Boletín Oficial del País Vasco

N.º 238, viernes 15 de diciembre de 2017

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OTRAS DISPOSICIONES

TRIBUNAL VASCO DE CUENTAS PÚBLICAS

6024

ACUERDO del Pleno del Tribunal Vasco de Cuentas Públicas de aprobación definitiva del Informe de fiscalización de EJIE, Sociedad Informática del Gobierno Vasco, S.A. 2016, adoptado en sesión de 26 de octubre de 2017.

El Pleno del Tribunal Vasco de Cuentas Públicas en sesión celebrada el día 2 de octubre de 2017, ha adoptado el siguiente

ACUERDO

Aprobar con carácter definitivo el informe de fiscalización de EJIE, Sociedad Informática del Gobierno Vasco, S.A. 2016, que figura como anexo al presente Acuerdo.

Disponer, de conformidad con lo previsto en el artículo 13.2 de la Ley 1/1988 del TVCP/HKEE, la publicación de sus conclusiones en los boletines oficiales correspondientes.

Vitoria-Gasteiz, a 26 de octubre de 2017.

El Presidente del TVCP,

JOSÉ LUIS BILBAO EGUREN.

El Secretario General del TVCP,

JULIO ARTETXE BARKIN.

ANEXO

EJIE, SOCIEDAD INFORMÁTICA DEL GOBIERNO VASCO, 2016

Abreviaturas.

CAPV: Comunidad Autónoma del País Vasco.

GV: Gobierno Vasco.

IIC: Instrucciones Internas de Contratación.

TRLCSP: Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

TRLPOHGPV: Decreto Legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco.

TRRPE: Decreto Legislativo 1/2011, de 24 de mayo, por el que se aprueba el Texto Refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de régimen presupuestario de Euskadi y se regula el régimen presupuestario aplicable a las Fundaciones y Consorcios del sector público de la CAE.

I.– Introducción.

El Tribunal Vasco de Cuentas Públicas, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1/1988 y en el Plan de Trabajo aprobado por el Pleno del Tribunal, ha fiscalizado las Cuentas Anuales del ejercicio 2016 de Eusko Jaurlaritzaren Informatika Elkartea-Sociedad Informática del Gobierno Vasco, S.A. (en adelante EJIE).

Esta fiscalización comprende los siguientes aspectos:

– Legales: revisión del cumplimiento de la normativa aplicable en las áreas de presupuesto, personal y adquisición de bienes y servicios.

– Contables: conformidad de las cuentas anuales con los principios contables que le resulten de aplicación. La Sociedad se encuentra auditada, por lo que nuestro trabajo ha consistido en una revisión de los papeles de trabajo de los auditores, realizando, en su caso las pruebas complementarias que hemos considerado necesarias.

– El alcance del trabajo no incluye un análisis de la eficacia y eficiencia del gasto. No obstante, las deficiencias detectadas se detallan en el epígrafe del informe denominado «Consideraciones sobre sistemas de control interno y procedimientos de gestión».

La totalidad de las acciones de EJIE son propiedad de la Administración General de la CAPV, por lo que tiene el carácter de sociedad pública. EJIE se creó como sociedad anónima por Decreto 60/1982, con duración indefinida. El Decreto 24/2016, de 26 de noviembre, del Lehendakari, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la CAPV y de determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos, adscribe EJIE al Departamento de Gobernanza Pública y Autogobierno. Anteriormente, por Decreto 20/2012, estaba adscrita al Departamento de Hacienda y Finanzas.

EJIE como sociedad pública de la CAPV, está dotada de personalidad jurídica propia, y se rige, en relación con las materias propias de la Hacienda General del País Vasco, por las disposiciones referentes a las mismas que le sean de expresa aplicación y, en lo que no las contradigan, por el derecho privado, de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV del Título III del TRLPOHGPV.

Su objeto social es:

– El estudio y desarrollo de técnicas de procesos de datos.

– La prestación de servicios informáticos y servicios de seguridad, técnicos y administrativos, en las comunicaciones a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos a la administración central, periférica o institucional, de la CAPV, o a otras personas o entidades públicas o privadas distintas de la CAPV siempre que se acuerde por el Consejo de Administración de la sociedad.

II.– Opinión.

II.1.– Opinión sobre el cumplimiento de la legalidad.

Personal.

1.– La empresa externa especializada, encargada de la selección interna de nueve personas para la cobertura de puestos de trabajo vacantes, y de seis trabajadores temporales con contratos de relevo, no conserva la documentación correspondiente a ambos procesos, por lo que no hemos podido verificar el cumplimiento de los principios de igualdad y mérito.

Contratación.

2.– EJIE ha adquirido los servicios de «Licencias e infraestructuras plataforma idiomas» y «Adaptaciones técnicas de diversas aplicaciones del Departamento de Educación, Política Lingüística y cultura del GV» por 97.000 y 87.535 euros, respectivamente, mediante el procedimiento simplificado, cuando según las IIC, debería haber utilizado el procedimiento abierto.

