Boletín Oficial del País Vasco

N.º 231, lunes 4 de diciembre de 2023

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DISPOSICIONES GENERALES

DEPARTAMENTO DE GOBERNANZA PÚBLICA Y AUTOGOBIERNO

5401

ORDEN de 14 de noviembre de 2023, de la Consejera de Gobernanza Pública y Autogobierno, por la que se regula el registro electrónico de apoderamientos del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al derecho público.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en su artículo 5 señala que los interesados con capacidad de obrar podrán actuar por medio de representante, entendiéndose con este las actuaciones administrativas, salvo manifestación expresa en contra del interesado.

Así, las personas físicas con capacidad de obrar y las personas jurídicas, siempre que ello esté previsto en sus Estatutos, podrán actuar en representación de otras ante las Administraciones Públicas.

En concreto, para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona, deberá acreditarse la representación. Sin embargo, para los actos y gestiones de mero trámite se presumirá aquella representación.

Por su parte, el órgano competente para la tramitación del procedimiento deberá incorporar al expediente administrativo acreditación de la condición de representante y de los poderes que tiene reconocidos en dicho momento. El documento electrónico que acredite el resultado de la consulta al registro electrónico de apoderamientos correspondiente tendrá la condición de acreditación a estos efectos.

También establece que la falta o insuficiente acreditación de la representación no impedirá que se tenga por realizado el acto de que se trate, siempre que se aporte aquella o se subsane el defecto dentro del plazo de diez días que deberá conceder al efecto el órgano administrativo, o de un plazo superior cuando las circunstancias del caso así lo requieran.

El artículo 6 de la citada Ley regula los registros electrónicos de apoderamientos, en los que deberán inscribirse, al menos, los de carácter general otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo a favor de representante, para actuar en su nombre ante las Administraciones Públicas. También deberá constar el bastanteo realizado del poder.

Asimismo, por su parte el RD 203/2021 de 30 de marzo por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, en su sección cuarta, regula la acreditación en la actuación por medio de representante.

El Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica creó el registro de representantes, que se encuentra vigente hasta la fecha, decreto que ha quedado derogado por el Decreto 91/2023, de 20 de junio, de atención integral y multicanal a la ciudadanía y acceso a los servicios públicos por medios electrónicos.

El Decreto 91/2023, de 20 de junio, de atención integral y multicanal a la ciudadanía y acceso a los servicios públicos por medios electrónicos, regula la representación que las personas interesadas otorguen a otras personas para actuar en su nombre ante la Administración, es decir, la actuación por medio de representante, la figura de la habilitación para la representación, pensada fundamentalmente para el desempeño continuado y profesional de actividades de gestión; y el registro electrónico de apoderamientos.

La disposición final primera del Decreto 91/2023, establece que, en el plazo de seis meses a partir de la entrada en vigor del Decreto, el órgano competente en atención a la ciudadanía de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Euskadi regulará mediante Orden el otorgamiento de los apoderamientos, sus formas de acreditación, la modificación y revocación de los poderes y el resto de las cuestiones necesarias para el funcionamiento del registro electrónico de apoderamientos.

Es necesario, por lo tanto, proceder a la actualización de la Orden de 14 de diciembre de 2012 de la Consejera de Interior, Justicia y Administración Pública, por la que se regula el Registro electrónico de representantes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y por la que se crea y regula el Registro de personal funcionario habilitado para su adecuación a las siguientes normas:

– Ley 39/2015.

– Decreto 91/2023.

– Real Decreto 203/2021.

A tal fin, mediante la presente Orden se regulan los siguientes aspectos y figuras:

– Disposiciones generales.

– Los apoderamientos voluntarios:

• Los apoderamientos voluntarios apud acta.

• Los apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada.

– Las otras figuras de representación del registro electrónico de apoderamientos del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al Derecho Público:

• Representantes legales.

• Las representaciones de persona autorizada.

• Entidades habilitadas.

El registro electrónico de apoderamientos será único para todo el Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al Derecho Público. Por su parte, el Registro de Funcionarios Habilitados (encargado de la expedición de copias auténticas y de la identificación o firma electrónica de las personas interesadas, en aquellos servicios y procedimientos que se determine) ya fue regulado mediante Orden 13 de abril de 2022.

Esta Orden se ajusta a los principios de buena regulación contenidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015. Así, la norma da cumplimiento a los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia.

En su redacción, se ha seguido la Resolución 78/2023, de 28 de julio, del Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento, por la que se dispone la publicación del Acuerdo por el que se aprueban las directrices para la elaboración de proyectos de Ley, Decretos, Órdenes y Resoluciones.

Asimismo, se ha seguido el procedimiento de la Ley 6/2022, de 30 de junio, del Procedimiento de Elaboración de las Disposiciones de Carácter General y se han emitido los informes preceptivos correspondientes.

Por todo ello, en virtud de las competencias que me atribuye el artículo 7.1, apartados e), f) y m) del Decreto 18/2020, de 6 de septiembre, del Lehendakari, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos, en relación con el artículo 3 del Decreto 8/2021, de 19 de enero, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Gobernanza Pública y Autogobierno,

DISPONGO:

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.– Objeto.

