Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkaria

218. zk., 2014ko azaroaren 14a, ostirala

Hemen ikusgai dauden gainerako formatuen edukia PDF dokumentu elektroniko ofizial eta jatorrizkoa eraldatuz lortu da

XEDAPEN OROKORRAK

DATUAK BABESTEKO EUSKAL BULEGOA

4867

EBAZPENA, 2014ko urriaren 31koa, Datua Babesteko Euskal Bulegoaren zuzendariarena, datu pertsonaldun fitxategiak sortu, aldatu edo ezabatu direla Datuak Babesteko Erregistrora jakinarazteko inprimaki elektronikoak onartzen dituena eta jakinarazpenak nola izapidetu arautzen duena.

Datu Pertsonaletarako Jabetza Publikoko Fitxategiei eta Datuak Babesteko Euskal Bulegoa sortzeari buruzko otsailaren 25eko 2/2004 Legearen 18. artikuluak Datuak Babesteko Erregistroa sortzen du, Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren barruan egongo dela xedatzen du, eta Datuak Babesteko Erregistroan 2/2004 Legearen 2.1 artikuluan zerrendatutako administrazioek, entitateek, erakundeek eta korporazio publikoek, beraien zuzenbide publikoko ahalak gauzatzeko, sortu edo kudeatu behar dituzten datu pertsonaldun fitxategiak inskribatu beharko direla ere ezartzen du.

Urriaren 18ko 309/2005 Dekretuaren bitartez onartu zen Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren Estatutuaren 9. artikuluak xedatzen du zein diren Datuak Babesteko Erregistroaren eginkizunak, eta horietako bat da datu pertsonaldun fitxategien idazpenen edukia aldatzeko, indargabetzeko eta inskribatzeko espedienteak izapidetzea. Estatutuaren 7.2 artikuluak dioenez, Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren zuzendariak du hori ebazteko ahala.

Otsailaren 25eko 2/2004 Legea garatzen duen urriaren 18ko 308/2005 Dekretuaren 2. artikuluak dio Euskal Autonomia Erkidegoko erakunde publikoek, beraiek sortu edo kudeatutako datu pertsonalen fitxategiak sortu, aldatu edo ezabatzeko egindako eragiketen berri emango diotela Datuak Babesteko Euskal Bulegoari, Datuak Babesteko Erregistroan inskripzioa egiteko; eta horretarako, Datuak Babesteko Euskal Bulegoak egindako eredu normalizatua erabiliko dutela.

Horrekin lotuta, Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren zuzendariaren 2005eko uztailaren 21eko Ebazpenak Datuak Babesteko Euskal Bulegoko Datuak Babesteko Erregistroan fitxategiak sortzeko, aldatzeko edo ezabatzeko inskripzioa eskatzeko eredu normalizatuak eta bitartekoak ezarri zituen. Ebazpenak, jakinarazpenak izapidetzeko ereduak normalizatzen ditu, paper euskarrian egiten direnak eta euskarri digitalean egiten direnak ere bai, programa informatiko baten bidez. Denbora luze igaro denez uztailaren 21eko Ebazpena onartu zenetik, bitarte horretan hainbat aldaketa egon dira esparru teknologikoan eta juridikoan, eta, horren ondorioz, DBEBko Datuak Babesteko Erregistroari jakinarazpenak egiteko prozedura eta tresnak eguneratu egin behar dira.

Alderdi teknologikoari dagokionez, fitxategiak jakinarazteko prozedura berriak lehengo aplikazioa ordeztuko du. Aplikazio zaharra DBEBren Interneteko ataritik aldez aurretik ordenagailura jaitsi beharreko programa bat zuen oinarrian. Prozedura berria, ordea, Interneteko aplikazio interaktibo bat da, eta jadanik deklaratuta dauden fitxategiak errazago kontsultatzea eta berreskuratzea ahalbideratzez gain, sartutako informazioa linean baliozkotzen du, eta jasotako informazioa DBEBren zerbitzarietan gordetzen du.

Era berean, maiz erabiltzen diren fitxategiak ere errazago jakinarazteko aukera ematen du; eta, horretarako, hainbat txantiloi eskaintzen ditu, atal batzuk aldez aurretik beteta dauzkatenak, fitxategi horien berariazko ezaugarriak kontuan hartuta.

