Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkaria

92. zk., 2024ko maiatzaren 13a, astelehena

Hemen ikusgai dauden gainerako formatuen edukia PDF dokumentu elektroniko ofizial eta jatorrizkoa eraldatuz lortu da

XEDAPEN OROKORRAK

KULTURA ETA HIZKUNTZA POLITIKA SAILA

2238

54/2024 DEKRETUA, apirilaren 30ekoa, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseiluarena.

Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legea mugarri bat da dokumentuen eta artxiboen balioaren ikuskeran, ondare historikoari lotutako ikusmoldetik dokumentuen bizi-ziklo integrala ardatz duen beste ikusmolde batera igaro baita, non erdian jartzen den dokumentu horien kudeaketak gizarte digitalaren testuinguruan planteatzen dituen erronkei erantzutea.

5/2022 Legearen 21.2 artikuluak ezartzen duenez, «Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistema Euskal Autonomia Erkidegoko artxibo-sistemen artxibo-lankidetzarako gune komuna da». Artikulu bereko laugarren paragrafoan, Artxiboen Sisteman dokumentuak kudeatzeko lankidetza, koordinazioa eta aholkularitza garatzeko diziplina anitzeko kide anitzeko bi organo sortzea aurreikusten da: Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseilua eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentuak Balioetsi, Hautatu eta Eskuratzeko Batzordea.

Dekretu honek Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseiluaren osaera, antolaketa eta funtzionamendua arautzen ditu. Kontseilu hori Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemaren kudeaketan aholkularitzaz arduratzen den diziplina anitzeko kide anitzeko organoa da, eta haren aurrekaria Dokumentu Ondarearen eta Artxiboen Aholku Kontseilua da, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Zerbitzuen Araudia eta Dokumentu Ondarea arautzen duten Arauak onartzen dituen azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuaren VI. kapituluaren lehenengo atalak sortu eta araututakoa.

Ondorioz, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseilua arautzeko erregelamendu-xedapen hau onartzen da, 5/2022 Legearen azken xedapenetako lehenengoak Eusko Jaurlaritzari emandako baimena baliatuz, xedapen horiek betetzen direla bermatzeko beharrezkoak diren mota horretako xedapen guztiak emateko.

Beraz, Kultura eta Hizkuntza Politikako sailburuaren proposamenez, dagozkion txostenak eman ondoren, Euskadiko Aholku Batzorde Juridikoarekin bat etorriz, eta Gobernu Kontseiluak 2024ko apirilaren 30ean egindako bilkuran eztabaidatu eta onartu ondoren, honako hau

XEDATZEN DUT:

1. artikulua.– Xedea, izaera eta atxikipena.

1.– Dekretu honen xedea da Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo eta Dokumentu Ondarearen Kontseiluaren (aurrerantzean, Kontseilua) osaera, antolaketa eta funtzionamendua arautzea.

2.– Kontseilua diziplina anitzeko kide anitzeko aholkularitza-organoa da, eta Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema kudeatzeko aholkularitza ematen du.

3.– Kontseilua Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen zuzendaritzari atxikita dago organikoki.

2. artikulua.– Eginkizunak.

Kontseiluak eginkizun hauek izango ditu:

a) Agiriak eta artxiboak kudeatzeari buruzko edozein arauren gaineko informazioa ematea hala eskatzen duten erakunde hauei:

1.– Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa, administrazio orokorrak eta sektore publiko instituzional autonomoak osatua.

2.– Lurralde historikoetako sektore publikoa, administrazio orokorrak eta foru-erakundeen sektore publikoak osatua.

3.– Euskal Autonomia Erkidegoko toki-erakundeak eta tokiko sektore publiko instituzionala.

4.– Eusko Legebiltzarra, Arartekoa eta Herri Kontuen Euskal Epaitegia.

5.– Lurralde historikoetako batzar nagusiak.

6.– Euskal Herriko Unibertsitatea.

7.– Euskal Autonomia Erkidegoan zerbitzu publikoak ematen dituzten edo administrazio-ahalak erabiltzen dituzten pertsona fisiko eta juridiko pribatuak.