1.– La Orden regula los requisitos y condiciones de funcionamiento del registro electrónico de apoderamientos del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en sus procedimientos sujetos al derecho público.

2.– En esta Orden, se denominará registro al registro electrónico de apoderamientos del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al derecho público.

3.– El registro electrónico de apoderamientos del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al derecho público no tiene carácter de registro público.

Artículo 2.– Ámbito de aplicación.

1.– Esta Orden se aplicará a:

a) La Administración general de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

b) La Administración Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, integrada por los Organismos autónomos y Entes públicos de derecho privado que no cuenten con un registro electrónico de apoderamientos particular en sus procedimientos sujetos al derecho público. Tanto los Organismos autónomos y Entes públicos de derecho privado actualmente existentes, así como los que se constituyan una vez inicie su vigencia el presente Orden.

c) Los entes instrumentales del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, abarcando tanto las sociedades públicas como sus fundaciones y consorcios, actualmente existentes, así como aquellos que se constituyan una vez inicie su vigencia el presente Decreto, en sus procedimientos sujetos al derecho público.

d) Las autoridades administrativas independientes reguladas en el artículo 10 de la Ley 3/2022, de 12 de mayo, del Sector Público Vasco, y en su respectiva Ley de creación, en sus procedimientos sujetos al derecho público.

e) Las personas físicas, jurídicas y entes sin personalidad jurídica, en sus relaciones con las entidades incluidas en los apartados anteriores.

2.– A los efectos de esta Orden, el término Administración engloba los órganos y entidades incluidos en los apartados a), b), c) y d) del párrafo 1 de este artículo.

3.– A los efectos de esta Orden, se entiende por personas las citadas en el apartado e) del párrafo 1 de este artículo.

4.– A los efectos de esta Orden, se entiende por:

a) «Persona poderdante»: la que otorga su representación a otra.

b) «Persona apoderada»: la que representa a otra.

c) «Apoderamiento»: la representación de una persona por otra.

5.– A los efectos de esta Orden, toda referencia al personal funcionario se entenderá realizada tanto para el personal funcionario de carrera como para el personal funcionario interino.

Artículo 3.– Órganos competentes.

1.– El órgano competente en materia de atención a la ciudadanía y servicios digitales gestionará el registro electrónico de apoderamientos del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al derecho público.

2.– El órgano competente en materia de atención a la ciudadanía y servicios digitales tendrá la responsabilidad, al menos, de estas funciones:

a) Gestionar la aplicación informática que da soporte al registro electrónico de apoderamientos y su mantenimiento evolutivo.

b) Gestionar los tipos de autorizaciones y perfiles de los usuarios de la aplicación.

c) Aprobar los modelos de poderes inscribibles.

d) Prestar asistencia en materia del registro electrónico de apoderamientos.

e) Tramitar, registrar, cerrar y archivar los expedientes de inscripción, modificación, cancelación o denegación, comprobando la documentación aportada, incluidos los poderes notariales que puedan presentarse.

3.– Corresponderá a los órganos competentes en la tramitación de expedientes objeto de representación comprobar la adecuación a los mismos de las posibles representaciones inscritas.

Artículo 4.– Alcance del registro electrónico de apoderamientos.

1.– El registro electrónico de apoderamientos es uno de los servicios electrónicos comunes que da soporte a las figuras de representación del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al derecho público.

2.– Podrán ser objeto de representación los servicios y procedimientos del Catálogo de Servicios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, con independencia de su nivel de digitalización.

3.– La persona titular del órgano competente en materia de atención a la ciudadanía y servicios digitales, mediante Resolución, podrá autorizar la utilización de los servicios e infraestructuras del registro electrónico de apoderamientos a otras Administraciones públicas.

Artículo 5.– Interoperabilidad del registro electrónico de apoderamientos.

1.– El registro electrónico de apoderamientos será plenamente interoperable con los registros equivalentes pertenecientes al resto de administraciones públicas. Se garantizará la interconexión y compatibilidad informática y se respetará el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y las normas técnicas de interoperabilidad.

2.– El registro electrónico de apoderamientos permitirá comprobar la representación de quienes actúen ante las administraciones públicas en nombre de un tercero, mediante la consulta a otros registros administrativos similares, tales como: a) el registro mercantil, b) el registro de la propiedad, y c) los protocolos notariales.

3.– Las solicitudes de inscripción, de revocación, de prórroga o de renuncia del poder de representación podrán dirigirse a cualquier registro. Este poder de representación quedará inscrito en el registro de la Administración u organismo ante el que tenga efectos el poder y surtirá efecto desde la fecha en la que se produzca dicha inscripción.

Artículo 6.– Apoderamientos y figuras de representación.

1.– En el registro electrónico de apoderamientos se podrán inscribir las siguientes apoderamientos y figuras de representación:

a) Los apoderamientos voluntarios: los apoderamientos voluntarios apud acta y los apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada.

b) Otras figuras de representación: los representantes legales, las representaciones de persona autorizada y las entidades habilitadas.