Paper euskarrian jakinarazpenak egiteko aukerarik ez da egongo, Datuak Babesteko Erregistrora jakinarazpenak egiteko obligazioa duten erakunde publikoek jadanik bermatuta dituztelako bai sarbidea bai baliabide teknologikoak ere. Horren atzean dagoen arrazoia da administrazio publikoek beste administrazio publikoekin dituzten harremanak batez ere baliabide elektronikoen bidez burutu behar dituztela aurrerantzean, hala xedatzen baitute Herritarrek zerbitzu publikoetarako sarbide elektronikoa izateari buruzko ekainaren 22ko 11/2007 Legearen 27.7 artikuluak eta Euskal Autonomia Erkidegoan Administrazio Elektronikoari buruzko otsailaren 21eko 21/2012 Dekretuaren 29. artikuluak.

Bestalde, Datu Pertsonalak Babesteari buruzko abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoa garatzen duen Erregelamendua onartzen duen abenduaren 21eko 1720/2007 Errege Dekretuaren 55.3 artikuluak dio fitxategi bat autonomia-erkidego baten kontrol-agintearen eskumenpekoa baldin bada, autonomia-erkidegoko aginte eskumendunari eman beharko zaiola fitxategiaren berri, eta haren ardura izango dela inskripzioa Datuak Babesteko Erregistro Nagusira bidaltzea.

Ondorioz, eta 2/2004 Legearen 17. artikuluak Datuak Babesteko Euskal Bulegoari esleitutako ahalez baliatuta, honakoa

XEDATZEN DUT:

1. artikulua.– Inprimaki elektronikoak onartzea.

1.– Honen bidez onartu egiten dira otsailaren 25eko 2/2004 Legearen 2.1 artikuluan zerrendatutako administrazioek, entitateek, erakundeek eta korporazio publikoek, beraien zuzenbide publikoko ahalak gauzatzeko, sortu edo kudeatu behar dituzten datu pertsonaldun fitxategiak sortzeko, aldatzeko edo ezabatzeko xedapenak edo erabakiak Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren Datuak Babesteko Erregistrora jakinarazteko erabili behar diren inprimaki elektronikoak.

2.– Inprimaki elektronikoak Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren Interneteko atarian egongo dira eskuragarri, linean bete eta modu elektronikoan bidaltzeko, honako helbide elektronikoaren (Url) bidez: http://www.avpd.es/erregistro. Inprimakiak bete eta bidaltzeko argibideak ere bertan egongo dira. Ebazpen honen I. Eranskinean inprimaki elektronikoen irudi-kaptura batzuk jaso dira.

2. artikulua.– Inprimaki elektronikoen edukia.

1.– Inprimaki elektronikoen bidez egiten diren jakinarazpenek honakoei buruzko informazioa jasoko dute:

a) Fitxategia sortu, aldatu edo ezereztu egin duela jakinarazi duen organismoaren identifikazioa.

b) Fitxategia sortu, aldatu edo ezerezteko xedapenaren edo erabakiaren identifikazioa.

c) Sortu, aldatu edo ezereztu den fitxategi bakoitzari buruzko informazioa, xedapenean edo erabakian argitaratutakoa kontuan hartuta.

d) Deklarazioa egiten duen pertsonaren identifikazioa eta harremanetarako kontaktua.

2.– Inprimaki elektronikoetan sailkatuta agertuko dira sortu, aldatu edo ezereztutako fitxategi bakoitzari buruzko sortze, aldatze edo ezerezte xedapenean edo erabakian jaso behar diren aurreikuspenak, denak abenduaren 13ko Lege Organikoa garatzen duen Erregelamendua onartzen duen abenduaren 21eko 1720/2007 Errege Dekretuaren 54. artikuluan xedatutakoarekin bat. Horiez gain, inprimakiek Datuak Babesteko Erregistro Nagusiarekin bateragarriak izateko behar diren beste hainbat datu ere jasoko dituzte, Datuak Babesteko Espainiako Agentziaren zuzendariaren 2006ko uztailaren 12ko Ebazpen bidez onartutako formatu eta betekizunekin bat.

a) Fitxategiak sortzeko jakinarazpenetan I. Eranskinean adierazitako inprimakietan ageri diren atal guzti-guztiak bete beharko dira, aukeran betetzekoak edo bete behar ez direnak salbu.

b) Fitxategiak aldatzeko edo ezabatzeko jakinarazpenetan, aldatu edo ezabatu beharreko fitxategia identifikatu egin beharko da, eta, horretarako, fitxategia sortu zenean Datuak Babesteko Erregistroak esleitu zion «fitxategi kodea» erabili beharko da.

c) Fitxategiak aldatzeko jakinarazpenetan, zein atal aldatu behar diren adierazi beharko da, eta atal horiek bakarrik bete.

d) Fitxategiak ezezteko jakinarazpenetan, azaldu egin beharko da zergatik ezereztuko den fitxategia, eta zer gertatuko den datuekin edo datuak suntsitzeko zein neurri hartu diren. Datuak beste fitxategi batean txertatzeko asmoa edukiz gero, fitxategi hartzailearen «fitxategi kodea» ere adierazi beharko da.

