramitazioa sinplifikatzeko eta dokumentuak ez aurkezteko eskubidea bermatzeko helburuz, dagoeneko Administrazioaren esku dagoen dokumentazioa ez aurkezteko eskubidea dutela jakinaraziko zaie interesdun pertsonei administrazio prozedura bakoitzean eta, zentzu horretan, prozedurarako beharrezkoak diren datuak edo dokumentuak kontsultatu edo eskuratuko direla. Halaber, interesdunei jakinaraziko zaie tratamenduari aurka egiteko eskubidea dutela, eta berariaz jaso beharko da hori. Horri guztiari, urriaren 1eko 39/2015 Legearen 28.2 artikuluan ezarritako salbuespena aplikatuko zaio.

3.– Prozedura tramitatzen duen administrazio organoak datuak edo dokumentuak baldin baditu edo horiek modu elektronikoak eskura baditzake, berak sartuko ditu datuak eta dokumentuak prozeduran. Organo lagatzailearen fitxategietan jasota geratu beharko da organo lagapen hartzailea datu edo dokumentu horietan sartu dela.

4.– Prozedura tramitatzen duen administrazio organoak datuak edo dokumentuak ez baldin baditu, horiek badituen organoari eskatuko dizkio, eta modu elektronikoan eskuratu beharko ditu sare korporatiboen bitartez edo datu bitartekaritzarako plataformetan edo horretarako gaitutako beste sistema elektroniko batzuetan egindako kontsulten bidez.

5.– Salbuespen gisa, prozedura izapidetzen duen administrazio organoak ezin baditu datuak edo dokumentuak eskuratu, interesdunari jakinarazi eta horren arrazoia azalduko dio, berak aurkez ditzan, kasuan kasuko prozeduraren arau erregulatzailean adierazitako epean eta ondorioekin. Halaber, salbuespen gisa, jatorrizko dokumentua aurkez dezala eskatu ahal izango zaio interesdunari, edo aurkeztutako kopiak erka ditzala; horretarako, jatorrizko dokumentua erakutsi beharko du, administrazio prozeduraren legeetan xedatutakoari jarraikiz.

III. KAPITULUA

UPV/EHUREN FUNTZIONAMENDU ELEKTRONIKOA

7. artikulua.– UPV/EHUren atari korporatiboa eta Sarbide Puntu Elektroniko Orokorra.

1.– Unibertsitatearen funtzionamendu elektronikoa edukien eta zerbitzuen multzo integratu gisa dago antolatuta, «www.ehu.eus» domeinuan biltzen den atari korporatibo komuna osatzen duten webgune sare batean. Domeinu nagusi horren barruan erakutsi eta argitaratuko dira Unibertsitateak Interneten duen presentzia osatzen duten webgune, eduki eta zerbitzu guztiak.

2.– «www.ehu.eus» da Unibertsitatearen eta pertsonen arteko harreman elektronikorako oinarrizko kanala eta haren Sarbide Puntu Elektroniko Orokorra, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legearen 13. artikuluan pertsonek administrazio publikoekiko harremanetan dituzten eskubideei buruz xedatutakoaren ondoreetarako.

3.– Sarbide Puntu Elektroniko Orokorra den aldetik, informazio, eduki eta zerbitzu hauetarako sarbidea emango du:

a) Unibertsitatearen Egoitza elektronikora eta, haren bitartez, Unibertsitateak eskaintzen dituen zerbitzuen eta prozeduren katalogora, eguneratutako informazioarekin, bai eta «Nire karpeta» deritzon atalera ere; azken horrek interesdunen eskabide, espediente, komunikazio eta jakinarazpenetarako sarbidea ematen du.

b) Eskaintza akademikoari, ikerkuntza jarduerari eta jarduera instituzionalari buruzko informazio atarietara.

c) Gardentasun atarira eta datu irekien atarira.

8. artikulua.– UPV/EHUren egoitza elektronikoa.

1.– Egoitza elektronikoa –«https://egoitza.ehu.eus» helbidea duena– telekomunikazio sareen bidez herritarrek eskura duten espazio elektronikoa da, eta haren bidez egingo dira interesdunen identifikazioa eta, hala badagokio, identifikazioa edo sinadura elektronikoa eskatzen duten Unibertsitatearen prozedurei edo zerbitzuei buruzko jarduketa eta tramite guztiak. Helbide elektroniko horretan argi eta garbi adierazi beharko da egoitza elektronikoa dela.

2.– Idazkaritza Nagusiari dagokio egoitza elektronikoaren titulartasuna, eta hark ziurtatu beharko ditu indarrean dagoen araudiak eskatzen dituen baldintzak, gardentasunari, publikotasunari, erantzukizunari, kalitateari, segurtasunari, eskuragarritasunari, irisgarritasunari, neutraltasunari eta elkarreragingarritasunari dagozkionak. Unibertsitatearen administrazio elektronikoaren arloko eginkizunen eskumena duen arloari dagozkio egoitza elektronikoaren azpiegitura kudeatzeko eta mantentzeko zereginak.

3.– Egoitza elektronikoa identifikatzeko, komunikazio segurua ezartzea ahalbideratzen duten webgunearen autentifikazio ziurtagiri kualifikatuak edo bitarteko baliokideak erabiliko dira.

4.– Egoitza elektronikoak gutxienez ondorengo edukiak eta zerbitzuak izango ditu:

a) Egoitza elektronikoaren identifikazioa, haren titularra den organo edo organismoarena eta eskura jarritako informazioa, zerbitzuak, prozedurak eta tramiteak kudeatzeko eskumena duten organoena.

b) Sortzeko egintzaren edo xedapenaren identifikazioa eta hartarako sarbidea, zuzenean edo hura argitaratu zuen Aldizkari Ofizialerako estekaren bidez.

c) Administrazioko organo, zentro edo unitateen zerrenda eguneratua, indarrean dauden identifikazioko kode eta guzti, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 66.1 artikuluan aurreikusitakoaren arabera.

d) Data eta ordu ofiziala, bai eta egun baliogabeen egutegia ere, Unibertsitateari aplikatu beharreko epeak zenbatzeko.

e) Sistemaren edo aplikazioaren ohiko funtzionamendua eragozten duen edozein intzidentzia teknikori buruzko informazioa, bai eta amaitu gabe dagoen epea luzatzeari buruzko informazioa ere, inguruabar horren ondorioz organo eskudunak hala erabaki badu.

f) Egoitza elektronikoa behar bezala erabiltzeko beharrezko informazioa, egoitzaren mapa edo informazio baliokidea barne, nabigazio egitura eta erabilgarri dauden atalak zehaztuta, bai eta jabetza intelektualari, datu pertsonalen babesari eta irisgarritasunari buruzko informazioa ere.

g) Erregistro Elektroniko Orokorra eta haren arautegia.

h) Erregistro gaietan laguntzeko Bulegoen direktorio geografikoa kontsultatzeko zerbitzua, interesdunari hurbilen duen bulegoa identifikatzea ahalbideratuko diona.

i) Zerbitzuen eta Prozeduren Katalogoan jasota dauden zerbitzu eta prozedurei buruzko informazioa; katalogo hori 36. artikuluan dago araututa. Erabilgarri dauden zerbitzu, prozedura eta tramiteen zerrenda eguneratua ziurtatuko da, honako hauek adierazita:

1.– Haiei lotutako administrazio jarduketa automatizatuak. Haietako bakoitzarekin batera, diseinuaren eta funtzionamenduaren deskribapena, kontuak emateko eta gardentasunerako mekanismoak eta konfigurazioan eta ikaskuntzan erabilitako datuak aurkeztuko dira.

2.– Prozeduren gehieneko iraupen epeak, alde batera utzita organo eskudunak, hala badagokio, erabaki ditzakeen luzapenak edo etenak; halaber, administrazioaren isiltasunak zer ondorio dituen eta erabakietarako zer epe dauden ere jaso beharko da.

3.– Sektore publikoko webguneen eta aplikazio mugikorren irisgarritasun baldintzei buruz ezarritako komunikazio mekanismoak eta erreklamazio prozedura.

j) Herritarrekiko harremanetarako kanal guztietarako formulario eta eredu normalizatuak.

k) Aurkezpen masiboko sistemetarako eta ereduetarako sarbidea, nahi izanez gero erabiltzeko, interesdunek aldi berean eskabide bat baino gehiago aurkezteko aukera izan dezaten, ezartzen denaren arabera.

l) Erabilitako zigilu elektronikoen zerrenda, haien ezaugarriak eta emaileak barne, publikoa izango da eta bitarteko elektronikoen bidez eskuragarri egon beharko da egoitza elektronikoan.

m) Egoitza elektronikoaren ziurtagiria eta zigilu elektronikoak egiaztatzeko sistema, egoitza elektronikoaren esparruan sartzen diren organoen administrazio jarduketa automatizatuetarako.

n) Egoitza elektronikoaren esparruan sartzen diren organoek jaulkitako dokumentuen kautotasuna eta osotasuna egiaztatzeko zerbitzua, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legearen araberako sinadura sistemaren baten bitartez sinatu badira, eta haientzako egiaztapen kode seguru bat sortu bada. Berreskuratzea ere ahalbideratuko du, hala badagokio.

o) Sinadura elektronikoari buruzko politika, eta onartzen diren identifikazioko eta sinadura eta ziurtapen elektronikoko sistemen zerrenda.

p) «Nire karpeta» deritzon karpeta; horren bitartez, interesdun bakoitzak bere informaziorako sarbidea izango du, eragiten dioten administrazio tramiteen jarraipena egin eta jakinarazpenak eta komunikazioak kontsultatu, haren datu pertsonalen osotasuna eta konfidentzialtasuna bermatuko duten prozedura seguruak erabilita.

q) Iragarki Taula Elektronikoa.

r) Kexak eta iradokizunak aurkezteko eredu normalizatua.

s) Kontratatzailearen profila.

t) Ahalordetzeko aukera duten tramite eta prozeduren zerrenda.

u) Erregistro gaietan laguntzeko bulegoen eta gaitutako langileen zerrenda.

v) Indarrean dagoen araudian eskatzen den edo arauz zehazten den beste edozein zerbitzu, prozedura eta informazio.

5.– Arauz kontrakorik xedatzen ez bada, egoitza elektronikoaren informazioa egoitzarena berarena baino ez da eta, beraz, ezin izango da beste webgune batzuetan sartu; gehienez ere, informazio horretara iristeko esteka bat jarri ahal izango da.

IV. KAPITULUA

ADMINISTRAZIO PROZEDURA BITARTEKO ELEKTRONIKOEN BIDEZ

LEHENENGO ATALA

ADMINISTRAZIO PROZEDURA

9. artikulua.– Administrazio jarduketa automatizatua.

1.– UPV/EHUren administrazio jarduketa automatizatuak –urriaren 1eko 40/2015 Legearen 41. artikuluan arautzen den moduan– edozein egintza edo jarduketa administratibo, bitarteko elektronikoen bidez, informazio sistema bat erabilita gauzatzea ahalbideratzen du, langile baten esku hartzerik behar izan gabe.

2.– Administrazio jarduketa automatizatuak ezartzeko, beharrezkoa da Idazkaritza Nagusiak, Unibertsitatearen egoitza elektronikoan argitaratutako erabaki bidez, eta Administrazio Elektronikoaren Batzordeak proposatuta, zera ezar dezan:

a) Automatizatu beharreko egintza edo jarduketen xehetasuna.

b) Administrazio jarduketa automatizatuetan erabili beharreko sinadura mekanismoa.

c) Zehaztapenak, programazioa, mantenua, ikuskapena eta kontrol kalitatea definitzeko eskudun organoa edo organoak.

d) Informazio sistema eta haren iturburu kodea ikuskatzeaz arduratuko den organoa.