En opinión de este Tribunal, excepto por la limitación al alcance señalada en el párrafo 1 y el incumplimiento del párrafo 2, EJIE ha cumplido razonablemente en el ejercicio 2016 la normativa legal que regula su actividad económico-financiera.

II.2.– Opinión sobre las cuentas.

En opinión de este Tribunal, las cuentas anuales del ejercicio 2016 de EJIE expresan en todos los aspectos significativos la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera a 31 de diciembre de 2016, así como de los resultados de sus operaciones y de sus flujos de efectivo correspondientes al ejercicio anual terminado en dicha fecha, de conformidad con el marco normativo de información financiera que resulta de aplicación y, en particular, con los principios y criterios contables contenidos en el mismo.

III.– Consideraciones sobre los sistemas de control interno y procedimientos de gestión.

En este apartado se señalan tanto deficiencias que no afectan de manera relevante al cumplimiento de los principios que rigen la actividad económico-financiera, como aspectos procedimentales que se ponen de manifiesto para la mejora de la gestión.

III.1.– Personal.

– En 2016 se han abonado 29.334 euros en concepto de retribución variable por rendimiento, que se ha repartido entre los trabajadores a partes iguales, sin realizar las evaluaciones establecidas en el propio convenio.

III.2.– Contratación de bienes y servicios.

Hemos analizado 10 expedientes de contratación adjudicados en 2016 por un importe de 13,8 millones de euros, y hemos detectado que:

– En tres de los contratos analizados (expedientes 1, 2 y 4), adjudicados por 9,6 millones de euros, el plazo de presentación de proposiciones es inferior al mínimo establecido en el artículo 159 del TRLCSP.

– En el contrato de suministro de infraestructuras para CPDs (expediente 5) adjudicado por procedimiento negociado por 461.111 euros, los pliegos contienen un aspecto a negociar y diversos criterios de valoración de las ofertas presentadas, pero no establecen un procedimiento de adjudicación que contemple el aspecto a negociar. De hecho, se ha adjudicado con anterioridad a la negociación, aplicando los criterios de valoración.

– En dos contratos analizados (expedientes 5 y 8), adjudicados por 704.943 euros, la notificación a los licitadores no adjudicatarios no contiene información suficiente sobre la motivación de la adjudicación.

Hemos detectado las siguientes adquisiciones que se han efectuado solicitando una única oferta y que debieron adjudicarse por el procedimiento definido en las IIC como simplificado B, que incluye la solicitud de tres ofertas y adjudicación a la económicamente más ventajosa:

(Véase el .PDF)

III.3.– Otros aspectos.

– El presupuesto de EJIE no incluye el estado de compromisos futuros, y sin embargo ha contraído compromisos para ejercicios futuros por importe de 1,5 millones de euros (artículo 8.2 del TRRPE).

– En el ejercicio 2016, EJIE ha abonado 11,4 millones de euros (un 16% del total de los pagos), sobrepasando el plazo máximo de 60 días establecido en el artículo 4.3 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Asimismo, del saldo pendiente de pago a 31 de diciembre de 2016, un importe de 313.675 euros (que supone el 2% del total) tiene una antigüedad superior a los 60 días.

– EJIE ha acudido a la subcontratación para la ejecución de encomiendas. De las 14 encomiendas específicas analizadas, en 6 de ellas los costes por subcontratación suponen más del 60% del importe de la anualidad 2016 de la encomienda. La subcontratación sólo cabe de forma complementaria o adicional, de manera que no se desvirtúe la base de la figura, esto es, que la encomendada disponga de medios propios. EJIE debería realizar un análisis del porcentaje de las prestaciones encomendadas que lleva a cabo con los medios de los que dispone y del que realiza mediante subcontratación, en orden a justificar el cumplimiento del equilibrio de la encomienda.

IV.– Cuentas Anuales.

A) Balances de Situación a 31 de diciembre de 2016 y 2015.

(Véase el .PDF)

B) Cuentas de Pérdidas y Ganancias de los ejercicios anuales terminados el 31 de diciembre de 2016 y 2015.

(Véase el .PDF)

C) Estados de cambios en el Patrimonio Neto de los ejercicios anuales terminados el 31 de diciembre de 2016 y 2015.

(Véase el .PDF)

(Véase el .PDF)

D) Estado de Flujos de Efectivo de los ejercicios anuales terminados el 31 de diciembre de 2016 y 2015.

(Véase el .PDF)

ALEGACIONES A LOS RESULTADOS DE LA FISCALIZACIÓN DE EUSKO JAURLARITZAREN INFORMATIKA ELKARTEA / SOCIEDAD INFORMÁTICA DEL GOBIERNO VASCO, S.A., CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO 2016

I.– Introducción.

Al objeto de dar respuesta a los Resultados de la Fiscalización de la Sociedad Informática del Gobierno Vasco, S.A. (EJIE) correspondiente a 2016, se presentan en este informe las alegaciones y justificaciones que la Sociedad ha tenido a bien realizar en orden al asunto de referencia y que han sido centralizadas por la Oficina de Control Económico.