3.– Deklarazioa egiten duen pertsonaren datu pertsonalak «Datuak Babesteko Erregistroan» izeneko datu pertsonaldun fitxategian jasoko dira. Fitxategi hori Bulegoko datu pertsonalen fitxategiak sortzen dituen Datuak Babesteko Euskal Bulegoko zuzendariaren 2005eko irailaren 12ko Ebazpenaren bidez sortu zen.

3. artikulua.– Datuak Babesteko Erregistroari jakinaraztea.

1.– Fitxategiaren arduradunek Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren Datuak Babesteko Erregistroari jakinarazi beharko diote fitxategiren bat sortu, aldatu edo ezereztu behar badute, bai eta fitxategia inskribatzeko eskatu ere, xedapenari edo erabakiari dagokion aldizkari ofizialean argitaratu eta hogeita hamar eguneko epean. Jakinarazpena egin ezean, otsailaren 25eko 2/2004 Legearen 22.2.c) artikuluak aipatzen den arau-haustea egingo da.

2.– Jakinarazpenak inprimaki elektronikoen bidez bakarrik egin ahal izango dira, eta modu elektronikoan bidali beharko dira Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren Interneteko atariaren bidez. Gorabehera teknikoren bat gertatzen bada eta inprimakiak ez badaude erabilgarri edo inprimakiak bidaltzea ezinezkoa bada, gertatutakoaren berri eman beharko da posta elektroniko bidez (registro.ficheros@avpd.es), Datuak Babesteko Erregistroak izapidetu dezan ofizioz inskripzioa.

3.– Bidalketa elektroniko berean bidaltzen diren fitxategien multzoari «jakinarazpen lotea» deritzo. Jakinarazpen lote bakoitzak xedapen edo erabaki bakarra izango du, eta organismo deklaratzaile nagusiarekin lotura organikoa duten fitxategi-arduradun baten baino gehiagoren fitxategiak sortzea, aldatzea edo ezereztea jaso dezake.

a) Erabiltzaileari ez zaio identifikaziorik eskatuko inprimaki elektronikoetan sartzeko eta linean betetzeko. Lehenengo inprimakiko datuak bete eta gero, sistemak erreferentzia bat edo «lote kode» bat emango du, aurrerantzean «jakinarazpen kode» horretan sartu ahal izateko.

b) Erabiltzailea inprimakia linean betetzen ari bada, baina betetzeari uzten badio, inprimakiko informazioa Datuak Babesteko Erregistroaren zerbitzarietan gordeta geratuko da aldi batean. Inprimakia betetzen segitu ahal izango da geroago, hasieran eman dioten erreferentzia edo «lote kodea» sartuta.

4.– Jakinarazpen lotearen bidalketa elektronikoa egitean, deklarazioa egiten duen pertsonari identifikazio datuak eta harremanetarako kontaktua eskatuko zaizkio, Datuak Babesteko Erregistroan inskripzioa egiteko espedientea izapidetzen ari den bitartean egon daitekeen edozein gorabehera konpontzeko solaskide bat izateko.

4. artikulua.– Jakinarazpena izapidetzea.

1.– Jakinarazpena modu elektronikoan jasotakoan, Datuak Babesteko Erregistroak berrikusi eta baliozkotu egingo du jakinarazpen lotean jasotako informazioa.

a) Xedapena edo erabakia identifikatzeko datuek ez dutenean balio dena delako aldizkari ofiziala aurkitzeko, deklarazioa egin duen pertsonari eskatuko zaio akatsa zuzentzeko hamar eguneko epean. Berarekin harremanetan jartzeko adierazitako kontaktuak erabiliko dira horretarako. Epea igaro eta ez bada lortu xedapena edo erabakia identifikatzea edo topatzea, jakinarazpena baliogabetzat joko da.

b) Hutsak edo omisioak daudenean, edo argi ez dagoenean inprimakietan jasotakoa eta xedapenean edo erabakian jasotakoa guztiz bat datozen, argibideak eskatuko zaizkio deklarazioa egin duen pertsonari. Berarekin harremanetan jartzeko adierazitako kontaktuak erabiliko dira horretarako. Hala badagokio, Datuak Babesteko Erregistroak ofizioz zuzenduko ditu inprimakietako hutsak, xedapenean edo erabakian argitaratutakoarekin bat etortzeko.