2.– Los apoderamientos voluntarios son los otorgados a terceras personas por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo a favor de una persona apoderada, para actuar en su nombre.

3.– La inscripción de los apoderamientos voluntarios en el registro electrónico de apoderamientos corresponderá a una de estas tres tipologías:

a) Un poder general para que la persona apoderada pueda actuar en nombre de la persona poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración Pública.

b) Un poder que faculta para realizar cualquier actuación en nombre de la persona poderdante ante el Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al derecho público.

c) Un poder para que la persona apoderada pueda actuar en nombre de la persona poderdante ante el Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al derecho público en uno o varios procedimientos o, en su caso, en una o varias áreas de actuación que serán especificados en el poder, únicamente para realizar determinadas actuaciones y trámites.

Artículo 7.– Contenido de las inscripciones en el registro electrónico de apoderamientos.

1.– Las inscripciones que se realicen en el registro electrónico de apoderamientos contendrán al menos la siguiente información:

a) En el caso de la persona poderdante o representada:

1.º Si es una persona física: nombre y apellidos, y documento nacional de identidad (DNI) o número de identificación de extranjero (NIE) y sexo.

2.º Si es una persona jurídica: denominación o razón social, y número de identificación fiscal (NIF) o documento equivalente.

b) En el caso de la persona apoderada, representante y, en su caso, autorizada:

1.º Si es una persona física: nombre y apellidos, y documento nacional de identidad (DNI) o número de identificación de extranjero (NIE) y sexo.

2.º Si es una persona jurídica: denominación o razón social, y número de identificación fiscal (NIF) o documento equivalente.

c) Periodo de vigencia del poder, representación y autorización.

d) Fecha de otorgamiento.

e) Número de registro y fecha de inscripción en el registro.

f) Datos de contacto.

g) Tipología de apoderamiento.

2.– Cuando quien actúe como persona apoderada sea una persona jurídica, deberá declarar responsablemente, que los Estatutos de la persona jurídica contemplan la posibilidad de representar a terceros ante las administraciones públicas.

3.– Los datos aportados al registro serán comprobados mediante consulta automatizada basada en interoperabilidad, en virtud de la Disposición Adicional Octava de Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Artículo 8.– Accesos al registro electrónico de apoderamientos.

1.– Se accederá al registro electrónico de apoderamientos desde la sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi (https://www.euskadi.eus/sede-electronica).

2.– El acceso al registro electrónico de apoderamientos por parte de la ciudadanía para inscribir, modificar o cancelar los poderes requerirá siempre certificado electrónico cualificado.

La política de firma electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi determinará la utilización de los medios de identificación y autentificación, que se realizará siempre en el marco de los sistemas de seguridad de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

3.– Para acceder al registro, el personal público deberá obtener una autorización expresa del órgano competente en la gestión del registro previa acreditación de la necesidad del acceso al registro para el cumplimiento de sus funciones. Este órgano establecerá los perfiles de persona usuaria necesarios en función de las responsabilidades y tareas concretas que tenga que realizar.

Artículo 9.– Consulta al registro electrónico de apoderamientos.

Dado que el registro electrónico de apoderamientos no tiene carácter público, solo podrán consultar y acceder a la información de los apoderamientos -electrónica o presencialmente, según corresponda- las siguientes personas y órganos:

a) Las personas interesadas, debidamente identificadas: las personas poderdantes, las personas apoderadas, las personas representantes legales, las personas autorizadas, las entidades habilitadas.

b) El órgano competente en materia de atención a la ciudadanía y servicios digitales.

c) El órgano competente del procedimiento objeto de representación.

Artículo 10.– Cancelación de oficio de los apoderamientos y las representaciones.

1.– La unidad responsable de atención a la ciudadanía procederá de oficio a la cancelación de los apoderamientos y las representaciones en los siguientes supuestos:

a) Fallecimiento de la persona representante, poderdante o autorizada, con constancia de tal hecho.

b) Extinción de la personalidad de la persona representante, poderdante o autorizada, con constancia de tal hecho.

c) Si existen dudas fundadas sobre la vigencia o validez de los apoderamientos, representaciones y autorizaciones.

d) Otras circunstancias que puedan determinar la ineficacia de la representación o autorización.

2.– Los apoderamientos y representaciones inscritos en el registro electrónico de apoderamientos se cancelarán en los siguientes casos:

a) Cuando finalice el período de vigencia.

b) Cuando transcurra la validez determinada máxima.

c) En cada caso, cuando la persona apoderada, la persona representante legal o la persona autorizada deban aceptar el poder y no lo hagan en el plazo de 20 días hábiles desde su inscripción en el registro.

3.– La cancelación surtirá efectos desde su incorporación al registro electrónico de apoderamientos.

Artículo 11.– Protección de datos personales.

1.– Los datos personales se tratarán según las exigencias de la normativa actual en materia de protección de datos personales:

a) El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos.

b) La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Para cumplir con lo establecido en estas dos normas, cuando la persona poderdante o la persona apoderada sea persona física, el tratamiento automatizado de sus datos que resulte necesario para el adecuado funcionamiento del registro electrónico de apoderamientos se fundamentará en el artículo 6.1. e) del Reglamento.

