Boletín Oficial del País Vasco

N.º 92, lunes 13 de mayo de 2024

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DISPOSICIONES GENERALES

DEPARTAMENTO DE CULTURA Y POLÍTICA LINGÜÍSTICA

2238

DECRETO 54/2024, de 30 de abril, del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

La Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco representa un hito en la concepción del valor de los documentos y de los archivos, pasando de la visión vinculada al patrimonio histórico a otra centrada en el ciclo de vida integral de los documentos, y en dar respuesta a los retos que plantea su gestión en el contexto de la sociedad digital.

El artículo 21.2 de la Ley 5/2022 establece que «El Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco es el espacio común de cooperación archivística de los sistemas de archivo de la Comunidad Autónoma del País Vasco». El párrafo cuarto del mismo artículo contempla la creación de dos órganos colegiados multidisciplinares para el desarrollo de la cooperación, coordinación y asesoramiento en la gestión documental en el Sistema de Archivos: el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco y la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

El presente Decreto regula la composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental, órgano colegiado multidisciplinar encargado del asesoramiento en la gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco cuyo precedente lo encontramos en el Consejo Asesor de Patrimonio Documental y Archivos, creado y regulado por la sección primera del capítulo VI del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las Normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco.

En consecuencia, se aprueba esta disposición reglamentaria destinada a regular el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, en el ejercicio de la autorización dada al Gobierno Vasco por la disposición final primera de la Ley 5/2022 para dictar cuantas disposiciones de ese tipo resulten precisas para garantizar su cumplimiento.

En su virtud, a propuesta del Consejero de Cultura y Política Lingüística, habiendo sido previamente emitidos los informes correspondientes, de acuerdo con la Comisión Jurídica Asesora de Euskadi, y previa deliberación y aprobación del Consejo de Gobierno en su sesión celebrada el día 30 de abril de 2024,

DISPONGO:

Artículo 1.– Objeto, naturaleza y adscripción.

1.– Constituye el objeto del presente Decreto la regulación de la composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad autónoma del País Vasco (en adelante, el Consejo).

2.– El Consejo es un órgano colegiado multidisciplinar destinado al asesoramiento en la gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

3.– El Consejo está adscrito orgánicamente a la dirección competente en materia de archivos y patrimonio documental del Gobierno Vasco.

Artículo 2.– Funciones.

1.– El Consejo ejercerá las siguientes funciones:

a) Informar a las siguientes entidades que lo soliciten sobre cualquier norma que afecte a las funciones relativas a la gestión documental y de los archivos:

1.º El sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco, integrado por su Administración general y por el sector público institucional autónomo.

2.º El sector público de los territorios históricos, integrado por su Administración general y por el sector público institucional foral.

3.º Las instituciones locales de la Comunidad Autónoma del País Vasco y el sector público institucional local.

4.º El Parlamento Vasco, el Ararteko y el Tribunal Vasco de Cuentas Públicas.

5.º Las juntas generales de los territorios históricos.

6.º La Universidad del País Vasco.

7.º Las personas físicas y jurídicas privadas que presten servicios públicos o ejerzan potestades administrativas en la Comunidad Autónoma del País Vasco.

8.º Las personas físicas y jurídicas titulares de archivos privados que custodian el Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

b) Informar en los procedimientos de declaración y de exclusión relativos al Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco correspondientes a documentos de titularidad de entidades del sector público no integradas en el Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

c) Proponer un catálogo de referencia de perfiles profesionales, con la titulación y las competencias requeridas para cada nivel y función.

d) Llevar a cabo todas aquellas funciones que se determine normativamente y cualesquiera otras que le delegue la dirección competente en la gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Artículo 3.– Composición y sede.

1.– El Consejo estará constituido por las siguientes personas miembros:

a) Presidente o presidenta: la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

b) Vicepresidente o vicepresidenta: la persona representante del Servicio de Gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

c) Quince vocales, según la siguiente composición:

1.º Una persona designada por el departamento del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivo del Sector Público de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

2.º La persona responsable del Archivo Histórico de Euskadi.

3.º Tres personas con dedicación profesional específica en archivos: una asignada por la Diputación Foral de Álava, otra por la de Bizkaia y otra por la de Gipuzkoa. Cada una de ellas obrará en representación de la diputación foral que la haya designado.