II.– Opinión.

II.1.– Opinión sobre el cumplimento de la legalidad.

II.1.1.– Personal.

«La empresa externa especializada, encargada de la selección interna de nueve personas para la cobertura de puestos de trabajo vacantes, y de seis trabajadores temporales con contratos de relevo, no conserva la documentación correspondiente a ambos procesos, por lo que no hemos podido verificar el cumplimiento de los principios de igualdad y mérito.»

EJIE ha puesto a disposición del equipo auditor del Tribunal Vasco de Cuentas Públicas la siguiente documentación de cada uno de los 9 procesos de selección internos realizados durante al año 2016:

– Bases del proceso de selección.

– Fichas de descripción de los perfiles profesionales.

– Copia del informe emitido por la empresa especializada en procesos de selección de personal que ha realizado el proceso de selección y que contiene la siguiente información:

* Número de candidaturas recibidas.

* Número de personas que superan la preselección y que realizan las pruebas consistentes en entrevista personal, cuestionario de personalidad y preguntas técnicas, todo ello con distribución entre mujeres y hombres.

* Resultado final del proceso de selección con los informes correspondientes de las personas con mejor encaje en el proceso, con distribución entre mujeres y hombres, con indicación expresa de:

– Competencias objeto de valoración, con indicación de la ponderación de cada una de las mismas.

– Puntuaciones asignadas a cada candidatura finalista, en cada una de las competencias objeto de valoración.

– Informe resumen de cada una de las candidaturas finalistas con detalle del curriculum y observaciones al mismo.

EJIE ha puesto a disposición del equipo auditor del Tribunal Vasco de Cuentas Públicas la siguiente documentación de cada uno de 4 procesos de selección externa elegidos por dicho equipo, del total de altas en plantilla durante al año 2016 que ascendieron a 6, todas ellas en la modalidad de contrato de relevo:

– Bases del proceso de selección interna previo al proceso de selección externo.

– Copia del informe emitido por la empresa especializada en procesos de selección de personal que ha realizado el proceso de selección y que contiene la siguiente información:

* Copia de los anuncios publicados en las ediciones dominicales de dos diarios de mayor difusión en las provincias de Araba, Bizkaia y Gipuzkoa (El Correo y El Diario Vasco) así como indicación de la publicación en la propia página web de la empresa de selección y en el portal de empleo Infojobs.

* Fecha de activación del anuncio.

* Número de candidaturas recibidas por cada uno de los medios de difusión utilizados, con distribución de las mismas entre mujeres y hombres.

* Número de personas que superan la preselección y que realizan las pruebas consistentes en entrevista personal, cuestionario de personalidad y preguntas técnicas, todo ello con distribución entre mujeres y hombres.

* Resultado final del proceso de selección con los informes correspondientes de las personas con mejor encaje en el proceso, con distribución entre mujeres y hombres, con indicación expresa de:

– Competencias objeto de valoración, con indicación de la ponderación de cada una de las mismas.

– Puntuaciones asignadas a cada candidatura finalista, en cada una de las competencias objeto de valoración.

– Informe resumen de cada una de las candidaturas finalistas con detalle del curriculum y observaciones al mismo.

Copia del informe final del proceso de selección, elaborado por EJIE, basado en el informe de la empresa de selección, con indicación de la propuesta de candidatura a seleccionar.

De forma adicional a la información anteriormente referida el equipo auditor se puso en contacto con la empresa de selección para recabar mayor nivel de detalle, obteniendo de esta empresa la siguiente respuesta: «Pasado un tiempo prudencial (1-2 meses), desde la toma de la decisión final, se destruyen la documentación personal (CVs, titulaciones, etc.), los resultados de las pruebas y las notas del entrevistador durante la fase de entrevistas en ieTeam, por cumplimiento de política interna.»

EJIE, en la contratación de los servicios de selección de personal, considera que tal como establece el artículo 12.3 de la Ley de Protección de Datos (Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal), «una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento». Igualmente el artículo 22 del Reglamento que desarrolla la LOPD (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal) dispone respecto de la conservación de los datos lo siguiente: una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento o al encargado que éste hubiese designado, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.

La finalidad del tratamiento es el proceso de selección, y una vez finalizado éste la empresa de selección ha procedido a la destrucción de la información.

Por otro lado en el Informe de conclusiones y recomendaciones relativo a la selección de personal a través de internet, de fecha 17 de noviembre de 2005, se recogen en su apartado 7.4 Cancelación de datos, el artículo 14 de su Recomendación 2/1989 en el que se considera que «los datos personales obtenidos a través de una solicitud de empleo deberían normalmente borrase tan pronto como se decida que, a este respecto, no se realizará una oferta de empleo.»