3.– Administrazio jarduketa automatizatuak garatzerakoan Adimen Artifizialean oinarritutako erabakiak hartzen duten algoritmoak erabiltzen direnean, beharrezkoa izango da kontuan hartzea alborapenak ezabatzeko, gardentasunerako eta algoritmoaren entrenamendu eta diseinu fasean kontuak emateko irizpideak. Bestalde, dagoeneko martxan dauden sistemetan alborapen diskriminatzailerik dagoen identifikatzeko inpaktu ebaluazioak egin daitezen sustatu beharko da.

10. artikulua.– Sinadura sistemen erabilera administrazio jarduketa automatizatuan.

UPV/EHUren Identitate eta sinadura elektronikoei buruzko Politikari jarraikiz, Administrazio jarduketa automatizatuen sinadura elektronikorako, Unibertsitatearen Zigilu elektroniko bat erabili beharko da, sinadura elektronikoari buruzko araudiak eskatzen dituen eskakizunak beteko dituen ziurtagiri elektroniko kualifikatu batean oinarritutakoa.

11. artikulua.– Eredu elektroniko normalizatuak.

1.– UPV/EHUk interesdun guztien eskura jarriko ditu egoitza elektronikoan eskabideak eta gainerako tramiteak egiteko eredu eta inprimaki elektroniko guztiak.

2.– Interesdunek nahitaez erabili beharko dituzte egoitza elektronikoan eskabideak aurkezteko eta gainerako tramiteak egiteko berariazko ereduak.

3.– Eskabideak aurkezteko berariazko ereduak eta, oro har, administrazio tramiteak formalizatzeko eredu normalizatuak inprimaki elektronikoak eta webgune euskarrian daudenak izango dira beti.

4.– Prozedurak arautzen dituzten arauek ez dute irudi estatikorik izango, ez eskabideak aurkezteko berariazko ereduenak, ez gainerako dokumentu normalizatuenak; horien ordez, formalizatu beharreko berariazko ereduak non aurki daitezkeen adierazten duen helbide elektronikoa adierazi beharko da.

5.– Tramitazioan laguntzeko ondorengo neurriak jaso ditzakete eskabideetarako eta administrazio prozedurari buruzko legerian aurreikusten diren gainerako dokumentu eta tramiteetarako berariazko eredu normalizatuek:

a) Atal dinamiko elektronikoak sartzea; atal horiek zabaldu egingo dira interesdunek bete behar dituzten unean, eta ezin izango dute irudi estatikorik izan bete aurretik.

b) Emandako informazioa automatikoki egiaztatzea, Unibertsitatearen beraren edo beste administrazio batzuen sistemetan gordetako datuekin erkatuz.

c) Hasiera emateko eskabidea osorik edo zati batean beteta eskaintzea, interesdunek informazioa egiaztatu dezaten eta, hala badagokio, hura aldatu eta osatu dezaten.

6.– Honako alderdiak aurreikusi behar dituzte eskabideetarako berariazko eredu normalizatuek:

a) Jakinarazpen edo komunikazio elektronikoetarako kanala aukera daitekeela, baldin eta aplikatu beharreko arauek ez badute kanal elektronikoa erabiltzeko derrigortasunik ezartzen, eta jakinarazpen edo komunikazio abisua jasotzeko datuak ematea.

b) Interesdunaren datu pertsonalak lortu eta tratatzeko baimena lortu behar dela, kontsultatu nahi diren datuetarako, arlo horretan indarrean dauden arauek xedatutakoarekin bat etorriz. Nolanahi ere, Datuen Babeserako Unibertsitateko ordezkariak eredu normalizatuetan sartu behar diren tratamendu jardueren informazio klausulen inguruan ematen dituen jarraibideak bete beharko dira.

12. artikulua.– Interesdunek aurkeztutako dokumentuak.

1.– Prozedura bateko interesdunek honako hauek gehitu ahal izango dizkiote espedienteari:

a) Dokumentu elektronikoak.

b) Dokumentu pribatuen kopia digitalizatuak; jatorrizko dokumentuekin bat datozela bermatzeko, sinadura elektroniko aurreratua erabiliko da kopia digitalizatuak jasotzen dituen eskabidean, eta dagokion espediente administratiboan sartuko dira.

c) Egiaztapen kode segurua duten administrazio publikoen dokumentuak.

2.– Unibertsitatearekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera behartuta ez dauden pertsona fisikoen kasuan, pertsona horiek dokumentu publiko edo pribatu baten jatorrizkoa paperean edo haren kopia kauto bat aurkezten dutenean, administrazio espediente batean txertatzeko, Unibertsitatearen digitalizazio prozesuak dagokion administrazio espedientera gehituko den kopia kauto bat sortuko du.

3.– Espedienteari eransten zaizkion dokumentuak bat etorri beharko dira egoitza elektronikoan argitaratutako dokumentu elektronikoetarako onartutako formatuekin, bai eta Unibertsitatearen estandar teknologikoekin ere.

4.– Interesdunen erantzukizuna izango da aurkezten dituzten dokumentuen egiazkotasuna, eta dokumentu horiek Administrazio publikoen jardueraren esparruan bakarrik izango eraginkortasuna.

13. artikulua.– Zuzenketa araubidea.

1.– Interesdunak, UPV/EHUrekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera behartuta egonik, hala egingo ez balu, jarduketa esparruan eskumena duen administrazio organoak dagokion zuzenketa egin dezan eskatuko dio, eta interesdun pertsonari edo, hala badagokio, haren ordezkariari, ohartaraziko dio errekerimendu horri hamar eguneko epean erantzuten ez badio, eskaeran atzera egin duela ulertuko dela edo adierazi ahal izango zaiola dagokion tramitea egiteko eskubidea galdu duela, erabaki bidez.

Halaber, Administrazio Publikoekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera behartuta egon gabe, UPV/EHUrekin harremanak modu elektronikoan izateko eskubidea baliatu duten pertsona fisikoei ere aplikatuko zaie zuzenketa araubide hau.

Interesdunaren hasiera emateko eskabidearen kasuan, eta ondore horietarako, eskabidea aurkeztu den datatzat joko da zuzenketaren data, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 68.4 artikuluaren arabera.

Halaber, araubide hau aplikatuko da legez aurreikusitako administrazio errekurtsoak edo erreklamazioak aurkezten direnean ere.

2.– UPV/EHUk interesdunak aurkezten dituen dokumentuak zer formatu eta estandarrekin bat etorri behar diren zehaztu baldin badu eta interesdunak ez badu eskakizun hori betetzen, hamar eguneko epea emango zaio antzemandako akatsa zuzen dezan, urriaren 1eko 39/2015 Legearen 68.1 artikuluan ezarritako moduan hasiera emateko eskabidea denean, eta 73.2 artikuluan ezarritakoari jarraikiz, beste egintza bat denean. Zentzu horretan, adieraziko zaio hala egiten ez badu, eta erabaki bidez, eskaeran atzera egin duela ulertuko dela edo adierazi ahal izango zaiola dagokion tramitea egiteko eskubidea galdu duela, hurrenez hurren.

3.– Aurkeztutako idazkiak edo eskabideak zuzen daitekeen beste edozein akats baldin badu, urriaren 1eko 39/2015 Legearen 66, 67 eta 73. artikuluetan eskatzen diren baldintzak ez betetzeagatik, edo aplikagarria den berariazko legeriak eskatzen dituen beste baldintzaren batzuk ez betetzeagatik, hamar eguneko epean akats horiek zuzentzeko errekerimendua egingo zaio, aipatutako legearen 68.1 eta 73.1 artikuluetan ezartzen denari jarraikiz. Epe hori bost egunez luzatu ahal izango da, interesdunak eskatuta edo organoaren ekimenez, eskatzen zaizkion dokumentuak aurkezteko zailtasun bereziak baldin badaude, hautapen edo norgehiagoka prozeduren kasuan izan ezik.

14. artikulua.– Datuak eta espediente administratiboak eskualdatzea.

1.– Interesdunek Administrazio Publikoek dagoeneko badituzten datuak edo dokumentuak aurkezten ez dituztenean, ondorengo arauak beteko dira:

a) Prozedura tramitatzeko ardura duen administrazio organoak berak sartuko ditu dagokion administrazio prozeduran, baldin eta beharrezko datu, dokumentu edo ziurtagirietarako sarbide elektronikoa badu, datu bitartekaritzako plataformak edo horretarako gaitutako beste sistema elektroniko batzuk kontsultatuta. Organo edo organismo lagatzailearen fitxategietan jasota geratu beharko da organo lagapen hartzailea datu edo dokumentu horietan sartu dela.

b) Salbuespen gisa, aurreko hizkian aipatzen den kontsultaren bidez datuetara modu elektronikoan sartu ezin bada, horretarako gaitutako beste bitarteko batzuen bidez eskatu ahal izango da, eta sarbide elektroniko hori galarazi duen inguruabarra egiaztatzen duen dokumentua kontserbatu egingo da, espedienteari erantsiko zaio.

c) Organo, organismo publiko edo zuzenbide publikoko erakunde lagapen hartzailea izango da datuetarako sarbide elektroniko zuzenaren eta datu horiek zuzen erabiltzearen erantzulea, batez ere, datu horiei babeserako araubide berezia dagokienean. Halaber, datuetara sartzeko interesdunaren baimena behar denean, organo lagapen hartzailea arduratuko da baimen hori eskatzeaz.

d) Administrazio jarduketa baten barruan, modu automatizatuan egin ahal izango da datuen lagapena, behar bezala segurtatutako kanal elektronikoak erabilita, hau da, erabat bitarteko elektronikoak erabilita eta enplegatu publiko batek ere zuzenean esku hartu gabe egindako kontsulta baten bidez.

2.– Beste administrazio publiko batek espediente elektroniko bat edo dokumentu elektroniko bat edo gehiago eskatzen dituenean, hartara sarbidea izateko helbide elektronikoa edo lokalizatzailea emateak espedientea edo dokumentua bidaltzearen balio bera izango du, baldin eta sarbidearen osotasuna bermatzen bada dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikan, elkarreragingarritasunari buruzko araudian eta kontserbaziorako eta sarbiderako legez onartutako egutegietan ezartzen den denbora guztian.

3.– Datuen eta dokumentuen transmisioek datu pertsonalen babesari buruz indarrean dagoen araudia bete beharko dute.

15. artikulua.– «Nire karpeta» eta interesdunek prozeduraren tramitazio egoerara sarbidea izatea.

1.– Egoitza elektronikoan erabilgarri dagoen «Nire karpeta» espazio pertsonala herritarrek alderdi interesdun diren eta modu elektronikoan tramitatu diren prozedura guztietako espedienteen informaziora sarbidea izateko zerbitzua da.

2.– «Nire karpeta» espazio pertsonalera sartzeko, beharrezkoa izango da aldez aurretik identifikatzea, UPV/EHUren Identitate eta sinadura elektronikoei buruzko Politikan aurreikusitako edozein sistemaren bidez.

3.– Interesdun pertsonaz gain, honako hauek sartu ahal izango dira «Nire karpeta» atalean:

a) Interesdunaren ordezkari diren ahaldun pertsonak, ordezkariaren ziurtagiri elektroniko kalifikatuaren bidez.

b) Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 6.4 artikuluan adierazitako eta interesdunak emandako ahalordea duten pertsonak, ahalordeen erregistro elektronikoan inskribatuta baldin badaude.

c) Dena delako espedientean ordezkaritza duten pertsonak.

4.– «Nire karpeta» atalak gutxienez ondorengo funtzionalitateetarako aukera emango du:

a) Alderdi interesduna den pertsonari prozedura guztietako espedienteen tramitazio egoeraren jarraipena egiteko aukera, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 53.1.a) artikuluan adierazitakoaren arabera.

b) Espediente bakoitzean egindako tramiteen eta horien daten jarraipena egiteko aukera.

c) Espedienteetako dokumentu elektronikoetara sarbidea izateko eta horiek deskargatzeko aukera.

d) Komunikazio eta jakinarazpenetan sartzeko aukera.

e) Administrazioaren esku dauden komunikazioen eta jakinarazpenen datuak ezagutzeko aukera, indarrean dagoen araudiak ezartzen dituen mugak gorabehera.

f) Zehazten diren administrazio ziurtagiriak eskuratzeko aukera.