4.º Dos personas designadas por Euskadiko Udalen Elkartea-Asociación de Municipios Vascos, Eudel entre las personas profesionales del sector que desempeñen sus funciones en entidades municipales.

5.º Una persona con dedicación profesional específica en archivos designada por el Parlamento Vasco para que lo represente.

6.º Una persona con dedicación profesional específica en archivos, representante de cada una de las tres juntas generales, designadas por sus respectivas instituciones.

7.º Dos personas en representación de las asociaciones profesionales de la gestión documental integral de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

8.º Una persona con dedicación profesional específica en archivos designada por la Universidad del País Vasco para que la represente.

9.º Una persona, especialista en Historia Contemporánea o Historia del Derecho y de las Instituciones, designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco con competencia en materia de archivos y patrimonio documental entre el profesorado de la Universidad del País Vasco.

d) Secretario o Secretaria: una persona designada por la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre personal técnico de su asesoría jurídica, que ejercerá las funciones de secretaría del Consejo y asistirá a sus reuniones actuando con voz, pero sin voto.

2.– El nombramiento de las personas miembros del Consejo, salvo el de quienes lo sean por razón de su cargo, se efectuará por orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. Los nombramientos de los y las vocales incluirán, además, la designación de una persona suplente en caso de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal.

3.– El mandato de las personas miembros del Consejo, salvo el de quienes lo sean por razón de su cargo, será de cuatro años, renovables por períodos de igual duración. Una vez que expire su mandato, continuarán desempeñando sus funciones hasta que surta efecto su renovación o el nombramiento de la persona que les suceda.

4.– Aquellos miembros del Consejo que lo fueran por razón de su cargo, cesarán automáticamente con la pérdida de la condición en virtud de la cual fueron nombrados.

5.– Las vacantes que se produzcan por cualquier causa serán cubiertas en el plazo de un mes, desde que se comunique tal circunstancia al secretario o secretaria del Consejo, y por el tiempo que reste de mandato a la persona a quien se sustituya.

6.– Cuando se estime conveniente el Consejo podrá recabar la colaboración de personas asesoras, expertas conocedoras en materias concretas.

7.– En el nombramiento de personas para constituir o formar parte del Consejo se tendrá en cuenta la capacitación lingüística en las dos lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma del País Vasco, así como una presencia equilibrada de mujeres y hombres con capacitación, competencia y preparación adecuada.

8.– El apoyo administrativo y gestión del órgano colegiado se realizará con medios humanos y materiales existentes en el departamento al que este adscrito.

9.– El Consejo tendrá su sede en el Archivo Histórico de Euskadi

Artículo 4.– De la Presidenta o Presidente.

1.– Las funciones de la Presidencia son:

a) Ostentar la representación del Consejo.

b) Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias, así como establecer el orden del día de las mismas.

c) Presidir las sesiones, moderar el desarrollo de los debates y dar la sesión por finalizada o prorrogarla, fijando la fecha de la siguiente reunión.

d) Dirimir con su voto de calidad los posibles empates que se produzcan, a efectos de facilitar la adopción de acuerdos.

e) Facilitar la participación de todas las personas que componen el Consejo.

f) Visar y firmar las actas y certificaciones de los acuerdos adoptados por el Consejo.

g) Proponer a la persona titular de la dirección competente en materia de archivos y patrimonio documental la creación de grupos de trabajo que se consideren necesarios.

h) Autorizar en las sesiones o en parte de ellas, la participación de personas especializadas en los temas que figuren en el orden del día cuando su opinión se estime conveniente.

i) Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de Presidente o Presidenta.

Artículo 5.– De la Vicepresidenta o Vicepresidente.

Las funciones de la Vicepresidencia son:

1.– Sustituir a la Presidencia del Consejo en los casos de vacante, ausencia, enfermedad de estos últimos o por otra causa legal, y ejercer sus mismas funciones en las sesiones del Consejo.

2.– Si la Vicepresidenta o el Vicepresidente se encuentra en un caso de los contemplados en el párrafo primero, será sustituida o sustituido por el o la vocal de mayor edad.

Artículo 6.– De la Secretaria o Secretario.