2.– El registro de actividades de tratamiento de protección de datos personales «registro electrónico de apoderamientos», se recoge y publica en la dirección web https://www.euskadi.eus/clausulas-informativas/web01-sedepd/es/transparencia/090800-capa1-es.shtml.

Artículo 12.– Publicación e información.

En la sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi https://www.euskadi.eus/sede-electronica se publicarán, al menos:

a) Catálogo de Servicios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y la relación de los trámites y procedimientos que pueden ser objeto de apoderamiento.

b) Una guía de uso del registro electrónico de apoderamientos.

c) Los modelos de inscripción, modificación, renuncia y cancelación de un apoderamiento voluntario.

CAPÍTULO II

APODERAMIENTOS VOLUNTARIOS

Sección 1.ª

Apoderamientos voluntarios concedidos apud acta

Artículo 13.– Otorgamiento y acreditación de los apoderamientos voluntarios concedidos apud acta.

1.– Los apoderamientos voluntarios regulados en el artículo 6.3 de esta Orden podrán otorgarse mediante comparecencia de las personas interesadas en sede administrativa y por cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia.

La comparecencia para otorgar los apoderamientos voluntarios concedidos apud acta podrá llevarse a cabo a través de alguno de los siguientes medios:

a) Por comparecencia electrónica de la persona poderdante, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos al efecto.

La persona apoderada deberá aceptar el apoderamiento voluntario por el mismo medio y no será admisible la aceptación por otro medio, en el plazo de 20 días hábiles desde su inscripción en el registro.

b) Por comparecencia presencial de la persona poderdante, en las oficinas de asistencia en materia de registros, ante personal funcionario habilitado de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi frente al que deberá identificarse.

La persona apoderada deberá aceptar el apoderamiento voluntario, mediante una de estas dos opciones: 1) por el mismo modo, de manera presencial en las oficinas de asistencia en materia de registros; o bien, 2) por comparecencia electrónica mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos al efecto, en el plazo de 20 días hábiles desde su inscripción en el registro.

2.– Las personas y entidades obligadas legal o reglamentariamente a relacionarse por medios electrónicos con las administraciones públicas, en todo caso, deberán utilizar el cauce previsto en el apartado 1.a) del presente artículo, es decir, el electrónico.

3.– Solo podrán utilizar el cauce presencial, previsto en el apartado 1.b) del presente artículo, las personas físicas no obligadas a relacionarse por medios electrónicos.

4.– Tanto las personas físicas como las personas jurídicas podrán otorgar y representar mediante apoderamiento voluntario apud acta.

5.– Cuando la unidad gestora de un trámite o procedimiento valore que el apoderamiento voluntario inscrito no dispone de la capacidad jurídica necesaria para el trámite pretendido, podrá requerir a la persona interesada para que presente información adicional.

Artículo 14.– Inscripción, efectos y alcance de los apoderamientos voluntarios concedidos apud acta.

1.– La inscripción de los apoderamientos voluntarios apud acta en el registro electrónico de apoderamientos será automática.

2.– Los apoderamientos voluntarios surtirán efecto cuando la persona apoderada lo acepte por alguno de los medios descritos en los apartados a) y b) del apartado 1 del artículo 13.

3.– Los apoderamientos inscritos en el registro electrónico de apoderamientos surtirán efecto en:

a) Los poderes generales recogidos en el artículo 6.3.a): para cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración.

b) Los poderes para realizar cualquier actuación recogidos en el artículo 6.3.b): para todos los trámites de los procedimientos que se incluyan en el Catálogo de Servicios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

c) Los poderes recogidos en el artículo 6.3.c): para los trámites y procedimientos a los que expresamente se refiera el poder otorgado.

Artículo 15.– Vigencia de la inscripción de los apoderamientos voluntarios concedidos apud acta.

1.– Los apoderamientos voluntarios inscritos en el registro tendrán una vigencia determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

2.– La persona poderdante podrá prorrogar el poder en cualquier momento antes de la finalización del plazo de vigencia del apoderamiento voluntario otorgado. Por su parte, la persona apoderada deberá aceptar la prórroga, antes de la finalización del plazo de vigencia del apoderamiento voluntario otorgado.

3.– Las prórrogas otorgadas por la persona poderdante tendrán una vigencia determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción de la prórroga.

4.– Las prórrogas de los apoderamientos voluntarios otorgados y la correspondiente aceptación de la persona apoderada se llevarán a cabo por los mismos medios previstos para el otorgamiento de los apoderamientos previstos en los apartados a) y b) del apartado 1 del artículo 13 de esta Orden.

5.– Si la persona apoderada no acepta la prórroga en el plazo de 20 días hábiles desde su inscripción en el registro, la prórroga quedará cancelada de oficio y se aplicará lo establecido en el artículo 17.1. de esta Orden.

Artículo 16.– Modificación del apoderamiento voluntario inscrito concedido apud acta.

1.– No podrán ser modificados los apoderamientos voluntarios del artículo 6.3.a).

2.– Los apoderamientos voluntarios otorgados e inscritos en el registro electrónico de apoderamientos del artículo 6.3.b) y 6.3.c) podrán modificarse.