5.– Interesdunak ziurtatu beharko du identifikazio sistemak ondo erabiltzen direla, eta zaindu beharko du herritarrentzako bere karpetan bera baino ez dela sartzen, edo berak baimendu duen pertsona.

16. artikulua.– Prozedurak bitarteko elektronikoen bidez amaitzea.

1.– Prozedura elektronikoa ebazteko, eskudun organoaren identitatea bermatu behar da, Unibertsitatearen Identitate eta sinadura elektronikoei buruzko Politikan aurreikusten diren sinadura elektronikoko sistemetakoren bat erabilita.

2.– Modu automatizatuan hartu eta jakinarazi ahal izango dira erabakiak, hala aurreikusita dagoen prozeduretan.

3.– Behin espediente baten tramitazioa amaitzen denean, itxi eta Unibertsitatearen Artxibo elektroniko bakarrean artxibatu beharko da.

II. KAPITULUA.

IDENTITATEA ETA SINADURA ELEKTRONIKOAK

17. artikulua.– Identitate eta sinadura elektronikoen politika.

1.– Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta Sinadura eta Zigilu Elektronikoen eta Administrazioaren Ziurtagirien Politikaren Elkarreragingarritasunerako Arau Teknikoan ezartzen denari jarraikiz, honako hauek jaso beharko ditu Unibertsitateak onetsitako Identitate eta sinadura elektronikoaren Politikak:

a) Aplikazio eremuaren definizioa.

b) Zein sinadura eta identitate sistema elektroniko onartzen dituen Unibertsitateak.

c) Unibertsitateko organoetan aurkeztuko diren sinadura elektrikoek bete behar dituzten eskakizunak.

d) Identifikazio eta autentifikazio modu berriei lotutako konfiantzazko zerbitzuak definitu eta emateko bete beharreko zehaztapen teknikoak eta operatiboak.

e) Sinadura elektronikoak sortzeko, baliozkotzeko eta kontserbatzeko prozesuak, bai eta sinadura elektronikoko sistemei, ziurtagiriei, data-orduen zigiluko zerbitzuei eta sinaduren euskarriko gainerako elementuei eska dakizkiekeen ezaugarriak eta eskakizunak.

2.– Unibertsitateko Gobernu Kontseiluari dagokio UPV/EHUren Identitate eta sinadura elektronikoaren Politika onestea eta aldatzea, Administrazio Elektronikoaren Batzordeak proposatuta.

18. artikulua.– Interesdunen ordezkaritza egiaztatzea.

1.– Jarduteko gaitasuna duten interesdunek legezko ordezkari baten bidez edo borondatezko ahaldunen bidez jardun ahal izango dute UPV/EHUren aurrean, bai jarduteko gaitasuna duen pertsona fisiko baten bidez, bai pertsona juridiko baten bidez, estatutuetan hala aurreikusita baldin badago.

2.– Administrazio publikoekin harremanak modu elektronikoan izatera behartuta dauden interesdunen ordezkariak ere harremanak modu elektronikoan izatera behartuta daude, ordezkaritza horren jardunean.

3.– Ordezkaritza edo ahalordea egiaztatzeko, hura izan badela sinesgarritasunez erakusten duen edozein bide erabil daiteke, zuzenbidean baliozkoa bada. Besteak beste:

a) Erregistro Gaietan Laguntzeko Bulegoetan agerraldi pertsonala eginez edo egoitza elektronikoan agerraldi elektronikoa eginez gauzatutako ahalordetzearen bidez (apud acta).

b) Ahalordetzeen Erregistro Elektroniko orokorrean inskribatuta dagoela egiaztatuta, edozein dela ere hura formalizatu den administrazio publikoa.

c) Ordezkarien ziurtagiri elektroniko kalifikatuaren bitartez.

d) Matrizea notario artxiboetan edo merkataritza erregistroetako inskripzioetan jasota duen dokumentu publikoaren bitartez.

19. artikulua.– UPV/EHUren Ahalordetzeen erregistro elektronikoa.

1.– Ahalordetzeen Erregistro Elektronikoan inskribatuko dira Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legean arautzen diren ahalordetzeak. Erregelamendu honen 27. artikuluan Erregistroen Arloko Laguntza Bulegoari esleitutako eginkizunei kalterik egin gabe, erregistro hori administrazio elektronikoaren arloan eskumena duen organoaren erantzukizunpean kudeatuko da.

2.– Unibertsitatearen Ahalordetzeen Erregistro Elektronikoa elkarreragingarria izan beharko du gainerako administrazio publikoen ahalordetze erregistroekin.

3.– Egoitza elektronikotik sartu ahal izango da Ahalordetzeen Erregistro Elektronikora, interesdunek haien ahalordetzeak kudea ditzaten.

4.– Ahalordetzeen Erregistro Elektronikoa ez da erregistro publikoa, eta, beraz, interesdunak ahaldun edo ordezkaritza emaile den ahalordetzeei buruzko informazioa soilik eskuratu ahal izango du.

5.– UPV/EHUren egoitza elektronikoan argitaratuko da ahalordetzeko aukera duten tramite eta prozeduren zerrenda.

6.– Alegatutako ordezkaritza notario dokumentu publikoren baten edo merkataritza erregistroek egindako ziurtagiriren baten ondoriozkoa bada, interesdunak dagokion erregistro ziurtagiri elektronikoa aurkeztu beharko du, edo, gutxienez, kode segurua adierazi beharko du, edo dokumentu elektronikoa eskuratzeko eta egiaztatzeko beste sistemaren bat.

7.– Unibertsitateak egiaztatuko du papereratze hori kautoa eta osoa den, bai eta erregistro ziurtagiri elektronikoa automatikoki tramitatzeko behar diren metadatuetarako sarbidea ere; horretarako, doako sarbidea izango du Notariotzaren Kontseilu Nagusiak edo Erregistratzaileen Elkargoak horretarako prest izan beharko duen helbide elektronikoaren bidez. Halaber, merkataritza erregistroan inskribatutako ordezkaritzak indarrean dauden edo baliogabetu edo kendu egin diren egiazta dezake Unibertsitateak, informazio hori doan eta modu elektronikoan kontsultatuta.

III. KAPITULUA

UPV/EHUREN ERREGISTRO ELEKTRONIKO OROKORRA

20. artikulua.– Erregistro elektroniko orokorra.

1.– Arautegi honetan aurreikusitako moduan eta Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 16.1 artikuluan xedatutakoari jarraikiz sortzen da UPV/EHUren Erregistro Elektroniko Orokorra.

2.– UPV/EHUren Erregistro Elektroniko Orokorra Unibertsitatearen tresna korporatiboa da, non zuzenbide publikoari lotutako prozedurei dagokienez, Unibertsitatean jasotzen den edo hark bidaltzen duen dokumentu, eskabide, idazki eta komunikazio ororen idazpena egingo baita eta dokumentuen sarrera eta irteera erregistroen idatzohar sinesgarria modu elektronikoan jasota geratuko baita. Bitarteko elektronikoak erabilita, komunikazio ingurune itxietan edo ezarritako berariazko protokoloen eta arauen arabera transmititzen diren dokumentuak jasotzerakoan, ez da erregistratu beharko.

3.– Unibertsitateko Idazkaritza Nagusiak kudeatuko du Erregistro Elektroniko Orokorra.

4.– Erregistro elektroniko orokorra guztiz elkarreragingarria izan beharko da gainerako administrazio publikoen erregistroekin, bermatuta gera dadin haien bateragarritasun teknologikoa eta elkarrekiko konexioa, bai eta erregistro idazpenen eta edozein erregistrotan aurkezten diren dokumentuen transmisio telematikoa.

5.– Dokumentu elektronikoak zer formatutan onartuko diren jakinaraziko du Erregistro Elektroniko Orokorrak; hauexek dira:

a) Egoitza elektronikoko zerbitzu, prozedura eta tramiteen dokumentu elektroniko normalizatuak, aurrez ezarritako formatuen arabera beteta. Interesdunak administrazio organo hartzailea zein den adierazi beharko du dokumentu horietan.

b) Tramitazio elektronikorik ez duten eskabide, idazki eta komunikazioak aurkezteko egoitza elektronikoan dauden inprimaki elektroniko orokorrak.

c) Edozein Administrazio publikori zuzendutako edozein eskabide, idazki edo komunikazio.

6.– Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 16.8 artikuluaren arabera, erregistroan aurkeztu gabetzat joko dira haien araubide bereziaren arabera aurkezteko beste modu bat behar duten dokumentuak eta informazioa. Kasu horietan, prozedura tramitatzeko eskumena duen administrazio organoak inguruabar horren berri emango dio interesdunari, eta jakinaraziko dio zer baldintza eskatzen duen aplikatu behar den berariazko legeriak.

7.– Unibertsitatearen egoitza elektronikoaren edo Erregistro Gaietan Laguntzeko Bulegoen bitartez sartu ahal izango da Erregistro Elektroniko Orokorrera.

8.– Egoitza elektronikoaren data eta ordu ofiziala izango ditu Erregistro Elektroniko Orokorrak, eta urteko egun guztietako hogeita lau orduetan onartuko dira eskabide, idazki eta komunikazioak; nolanahi ere, baliteke etenaldiak gertatzea ezinbesteko denboraz, mantenu tekniko edo operatiboko lanengatiko justifikatutako arrazoiak daudenean; kasu horretan, erregistroan bertan eta egoitza elektronikoan emango da inguruabar horren berri.

9.– Baldin eta erregistro elektroniko orokorraren funtzionamendua geldiarazten bada ustekabeko arrazoiengatik edo mantentze lan tekniko zein operatiboen ondorioz planifikatuta eta justifikatuta dauden arrazoiengatik, horren guztiaren berri eman beharko da erregistroan bertan eta egoitza elektronikoan, eta hauek adierazi:

a) UPV/EHUren Erregistro Gaietan Laguntzeko zein bulegotan aurkez daitekeen dokumentazioa.

b) Etenaldiak zer ondore izango dituen administrazio epeen zenbaketan.

10.– Erregistro elektroniko orokorrak ziurtatuko du dokumentazioaren osotasunari, segurtasunari, normalizazioari eta kontserbazioari dagozkien bermeak eta baldintzak betetzen direla, dokumentuak aurkezten diren unetik eskumena duen administrazio organoari bidali arte.

21. artikulua.– Erregistro idazpenak.

1.– Erregistro elektroniko orokorreko idazpenak Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 16.2 artikuluan aurreikusitakoaren arabera egingo dira.

2.– Erregistro elektroniko orokorrak bermatu behar du egiten diren idazpen guztiak jasota geratzen direla, eta jasotze agiri edo egiaztagiri bat emango du, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 16.3 artikuluan aurreikusitakoaren arabera.

3.– Erregistratzeko tramitea amaitu eta berehala, pertsona edo organo hartzaileei bidaliko zaizkie dokumentuak.

4.– Epeak zenbatzeko, interesdunek epeak betetzeari dagokionez, dokumentu bat erregistro elektroniko orokorrean egun baliogabean aurkezten bada, hurrengo egun balioduneko lehen orduan aurkeztutzat joko da, non eta arauren batek ez duen espresuki onartzen dokumentua egun baliogabean jasotzea. Sarrerako idazpenean, hurrengo egun balioduneko zero orduak eta segundo bat inskribatuko da dokumentua jaso den egun eta ordu modura.

5.– Unibertsitateko administrazio organoek bete beharreko epeak zenbatzen hasteko, erregistro elektroniko orokorrean aurkeztutako data eta ordua hartuko dira kontuan, eta horren berri emango zaio idazkia, eskabidea edo komunikazioa aurkeztu zuenari.

IV. KAPITULUA

KOMUNIKAZIO ETA JAKINARAZPEN ELEKTRONIKOAK

22. artikulua.– Jakinarazpen elektronikoak.