No obstante lo anterior, y con la finalidad de atender a la opinión del Tribunal Vasco de Cuentas Públicas que nos ocupa, en los siguientes procesos de selección que han tenido lugar con posterioridad a tener conocimiento de esta circunstancia, EJIE ha exigido a la empresa de selección la inclusión de la siguiente cláusula en las ofertas de prestación de servicios, resultando obligatoria su inclusión en las mismas: «IETEAM se compromete a garantizar el adecuado cumplimiento de los principios de igualdad, mérito, capacidad, publicidad y concurrencia en el proceso de selección, así como a custodiar con la debida diligencia y conforme a la normativa en materia de protección de datos de carácter personal, durante un plazo de 5 años, a contar desde el día de la efectiva incorporación a la plantilla de EJIE de la persona seleccionada, toda la documentación derivada del proceso de selección, entre la que se incluye, a título enunciativo pero no limitativo, los anuncios publicados en todos sus soportes, los curriculum recibidos, las certificaciones de titulación e idiomas recibidas, las pruebas realizadas, así como los informes elaborados relativos a las candidaturas recibidas.» Esta cláusula se ha incluido en los 3 procesos de selección que han sido contratados con posterioridad a esta circunstancia.

Con fecha 1 de septiembre de 2017 EJIE ha publicado un expediente de contratación para la prestación de servicios de selección de personal en cuyo pliego de condiciones técnicas, se ha recogido lo siguiente, en relación con este asunto:

Apartado 1.1 Necesidad de contratación: «Al tratarse de una empresa perteneciente al sector público de Eusko Jaurlaritza Gobierno Vasco resulta absolutamente obligatorio que los procesos de selección respeten escrupulosamente los principios de publicidad y concurrencia, así como los de igualdad, mérito y capacidad, así como que quede acreditado fehacientemente su cumplimiento durante todas las fases de prestación del servicio.»

Por otro lado la actividad desarrollada por EJIE exige la máxima diligencia en el tratamiento de los datos de carácter personal, por lo que EJIE va más allá del estricto cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal, habiendo obtenido la certificación en ISO27001.

Apartado 2.2 Descripción y requisitos del servicio: «El servicio consiste en la prestación de servicios profesionales de selección de personal, tanto en su fase interna como externa, con plena garantía de cumplimiento de los principios de publicidad, concurrencia, igualdad, mérito y capacidad, con garantía de un trato sumamente respetuoso hacia las personas candidatas y el estricto cumplimiento de los principios de confidencialidad y de la normativa de protección de los datos de carácter personal, debiendo quedar todo ello suficientemente acreditado. La detección de incumplimientos relativos a esta obligación constituirá causa de resolución del contrato con la empresa adjudicataria.»

«Con la finalidad de cumplir con los requerimientos de auditoría y control de los procesos de selección derivados de este expediente de contratación, toda la documentación derivada del servicio contratado deberá ser custodiada por la empresa adjudicataria durante un plazo de 5 años a contar desde el día de la efectiva incorporación a la plantilla de la persona seleccionada. Esta obligación no finalizará hasta la conclusión de dicho plazo, incluso en el supuesto de finalización de la relación contractual entre EJIE y la empresa adjudicataria. A los efectos de comprobación del cumplimiento de esta obligación, EJIE podrá realizar por sus propios medios o por medios de terceras partes, controles y/o verificaciones de la misma, siendo obligación igualmente de la empresa adjudicataria permitir dichos controles y/o verificaciones. La detección de incumplimientos relativos a esta obligación constituirá causa de resolución del contrato con la empresa adjudicataria.»

Apartado 2.2.3 Proceso de selección en su fase externa: «h) custodia de toda la documentación derivada del servicio contratado durante un plazo de 5 años a contar desde el día de la efectiva incorporación a la plantilla de la persona seleccionada, en los términos indicados en el apartado 2.2 del presente pliego. »

II.1.2.– Contratación.

«EJIE ha adquirido los servicios de Licencias e infraestructuras plataforma idiomas y adaptaciones técnicas de diversas plataformas lingüísticas y cultura del GV».

1.– Servicios de Licencias e infraestructuras plataforma idiomas.

En cuanto a las plataformas lingüísticas referidas, se refieren a dos contrataciones diferenciadas, que son las siguientes:

– Contratación de licencias e infraestructura Plataforma de Idiomas e-Lea para 2016, se refiere a licencias para que los usuarios finales puedan realizar cursos (mediante plataforma on line y cd`s al efecto) en inglés, francés, italiano y alemán, con un número limitado de licencias para ciudadanos de la CAPV. Se contrata así mismo servicios de soporte. Este contrato se tramitó por el procedimiento Simplificado B, establecido en las Instrucciones Internas de Contratación (en adelante IIC) de EJIE según el importe del mismo (48.500,00 euros). Se solicitan tres ofertas a tres empresas especializadas en este tipo de servicios/suministros.

– Contratación licencias e infraestructura Plataforma de idiomas Euskera-ikasten 2016, se refiere a la contratación de licencias para usuarios finales para cursos de euskera, con licencias ilimitadas, es decir para cualquier ciudadano que le pueda interesar, sea cual sea la ubicación y nacionalidad de los mismos. Se accede por plataforma on line exclusivamente. El servicio y destinatarios son distintos y se tramita por el procedimiento establecido en las IIC de EJIE para el importe previsto, de 48.500,00 euros. Se solicitan tres ofertas a tres empresas especializadas en este tipo de servicios/suministros.