2.– Jakinarazpen lotea berrikusita eta baliozkotuta dagoenean, Datuak Babesteko Erregistroak Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren zuzendariari bidaliko dio jakinarazpen lote osoari buruzko ebazpen proposamena. Behar bezala jakinarazitako fitxategien idazpenen inskripzioa proposatuko da, honako kasuetan izan ezik:

a) Xedapenak edo erabakiak ez badu jasotzen Datu Pertsonalak Babesteari buruzko abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoa garatzen duen Erregelamendua onartzen duen abenduaren 21eko 1720/2007 Errege Dekretuaren 54. artikuluak xedatutako informazioa.

b) Xedapenak edo erabakiak hutsak edo omisioak baditu, eta horiek zuzentzeko, xedapena edo erabakia aldatu behar bada. Eta batez ere, esleitutako segurtasun mailaren eta fitxategiaren ezaugarrien artean konkordantziarik ez badago.

c) Helburuak, aurreikusitako erabilerek, bildutako informazioak edo aurreikusitako lagapenek ez badituzte kalitateari buruzko eta bereziki babestutako datuei buruzko printzipioak eta datu babesari buruzko legedian jasotako gainontzeko printzipioak eta betebeharrak betetzen.

5. artikulua.– Zuzendariaren ebazpena.

1.– Datuak Babesteko Erregistroaren proposamena ikusi eta gero, Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren zuzendariak ebazpen bat egingo du, eta bertan honakoa erabakiko du fitxategi bakoitzaren gainean, hala badagokio:

a) Fitxategia sortu, aldatu edo ezabatzeko idazpena inskribatzea.

b) Inskripzioa ukatzea xedapenean edo erabakian fitxategiari buruz jasotako aurreikuspenak ez datozenean bat abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoarekin. Halakoetan, ebazpenak adierazi egin beharko du zergatik ezin den egin inskripzioa.

2.– Jakinarazpen lotea inskribatzeari buruzko ebazpena egin eta jakinarazteko, hilabeteko epea egongo da, jakinarazpenaren egunetik hasita. Epea igaro ostean, lotea osorik inskribatu dela ulertuko da.

3.– Fitxategiren baten inskripzioa ukatzen bada, ebazpenak hiru hileko epean xedapena edo erabakia aldatzeko eskatuko dio fitxategiaren arduradunari, eta xedapena edo erabakia berriro jakinarazteko ere bai.

4.– Datuak Babesteko Erregistroak dagozkion idazpenak inskribatuko ditu ebazpenean jasotakoaren arabera, eta sortutako fitxategi bakoitzari «fitxategi kode» bat esleituko dio, aurrerantzean erraz eta zehatz identifikatu ahal izateko fitxategia.

5.– Ebazpena fitxategiaren arduradunari jakinaraziko zaio, eta, hala badagokio, deklarazioa egin duenari era bai.

6. artikulua.– Datuak Babesteko Erregistro Nagusira helaraztea.

1.– Otsailaren 25eko 2/2004 Legearen 2.1 artikuluak aipatzen dituen fitxategien arduradunek Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren Datuak Babesteko Erregistrora bidali beharko dituzte fitxategiak sortzeko, aldatzeko edo ezabatzeko xedapenak edo erabakiak.

2.– DBEBren Datuak Babesteko Erregistroak ofizioz bidaliko ditu Datuak Babesteko Espainiako Agentziaren Datuak Babesteko Erregistro Nagusira bertan egindako inskripzioak; betiere, abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoa garatzeko Erregelamendua onartzen duen abenduaren 212ko 1720/2007 Errege Dekretuko 55.3 artikuluan aurreikusitakoarekin bat etorriaz.

XEDAPEN IRAGANKORRA

Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren zuzendariaren 2005eko uztailaren 21eko Ebazpenaren bidez onartutako eredu normalizatuak eta baliabideak erabilita DBEBren Datuak Babesteko Erregistrora egindako jakinarazpenak baliozkoak izango dira 2014ko abenduaren 22ra arte.

XEDAPEN INDARGABETZAILEA

Indargabetu egiten da Datuak Babesteko Erregistroan fitxategiak sortzeko, aldatzeko edo ezabatzeko inskripzioa eskatzeko eredu normalizatuak eta bitartekoak ezartzen dituen Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren zuzendariaren uztailaren 21eko Ebazpena.

AZKEN XEDAPENA

Ebazpen hau 2014ko abenduaren 1ean sartuko da indarrean.

Vitoria-Gasteiz, 2014ko urriaren 31.

Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren zuzendaria,

IÑAKI PARIENTE DE PRADA.

(Ikus .PDF)

Azterketa dokumentala