3.– En los apoderamientos voluntarios del artículo 6.3.b) y del artículo 6.3.c) se podrán ampliar o reducir:

a) Las actuaciones y trámites.

b) Los procedimientos especificados en el poder.

c) El plazo de ejercicio del poder.

4.– Los apoderamientos voluntarios otorgados e inscritos en el registro electrónico de apoderamientos del artículo 6.3.b) y 6.3.c) podrán modificarse por la persona que los otorgó, es decir, la persona poderdante.

5.– No se admitirá la modificación de la persona apoderada. Para formalizar este cambio, se deberá revocar el poder existente y se deberá otorgar un nuevo apoderamiento voluntario.

6.– La modificación de los apoderamientos voluntarios y la aceptación de la modificación podrá realizarse por los mismos medios previstos para el otorgamiento en base a lo regulado en los apartados a) y b) del apartado 1 del artículo 13.

7.– Si la persona apoderada no acepta la modificación del apoderamiento voluntario en el plazo de 20 días hábiles desde su inscripción en el registro, se cancelará de oficio la modificación del apoderamiento solicitada. No obstante, este hecho no supondrá la cancelación del apoderamiento voluntario cuya modificación se había solicitado, el cual continuará vigente sin modificación.

Artículo 17.– Cancelación, revocación y renuncia de la inscripción de apoderamiento voluntario concedido apud acta.

1.– Los apoderamientos voluntarios inscritos en el registro electrónico de apoderamientos se cancelarán cuando se cumpla alguno de los supuestos recogidos en el artículo 10 de la presente Orden.

2.– En cualquier momento antes de la finalización del plazo de validez del apoderamiento voluntario otorgado, la persona que otorga el poder (la persona poderdante), podrá revocar el poder por los mismos medios previstos para el otorgamiento en base a lo regulado en el artículo 13.1.

Esta revocación surtirá efectos desde su incorporación al registro electrónico de apoderamientos.

3.– La persona apoderada podrá presentar a la Administración su renuncia al apoderamiento en cualquier momento, y podrá llevarse a cabo por los mismos medios previstos para el otorgamiento, en base a lo regulado en los apartados a) y b) del apartado 1 del artículo 13, con la siguiente adaptación:

a) En el caso de que la persona apoderada represente a una persona física no obligada a relacionarse electrónicamente, será indispensable incorporar una declaración responsable de haber comunicado la renuncia del poder a la persona poderdante.

La renuncia surtirá efectos automáticamente. Sin embargo, en los casos en que sea indispensable incorporar la declaración responsable, la renuncia no producirá efectos hasta que se incorpore dicha declaración.

Sección 2.ª

Apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada

Artículo 18.– Apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada inscribibles.

Podrán inscribirse en el registro electrónico de apoderamientos los siguientes apoderamientos voluntarios:

a) Los apoderamientos otorgados mediante documento público que faculten a la persona apoderada para realizar actuaciones administrativas ante la Administración.

b) Los apoderamientos otorgados mediante documento privado que se ajusten al modelo de poder inscribible aprobado por el órgano competente en atención a la ciudadanía y servicios digitales que dispongan de firma notarialmente legitimada.

Artículo 19.– Inscripción y acreditación de los apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada.

1.– Para los apoderamientos voluntarios indicados en el artículo 18.a) y b) de la presente Orden, la inscripción podrá llevarse a cabo a través de alguno de los siguientes medios:

a) Por comparecencia electrónica de la persona que otorga el poder o la persona apoderada mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos al efecto. Se deberán adjuntar los siguientes documentos:

1.º En el caso de los apoderamientos voluntarios del artículo 18.a) de esta Orden: el documento de apoderamiento cuya inscripción se solicita.

2.º En el caso de los apoderamientos voluntarios del artículo 18.b) de esta Orden: el modelo de poder con la firma de la persona poderdante legitimada notarialmente.

Cuando la comparecencia de la persona poderdante sea electrónica, será imprescindible que la persona apoderada acepte el apoderamiento voluntario, obligatoriamente por el mismo medio. El plazo máximo para su aceptación será de 20 días hábiles desde la inscripción del apoderamiento en el registro.

b) Por comparecencia presencial de la persona que otorga el poder o la persona apoderada en las oficinas de asistencia en materia de registros, en que deberá identificarse ante el personal funcionario habilitado de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi. Se deberán adjuntar los siguientes documentos:

1.º En el caso de los apoderamientos voluntarios del artículo 18.a) de la Orden: el documento de apoderamiento cuya inscripción se solicita.

2.º En el caso de los apoderamientos voluntarios del artículo 18.b) de la Orden: el modelo de poder, con firma de la persona poderdante legitimada notarialmente.

Cuando la comparecencia de la persona poderdante sea presencial, será imprescindible que la persona apoderada acepte el apoderamiento voluntario. El plazo máximo para su aceptación será de 20 días hábiles desde la inscripción del apoderamiento en el registro. Para aceptarlo, podrá utilizar una de estas dos vías: a) de manera presencial en las oficinas de asistencia en materia de registros; o b) de manera electrónica, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos al efecto.