2.– Adaptaciones técnicas de diversas plataformas lingüísticas y cultura del GV.

En cuanto al incumplimiento referido a las adaptaciones técnicas, por un importe de 87.535,00 euros, se refiere a dos contrataciones distintas, cada una de ellas tramitada por el procedimiento simplificado B, establecido en las IIC, según su importe, y son las siguientes:

– Adaptaciones Técnicas Aplicaciones Infraestructuras (V90-W20-V92-Y44), por un importe de 40.040,00 euros, de fecha 01-02-2016.

– Adaptaciones Técnicas V92, Y44, V90, W20 y V93 Inicio Curso 16-17, por un importe de 47.495,00 euros, de fecha 22-09-2016.

Las contrataciones se refieren a tareas solicitadas por el Departamento, en fechas distintas y para aplicaciones diferentes. En el momento en que se tramita la primera contratación de las aplicaciones V90-W20-V92-Y44 no se tienen previsiones ni conocimiento de los requerimientos de nuevas adaptaciones que serán necesarios para las aplicaciones V92, Y44, V90, W20 y V93 Inicio Curso 16-17.

A todo ello hay que añadir que, dado que los requerimientos del Departamento se conocen a lo largo del año, según necesidades en cada momento, y del que se derivan distintas contrataciones, en 2017 se elaboró un pliego que aúna todas ellas, en la contratación de los «Servicios de Mantenimiento de los Sistemas de Información del Departamento de Educación en modalidad ANS», Expediente EJIE-019-2017, sujeto a regulación armonizada, con dos lotes, lote 1 «Mantenimiento/Evolución Sistemas Información Corporativos del Departamento de Educación» y lote 2 «Mantenimiento y Evolución de la plataforma de Aprendizaje Permanente: HIRU.EUS.» lo que evitará la realización de cada contrato individualizado y adaptado a cada necesidad transmitida por el Departamento o detectada por EJIE.

III.– Consideraciones sobre los sistemas de control interno y procedimientos de gestión:

III.1.– Personal.

«En 2016 se han abonado 29.334 euros en concepto de retribución variable por rendimiento, que se ha repartido entre los trabajadores a partes iguales, sin realizar las evaluaciones establecidas en el propio convenio».

EJIE implantó en el año 2000 un nuevo plan de Recursos Humanos que tuvo su reflejo en el Convenio Colectivo del año 2000, en el que entre otras medidas se incorporó un modelo de retribución variable que a lo largo de los siguientes años ha experimentado una evolución dado que en las encuestas de clima laboral que se viene realizando desde el año 2001, ha sido un aspecto controvertido y motivo de insatisfacción entre el personal. A estos efectos se estableció una cantidad de retribución variable a repartir que se ha ido actualizando con los importes de incrementos o decrementos salariales a lo largo de los años y que en el año 2016 ascendió a 29.334 euros.

Así en sus inicios se procedía a realizar un reparto en función de la evaluación del desempeño anual individual de cada persona, mediante la que se procedía a realizar un reparto de la retribución variable. Este modelo de aplicación práctica de la retribución variable generó un alto grado de insatisfacción en las encuestas de clima laboral.

Posteriormente se creó un grupo de mejora con la finalidad de modificar los criterios de aplicación de la retribución variable y se concluyó por el mismo en modificar el modelo de forma que éste fuera grupal, en función del logro de objetivos por los diferentes grupos de trabajo, llegando aplicarse este nuevo modelo, que igualmente generó un alto grado de insatisfacción entre el personal en las encuestas de clima laboral.

Posteriormente en el marco de la negociación colectiva que dio lugar al Convenio Colectivo del año 2008, en el acta final de acuerdo de fecha 12 de diciembre de 2008, se adoptó el siguiente acuerdo: «Se acuerda orientar la retribución variable al modelo EFQM, incluyendo la retribución variable como una forma de reconocimiento, en base a los siguientes acuerdos:

La retribución Variable correspondiente al año 2008 se repartirá según lo regulado en el Convenio Colectivo, en base a la consecución de objetivos de empresa, linealmente entre todo el personal como reconocimiento al esfuerzo realizado para conseguir la obtención del Diploma de Compromiso con la Excelencia por Euskalit.

Se acuerda establecer un sistema de premios a la excelencia dentro del proceso de reconocimiento a implantar en EJIE para lo cual se acuerda constituir un Grupo de Mejora, antes del 31/12/2008 en el que participen un máximo de 7 personas, con la siguiente composición 1 persona por la Dirección, 2 por el Comité de Empresa y 4 empleados o empleadas de EJIE. Las persona designada por la Dirección es Iñigo Díaz y las personas designadas por el Comité de Empresa son Juan M.ª Ayerbe por parte de ELA. Por su parte el Grupo Independiente manifiesta que por su parte, al no firmar el Convenio Colectivo, renuncian a participar en este Grupo de Mejora. Ante este último planteamiento ELA propone que se incremente en una persona más los participantes por parte de la plantilla. Este planteamiento es aceptado por la Dirección.