8.– Euskal Autonomia Erkidegoko dokumentu-ondarea zaintzen duten artxibo pribatuen titularrak diren pertsona fisiko eta juridikoak.

b) Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sisteman sartuta ez dauden sektore publikoko entitateen titulartasuneko dokumentuei dagozkien Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondareari buruzko deklarazio- eta kanporatze-prozeduretan irizpenak egitea.

c) Profil profesionalen katalogo bat proposatzea, erreferentzia gisa, maila eta funtzio bakoitzerako eskatutako titulazio eta gaitasunekin.

d) Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema kudeatzeko eskumena duen zuzendaritzak eskuordetzen dizkion eginkizunak eta araudiak ezartzen dituenak betetzea.

3. artikulua.– Osaera eta egoitza.

1.– Kontseilua kide hauek osatuko dute:

a) Kontseiluburua: artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzako titularra.

b) Kontseiluburuordea: Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Sistemaren Kudeaketa Zerbitzuko ordezkaria, artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzako titularrak izendatua.

c) Hamabost kontseilukide, osaera honen arabera:

1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoko Artxibo Sistemaren kudeaketan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako sailak izendatutako pertsona bat.

2.– Euskadiko Artxibo Historikoaren arduraduna.

3.– Artxiboetan dedikazio profesional espezifikoa duten hiru pertsona: bat Arabako Foru Aldundiak esleitua, beste bat Bizkaikoak eta beste bat Gipuzkoakoak. Horietako bakoitza izendatu duen foru-aldundiaren ordezkaria izango da.

4.– Euskadiko Udalen Elkartea-Asociación de Municipios Vascos, Eudelek izendatutako bi pertsona, funtzioak udal-entitateetan betetzen dituzten sektoreko profesionalen artetik.

5.– Eusko Legebiltzarrak izendatutako pertsona bat, artxiboetan berariazko dedikazio profesionala duena.

6.– Hiru batzar nagusien ordezkari bana, artxiboetan dedikazio profesional espezifikoa dutenak, kasuan kasuko erakundeak izendatuak.

7.– Bi pertsona, Euskal Autonomia Erkidegoko dokumentu-kudeaketa integraleko profesionalen elkarteen ordezkari gisa.

8.– Artxiboetan berariazko dedikazio profesionala duen pertsona bat, Euskal Herriko Unibertsitateak hura ordezka dezan izendatua.

9.– Historia Garaikidean edo Zuzenbidearen eta Erakundeen Historian espezialista den pertsona bat, artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzaren titularrak Euskal Herriko Unibertsitateko irakasleen artetik izendatua.

d) Idazkaria: Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen zuzendaritzako titularrak izendatutako pertsona bat, bere aholkularitza juridikoko teknikarien artetik. Kontseiluko idazkari-lanak egingo ditu, eta bileretan hitza izango du, baina botorik ez.

2.– Artxiboen eta dokumentu-ondarearen eskumena duen Eusko Jaurlaritzako sailaren titularraren agindu baten bidez izendatuak izango dira Kontseiluko kide guztiak, beren karguagatik izendatuak izan diren kideak izan ezik. Kontseilukideen izendapenetan, gainera, ordezko bat aipatuko da, honako kasu hauetan jarduteko: kargua hutsik badago, kontseilukidea kanpoan edo gaixorik badago, edo legezko beste arrazoiren bat tartean bada.

3.– Kontseiluko kideen agintaldia –karguagatik kide direnena izan ezik– lau urtekoa izango da, eta iraupen bereko aldietarako berritu ahal izango da. Agintaldia amaitutakoan ere, beren funtzioak betetzen jarraituko dute, harik eta haien berriztapena edo ondorengo kideen izendapenak indarrean jartzen diren arte.

4.– Kontseiluko kideren bat bere karguagatik baldin bada kide, automatikoki utziko dio kide izateari, baldin eta izendatua izateko kontuan hartutako ezaugarri hori galtzen badu.

5.– Edozein arrazoirengatik sortzen diren postu hutsak hilabeteko epean beteko dira, egoera hori kontseiluko idazkariari jakinarazten zaionetik zenbatzen hasita, eta ordeztuari agintaldia amaitzeko geratzen zaion denborarako.

6.– Kontseiluak, egoki deritzonean, aholkularien laguntza eskatu ahal izango du, gai zehatzetan adituak direnena.