2.– Las personas y entidades obligadas legal o reglamentariamente a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas deberán utilizar, en todo caso, el cauce previsto en el apartado a) de este artículo.

Solo tienen derecho a usar el cauce de comparecencia presencial previsto en el apartado b) las personas físicas no obligadas a relacionarse por medios electrónicos.

3.– Cuando la persona apoderada aporte documento público o privado con firma notarialmente legitimada, será necesario que también conste el bastanteo realizado del poder.

4.– Cuando la unidad gestora de un trámite o procedimiento valore que el apoderamiento inscrito no conlleva la capacidad jurídica necesaria para el trámite pretendido, podrá requerir a la persona interesada la presentación de información o documentación adicional.

Artículo 20.– Efectos y alcance de los apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada.

1.– Cuando la persona apoderada sea quien inscriba el apoderamiento, este surtirá efectos una vez que el órgano competente en atención a la ciudadanía y servicios digitales verifique y compruebe la documentación. La denegación o, en su caso, eventuales requerimientos de subsanación de los defectos advertidos se llevarán a cabo por el órgano competente en atención a la ciudadanía y servicios digitales, en un plazo no superior a 10 días hábiles contados a partir del siguiente al de la fecha de la inscripción.

2.– Cuando la persona poderdante sea quién inscriba el apoderamiento, será imprescindible que la persona apoderada lo acepte por alguno de los medios descritos en los apartados del artículo 19.1, y este surtirá efectos a partir de esta aceptación.

3.– Los apoderamientos inscritos en el registro electrónico de apoderamientos surtirán efecto en los trámites y procedimientos expresados en el poder otorgado.

Si se trata de un poder para realizar cualquier actuación ante la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, el apoderamiento surtirá efecto para todos los trámites de los procedimientos que se incluyan en el Catálogo de Servicios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

4.– Podrán otorgar y representar mediante apoderamiento voluntario concedido mediante documento público o documento privado tanto las personas físicas como las personas jurídicas.

Artículo 21.– Vigencia de la inscripción de los apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada.

1.– Los apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada inscritos en el registro tendrán una vigencia determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

Si el plazo de validez del apoderamiento voluntario concedido mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada en el momento de la inscripción es inferior, prevalecerá este último plazo.

2.– La persona poderdante o la persona apoderada podrá prorrogar el plazo de vigencia del apoderamiento voluntario otorgado siempre que el poder emitido mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada mantenga su vigencia; es decir, que podrá prorrogar el plazo en cualquier momento antes de la finalización del plazo de vigencia del apoderamiento voluntario otorgado.

3.– Las prórrogas otorgadas por la persona poderdante tendrán una vigencia determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción de la prórroga. Este plazo quedará en todo caso subordinado al plazo de validez de los apoderamientos concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada.

4.– La prórroga de los apoderamientos voluntarios otorgados se llevará a cabo por los mismos medios previstos para el otorgamiento de los apoderamientos, establecidos en el artículo 19.1 de esta Orden.

5.– Cuando se trate de un apoderamiento voluntario establecido en el artículo 19.1, la persona apoderada debe aceptar la prórroga de dicho apoderamiento. Si no acepta la prórroga en el plazo de 20 días hábiles desde su inscripción en el registro, la prórroga quedará cancelada de oficio y se aplicará lo establecido en el artículo 23 de esta Orden.

6.– Será responsabilidad tanto de la persona poderdante como de la persona apoderada solicitar la adecuación de la inscripción cuando haya sido modificado el plazo de validez del apoderamiento voluntario concedido mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada. En ningún caso la adecuación de la inscripción puede dar lugar a superar el periodo de vigencia máximo de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

Artículo 22.– Modificación del apoderamiento voluntario concedido mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada inscrito.

No se admitirá modificación alguna de los apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada, a excepción del caso recogido en el artículo 21.6 de la presente Orden.

Artículo 23.– Cancelación, revocación y renuncia del apoderamiento voluntario concedido mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada inscrito en el registro.

1.– Los apoderamientos voluntarios concedidos mediante documento público o documento privado de firma notarialmente legitimada inscritos en el registro electrónico de apoderamientos se cancelarán cuando se cumpla alguno de los supuestos recogidos en el artículo 10 de la presente Orden.

2.– Tanto la persona poderdante como la persona apoderada podrán solicitar la cancelación de los apoderamientos voluntarios registrados, en cualquier momento antes de que finalice su vigencia.

Asimismo, será responsabilidad de la persona poderdante o persona apoderada tramitar la cancelación cuando el apoderamiento haya finalizado por revocación, renuncia o cualquier otra causa.

CAPÍTULO III

OTRAS FIGURAS DE REPRESENTACIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO DE APODERAMIENTOS

Sección 1.ª

Representantes legales

Artículo 24.– Inscripción de las representaciones legales.

1.– Se podrá incorporar en el registro electrónico de apoderamientos a representantes legales de las personas jurídicas y las entidades de atribución de rentas.