1.– Unibertsitateak interesdunei egin beharreko jakinarazpenak bitarteko elektronikoen bidez egingo zaizkie, baldin eta UPV/EHUk harremanak bitarteko elektronikoen bidez egitera behartuta badaude, erregelamenduzko xedapen baten edo lege-mailako arau baten bidez.

2.– Jakinarazpen elektronikoak interesduna egoitza elektronikoan agertuz egingo dira, eta beharrezkoa izango da interesdunak aurretiaz bere burua identifikatzea.

3.– Interesduna harremanak modu telematikoan izatera behartuta egon ala ez, jakinarazpen elektronikoak egoitza elektronikoan egongo dira, kontsultatzeko erabilgarri.

4.– Jakinarazpen sistemak honako hauek egiaztatzeko aukera emango du:

a) Zer egun eta ordutan jarri den interesdunaren eskura jakinarazi behar den egintza.

b) Zer egunetan eta ordutan eskuratu duen interesdunak jakinarazpenaren edukia, zer egunetan eta ordutan baztertu duen berariaz eduki hori, edo zer egunetan eta ordutan bete den Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 43.2 artikuluan aurreikusten den epemuga.

5.– Baldin eta, ofizioz edo hartzaileak eskatuta, jakinarazpena eskuratzea teknikoki edo materialki ezinezkoa izan dela egiaztatzen ez bada, jakinarazi behar den egintza interesdunaren eskura jarri eta hamar egun natural igarota interesdunak ez badu haren edukia eskuratu, jakinarazpena baztertutzat joko da, eta izapidea egintzat, eta, beraz, Administrazioak prozedura tramitatzen jarraitu ahal izango du. Jakinarazpenaren edukia eskuratu baino lehen, jakinaraziko da ezen, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 41. eta 43. artikuluei jarraikiz, jakinarazpenaren tramitea egintzat joko dela eta prozedurak aurrera jarraituko duela kasu hauetan:

a) Agerraldia egin eta edukia eskuratzen bada.

b) Jakinarazpena berariaz baztertzen bada.

c) Baztertu izanaren ustea baldin badago, jakinarazpena interesdunaren eskura jarri eta hamar egun naturaleko epean jakinarazpenaren edukia eskuratu ez delako.

6.– Kontuan hartu gabe interesduna Administrazioarekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera behartuta dagoen edo ez, edo jakinarazpenak bitarteko elektronikoen bidez jaso nahi dituela komunikatu duen edo ez, erabateko eragin juridikoak izango ditu interesduna edo haren ordezkaria borondatez egoitza elektronikoan agertzeak eta jakinarazpenaren edukia eskuratzeak edo berariaz baztertzeak.

7.– Egoitza elektronikoan agertuz egindako jakinarazpenetan, jaso izanaren agiri bat jarriko da interesdunaren eskura, eta haren bidez justifikatu ahal izango da jakinarazpenaren edukia eskuratu dela edo hura jasotzea baztertu dela. Jaso izanaren agirian, gutxienez, datu hauek agertuko dira: jakinarazitako egintzaren eta hartzailearen identifikazioa, zer egunetan eta ordutan jarri zen interesdunaren eskura eta hark zer egunetan eta ordutan eskuratu edo baztertu zuen.

8.– Intzidentzia teknikoren batek egoitza elektronikoaren ohiko funtzionamendua eragozten badu, luzatu egingo da amaitu gabe dagoen epea, bai egoitzan agertzeko, bai egindako jakinarazpenak eskuratzeko.

9.– Jakinarazpenerako beste sistema batzuk erabili ahal izango dira, baldin eta horietan jasota geratzen bada interesdunak jakinarazpena jaso duela ezarritako epean eta baldintzetan.

10.– Urriaren 1eko 39/2015 Legearen 44. artikuluaren arabera, prozedura bateko interesdunak ezezagunak direnean, jakinarazpena egiteko lekua edo bitartekoa ezagutzen ez direnean edo jakinarazpena egiten saiatu arren jakinarazterik lortzen ez denean, iragarki taula elektronikoaren bitartez egingo da jakinarazpena eta, horrez gain, dagokion prozedurari aplikatu beharreko araudian jasotzen diren ohiko bitartekoen bidez.

11.– Hautapen prozedura edo edozein motatako norgehiagoka prozedura baten egintzak direnean, UPV/EHUko iragarki-taula elektronikoan argitaratuko dira, kontratatzailearen profilean edo dagozkion aldizkari ofizialetan argitaratzeari kalterik egin gabe, eta horren berri emango da prozeduraren dagozkion deialdietan.

23. artikulua.– Jakinarazpena eskura jarri izanaren abisua.

1.– Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 41.6 artikuluan aurreikusten denaren arabera, eta jakinarazpena paperean zein bitarteko elektronikoen bidez egin, Unibertsitateak abisua bidaliko dio interesdunari edo, hala badagokio, haren ordezkariari, egoitza elektronikoan jakinarazpena eskura jarri diola.

2.– Abisua bidaltzen ez bada ere –informatiboa izango da soilik–, erabat baliozkotzat joko da jakinarazpena.

3.– Interesdunak edo haren ordezkariak borondatez horretarako adierazi duen gailu elektronikora edo helbide elektronikora, edo bietara, bidaliko da abisua.

4.– Unibertsitateari komunikazioa eginda, interesdunak onartzen du sarbidea duela adierazitako gailu edo helbide elektronikora. Gailu edo helbide elektroniko horiek operatibo edo erabilgarri izateari uzten badiote, interesduna behartuta dago Unibertsitateari horren berri ematera, hark abisuak bitarteko horietara bidali ez ditzan. Betebehar hori ez betetzeak ez dio inolako erantzukizunik ekarriko Unibertsitateari operatibo ez dauden bitarteko horietara bidalitako abisuengatik.

5.– Interesduna Unibertsitatearekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera behartuta egonik, Unibertsitateak ez badu jakinarazpena eskura jarri diola abisatzeko harekin harremanetan jartzeko daturik, ofizioz abiarazitako prozeduretan, paperean egingo da Unibertsitatearen lehenengo jakinarazpena, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 42.2 artikuluak zehazten duen moduan. Jakinarazpen horretan, interesdunari ohartaraziko zaio hurrengo jakinarazpenak modu elektronikoan egingo direla, egoitza elektronikoan agertuta, eta jakinaraziko zaio, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 41.1 artikuluan aurreikusitakoaren arabera, gailu elektroniko bat, helbide elektroniko bat edo biak identifika ditzakeela hurrengo jakinarazpen elektronikoak eskura jarri izanaren abisua bitarteko horien bidez jasotzeko.

24. artikulua.– UPV/EHUren Iragarki Taula Elektronikoa.

1.– Unibertsitatearen Iragarki Taula Elektronikoa Idazkaritza Nagusiaren ardura da, eta Unibertsitateko agintariek eta gobernu organoek haien eskumenen jardunean ematen dituzten komunikazioak eta administrazio egintzak argitara emateko bitartekoa da, hala ezartzen duten legezko edo arauzko xedapenen arabera.

2.– Unibertsitatearen egoitza elektronikoaren bitartez egongo da erabilgarri Taula, eta bertara sartzeko ez da herritarren identitatea egiaztatzeko batere mekanismo berezirik behar; horrenbestez, herritarrentzako bistan egon behar da.

3.– Ondorengo informazioak argitaratzen dira Taulan:

a) Unibertsitateko Klaustroaren, Gobernu Kontseiluaren eta Gizarte Kontseiluaren erabakiak.

b) Hauteskunde Batzorde Nagusiaren eskumeneko hauteskunde prozesuen deialdiak eta batzorde horrek dagozkion hauteskunde prozesuetan hartzen dituen erabakiak, baita esparru partikularreko gobernu organoek hartutakoak ere.

c) Unibertsitateko gobernu organoen erabakiak eta gainerako administrazio egintzak, hartzaile anitzengana zuzendutakoak; honako hauek, zehazki:

1.– Interesdunei zuzendutakoak eta, haien izaera dela-eta, banan-banan jakinarazi ezin direnak.

2.– Interesdunei zuzendutakoak eta, identifikatuta dauden arren, dagokion prozeduraren oinarri arautzaileetan argitaratzea aurreikusita dutenak.

4.– Iragarki Taulan nahitaez argitaratu beharreko egintzez eta erabakiez gain –aurreko atalean xehatu dira–, Unibertsitateko gobernu organoen beste erabaki, erabaki eta administrazio egintza batzuk ere Taulan argitaratzeko betebeharra ezar daiteke Idazkaritza Nagusiaren erabaki bidez eta, hala badagokio, Unibertsitate Komunitatea osatzen duten kolektibo guztientzako edo horietako batzuentzako edo Unibertsitateko zerbitzu eta administrazio unitate guztientzako interes orokorrekoak izateagatik, horiek argitaratzeko komenigarritasuna.

25. artikulua.– Iragarki Taula Elektronikoan argitaratzeko mugak, ondoreak eta epeak.

1.– Taulan argitarapenak egiterakoan, interesdunen eskubideak babesteko beharrezko neurri teknikoak bermatu beharko dira eta, bereziki, babestu beharreko informazioa beste pertsona batzuek Interneteko bilaketa motoreen bitartez indexatu edo aurkitu dezaten saihestu behar da. Bestalde, informazioaren segurtasuna zaintzeko neurri teknikoak eta antolaketakoak hartu behar dira eta, batez ere, datu pertsonalak babestearen oinarrizko eskubidea bermatzeko.

2.– Legezko edo arauzko xedapen bidez beste Aldizkari edo Egunkari Ofizial batzuetan argitaratzeko araubidea bete behar ez duten eta Iragarki Taula Elektronikoan argitaratzen diren argitalpenak ofizialtzat eta kautotzat joko dira, eta erabateko ondore juridikoak izango dituzte. Taulan argitaratzen den datak ezarriko du noiz sartzen den indarrean edo noiztik aurrera dituen ondoreak dagokion xedapenak edo administrazio egintzak, indarrean dagoen araudiaren arabera.

3.– Legezko edo arauzko xedapen bidez beste Aldizkari edo Egunkari Ofizial batzuetan ere argitaratzeko araubidea bete behar duten eta Iragarki Taula Elektronikoan argitaratzen diren argitalpenak osagarritzat joko dira, eta informazio ondoreak baino ez dituzte izango.

4.– Oro har, Taulan argitaratzen diren egintzak eta erabakiak argitaratuta jarraituko dute administrazio eta auzi bidean aurkaratzeko ezarritako epeak amaitzen diren arte gutxienez. Eduki arauemailea duten xedapenek eta egintzek, haien ondoreak eta Taulan argitaratuta egongo diren iraupena gorabehera, egoitza elektronikoko unibertsitate araudiaren atalean argitaratuta jarraituko dute.

5.– 24. artikuluaren 4. atalean aurreikusten den Idazkaritza Nagusiaren erabaki bidez, eskudun organo bakoitzaren titularrek Taulan argitaratzeko eskabideak egiteko erabiliko dituzten mekanismoak ezarri ahal izango dira.

V. TITULUA

HERRITARREI BITARTEKO ELEKTRONIKOAK ERABILTZEN LAGUNTZEA

26. artikulua.– Zerbitzu eta prozedura elektronikoen erabiltzaileei zuzendutako laguntza eta ekintza.

1.– Unibertsitateak zerbitzu publiko elektronikoetara sartzeko eta horiek erabiltzeko erraztasunak emango ditu, eta horiek behar bezala erabiltzeko arreta eta laguntza emateko bideak ezarriko ditu.

2.– Arretarako eta laguntzarako baliabideak dira:

a) Erregistro Gaietan Laguntzeko Bulegoak.

b) Unibertsitatearekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera behartuta ez dauden pertsonei laguntzeko UPV/EHUren Gaitutako Funtzionarioen Erregistroan inskribatutako funtzionarioak.

c) Gidaliburuak, oinarrizko tramitazio ereduak eta kanal elektronikoa erabiltzen laguntzeko gainerako baliabideak, hala pertsonentzako egoitza elektronikoan daudenak, nola enplegatu publikoentzako intranet korporatiboan eta ezagutzaren kudeaketa partekaturako zehazten diren bestelako espazio eta lankidetzarako guneetan daudenak.