1.– Las funciones de la Secretaría son:

a) Velar por la legalidad formal y material de las actuaciones del órgano colegiado.

b) Preparar y cursar el orden del día de las sesiones.

c) Efectuar la convocatoria de las sesiones por orden de la Presidenta o Presidente.

d) Recibir y registrar los escritos dirigidos al Consejo.

e) Preparar el despacho de los asuntos, redactar y autorizar las actas de cada sesión y expedir las certificaciones de las mismas.

f) Responsabilizarse del control y archivo de los expedientes y documentos tramitados por el Consejo.

g) Elaborar y tener actualizado el registro de acuerdos del Consejo.

h) Cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de secretario o secretaria de órgano colegiado.

2.– En los casos de vacante de la Secretaría de la comisión o de ausencia por enfermedad o por otra causa legal de quien haya sido nombrado Secretario o Secretaria de la misma, la persona titular de la dirección del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental designará, entre el personal técnico de su asesoría jurídica, a la persona que transitoriamente ejerza como Secretario o Secretaria de la comisión.

Artículo 7.– De los y las vocales.

1.– Son funciones de los y las vocales:

a) Obtener y preparar la información precisa para cumplir las funciones asignadas.

b) Participar en las reuniones que se celebren y emitir las opiniones que consideren oportunas en aras a adoptar el acuerdo oportuno.

c) Ejercer su derecho al voto, pudiendo formular un voto particular, en caso de discrepancia con el acuerdo adoptado, en el que expresará las causas que le lleven a oponerse.

d) Plantear propuestas e iniciativas dentro del ámbito de las competencias del Consejo.

Artículo 8.– Convocatoria de las sesiones.

1.– El Consejo se podrá reunir en sesiones ordinarias y en sesiones extraordinarias.

2.– El Consejo se reunirá en sesión ordinaria al menos una vez al año, y, en sesión extraordinaria, cuantas veces lo convoque la Presidencia por la urgencia de la materia o porque lo haya solicitado un tercio de sus miembros.

3.– Las sesiones se convocarán con una antelación mínima de quince días naturales para las sesiones ordinarias. Se aplicará el mismo plazo a las sesiones extraordinarias, salvo que la Presidencia estime que se deba de actuar de urgencia, en cuyo caso la convocatoria se realizará con una antelación de dos días naturales.

4.– La convocatoria de las sesiones se realizará por cualquier medio por el que quede constancia de que las personas miembros del Consejo lo han recibido.

5.– En la convocatoria deberán constar el lugar, la fecha y hora, y el orden del día de los asuntos a tratar, así como la información necesaria para que las personas miembros del Consejo puedan deliberar, emitir su opinión y adoptar acuerdos. La convocatoria preverá la celebración de la sesión en primera y segunda convocatoria. Entre ambas deberá mediar, al menos, el plazo de media hora.

6.– La propuesta de asuntos a tratar en cada sesión deberá ser comunicada a la persona que ostente la Secretaría, al menos un mes antes de la convocatoria de la sesión, con el objeto de valorar su pertinencia e inclusión en el orden del día, salvo lo relativo a las sesiones extraordinarias por urgencia.

Artículo 9.– Régimen de las Sesiones.

1.– Las sesiones podrán celebrarse tanto de forma presencial como a distancia.

2.– Para la válida constitución del Consejo será necesaria la presencia de las personas que ostenten la Presidencia o la Vicepresidencia, la Secretaría, o de las personas que los sustituyan, además de, al menos, la mitad de los vocales.

3.– La Presidencia del Consejo podrá autorizar la presencia en sus sesiones, o en parte de ellas, de personas especializadas en los temas que figuren en el orden del día cuando su opinión se estime conveniente. Estas personas, en todo caso, actuarán con voz y sin voto.

4.– En caso de celebración de la sesión a distancia, la convocatoria deberá incluir las condiciones en las que se celebrará y el sistema de conexión.

5.– Para que la sesión a distancia se considere válida se deberá asegurar la conexión ininterrumpida, el tiempo que dure la misma, por medios electrónicos, considerándose también tales los telefónicos y audiovisuales, de manera que se garantice la identidad de las personas miembros o personas que los suplan, el contenido de sus intervenciones, el momento en que estas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre todos los asistentes a la sesión en tiempo real. Entre otros, se considerarán incluidos entre los medios electrónicos válidos, el correo electrónico, las audio conferencias y las videoconferencias.

Artículo 10.– Régimen de adopción de acuerdos.