2.– Todos los trámites relativos a la inscripción de las representaciones legales en el registro electrónico de apoderamientos (tales como inscripción, aceptación y cancelación) se formalizarán de forma electrónica. Ninguno de esos trámites se podrá realizar de forma presencial, ante las oficinas de asistencia en materia de registro.

3.– La inscripción de las representaciones legales podrá realizarse por alguna de estas dos formas:

a) La persona jurídica o entidad podrá inscribir a las personas representantes legales, ante el registro electrónico de apoderamientos, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos al efecto.

La persona representante legal deberá aceptar la representación por el mismo medio. El plazo máximo para su aceptación será de 20 días hábiles desde la inscripción en el registro.

b) La persona representante legal se podrá inscribir como representante legal, ante el registro electrónico de apoderamientos, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos al efecto.

4.– En ambos casos, junto con la solicitud, se deberá justificar la condición de representante legal.

Artículo 25.– Efectos y alcance de las representaciones legales.

1.– Las representaciones legales del registro electrónico de apoderamientos surtirán efecto una vez que el órgano competente en atención a la ciudadanía y servicios digitales verifique y compruebe la documentación acreditativa de la representación legal.

2.– El órgano competente tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles para realizar la verificación y comprobación, contados a partir del siguiente a la fecha de inscripción.

3.– Las representaciones legales inscritas en el registro electrónico de apoderamientos surtirán efecto para todos los procedimientos que se incluyan en el Catálogo de Servicios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

4.– Las representaciones legales podrán ser otorgadas a una o varias personas físicas.

Artículo 26.– Vigencia de la inscripción de las representaciones legales.

1.– Las representaciones legales inscritas en el registro tendrán la vigencia que se establezca en el momento de la inscripción. La vigencia máxima será de cinco años a contar desde la fecha de inscripción; no obstante, prevalecerá el plazo de validez de la representación legal si este fuera inferior.

2.– Será responsabilidad de la persona jurídica, entidad o representante legal adecuar la representación legal del registro electrónico de apoderamientos a las posibles modificaciones del plazo de validez de las representaciones legales.

3.– En cualquier momento antes de la finalización del plazo de validez de las representaciones legales, la persona jurídica, entidad o representante legal, podrá prorrogar la vigencia. Dichas prórrogas tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción de la prórroga. No obstante, prevalecerá el plazo de validez de la representación legal si este fuera inferior.

4.– Cuando la persona jurídica o entidad sea quien solicite la prórroga de la representación legal, la persona representante legal debe aceptar la prórroga de dicha representación. Si no acepta la prórroga en el plazo de 20 días hábiles desde su inscripción en el registro, la prórroga quedará cancelada de oficio y se aplicará lo establecido en el artículo 27.1 de esta Orden.

Artículo 27.– Cancelación de las representaciones legales.

1.– Las representaciones legales inscritas en el registro electrónico de apoderamientos se cancelarán cuando se cumpla alguno de los supuestos recogidos en el artículo 10 de la presente Orden.

2.– Las personas jurídicas, entidades o representantes legales podrán solicitar en cualquier momento la cancelación de las representaciones legales registradas. Además, tendrán la responsabilidad de tramitar la solicitud de cancelación cuando la representación legal haya finalizado por renuncia, revocación o cualquier otra causa.

No obstante, las personas jurídicas o entidades estarán obligadas a cancelar las representaciones de quienes ya no desempeñen las funciones para las que fueron autorizadas.

Sección 2.ª

Representaciones de persona autorizada

Artículo 28.– Personas autorizantes y autorizadas.

1.– Las personas autorizantes, personas jurídicas y entidades en atribución de rentas que realicen actividades económicas, podrán autorizar a personas físicas como personas autorizadas, para que realicen trámites por cuenta de la persona jurídica o entidad.

2.– Las personas autorizadas deberán estar vinculadas profesionalmente o ligadas a la actividad u ocupación de las personas jurídicas o entidad.

Artículo 29.– Inscripción de las representaciones de persona autorizada.

1.– Todos los trámites relativos a la inscripción de las personas autorizadas en el registro electrónico de apoderamientos (tales como inscripción, aceptación y cancelación) se formalizarán de forma electrónica. Ninguno de esos trámites se podrá realizar de forma presencial, ante las oficinas de asistencia en materia de registro.

2.– La persona autorizada deberá aceptar la representación, por el mismo medio. El plazo máximo para su aceptación será de 20 días hábiles desde la inscripción en el registro.

Artículo 30.– Efectos y alcance de las representaciones de persona autorizada.

1.– La inscripción de las representaciones de persona autorizada en el registro electrónico de apoderamientos será automática.

2.– Las representaciones de persona autorizada surtirán efecto desde la fecha de aceptación explícita de la persona autorizada por comparecencia electrónica.

3.– Las representaciones de persona autorizada inscritas en el registro electrónico de apoderamientos solo surtirán efecto para los trámites y procedimientos a los que expresamente se refiera la representación otorgada.

Si se trata de una representación para realizar cualquier actuación, la representación surtirá efecto para todos los trámites de los procedimientos que se incluyan en el Catálogo de Servicios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

4.– Las personas autorizadas podrán ser una o varias personas físicas con capacidad de obrar, vinculadas profesionalmente o ligadas a la actividad u ocupación de las personas jurídicas o entidad.