27. artikulua.– UPV/EHUren erregistro gaietan laguntzeko bulegoak.

1.– UPV/EHUren erregistro gaietan laguntzeko Bulegoek administrazio organoaren izaera dute, eta pertsonei arreta zerbitzua emateko eta pertsonek Unibertsitatearen administrazio organoei zuzendutako eskabideak, idazkiak eta komunikazioak aurkezteko erabil ditzakete herritarrek.

2.– Idazkaritza Nagusiak eguneratuta izan behar du beti erregistro gaietan laguntzeko Bulegoen direktorio geografikoa egoitza elektronikoan, gertuen dagoen bulegoa identifikatu ahal izateko, bai eta UPV/EHUren gaitutako funtzionarioek laguntza zer zerbitzu eta prozeduretan eskaintzen duten jakin ahal izateko ere.

3.– Hauexek dira erregistro gaietan laguntzeko Bulegoen eginkizunak:

a) Unibertsitatearen zerbitzu, prozedura eta tramiteei buruzko informazioa ematea.

b) Interesdunei haien eskabideak, komunikazioak eta idazkiak jasoko dituen administrazioko organoak, zentroak edo unitateak duen identifikazio kodea ematea.

c) Pertsonek edozein Administrazio publikotako organoei zuzentzen dizkieten eskabideak, idazkiak eta komunikazioak jasotzea eta erregistratzea, eta horiek aurkeztu diren data eta ordua egiaztatuko duen jasotze agiria ematea.

d) Bulegoan aurkeztu edo jasotzen diren eta edozein Administrazio Publikotako organoei, organismo publikoei edo zuzenbide publikoko erakundeei zuzenduta dauden paper euskarriko eskabideak, idazkiak eta komunikazioak digitalizatzea, eta Erregistro Elektroniko Orokorrean horiei buruzko idatzoharra egitea.

e) Pertsonek aurkezten duten jatorrizko dokumentu edo kopia kauto oro digitalizatu ondoren, kopia elektroniko kautoak sortzea, ondoren, bulego horren bitartez, administrazio espedientea batean sartuko direnak, dagokion erregistro elektronikoan.

f) Eskabideak, idazkiak eta komunikazioak Unibertsitateko eskudun organoei edo dagokion Administrazio Publikoei helaraztea.

g) Erregistro Gaietan Laguntzeko Bulegoetan aurrez aurreko apud acta ahalordetzea tramitatzen hastea eta harremanak bitarteko elektronikoz izatera behartuta ez dauden pertsona fisikoen ordezkaritza Ahalordetzeen Erregistro Elektronikoan inskribatzea, haiek hala eskatzen badute.

h) Jakinarazpenak egitea, interesduna edo haren ordezkaria bat batean bulegoan agertzen bada eta komunikazio edo jakinarazpen pertsonala une horretan eskatzen badu.

i) Unibertsitatearekin harremanak modu elektronikoan izatera behartuta ez dauden pertsonei bitarte elektronikoak erabiltzen laguntzea.

j) Administrazioarekin harremanak modu elektronikoan izatera behartuta ez dauden interesdunen identifikazio eta sinadura elektronikoa.

k) Legez edo arauz esleitzen zaien beste edozein eginkizun.

28. artikulua.– Erregistro gaietan laguntzeko Bulegoen bidez bitarteko elektronikoak erabiltzeko interesa duten pertsonei laguntzea.

1.– Erregistro gaietan laguntzeko Bulegoek bermatu egin behar dute interesdun pertsonek Unibertsitatearekin harremanak bitarteko elektronikoak erabilita izan ditzaten eta, horretarako, harremanak bitarteko horiek erabilita izatera behartuta ez dauden eta hala eskatzen duten pertsonen eskura jarri behar dituzte laguntzeko beharrezko baliabide teknologikoak eta langileak.

2.– Interesdun pertsonak, bere nortasuna egiaztatu ondoren, berariazko baimena eman beharko du gaitutako funtzionarioek modu elektronikoan identifikatu edo sinadura gauza dezaten, hala eskatzen duen administrazio jarduketa bakoitzean.

3.– Gaitutako funtzionarioek egindako tramitea egiaztatzen duen dokumentazio guztia emango diote interesdunari, bai eta berariazko baimena emateko dokumentuaren kopia, behar bezala beteta eta sinatuta.

29. artikulua.– Dokumentuak jasotzea eta erregistratzea.

1.– Pertsonek Unibertsitateari zuzentzen dizkioten dokumentuak Administrazio Publikoaren Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 16. artikuluan aurreikusitako moduan aurkeztu eta erregistratuko dira. Hori guztia, Erregistro gaietan laguntzeko bulegoen bidez.

2.– Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionala betetzeko, Unibertsitateak Dokumentu Elektronikoak Kudeatzeko Politika bat du; politika horretan, Erregistro Elektroniko Orokorrean aurkeztutako dokumentuek bete beharreko formatuak eta estandarrak ezarriko dira.

3.– Euskarri ez elektronikoa duten dokumentuak digitalizatu egin beharko dira; hain zuzen ere, erregistro gaietan laguntzeko zein bulegotan aurkeztu diren administrazio espediente elektronikoan sartzeko, bulego horrek digitalizatu behar ditu.

4.– Erregelamendu honen 43. artikuluan ezarritakoaren arabera, kopia kautoak lortzeari dagokionez, euskarri ez elektronikoan dauden kopia kautoak edo jatorrizko dokumentu digitalizatuak kopia elektroniko kautotzat hartuko dira, eta paperezko euskarrian aurkeztutako dokumentuen balio bera izango dute tramitatzeko.

5.– Aurkezten diren jatorrizko dokumentuak interesdunari itzuliko zaizkio, baldin eta arauren batek ez badu agintzen dokumentu horiek Unibertsitateak zaindu beharrekoak direla edo ez bada nahitaezkoa objektuak edo dokumentuak digitalizatzeko aukerarik ematen ez duen berariazko euskarriren batean aurkeztea.

6.– Erregistratutako dokumentuen tamaina Unibertsitatearen tresna teknologikoek duten ahalmena baino handiagoa bada, interesdunek fitxategiak trukatzeko gordailu batean jarri ahal izango dituzte eskura dokumentuak.

30. artikulua.– UPV/EHUko gaitutako funtzionarioen erregistroa.

1.– Honako hau inskribatu beharko da gaitutako funtzionarioen erregistroan:

a) Zer funtzionario dauden gaituta Unibertsitatearekin harremanak modu elektronikoan izatera behartuta ez dauden interesdunen identifikazio eta sinadura elektronikorako.

b) Zer funtzionario dauden gaituta interesdunek administrazio espedienteetan sartzeko aurkezten dituzten paperezko edozein dokumenturen kopia kauto elektronikoak egiteko.

c) Zer funtzionario dauden gaituta Unibertsitateak egindako dokumentuen kopia elektroniko kautoak egiteko.

d) Jardunean dauden karrerako funtzionarioak zein bitarteko funtzionarioak gaitu ahal izango dira, Euskal Funtzio Publikoari buruzko uztailaren 6ko 6/1989 Legearen 3. a) eta b) artikuluan aipatzen direnak eta Unibertsitatean zerbitzua ematen dutenak.

2.– Unibertsitateko Idazkaritza Nagusiaren ardura izango da gaitutako funtzionarioei dagozkien erregistro idazpenak inskribatzea, aldatzea eta ezeztatzea.

3.– Erregistro horrek guztiz elkarreragingarria izan beharko du gainerako administrazio publikoek sortzen dituzten erregistroekin edo sistema baliokideekin, aipatutako gaikuntzen balioa egiaztatze aldera.

31. artikulua.– UPV/EHUren Administrazio elektronikoaren zerbitzu komunak.

1.– Administrazio elektronikoaren zerbitzu eta azpiegitura komunak osagai teknikoak eta antolaketako osagai korporatiboak zeharkakoak dira, gobernantzarekin batera, herritarrekiko harremanetarako kanal elektronikoari euskarria ematen diotenak, erabiltzaileen behar komunak ase eta administrazio jardunaren elkarreragingarritasuna, segurtasuna, eskala ekonomiak, arrazionalizazioa eta sinplifikazioa bultzatzen dituztenak.

2.– Administrazio elektronikoaren eskumena duen arloak zehaztu eta eguneratuko ditu Unibertsitatearen zerbitzu eta azpiegitura komunak.

3.– Nolanahi ere, ondorengoak dira zerbitzu eta azpiegitura komunak:

a) Zerbitzu eta Prozeduren Katalogoa.

b) Erregistro Elektroniko Orokorra.

c) Iragarki Taula Elektronikoa.

d) Gaitutako Funtzionarioen Erregistroa.

e) Ahaldunen Erregistro Elektronikoa.

f) «Nire Karpeta» Herritarren Karpeta.

g) Jakinarazpen Sistema.

h) Artxibo Elektroniko Bakarra.

i) Ordainketa Pasabidea.

j) Ziurtagiriak egiaztatzeko plataforma eta beste identifikazio sistema batzuk.

k) Datu bitartekaritzarako zerbitzuak.

l) Datuen kautotasuna eta osotasuna egiaztatzeko zerbitzua.

m) Espedienteen Kudeatzaile komuna.

n) Berariazko dokumentuen eta inprimakien ereduak.

VI. KAPITULUA

UPV/EHUREN ZERBITZU ETA PROZEDURA ELEKTRONIKOAK.

32. artikulua.– Zuzenbide publikoari lotutako zerbitzu eta prozedura elektronikoen printzipioak.

Ondorengo printzipioek eraenduko dituzte UPV/EHUren zerbitzu eta prozedura elektronikoak:

1.– «Behin bakarrik» printzipioa: pertsonek informazioa behin bakarrik eman behar izan dezaten bermatzea.

2.– Inklusioa: zerbitzu inklusiboak diseinatzea, kolektibo jakin batzuen beharrak kontuan hartuta, adibidez, desgaitasunen bat duten pertsonenak eta adinekoenak.

3.– Homogeneizazioa: interfaze homogeneo bat erabilita, zerbitzu eta prozedura elektronikoak sinplifikatzea, pertsonei zerbitzu horiek erabiltzen ikasten laguntzeko.

4.– Argitasuna: eskatzen zaien informazioa ulergarria izatea.

5.– Erabilgarritasuna: Unibertsitateak nola lagunduko duen zerbitzu eta prozedura elektronikoen barruan erraz mugitzen.

6.– Elkarreragingarritasuna: elkarreragingarritasuneko arau teknikoak bete daitezen bermatzea, Administrazio publikoen artean datuak eta dokumentuak trukatu ahal izateko.

7.– Pertsonalizazioa: pertsonaliza daitezkeen soluzio elektronikoak gaitzea, berariazko kolektiboen eta pertsonen profilen eskariei eta berezitasunei hobeto egokitzea ahalbideratuko dutenak.

8.– Automatizazioa: administrazio jarduketa automatizatuak sustatzea.

9.– Errespetua (autonomia): pertsonei haien datuak eskuratzeko, kontrolatzeko eta aldatzeko eta interesdun alderdi diren administrazio prozeduren jarraipena egiteko aukera ematea.

10.– Ordainketa elektronikoa: tasak eta prezio publikoak modu elektronikoan ordain daitezen sustatzea.

33. artikulua.– Zerbitzu eta prozedura elektronikoak diseinatzea eta konfiguratzea.

1.– Administrazio zerbitzu eta prozedurak diseinatzearen eta konfiguratzearen helburua izango da horiek sinplifikatzea, arintzea eta zerbitzu publiko elektroniko, homogeneo, pertsonalizatu eta erabilerrazak ematea. Horretarako, ikuspegi berritzaileak aplikatuko dira, pertsonen beharren eta eskarien araberako zerbitzu hobeak diseinatzeko eta emateko, ingurune elektronikoak interakzioak errazteko eskaintzen dituen aukerak baliatuz.