7.– Kontseiluko kideak izendatzeko orduan, Euskal Autonomia Erkidegoko bi hizkuntza ofizialetako hizkuntza-gaitasuna hartuko da kontuan, baita trebakuntza, gaitasun eta prestakuntza egokia duten emakume eta gizonen presentzia orekatua ere.

8.– Kide anitzeko organoaren administrazio-laguntza eta kudeaketa atxikita dagoen sailean dauden giza baliabideekin eta baliabide materialekin egingo da.

9.– Kontseiluaren egoitza Euskadiko Artxibo Historikoan egongo da.

4. artikulua.– Kontseiluburua.

1.– Hauek dira Kontseiluburuaren eginkizunak:

a) Kontseiluaren ordezkari izatea.

b) Ohiko eta ezohiko bilkuren deialdia erabakitzea, eta bilkura horien gai-zerrenda ezartzea.

c) Bilkuretako buru izatea, eztabaidak moderatzea, bilkura amaitutzat ematea edo luzatzea, eta hurrengo bilkuraren eguna finkatzea.

d) Kalitate-botoaz erabakitzea gerta daitezkeen berdinketak, erabakiak errazago hartzeko.

e) Kontseilua osatzen duten pertsona guztien parte-hartzea erraztea.

f) Kontseiluak hartutako erabakien aktak eta ziurtagiriak ikus-onestea eta sinatzea.

g) Artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen zuzendaritzako titularrari beharrezkotzat jotzen diren lantaldeak sortzeko proposatzea.

h) Bilkuretan edo bilkuren zati batean, gai-zerrendan agertzen diren gaietan espezializatutako pertsonek parte hartzeko baimena ematea, haien iritzia egokitzat jotzen denean.

i) Kontseiluburu izateak berez dakartzan gainerako funtzioak betetzea.

5. artikulua.– Kontseiluburuordea.

Hauek dira kontseiluburuordearen eginkizunak:

1.– Kontseiluburua ordezkatzea kargua hutsik dagoenean, kontseiluburua kanpoan denean, gaixorik dagoenean edo legezko beste arrazoiren bat dagoenean, eta haren eginkizun berberak betetzea Kontseiluaren bilkuretan.

2.– Kontseiluburuordea lehenengo paragrafoan jasotako kasuren batean badago, kide zaharrenak ordezkatuko du.

6. artikulua.– Idazkaria.

1.– Hauek dira idazkariaren eginkizunak:

a) Kide anitzeko organoaren jarduketen legezkotasun formala eta materiala zaintzea.

b) Bileretako gai-zerrenda prestatu eta bidaltzea.

c) Kontseiluburuak aginduta, bilkuretarako deialdia egitea.

d) Kontseiluarentzako idatziak jaso eta erregistratzea.

e) Gaiak bideratzea, bilkuretako aktak idaztea eta baimentzea, eta horien ziurtagiriak egitea.

f) Kontseiluak izapidetutako espediente eta dokumentuak kontrolatzeaz eta artxibatzeaz arduratzea.

g) Kontseiluaren erabakien erregistroa egitea eta eguneratuta edukitzea.

h) Kide anitzeko organo bateko idazkari izateak berez dakartzan beste funtzioak.

2.– Batzordeko idazkaririk ez badago, edo idazkaria gaixorik badago edo legezko beste arrazoiren batengatik kanpoan bada, artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzako titularrak izendatuko du, bere aholkularitza juridikoko teknikarien artean, batzordeko idazkari gisa aldi baterako jardungo duen pertsona.

7. artikulua.– Kontseilukideak.

1.– Honako hauek dira kontseilukideen eginkizunak:

a) Esleitzen zaizkien eginkizunak betetzeko beharrezkoa den informazioa eskuratzea eta prestatzea.

b) Egiten diren bilkuretan parte hartzea eta egokitzat jotzen dituzten iritziak ematea, erabaki egokia hartu ahal izateko.

c) Botoa emateko eskubidea erabiltzea. Hartutako erabakiarekin bat ez badator, boto partikularra eman ahal izango du, eta erabakiaren aurka egiteko arrazoiak adieraziko ditu.

d) Kontseiluaren eskumenen esparruan proposamenak eta ekimenak planteatzea.

8. artikulua.– Bilkuretarako deia.

1.– Kontseilua ohiko bilkuretan eta ezohiko bilkuretan bildu ahal izango da.