Las premisas de partida para el grupo de mejora son las siguientes:

– Diseñar el sistema de premios a la excelencia antes del 31-03-2009.

– El número máximo de premios no debe exceder de 10, debiendo ser en su mayoría de carácter individual, aunque pueda haber premios de carácter colectivo o grupal.»

En fecha 6 de marzo de 2009 se alcanzó el acuerdo para la firma del Convenio Colectivo del año 2009, recogido en acta de Comité de Empresa de 6 de marzo de 2009, en la que se incluye entre otros el siguiente acuerdo: «Ambas partes aceptan mantener en vigor los acuerdos alcanzados en materia de retribución variable el pasado 12 de diciembre de 2008.»

Para dar cumplimiento a dichos acuerdos se creó un grupo de mejora que alcanzó unas conclusiones, elaborando un modelo de reconocimientos o premios a la excelencia que fue consensuado y aprobado por la mayoría del Comité de Empresa tal y como se recoge en el acta de fecha 20 de abril de 2009.

Posteriormente, con fecha 14 de octubre de 2009, la Dirección General de EJIE comunicó al Comité de Empresa su decisión de no aplicar el nuevo modelo de retribución variable diseñado por el grupo de mejora y en posterior reunión de Comisión Paritaria de fecha 16 de octubre de 2009, se adoptó el siguiente acuerdo: «En la reunión de Comité de Empresa de fecha 14 de octubre de 2009 la Dirección realizó la propuesta de modificar el reparto de la retribución variable, de tal manera que no se aplique en 2009 el modelo de reparto en base al sistema de premios a la excelencia acordado con el Comité de Empresa el 12 de diciembre de 2008 y ratificado el 6 de marzo de 2009, proponiendo al Comité de Empresa un reparto lineal para el año 2009 a la espera de definir un nuevo modelo de reparto de cara al año 2010. ELA manifiesta su conformidad para que el reparto de la retribución variable se haga de forma lineal en 2009 y que en el marco de la negociación colectiva del año 2010 se decida sobre la forma de reparto del montante de retribución variable.»

En conclusión, el último acuerdo alcanzado en materia de Convenio Colectivo fue el que dio lugar al Convenio colectivo de 2009, de fecha 6 de marzo de 2009, lo que hace que sea este Convenio el que se encuentra en vigor. No obstante, en materia de retribución variable, resulta de aplicación, por ser el último acuerdo en vigor en esta materia, el acuerdo de Comisión Paritaria de fecha 16 de octubre de 2009, por el que se viene realizando un reparto lineal entre todo el personal, que en el año 2016 ha supuesto una cantidad de 158,02 euros anuales por persona.

III.2.– Contratación de bienes y servicios.

«En tres de los contratos analizados (1, 2 y 4), adjudicados por 9.6 millones de euros, el plazo de presentación de proposiciones es inferior al mínimo establecido en el artículo 15 del TRLCSP».

Los requisitos tenidos en cuenta para el establecimiento de los plazos de presentación de ofertas, han sido los siguientes:

– La regulación de los anuncios previos se encuentra en el TRLCSP art 159.1 y en el Real Decreto 1098/2001, art 77.2.

Ámbito:

* Incrementa la Publicidad, informando por adelantado de las previsiones de contratación para los doce meses siguientes.

* Reduce plazos de presentación de ofertas.

Requisitos:

* Se aplica en los contratos de servicios, suministros y obras sujetos a regulación armonizada (SARA).

* El plazo establecido para la recepción de ofertas es no inferior a 52 días naturales desde fecha envío al DOUE.

El plazo podrá reducirse en los casos siguientes:

– 5 días cuando se ofrezca acceso por medios electrónicos a los pliegos y a la documentación complementaria.

– Si se hubiese enviado el anuncio previo a que se refiere el artículo 141, el plazo de presentación de proposiciones podrá reducirse hasta treinta y seis días, como norma general, o, en casos excepcionales debidamente justificados, hasta veintidós días. Esta reducción del plazo sólo será admisible cuando el anuncio de información previa se hubiese enviado para su publicación antes de los cincuenta y dos días y dentro de los doce meses anteriores a la fecha de envío del anuncio de licitación, siempre que en él se hubiese incluido, de estar disponible, toda la información exigida para éste.

– Los plazos señalados en los dos párrafos anteriores podrán reducirse en siete días cuando los anuncios se preparen y envíen por medios electrónicos, informáticos o telemáticos. Esta reducción podrá adicionarse, en su caso, a la de cinco días prevista en el inciso final del primer párrafo.