2.– Aurreko atalean aurreikusitakoaren ondoreetarako, honako hauek bilatu beharko ditu zerbitzuen eta prozeduren konfigurazioak:

a) Administrazio prozedurak sinplifikatzea, homogeneizatzea eta arrazionalizatzea eta, zehazki, zerbitzu jardueretan aske sartzeari eta aritzeari buruzko azaroaren 23ko 17/2009 Legearen 17. artikuluan jasotzen diren aurreikuspenak gauzatzea.

b) Zerbitzu publikoetara sartzerakoan, administrazio kargak murriztea eta gehiegizko tramiteak eta eskakizunak kentzea, bai eta epeak eta itxarote denborak murriztea ere.

c) Beharrezkoak ez diren edo Administrazio publikoek badauzkaten dokumentuak ez eskatzea.

d) Unibertsitatearen jarduketatik errepikapenak eta gainezarpenak kentzea.

e) Unibertsitateak arduraz erantzun dezan bultzatzea, pertsonekiko harremanetan azkartasun handiagoa bermatzeko, betiere, aplikatu beharreko arauetan aurreikusten diren epeak errespetatuta.

f) Zerbitzuaren erabilera erraztea, horretarako beharrezko ezagutza funtzional edo teknologikoaren maila minimizatuz.

g) Hizkera argia erabiltzea, pertsona guztiek erraz ulertzeko modukoa.

3.– Nolanahi ere, zerbitzuen eta prozeduren konfigurazioak nahitaez ziurtatu beharko ditu oinarrizko eskakizun eta alderdi hauek gutxienez:

a) Tipifikazioa eta katalogazioa dagokion familian, Unibertsitate osoan modu homogeneoan.

b) Prozesuen, prozeduren eta zerbitzuen berringeniaritza.

c) Sinplifikazio administratiboa eta tramiteen, zereginen eta dokumentuen sistematizazioa.

d) Tramiteen eta zereginen automatizazioa.

e) Administrazio kargen murrizketa.

f) Dokumentuen normalizazioa eta pertsona guztiek ulertzeko moduko hizkera argi baten aplikazioa.

g) Tresna digital horizontalak sartzea.

34. artikulua.– Zerbitzu eta prozedura elektronikoak sortzea.

1.– Unibertsitateak zerbitzu elektronikoak sor daitezen eta horien prestazioa etengabe garatu eta hobetu dadin bultzatuko du, Arautegi honetan ezarritako printzipioen arabera, berrikuntzak eta teknologiak eskaintzen dituzten aukera guztiak baliatuta, balio publikoa sortuta eta pertsonen esperientzia jarrita zerbitzuen diseinuaren erdigunean.

2.– Administrazio Elektronikoaren Batzordeak proposatuta, eta Administrazio elektronikoan eskumena duen organoaren erabaki bidez, Zerbitzu eta Prozedura Elektronikoen Protokoloa onartuko da; protokolo horren helburua izango da zerbitzu elektronikoak identifikatzeko, diseinatzeko, ezartzeko, mantentzeko eta ebaluatzeko irizpideak, eskakizunak eta metodologia ezartzea.

3.– Ikuspegi korporatiboa eta zeharkakoa erabiliko da zerbitzu publikoak eta administrazio prozedurak sortzeko eta digitalizatzeko, honako hauek ahalbideratzeko:

a) Eraginkortasuna izatea.

b) Arreta kalitatezkoa izatea, Arautegi honetan arautzen diren printzipioak, eskubideak eta betebeharrak errespetatuta.

c) Erabakiak datuetan eta ebidentzietan oinarrituta hartzea.

d) Politika publikoak ebaluatzea eta kontuak ematea.

4.– Nolanahi ere, zerbitzu publikoak eta administrazio prozedurak planifikatu, garatu eta ezartzeko, nahitaezkoa izango da analisi integral bat egitea, honako hauek jasoko dituena:

a) Funtzionamendu elektroniko osoari dagokionez, printzipio eta irizpide komunak betetzea, Unibertsitatearekin harremanak bitarteko elektronikoen bidez izatera behartuta ez dauden pertsonen eskubideak errespetatuta.

b) Lehenetsitako kanal elektronikoa txertatzea.

c) Onartu aurretik, prozedura arautzen duen berariazko araudia Administrazio elektronikoaren eskakizunetara eta pertsonen arretarako kanal elektronikora egokitzea.

d) Aldez aurretik, Zerbitzu eta Prozeduren Katalogoan alta ematea.

5.– Zerbitzuak edo prozedurak sortzerakoan, kontuan izan behar dira ondorengo elementuak:

a) Hobekuntzak, zerbitzu publikoa emateari dagokionez.

b) Hala badagokio, herritarrek parte hartzeko mekanismoak sortzea, zerbitzua elkarrekin sortu ahal izateko.

c) Zerbitzua modu proaktiboan eta pertsonalizatuan emateko aukera.

d) Zerbitzu publikoak emateko eskuragarri dauden kanal eta teknologia berriak erabiltzea.

e) Zerbitzuak emateko berrikuntza eta teknologia berriak erabiltzea.

f) Zerbitzuaren erabileran laguntzako kanalak identifikatzea, kanal aniztasuna eta irisgarritasun unibertsala aintzat hartuta.

g) Pertsonen esperientziaren analisian eta zerbitzua emateko eraginkortasunean oinarritutako jarraipen eta ebaluazio sistemak antolatzea.

h) Beste erakunde eta administrazio batzuen prozedurekin koordinatzea, interakzioak murriztu eta pertsonen tramiteak sinplifikatu ahal izateko.

35. artikulua.– Zerbitzu pertsonalizatuak modu proaktiboan ematea.

1.– Arautegi honen ondoreetarako, zerbitzu proaktibo eta pertsonalizatutzat hartuko da helburu hau duen zerbitzu elektronikoa: aurreikuspen modura eta aldez aurretik, pertsonei eskuragarri dituzten UPV/EHUren zerbitzu publikoei buruzko informazioa ematea.

2.– Unibertsitateak, modu progresiboan, pertsonek egoitza elektronikoan egiten dituzten kontsulten pertsonalizazioa bultzatuko du, bai eta zerbitzu pertsonalizatuen eskaintza proaktibo bat ere.

3.– Eskuratutako eta prestatutako informazioan oinarrituta emango zaizkie pertsonei zerbitzu proaktibo eta pertsonalizatuak, datu pertsonalak babes daitezen eta haien eskubideak eta askatasunak errespeta daitezen bermatuz.

36. artikulua.– Zuzenbide publikoari lotutako UPV/EHUren Zerbitzu eta Prozeduren Katalogoa.

1.– Zerbitzuen eta Prozeduren Katalogoa Unibertsitatearen zerbitzu publikoen eta prozeduren sistema zentralizatua da, gainerako administrazio publikoekiko elkarreragingarritasunerako, pertsonei zerbitzu pertsonalizatuak modu proaktiboan emateko eta Europako leihatila bakarra egikaritzeko funtsezko pieza.

2.– Zerbitzuen eta Prozeduren Katalogoak zerbitzuekin eta prozedurekin lotutako datuak eta informazioa modu sistematizatuan kudeatzeko, arrazionalizatzeko eta normalizatzeko informazioa eta datuak edukiko ditu.

3.– Unibertsitatearen Zerbitzuen eta Prozeduren Katalogoak Prozedura bakoitzean erabiltzen diren inprimakiei eta ereduei buruzko informazioa, prozedurarekin zerikusia duen dokumentazioa eta dokumentuak sailkatzeko irizpideak dagozkion espedienteei aplikatzeko modua jasoko ditu.

4.– Zerbitzu edo prozedura bat garatzen hasteko, nahitaezkoa izango da aurrez Zerbitzuen eta Prozeduren Katalogoan alta emanda egotea, Administrazio Elektronikoaren Batzordeak proposatuta.

5.– Administrazio elektronikoaren eginkizunen eskumena duen arloa arduratuko da Zerbitzuen eta Prozeduren Katalogoa kudeatzeaz, konfiguratzeaz eta haren mantenu ebolutiboa egitea.

6.– Zerbitzuen eta prozeduren deskribapen fitxak egoitza elektronikoan argitaratzeko, Zerbitzuen eta Prozeduren Katalogoa hartuko da oinarritzat.

VII. KAPITULUA

UPV/EHUREN ADMINISTRAZIO ESPEDIENTE ELEKTRONIKOA ETA ARTXIBO ELEKTRONIKO BAKARRA

37. artikulua.– Administrazio dokumentu elektronikoa.

1.– Administrazio dokumentu elektronikoa da modu elektronikoan jasota dagoen edozein eratako informazioa, euskarri elektroniko batean artxibatuta dagoena, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta dagokion araudian onartzen den identifikazioa eta tratamendu berezitua izan ditzakeen formatu jakin batean, eta administrazio zuzenbideari lotutako eginkizunak betetzeko sortu, jaso edo txertatu dena.

2.– Ondorengo alderdiak izango ditu beti Unibertsitateko organoek balioz emandako dokumentu elektronikoak:

a) Unibertsitatearen identitate eta sinadura elektronikoei buruzko Politikan arautzen diren sinadura elektronikoetako bat.

b) Denborazko erreferentzia bat, hau da, data-orduen zigilu kalifikatua.

3.– Bitarteko elektronikoen bidez tramitatu den administrazio prozedura baten esparruan, organo jardulea behartuta baldin badago interesdunari administrazio dokumentu elektroniko bat ematera, dokumentua bera eman ordez, dokumentura bitarteko elektronikoen bidez sarbidea izateko beharrezko datuak eman ahal izango dizkio.

4.– Unibertsitateak bermatu egin beharko du pertsonen edo beste Administrazio batzuen eskura jarritako administrazio dokumentu elektronikoetarako sarbidea eta horiek deskargatu ahal izatea, dela egoitza elektronikoaren bidez, dela arretarako zehazten diren kanalen bidez.

5.– Administrazio dokumentu elektroniko batean edo espediente baten parte den dokumentu batean sartzerakoan, honako hauek erakutsiko dira:

a) Dokumentu elektronikoaren edukia.

b) Dokumentuko sinadura guztien oinarrizko informazioa.

c) Metadatuen deskribapena eta balioa edo edukia.

d) Denborazko erreferentzia bat, dagozkien prozeduren araudiek ezartzen dutenaren arabera:

i) Data-orduen marka, hau da, bitarteko elektronikoak erabiliz, dokumentu elektroniko bati esleitzen zaion data eta, hala badagokio, ordua.

ii) Denbora zigilu elektroniko kalifikatua, hau da, bitarteko elektronikoak erabilita, dokumentu elektroniko bati esleitzen zaizkion data eta ordua, dokumentuaren data-orduen markaren zehaztasuna eta osotasuna ziurtatuko dituen konfiantzazko zerbitzu emaile kalifikatu baten eskuhartzearekin. Denbora zigilu elektroniko ez kalifikatuak data-orduen marken baliokideak izango dira ondore guztietarako.

38. artikulua.– Espediente elektronikoa.

1.– Urriaren 1eko 39/2015 Legearen 70. artikuluan eta Euskal Autonomia Erkidegoko dokumentu kudeaketa Integralaren eta dokumentu ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 3.f) artikuluan ezartzen denaren arabera, administrazio espedientea administrazio erabakiaren aurrekari eta oinarri izateko balio duten eta hura betearazteko eginbideak ere jasotzen dituzten dokumentuen eta jarduketen multzo ordenatua da. Espedienteek formatu elektronikoa izan behar dute, eta haiek osatu behar dituzten dokumentu, froga, irizpen, txosten, erabaki, jakinarazpen eta gainerako eginbideak modu ordenatuan batuz osatu behar da, eta barruan dituen dokumentu guztien aurkibide zenbakitu bat izan behar du bidaltzen denean. Dokumentu elektroniko bera administrazio espediente ezberdinen parte izan daiteke.

2.– Espediente elektronikoa tramitatzeko eskumena duen administrazio organoaren ardura izango da hura osatzea.