1.– No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asunto que no figure incluido en el orden del día de la convocatoria, salvo que estén presentes todas las personas que forman parte del Consejo y sea declarada la urgencia del asunto con el voto favorable de la mayoría.

2.– Los acuerdos serán adoptados por mayoría de votos de los asistentes. En caso de empate, el Presidente o la Presidenta tendrá voto de calidad.

3.– Cuando la Sesión se celebre de manera no presencial, los acuerdos se entenderán adoptados en el lugar donde tenga la sede el órgano colegiado y, en su defecto, donde esté ubicada la Presidencia.

Artículo 11.– Acta de las sesiones y certificación de los acuerdos.

1.– El Secretario o la Secretaria levantará la correspondiente acta de las sesiones que celebre el Consejo.

2.– El acta recogerá la relación de las personas miembros del Consejo que asistan a la reunión, el orden del día, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados. Además, si se producen votos particulares a los acuerdos adoptados, los recogerá junto con los motivos que los fundamentan.

3.– En el caso en el que el Consejo emita el informe preceptivo previsto para el procedimiento de declaración o de exclusión de los documentos del patrimonio documental, atendiendo a las previsiones contenidas en los artículos 18 y 19, respectivamente, de la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma de País Vasco, el acta incorporará dicho informe.

4.– El Secretario o Secretaria remitirá el acta a través de medios electrónicos a las personas miembros del Consejo quienes dispondrán de dos semanas para manifestar, por los mismos medios, su conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación. Transcurrido este plazo sin respuesta, el acta se considerará aprobada.

5.– El Presidente o la Presidenta, o quien les sustituya en los casos de vacante, ausencia, enfermedad y otra causa legal, y el Secretario o la Secretaria firmarán el acta, una vez aprobada.

6.– Las actas, la memoria anual de gestión y demás información relevante será publicada en el portal de transparencia de la Administración Pública de la CAE, para su acceso público.

Artículo 12.– Compensación económica por asistencia a las sesiones del Consejo.

1.– Las personas miembros del Consejo no tendrán derecho a percibir retribución alguna por ejercer las labores propias de su condición de miembro del órgano colegiado. No obstante, tendrán derecho a percibir una compensación económica por asistencia a las sesiones de tal órgano, así como una indemnización por los gastos de viaje hasta el lugar de su celebración.

2.– Cuando se forme parte del Consejo en razón al cargo o puesto de trabajo que se ocupe en alguna de las Administraciones Públicas vascas, en ningún caso se devengará derecho a percibir una compensación económica por asistencia a sus sesiones.

3.– El cálculo de las compensaciones económicas por asistencia a sesiones y de las indemnizaciones por gastos de desplazamiento se realizará según lo dispuesto en el Decreto 16/1993, de 2 de febrero, sobre indemnizaciones por razón de servicio o norma que lo sustituya.

Artículo 13.– Creación de grupos de trabajo.

1.– El Consejo podrá crear grupos de trabajo especializado con el fin de formarse una opinión en las materias que estime.

2.– La persona titular de la dirección competente en materia de archivos y patrimonio documental dictará la resolución de creación de los grupos de trabajo con, al menos el siguiente contenido:

a) Características y objetivos.

b) Plazo de actuación.

c) Estructura, miembros y funcionamiento.

3.– Los grupos de trabajo estarán coordinados por una o un vocal del Consejo, y los integrarán un máximo de cuatro personas, una de las cuales hará las veces de Secretario o Secretaria.

4.– Las personas miembros de estos grupos de trabajo tendrán derecho a percibir compensación económica por asistencia a las sesiones, así como indemnizaciones por los gastos de viaje, de acuerdo con lo previsto en el Decreto 16/1993, de 2 de febrero, sobre indemnizaciones por razón de servicio o norma que lo sustituya.

DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA.– Régimen supletorio.

En todo lo no dispuesto en el presente Decreto y en las normas de funcionamiento que apruebe el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, se aplicará la regulación de los órganos colegiados por la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y por la Ley 3/2022, de 12 de mayo, del Sector Público Vasco.

DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA.– Entrada en vigor.

El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

Dado en Vitoria-Gasteiz, a 30 de abril de 2024.

El Lehendakari,

IÑIGO URKULLU RENTERIA.

El Consejero de Cultura y Política Lingüística,

BINGEN ZUPIRIA GOROSTIDI.

Análisis documental