En el mismo sentido lo regula en el artículo 154.3del TRLCSP, donde se regula la «Delimitación, plazos para la presentación de proposiciones y plazo de publicación del anuncio de licitación». Las fechas de envío de anuncios al DOUE en todos los casos respetan los mínimos establecidos, que aplicadas todas las reducciones señaladas en los artículos expuestos, es de 24 días naturales (36 días por haberse enviado anuncio previo, menos 5 días puesto que se ha ofrecido acceso por medios electrónicos a los pliegos y a la documentación complementaria, y menos siete días puesto que se prepararon y enviaron los anuncios por medios electrónicos, informáticos o telemáticos). Las fechas de envíos al DOUE han sido, para el expediente de suministro de equipamiento microinformático en modalidad de arrendamiento financiero (renting) con 4 lotes, se envía el 1 de junio de 2016, finalizando el plazo de presentación de ofertas el 27 de junio, para el que tiene por objeto el suministro de licencias de productos Microsoft 2016 el 23 de diciembre de 2016 finalizando el plazo de presentación de ofertas el 16 de enero de 2017 y para los servicios de soporte a infraestructuras de monitorización el 30 de septiembre de 2016 finalizando el plazo de presentación de ofertas el 25 de octubre del mismo año.

«En el contrato de suministro para CPDs (expediente 5) adjudicado por el procedimiento negociado por 466.111 euros, los pliegos contienen un aspecto a negociar y diversos criterios de valoración de las ofertas presentadas, pero no establecen un procedimiento de adjudicación que contemple el aspecto a negociar. De hecho se ha adjudicado con anterioridad a la negociación aplicando los criterios de valoración».

El expediente de contratación referido se tramitó previamente por el procedimiento abierto, sujeto a regulación armonizada, pero quedó declarado desierto, puesto que ninguna de las ofertas se consideró adecuada. Posteriormente se tramita un procedimiento negociado sin publicidad solicitando oferta a las empresas que presentan oferta en la licitación anterior, y donde se indica como el plazo único criterio de negociación (supuesto establecido en el artículo 170 apartado c, del TRLCSP), según consta en la documentación puesta a disposición del equipo auditor.

En la cláusula 31 del Pliego de Condiciones Particulares se establece lo siguiente:

«PCP-31.1. El área técnica responsable del contrato iniciará con las empresas invitadas las consultas y negociaciones tendentes a la formación del contrato.

a) Podrán ser negociados los siguientes aspectos del contrato:

– Plazo de entregas. Determinación de plazos de entregas, para establecer fase o fases y definir penalidades.

b) En ningún caso serán objeto de negociación el resto de términos del que figuran en el pliego de condiciones técnicas y las cláusulas del pliego de condiciones particulares.

Las negociaciones se podrán realizar vía fax, teléfono, por escrito, por comparecencia o por correo electrónico, dejando constancia de ello en el expediente, velando porque todos los interesados reciban igual trato y, en particular, no facilitando de forma discriminatoria información que pueda dar ventajas a determinados interesados con respecto al resto.

El área técnica actuante elaborará un informe en el que se harán constar las negociaciones mantenidas y el resultado de las mismas.»

En el informe de la fase de negociación, previo a la notificación de adjudicación, se indica los contactos y negociaciones habidas.

«En los contratos analizados (expedientes 5 y 8), adjudicados por importe de 704.943,00 euros, la notificación a los licitadores no adjudicatarios no contiene información suficiente sobre motivación de la adjudicación.»

En el caso del expediente para la contratación de los suministros de adquisición de infraestructuras para CPDs, contrato de suministros sujeto a regulación armonizada, se notifica que «EJIE, S.A. tendrá alternativamente la facultad de adjudicar el contrato a la proposición más ventajosa, mediante la aplicación de los criterios de adjudicación, sin atender necesariamente al valor económico de la misma, o declarar desierto el concurso, motivando en todo caso su resolución con referencia a los criterios de adjudicación. (...).EJIE, S.A. únicamente podrá declarar desierto un procedimiento de licitación cuando considere que ninguna de las ofertas presentadas son admisibles conforme a los criterios previstos en el Pliego. Según la documentación obrante en el expediente, y la resolución del órgano de contratación, ninguna de las ofertas se consideran admisibles por no superar los requisitos técnicos, por lo que ha quedado desierta.» Así mismo se indica la posibilidad de recurrir y puesto que, tratándose de un contrato sujeto a regulación armonizada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 40.2 del TRLCSP, cabe la interposición de recurso especial en materia de contratación de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 44 de TRLCSP, ante el registro del órgano de contratación de EJIE SA, Avenida del Mediterráneo n.º 14, CP 01010 de Vitoria-Gasteiz, o ante el Órgano Administrativo de Recursos Contractuales de la Comunidad Autónoma de Euskadi/Kontratuen Inguruko Errekurtsoen Administrazio Organoaren Titularra (calle Donostia/San Sebastián 1, 01010 de Vitoria-Gasteiz), en el plazo de quince días hábiles a partir del siguiente a aquel en que se remita la notificación del acto impugnado.

Y en cuanto a la propia contratación, mediante el procedimiento negociado sin publicidad tramitado, se envían las notificaciones a los que no resultan adjudicatarios, con la estructura y justificación, de acuerdo al modelo establecido al efecto, que contempla al menos, lo requerido en el artículo 151.4 TRLCSP. Las notificaciones constan en la documentación del expediente remitida al equipo auditor.