3.– Administrazio espediente elektronikoak orrialdekatzeko, aurkibide elektroniko kautotua egingo da, espedientearen osotasuna bermatu eta beharrezkoa denean berreskuratzeko aukera emango duena. Espedientea tramitatzeko osatu duen organoaren titularrak sinatuko du aurkibide elektroniko kautotua, edo modu elektronikoan zigilatu ahal izango da, espedientearen osotasuna bermatuko duen sistema bat erabilita, automatikoki osatzen diren espediente elektronikoen kasuan.

4.– Administrazio espediente batean interesa duten pertsonek eskubidea dute haren kopia bat eskuratzeko.

5.– Unibertsitatearekin harremanak modu elektronikoan dituzten interesdun pertsonen kasuan, espediente elektronikora sartzeko eta, hala badagokio, haren kopia osoa edo partziala eskuratzeko duten eskubidea baliatutzat joko da espedientea egoitza elektronikoan haien eskura jarrita. Ondore horretarako, eskabidearen hartzailea den Administrazioak espediente elektronikora sarbidea ematen duen helbide elektronikoa edo lokalizatzailea bidaliko dio interesdunari edo, hala badagokio, haren ordezkariari. Bermatuta egongo da horien bidez interesdunak espedientera sarbidea izango duela dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikak eta dagokion agintaritza kalifikatzaileak onartutako kontserbazio eta sarbide egutegiek zehazten duten denboran, eta bete egiten direla datu pertsonalen babesari, gardentasunari eta informazio publikorako sarbideari eta dokumentu, historia eta kultura ondareari buruz aplikatu behar diren arauak.

6.– Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionala eta hura garatzen duten arauak bete beharko dira espediente elektronikoak bidaltzeko eta eskura jartzeko. Salbuespen gisa, beste egitura batzuk aplikatu ahal izango dira beste Administrazio publiko batzuekin espediente elektronikoak trukatzeko, haiekin aurretiazko akordioa egin bada.

7.– Bidaltzen edo eskuragarri jartzen diren espediente elektronikoek honako hauek jasoko dituzte:

a) Aurkibide elektronikoa. Espediente elektronikoaren osotasuna bermatu eta beharrezkoa denean berreskuratzeko aukera emango du.

b) Unibertsitateak aurkibide elektronikoari emandako sinadura, Arautegi honetan aurreikusitako sinadura sistemak erabilita.

c) Espediente elektronikoaren metadatuak.

d) Dokumentu elektronikoak, zeinak administrazio espediente ezberdinen parte izan baitaitezke.

8.– «Nire karpeta» deritzon karpetan eskuragarri ez dauden espedienteak Unibertsitatearen Artxibo Elektroniko Bakarraren Sisteman egongo dira, baldin eta onetsitako kontserbazioko eta sarbideko taulak betez ezabatu ez badira.

39. artikulua.– Dokumentu elektronikoak kontserbatzea.

1.– Dokumentu elektronikoak kontserbatzeko moduari dagokionez, dokumentu horietarako sarbidea ahalbideratu behar da, eta honako hauek hartu behar ditu barne, gutxienez: dokumentuaren identifikazioa, edukia, metadatuak, sinadura halakorik baldin badu, egitura eta formatua. Dokumentuen informazioa datu baseetan ere sartu ahal izango da, baldin eta dokumentuen jatorrizko inprimaki edo eredu elektronikoak birsortzeko irizpideak eta datu horien identifikazioa eta sinadura elektronikoa egiaztatzeko irizpideak jasotzen badira.

2.– Artxibatuta dauden dokumentu elektronikoen kontserbazioa, sarbidea eta kontsulta ziurtatzeko, datuak aplikazio ezberdinetatik eskuratzea bermatuko duten beste formatu eta euskarri batzuetara eraman ahal izango dira, edozein dela ere dokumentuak eman zirenetik igarotako denbora. Dokumentu elektronikoak epe luzean kontserba daitezen bermatuko duten babes digitalerako jarduketak planifikatuko dira.

3.– Nolanahi ere, dokumentuen kudeaketaren segurtasuneko arduradunek, artxibo elektronikoa zaindu eta kudeatzeko arduradunek eta dokumentazioa sortzen duten unitateetako arduradunek gainbegiratuta, datuak haien kautotasuna, osotasuna, eskuragarritasuna, kontserbazioa eta dokumenturako sarbidea bermatzen duten beste formatu eta euskarri batzuetara migratzeko planak ezarri eta bitarteko teknologiko egokiak prestatuko dira, baldin eta datuon lehengo formatua dagoeneko ez badago Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta dagokion araudian onartutako formatuen artean.

40. artikulua.– Dokumentuak kontserbatzeko eta suntsitzeko epeak.

1.– Ondorengo dokumentuak sei hilabetez jarriko dira interesdunen eskura, haiek jaso ahal izan ditzaten:

a) Paperean aurkeztutako dokumentuak, behin digitalizatuta daudenean, edozein arrazoi dela-eta, interesdunari aurkeztu zituen unean itzuli ezin izan zitzaizkionak.

b) Gailu batean formatu elektronikoan aurkeztutako dokumentuak, edozein arrazoi dela-eta, interesdunari aurkeztu zituen unean itzuli ezin izan zitzaizkionak.

2.– Aurreko atalean aurreikusten den epea igaro ondoren, Unibertsitatearen dokumentu elektronikoen kudeaketari buruzko Politikak ezartzen duenaren arabera suntsituko dira dokumentuak, baldin eta ez badira balio historikoa, artistikoa edo bestelako balio garrantzitsuren bat ez badute, edo sinadurak edo eskuz idatzitako bestelako adierazpenek edo adierazpen mekanikoek dokumentuari balio berezia ematen ez badiote.

3.– Artikulu honetan aurreikusten ez den beste edozein dokumentu ezabatzeko, EAEko dokumentu kudeaketa integralari eta dokumentu ondareari buruzko araudian ezarritakoa bete beharko da.

4.– Jatorrizko dokumentu baten kopia kauto bat, edo euskarri ez elektronikoan dagoen eta espedientean eta dokumentu seriean gordetzen den dokumentu baten kopia kauto bat sortzen denean, jatorrizko organora itzuliko da, eta han dokumentu kudeaketa integralari eta dokumentu ondareari buruzko araudia aplikatuko zaio bere esparruan, Unibertsitateko Dokumentazioaren Balioespen, Hautapen eta Sarbide Batzordeak ezarritakoari jarraituz.

41. artikulua.– UPV/EHUren Artxibo Elektroniko Bakarra.

1.– UPV/EHUren Artxibo Elektroniko Bakarra sistema eta zerbitzu multzo bat da, dokumentu eta espediente elektronikoak eta beste dokumentu multzo edo informazio batzuk kudeatzea, zaintzea eta berreskuratzea ahalbideratzen duena, behin administrazio prozedurak edo dagozkien jarduketak amaitu ondoren, EAEko Dokumentazioaren Balioespen, Hautapen eta Sarbide Batzordeak ezarritako epeetan.

2.– Administrazio jarduketetan erabili diren eta administrazio espediente bat osatzen duten dokumentu elektroniko guztiak kontserbatuko dira Artxibo Elektroniko Bakarrean, baita interesdunen eta Unibertsitatearen arteko harremanen froga balioa dutenak ere.

3.– Artxibo Elektroniko Bakarraren kudeaketak gordetako espediente eta dokumentuen kautotasuna, kontserbazioa, osotasuna, konfidentzialtasuna, eskuragarritasuna eta zaintza katea bermatuko ditu, bai eta horietarako sarbidea ere, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalak eta Segurtasunaren Eskema Nazionalak, gardentasunari, informazio publikorako sarbideari eta gobernu onari buruzko araudiak, artxiboen eta ondare historiko eta kulturalaren legeriak eta aplikagarria den berariazko araudiak ezarritako baldintzetan.

42. artikulua.– Dokumentu elektronikoak kudeatzeko Politika.

1.– Gobernu Kontseiluaren erabaki bidez, UPV/EHUren dokumentu elektronikoak kudeatzeko Politika onetsi eta eguneratuta mantenduko da, eta Elkarreragingarritasunaren eta Segurtasunaren Eskema Nazionalek eta horiek garatzen dituzten arauek ezarritako eskakizunak beteko dituzte, baita datu pertsonalen babesaren arloan indarrean dagoen legeria ere.

2.– UPV/EHUren dokumentu elektronikoak kudeatzeko Politikak honako hauek jasoko ditu:

a) Erantzukizunak esleitzeko gidalerroak.

b) Dokumentuak kudeatzeko eta gordailu elektronikoak administratzeko programa, prozesu eta kontrolen definizioa.

c) Unibertsitateak berak sortutako administrazio dokumentu elektronikoen metadatuak eta metadatuak interesdun pertsonek aurkeztutako dokumentu elektronikoei nola lotuko zaizkien.

43. artikulua.– Kopia elektroniko kautoak.

1.– Urriaren 1eko 39/2015 Legearen 27.2 artikuluan xedatzen denarekin bat etorriz, dokumentu baten kopia kautotzat hartuko dira Unibertsitateak egindakoak, baldin eta bermatuta gelditzen bada dokumentuaren edukia eta kopia egin duen organoaren nortasuna.

2.– Dokumentu publiko administratibo edo pribatu batetik edo beste kopia kauto batetik egingo dira beti kopia elektroniko kautoak, edozein dela ere euskarria, eta jatorrizko dokumentuen balio eta eraginkortasun bera izango dute.

3.– Kopia elektroniko kautoen identitatea eta edukia bermatzeko, Elkarreragingarritasunaren eta Segurtasunaren Eskema Nazionaletan xedatutakoa eta horiek garatzen dituzten arau teknikoak bete beharko dituzte.

4.– Paperean edo elektronikoa ez den beste euskarri batean dauden dokumentuen kopia elektroniko kautoak eskuratzeko, digitalizatu egin beharko dira dokumentu horiek, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta hura garatzen duten arauetan ezarritakoaren arabera. Digitalizazioa paperean edo elektronikoa ez den beste euskarri batean dagoen dokumentua haren irudi kodifikatu, zehatz eta osoa duen fitxategi elektroniko bihurtzen duen prozesu teknologikoa da.

5.– UPV/EHUk kopia elektroniko kauto bat ematen duenean, espresuki halaxe adierazi beharko da kopiaren dokumentuan. Kopia elektroniko kautoak identitate eta sinadura elektronikoei buruzko Politikan administrazio jarduketarako aurreikusten diren sinadura sistemetakoren bat erabilita sinatuko dira.

6.– Jatorrizko dokumentu elektronikoaren berdin-berdinak izateagatik, formatu eta eduki aldaketarik ez dakarten kopia elektronikoek jatorrizko dokumentu elektronikoaren eraginkortasun juridikoa izango dute.

7.– Formatu aldaketa dakarten kopia elektroniko kautoak dokumentu elektronikoen arteko bihurketa aplikatuta lortuko dira; Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta hura garatzen duten arauetan ezarritakoaren arabera egingo da hori.

8.– Paperezko euskarrian dagoen dokumentu elektroniko baten kopia kautoak modu elektronikoan sortutako kode bat edo beste egiaztapen sistema bat izango du, egoitza elektronikoan haren kautotasuna kontrastatzea ahalbideratuko duena, dagokion dokumentu elektronikora, sinadurara eta haren nahitaezko gutxieneko metadatuetara sartuta.

44. artikulua.– Kopia elektroniko kautoak lortzea.

1.– Administrazio prozedura batean interesdun direnek noiz nahi eska dezakete UPV/EHUk balioz emandako administrazio dokumentu publikoen kopia kautoak emateko.

2.– Jatorrizko dokumentua eman zuen organoari zuzendu beharko zaio eskabidea, eta eskabidea UPV/EHUren Erregistro Elektroniko Orokorrean jasotzen denetik hamabost eguneko epean eman beharko dira, gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeko bideari eta gobernu onari buruzko abenduaren 9ko 19/2013 Legea aplikatzeak dakartzan salbuespenekin.