2.– Kontseilua urtean behin bilduko da, gutxienez, ohiko bilkuran, eta ezohiko bilkuran, berriz, kontseiluburuak dei egiten duen guztietan, gaiaren presagatik edo kideen heren batek hala eskatu duelako.

3.– Ohiko bilkurak gutxienez hamabost egun natural lehenago deituko dira. Epe hori bera aplikatuko zaie ezohiko bilkurei, salbu eta kontseiluburuak premiazko bilkura egin behar dela irizten dionean; kasu horretan, deialdia gutxienez bi egun natural lehenago egingo da.

4.– Bilkuretarako deialdia Kontseiluko kideek jaso dutela egiaztatzen duen edozein bide erabiliz egingo da.

5.– Deialdiak bilkuraren lekua, eguna, ordua eta aztertu beharreko gaien zerrenda jaso beharko ditu, bai eta Kontseiluko kideek eztabaidatu, iritzia eman eta erabakiak hartu ahal izateko behar den informazioa ere. Deialdiak bilkura egiteko lehenengo eta bigarren deialdia aurreikusiko ditu. Bi deialdien artean ordu erdiko tartea egon beharko da, gutxienez.

6.– Bilkura bakoitzean aztertu beharreko gaien proposamena idazkariari jakinarazi beharko zaio, bilkurarako deialdia egin baino hilabete lehenago gutxienez, egokia den edo ez balioesteko eta gai-zerrendan sartzeko, premiazko bilkurari buruzkoa izan ezik.

9. artikulua.– Bilkuren araubidea.

1.– Bilkurak aurrez aurre edo urrutitik egin ahal izango dira.

2.– Kontseiluaren eraketa baliozkoa izan dadin, kontseiluburua edo kontseiluburuordea, idazkaria, edo horiek ordezkatuko dituztenak, eta gutxienez kontseilukideen erdiak bertaratu behar dira.

3.– Kontseiluburuak gai-zerrendako gaietako adituen parte-hartzea baimendu ahal izango du bilkuretan edo bilkuren zatiren batean, aditu horien iritzia jasotzea komenigarria dela irizten bazaio. Pertsona horiek, nolanahi ere, hitza izango dute, baina botorik ez.

4.– Bilkura urrutitik egiten bada, bilkura egiteko baldintzak eta konexio-sistema adierazi beharko dira deialdian.

5.– Urrutitik eginiko bilkura baliozkotzat jotzeko, bitarteko elektronikoen (telefonoak eta ikus-entzunezko gailuak barne) bidezko konexioa etenik gabea dela bermatu behar da bilkurak irauten duen bitartean, kideen edo horien ordezkoen identitatea, parte-hartzeen edukia, parte-hartzeak egiteko unea eta bilkurako bertaratu guztien arteko interaktibitatea eta interkomunikazioa denbora errealean berma daitezen. Besteak beste, baliozko bitarteko elektronikoen artean egongo dira posta elektronikoa, audiokonferentziak eta bideokonferentziak.

10. artikulua.– Erabakiak hartzeko araubidea.

1.– Ezin izango da eztabaidatu edo erabakirik hartu deialdiko gai-zerrendan sartuta ez dauden gaiei buruz, salbu eta kontseilukide guztiak bertan badaude eta gaia presakotzat jotzen bada gehiengoaren aldeko botoaz.

2.– Erabakiak bertaratutakoen botoen gehiengoz hartuko dira. Berdinketarik egonez gero, kontseiluburuak kalitateko botoa izango du.

3.– Bilkura aurrez aurre egiten ez bada, erabakiak kide anitzeko organoaren egoitza dagoen lekuan hartu direla ulertuko da, eta, halakorik ez badago, kontseiluburua dagoen tokian.

11. artikulua.– Bilkuren akta eta erabakien ziurtagiria.

1.– Idazkariak Kontseiluak egiten dituen bileren akta egingo du.

2.– Bileran izango diren Kontseiluko kideen zerrenda, gai-zerrenda, bilera non eta noiz egin den, eztabaidetako puntu nagusiak eta hartutako erabakien edukia jasoko dira aktan. Gainera, hartutako erabakiei boto partikularrak ematen bazaizkie, boto horien oinarri diren arrazoiekin batera jasoko ditu.