En el contrato de remodelación de las aulas y salas de reuniones del edificio central de EJIE, contrato de obras no sujeto a regulación armonizada se notifica de acuerdo a los modelos establecidos en EJIE, para los expedientes no sujetos a regulación armonizada, habiéndose puesto a disposición de los licitadores en la grabación de las aperturas técnicas y económicas, donde constan las puntuaciones de las valoraciones técnicas.

«Hemos detectado las siguientes adquisiciones que se han efectuado solicitando una única oferta y que debieron adjudicarse por el procedimiento definido en las IIC como simplificado B, que incluye la solicitud de tres ofertas y adjudicación a la económicamente más ventajosa».

Las adquisiciones a que hace referencia el informe son:

– Necesidades de integración de módulos estadísticos gestión académica, indica una adquisición por importe de 30.000,00 euros, cuando se trata de:

* Necesidades de integración de módulos estadísticos gestión académica inicio de curso 2016-2017, por un importe de 12.082,00 euros. Contratación de los servicios de integración, carga de información de inicio de curso académico, en el sistema de gestión estadística. Las tareas de estos servicios se determinan en fecha anterior al inicio de curso escolar, y su contenido y alcance solo puede establecerse en junio/julio y se refieren a estadísticas de profesorado (incorporación del mismo a inicio de curso) datos más referidos a docentes/aula. Se tramita por el procedimiento establecido en las IIC para estos importes, simplificado A.

* Necesidades de integración de módulos estadísticos gestión académica inicio de 2017, por un importe de 17.998,20 euros. En este contrato tiene un contenido y alcance referido a tareas de carga de datos de personal docente y el resto para el año fiscal, referido más a datos administrativos y de personal. Este contenido y alcance no puede adicionarse y contratarse junto con el contrato anterior, puesto que no está establecido dicho alcance en un momento anterior. Este contrato se tramitó por el procedimiento simplificado A, teniendo en cuenta su importe.

En este caso, se ha podido dar lugar a confusión con las dos contrataciones, por la similitud en las denominaciones de los contratos, cuando su objeto, alcance, tareas y destinatarios, son distintos y la información necesaria que se recibe desde el Departamento, son distintos y se dan en fechas distantes (junio y diciembre). Se tramitan según importes, por el procedimiento establecido en las IIC, simplificado A, con petición de una oferta.

III.3.– Otros aspectos.

«El presupuesto de EJIE no incluye el estado de compromisos futuros, y sin embargo ha contraído compromisos para ejercicios futuros por importe de 1,5 millones de euros (artículo 8.2 del TRRPE)».

Según el artículo 55 del Texto Refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de régimen presupuestario de Euskadi, específico para Entes y Sociedades Públicas, el estado de compromisos futuros recogerá las inversiones y los gastos de carácter no periódico previsto contraer y no devengar al cierre del ejercicio presupuestario.

EJIE interpreta que los compromisos adquiridos son de carácter periódico y por ello, atendiendo al artículo mencionado, no incluye los compromisos futuros a los que se refiere el Tribunal Vasco de Cuentas Públicas.

«En el ejercicio 2016, EJIE ha abonado 11,4 millones de euros (un 16% del total de los pagos), sobrepasando el plazo máximo de 60 días establecido en el artículo 4.3 de la Ley de 3/2004, de 29 de diciembre, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Asimismo, del saldo pendiente de pago a 31 de diciembre de 2016, un importe de 313.765 euros (que supone el 2% del total) tiene una antigüedad superior a 60 días.»

EJIE calcula su periodo de pago por diferencia entre el pago y la fecha de recepción de la factura, y no su visto bueno definitivo, por lo que el periodo de pago en algunos casos supera los 60 días. Los principales motivos de haber realizado pagos en un plazo superior son por cumplir con los tiempos establecidos en llevar a cabo los procedimientos de control interno implantados por EJIE, a fin de garantizar que los importes facturados por los proveedores son acordes en todos los aspectos a las exigencias contempladas por nuestras instrucciones internas de contratación y a las leyes vigentes en materia de cumplimiento de pagos de Sueldos y Seguridad Social.

Hemos observado que en numerosas ocasiones, y debido a la actual coyuntura económica, hay proveedores que no están haciendo frente en el tiempo establecido a sus compromisos de pago de Seguridad Social y Sueldos y Salarios de su personal; Asimismo, se observa un retraso en la devolución de la firma de nuestras condiciones generales anexas a cada pedido firmado emitido por EJIE. Estar al corriente del cumplimiento de todos estos aspectos son requisitos imprescindibles para que EJIE proceda al pago de las facturas registradas en su contabilidad.

Las mismas argumentaciones dadas en el párrafo anterior justifican que a 31 de diciembre de 2016 haya saldos pendientes de pago a proveedores fuera del plazo máximo de 60 días.

Análisis documental