5.– Las personas autorizantes asumirán las responsabilidades de las actuaciones realizadas con tal carácter por aquellas a las que autoricen.

Artículo 31.– Vigencia de la inscripción de las representaciones de persona autorizada.

1.– Las representaciones de persona autorizada inscritas en el registro tendrán la vigencia que se establezca en el momento de la inscripción. La vigencia máxima será de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

2.– La persona jurídica o entidad podrá prorrogar las representaciones de persona autorizada, en cualquier momento antes de finalizar el plazo de validez. Las prórrogas otorgadas por la persona jurídica o entidad tendrán una validez máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción de la prórroga.

3.– La persona autorizada deberá aceptar la prórroga, por el mismo medio. Si no acepta la prórroga en el plazo de 20 días hábiles desde su inscripción en el registro, la prórroga quedará cancelada de oficio y se aplicará lo establecido en el artículo 33.1 de esta Orden.

Artículo 32.– Modificación de las representaciones de persona autorizada.

1.– Las representaciones de persona autorizada otorgadas e inscritas en el registro electrónico de apoderamientos podrán modificarse por la persona autorizante.

2.– Se podrán ampliar o reducir:

a) Los procedimientos especificados en la representación.

b) El plazo de ejercicio de la representación.

3.– Si la persona autorizada no acepta la modificación de la representación en el plazo de 20 días hábiles desde su inscripción en el registro, se cancelará de oficio la modificación de la representación solicitada. No obstante, este hecho no supondrá la cancelación de la representación cuya modificación se había solicitado, el cual continuará vigente sin modificación.

Artículo 33.– Cancelación, revocación y renuncia de las representaciones de persona autorizada.

1.– Las representaciones de persona autorizada inscritas en el registro electrónico de apoderamientos se cancelarán cuando se cumpla alguno de los supuestos recogidos en el artículo 10 de la presente Orden.

2.– Las personas autorizantes podrán solicitar en cualquier momento que se revoquen las representaciones de persona autorizada registradas. Además, tendrán la responsabilidad de tramitar la solicitud de cancelación cuando la vinculación entre ambas haya finalizado por renuncia, revocación o cualquier otra causa.

No obstante, las personas autorizantes estarán obligadas a cancelar las representaciones de quienes ya no desempeñen las funciones para las que fueron autorizadas.

3.– Las personas autorizadas podrán presentar su renuncia en cualquier momento. Esta renuncia será comunicada a la persona jurídica o entidad autorizante de forma automática.

La renuncia de la inscripción de persona autorizada surtirá efectos automáticamente.

Sección 3.ª

Entidades Habilitadas

Artículo 34.– Habilitación de terceros por la Administración.

1.– La Administración podrá habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para que realicen determinadas transacciones electrónicas en representación de las personas interesadas.

2.– Dicha habilitación deberá especificar las condiciones y obligaciones a las que se comprometen quienes así adquieran la condición de representantes. La habilitación determinará la presunción de validez de la representación salvo que la normativa de aplicación prevea otra cosa.

3.– La habilitación se formalizará mediante resolución dictada o convenio formalizado con el órgano competente de la persona titular del órgano administrativo competente en atención a la ciudadanía, previa autorización y solicitud justificada del órgano administrativo competente en la materia para resolver los procedimientos administrativos de que se trate.

4.– En la habilitación se deberá especificar lo siguiente:

a) las personas habilitadas.

b) las condiciones para la designación de representante habilitado.

c) los procedimientos y los trámites objeto de la habilitación.

5.– El personal funcionario autorizado inscribirá en el registro electrónico de apoderamientos a las personas habilitadas, y registrará los trámites y procedimientos en los que pueden actuar como representantes.

6.– La habilitación tendrá una vigencia determinada máxima de cuatro años a contar desde la fecha de la resolución o desde la fecha de la formalización del convenio. Prorrogable, en ambos casos, una única vez por una duración máxima de cuatro años.

7.– Las habilitaciones se cancelarán en los casos regulados en el artículo 10 de la presente Orden.

8.– La Administración podrá requerir, en cualquier momento, a las entidades habilitadas que acrediten la representación. Serán válidas las otorgadas a través de los modelos normalizados aprobados por la Administración. No obstante, la persona interesada podrá comparecer siempre por sí misma en el procedimiento.

9.– Las personas habilitadas deberán ostentar la representación necesaria para cada actuación. La falta de suficiente representación dará lugar a la exigencia de las responsabilidades que correspondan.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

Queda derogada la Orden de 14 de diciembre de 2012, de la Consejera de Interior, Justicia y Administración Pública, por la que se regula el Registro electrónico de representantes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y por la que se crea y regula el Registro de funcionarios habilitados y cualquier otra disposición en materia de registro de apoderamientos que se oponga a esta Orden.

DISPOSICIÓN FINAL.– Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

En Vitoria-Gasteiz, a 14 de noviembre de 2023.

La Consejera de Gobernanza Pública y Autogobierno,

OLATZ GARAMENDI LANDA.

Análisis documental