3.– Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu-kudeaketa Integralaren eta Dokumentu-ondarearen ekainaren 23ko 5/2022 Legearen 18. eta 19. artikuluetan, hurrenez hurren, jasotako aurreikuspenei jarraikiz, Kontseiluak dokumentu-ondarea deklaratzeko edo kanpo uzteko prozedurarako aurreikusitako nahitaezko txostena egiten badu, txosten hori jasoko du aktak.

4.– Idazkariak Kontseiluko kideei bidaliko die akta, bitarteko elektronikoak erabiliz. Kide horiek bi aste izango dituzte, bitarteko berberak erabiliz, testuarekin ados daudela esateko edo eragozpenak adierazteko, testua onar dadin. Epe horren barruan erantzunik jaso ez bada, onartutzat joko da.

5.– Kontseiluburuak, edo horien ordezkoak, kargua hutsik dagoenean, kanpoan denean, gaixorik dagoenean eta legezko beste arrazoiren bat dagoenean, eta idazkariak akta sinatuko dute, onartu ondoren.

6.– Aktak, kudeaketari buruzko urteko memoria eta onartutako gainerako informazio garrantzitsua EAEko Administrazio Publikoaren gardentasun-atarian argitaratuko dira, jendeak eskura ditzan.

12. artikulua.– Kontseiluaren bilkuretara joateagatiko konpentsazio ekonomikoa.

1.– Kontseiluko kideek ez dute inolako ordainsaririk jasotzeko eskubiderik izango kide anitzeko organoko kide izateari dagozkion jarduerengatik. Hala ere, organo horren bileretara joateagatik konpentsazio ekonomikoa jasotzeko eskubidea izango dute, baita bilera egiten den lekuraino egindako joan-etorrien gastuengatiko kalte-ordaina ere.

2.– Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoetako batean betetzen duen kargua edo lanpostua dela-eta Kontseiluko kide denean, ez da inola ere konpentsazio ekonomikorik jasotzeko eskubiderik sortuko bileretara joateagatik.

3.– Bileretara joateagatiko konpentsazio ekonomikoak eta joan-etorrien gastuengatiko kalte-ordainak kalkulatzeko, zerbitzuen ondoriozko kalte-ordainei buruzko otsailaren 2ko 16/1993 Dekretuan edo hura ordezten duen arauan xedatutakoaren arabera jokatuko da.

13. artikulua.– Lantaldeak sortzea.

1.– Kontseiluak lantalde espezializatuak sortu ahal izango ditu, egoki iritzitako gaietan iritzia emateko.

2.– Artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen zuzendaritzako titularrak emango du lantaldeak sortzeko ebazpena, gutxienez eduki honekin:

a) Ezaugarriak eta helburuak.

b) Jarduteko epea.

c) Egitura, kideak eta funtzionamendua.

3.– Kontseilukide batek koordinatuko ditu lantaldeak, eta gehienez ere lau kidek osatuko dituzte; horietako batek idazkari-lanak egingo ditu.

4.– Lantalde horietako kideek bertaratzeagatik konpentsazio ekonomikoa jasotzeko eskubidea izango dute; halaber, bidaia-gastuengatik kalte-ordaina jasotzeko eskubidea izango dute, otsailaren 2ko 16/1993 Dekretuan edo hori ordezten duen arauan aurreikusitakoaren arabera.

AZKEN XEDAPENETAKO LEHENENGOA.– Ordezko araubidea.

Dekretu honetan eta Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo eta Dokumentu Ondarearen Kontseiluak onartzen dituen funtzionamendu-arauetan xedatzen ez den guztirako, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoaren urriaren 1eko 40/2015 Legean eta Euskal Sektore Publikoaren maiatzaren 12ko 3/2022 Legean kide anitzeko organoak arautzeko jasota dagoen erregulazioa aplikatuko da.

AZKEN XEDAPENETAKO BIGARRENA.– Indarrean jartzea.

Dekretu hau Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratu eta hurrengo egunean jarriko da indarrean.

Vitoria-Gasteizen, 2024ko apirilaren 30ean.

Lehendakaria,

IÑIGO URKULLU RENTERIA.

Kultura eta Hizkuntza Politikako sailburua,

BINGEN ZUPIRIA GOROSTIDI.

Azterketa dokumentala