3.– Ondorengo organoek izango dute kopia kautoak egiteko eskumena:

a) Jatorrizko dokumentuak jaulkitzea dagokien organoak, prozedura izapidetzen ari den heinean.

b) Dokumentuak zaintzea eta artxibatzea dagokien organoak, prozedura amaitzen denean eta UPV/EHUko Artxibo Elektroniko Bakarrera eramaten direnean.

c) Haien eskumen arauek xedatutako organoak.

d) Erregistro Gaietan Laguntzeko Bulegoak, interesdunek eskumena duen organoari helarazi eta hark administrazio espediente batean sartzeko aurkeztutako jatorrizko dokumentuen eta kopia kautoen kasuan.

4.– Organo horien titularrek izendatuko dituzte kopia elektroniko kautoak egiteko gaituta egongo diren funtzionarioak.

VIII. KAPITULUA

UPV/EHUKO KIDE ANITZEKO ORGANOEN KUDEAKETA ELEKTRONIKOA

45. artikulua.– Kide anitzeko organoen kudeaketa.

1.– UPV/EHUko kide anitzeko organoak aurrez aurre zein urrutitik eratu daitezke, bai eta haien bilkurak deitu, bilkurak egin, erabakiak hartu eta aktak bidali ere, baldin eta haien barne-araudiak berariaz eta salbuespenez aurkakorik jasotzen ez badu.

2.– Euskarri elektronikoak emango dira Unibertsitateko kide anitzeko organoen deialdi egintzak.

3.– Deialdiari dagokion dokumentua zein bilkurarako gai zerrenda eta harekin batera doan dokumentazioa bitarteko elektronikoen bidez jarriko dira bilkurara deituta dauden pertsonen eskura.

4.– Euskarri elektronikoan formulatuko dira kide anitzeko organo bakoitzak egindako bilkuretako aktak eta eztabaidak eta hartutako erabakiak jasotzen dituzten gainerako dokumentu guztiak, dagozkien kargudunen sinadura elektronikoarekin.

5.– Artikulu honetan aipatzen diren bitarteko elektronikoak korporatiboak izango dira UPV/EHUn.

46. artikulua.– Bilkurak grabatzea eta ikus entzunezko euskarria.

1.– Bitarteko elektronikoek horretarako aukera ematen badute, grabatu egin ahal izango dira Unibertsitateko kide anitzeko organoen bilkura publikoak. Kasu horietan, bilkuraren aktari erantsi beharko zaio grabazioaren ikus entzunezko euskarria, eta transkribatutako aktak ez du nahitaez jaso beharko eztabaiden transkribapena; horietarako, ikus entzunezko euskarrira bideratuko da irakurlea, eta hartutako erabakien edukia soilik transkribatuko da.

2.– Ikus entzunezko euskarria dokumentu elektroniko gisa tratatuko da, arautegi honetan dokumentuak zaintzeko eta haien segurtasunerako aurreikusten diren irizpide berberekin.

IX. KAPITULUA

EGINKIZUNAK ANTOLATZEA ETA ESLEITZEA

47. artikulua.– Administrazio Elektronikoaren Batzordea.

1.– Unibertsitateko Administrazio Elektronikoaren Batzordea sortzen da, eta barne koordinaziorako eta UPV/EHUren Administrazio Elektronikoari buruzko politika proposatzeko eta arautegi honetan esleitzen zaizkion eskumenak baliatzeko tresna gisa eratzen da.

2.– Ondorengo organo eta unitateen titularrek osatuko dute Administrazio Elektronikoaren Batzordea: Idazkari Nagusiak, Eraldaketa Digitalaren eskumena duen organoak, Informazioaren eta Komunikazioen Teknologien Gerenteordetzak, Zerbitzuko Juridikoko kide batek eta Artxiboko beste batek.

48. artikulua.– Antolaketa.

1.– Unibertsitateko Idazkaritza Nagusiari dagokio:

a) Unibertsitatearen Erregistro Elektroniko Orokorra kudeatzea.

b) Gaitutako funtzionarioei dagozkien erregistro idazpenak inskribatzea, aldatzea eta ezeztatzea.

c) Administrazio Jarduketa Automatizatuei dagozkien erabakiak ematea, eta egoitza elektronikoan argitaratzea, arautegi honen 9. artikuluan deskribatzen den moduan.

d) Erregistro gaietan laguntzeko Bulegoen direktorio geografikoa mantentzea, arautegi honen 27.2 artikuluan xedatutakoaren arabera.

e) Iragarki Taula Elektronikoa kudeatzea.

f) Arautegi honetan ezartzen diren gainerako eginkizunak gauzatzea.

2.– Unibertsitatearen Artxibo Sistemaren ardura duen administrazio organoari dagokio:

a) Dokumentuak kudeatzeko politika ezartzea eta egikaritzea, Administrazio elektronikoaren ardura duen organoarekin lankidetzan.

b) Dokumentuak Kudeatzeko Eredua definitzea eta mantentzea, Administrazio elektronikoaren ardura duen organoarekin lankidetzan.

c) Dokumentuen tipologia eta dokumentu mota bakoitzari lotutako metadatuak ezartzea.

d) Unibertsitatearen sailkapen koadroa definitzea eta mantentzea.

e) Artxibo elektroniko bakarra kudeatzea eta dokumentu elektronikoak kontserbatzea.

f) Artxibatuta dauden dokumentuak eta espedienteak kudeatzea, etorkizunean osorik eta eskuragarri egon daitezen zainduz.

g) Unibertsitateko gainerako arloei laguntzea, dokumentuak kudeatzeko eskakizunak bete ditzaten.

h) Arautegi honetan ezartzen diren gainerako eginkizunak gauzatzea.

3.– Eraldaketa Digitalaren Errektoreordetzari dagokio:

a) Administrazio elektronikoaren zerbitzu komunak deklaratu eta mantentzea, 31. artikuluan arautzen direnak.

b) Zerbitzu elektronikoak kudeatzeko eredua ezartzea eta 34.2 artikuluan araututako Zerbitzu eta Prozedura Elektronikoen Protokoloa egitea eta onartzea.

c) UPV/EHUren Zerbitzuen eta Prozeduren Katalogoa kudeatzea eta mantentzea.

d) «Nire Karpeta» Herritarren Karpeta kudeatzea.

e) Herritarrei eta langile publikoei Katalogoko zerbitzuak eta prozedurak bitarteko elektronikoen bidez tramitatzen lagunduko dieten jarraibideak, gida praktikoak eta beste edozein informazio prestatzea.

f) Arautegi honetan ezartzen diren gainerako eginkizunak gauzatzea.

4.– Unibertsitatea osatzen duten gainerako organo, zerbitzu eta unitate administratiboei dagokie:

a) Administrazio zerbitzu eta prozedura elektronikoak Arautegi honetan ezarritako printzipioen eta irizpideen arabera digitalizatzea.

b) Haien unitateko berezko zerbitzuei eta prozedurei buruzko informazio xehatua eta egiazkoa ematea eta eguneratuta izatea, UPV/EHUren Zerbitzuen eta Prozeduren Katalogoan argitaratzeko, Administrazio elektronikoaren arloan eskumena duen arloak ezarritako gidalerroen arabera.

c) Unitatean tramiteak egiten dituzten pertsonak hautatzea, proposatzea eta haien zerrenda eguneratuta izatea, administrazio elektronikoaren eskumena duen arloak markatutako gidalerroei jarraikiz prozedura bakoitzaren ezaugarrien arabera bete beharreko rolak adieraziz.

d) Prozedurak eta espedienteak tramitatzea, ixtea eta artxibatzea, Arautegi honetan eta Administrazio elektronikoaren arloan aplikagarria den gainerako araudian ezarritakoaren arabera.

LEHENENGO XEDAPEN GEHIGARRIA.– Administrazio elektronikoko tresnak.

Erregelamendu honek arautzen dituen administrazio elektronikoko tresna guztiak araua indarrean sartzean jarriko dira martxan. Nolanahi ere, beharrezko neurri teknologiko eta administratiboen ezarpen-mailaren araberako funtzionaltasun guztiak izango dituzte, eta Administrazio Elektronikoaren Batzordeak, erregelamendu honen 47. artikuluan araututakoak, ahalik eta azkarren bultzatu beharko ditu, eta behar diren ekintzak gehienez ere bi urteko epean osatu beharko dituzte.

BIGARREN XEDAPEN GEHIGARRIA.– Beharrezko garapenak.

Erregelamendu honek Unibertsitateak abian jartzeko beharrezkoak diren garapen batzuk jasotzen ditu, eta honako epe hauetan eskuragarri izateko konpromisoa hartzen du:

(Ikus .PDF)

XEDAPEN IRAGANKOR BAKARRA.– Aurreko araudiaren araberako jarduketak.

Erregelamendu honetan xedatutakoa ezartzen den bitartean, aurreko araudian oinarrituta egiten diren jarduerek balio eta eraginkortasun osoa izango dute.

XEDAPEN INDARGABETZAILE BAKARRA.– Arauak indargabetzea.

1.– Arautegi hau indarrean sartzen denean, indargabetuta geratuko dira UPV/EHUren ondorengo arau xedapenak eta jarraibideak:

– UPV/EHUko Erregistro Orokorraren Antolaketa eta Funtzionamendurako eta Erregistro Elektronikoa Sortzeko Arautegia, UPV/EHUko Gobernu Kontseiluaren 2012ko maiatzaren 16ko erabaki bidez onartu zena (EHAA, 2012ko ekainak 18) eta haren aldaketa, UPV/EHUren Gobernu Kontseiluaren 2013ko apirilaren 25eko erabaki bidez onartu zena (EHAA, 2013ko maiatzak 13).

– UPV/EHUren bitarteko elektronikoen erabilera arautzeko eta Egoitza Elektronikoa sortzeko Arautegia (EHAA, 2014ko irailak 6).

– UPV/EHUko Gobernu Kontseiluaren erabakia, 2014ko apirilaren 10eko bilkuran hartutakoa, UPV/EHUren Dokumentuak Kudeatu eta Artxibatzeko Politika onartzen duena.

– UPV/EHUren Egoitza Elektronikoaren funtzionamendua eta edukia arautzen dituen Arautegia (EHAA, 2014ko abenduak 15).

– UPV/EHUko idazkari nagusiaren Erabakia, 2020ko apirilaren 30ekoa, UPV/EHUko kide anitzeko organoen bilera telematikoen edo urrutitik egindako bileren funtzionamendurako jarraibideak onartzeko dena.

– Erabakia, UPV/EHUko Idazkari Nagusiarena, 2021eko apirilaren 28koa, gai hauei buruzko jarraibideak onartzekoa: erregistro gaietan laguntzeko bulegoak; eskaerak, idazkiak edo bestelako komunikazioak gaitutako funtzionario publikoaren bidez aurkeztea UPV/EHUn; eta gaitutako funtzionario publikoen erregistroa.

– Erabakia, UPV/EHUko idazkari nagusiarena, 2021eko apirilaren 28koa, interesdunak eta UPV/EHUko langileak harreman elektronikoetan identifikatzeko eta sinadura elektronikoa erabiltzeko jarraibidea onartzekoa.

2.– Halaber, indargabetu egingo dira arautegi honetan xedatutakoaren aurka dauden maila bereko edo apalagoko UPV/EHUren xedapen guztiak.

AZKEN XEDAPENETAN LEHENENGOA.– Aurreikusten ez diren kasuak.

Arautegi honetan aurreikusten ez diren kasuei dagokienez, administrazio prozedurari buruzko oinarrizko legeria bete beharko da eta, zehazki, 39/2015 Legea, urriaren 1ekoa, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearena; 40/2015 Legea, urriaren 1ekoa, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoarena; eta 203/2021 Errege Dekretua, martxoaren 30ekoa, sektore publikoaren bitarteko elektronikoen bidezko jardunaren eta funtzionamenduaren erregelamendua onartzen duena, aplikatzekoa den guztian.

Azterketa dokumentala