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N.º 144, lunes 31 de julio de 2017

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DISPOSICIONES GENERALES

DEPARTAMENTO DE TRABAJO Y JUSTICIA

3836

ORDEN de 13 de julio de 2017, de la Consejera de Trabajo y Justicia, de ficheros de datos de carácter personal del Departamento de Trabajo y Justicia y del Organismo Autónomo Osalan-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales.

La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, tiene por propósito garantizar y proteger el honor y la intimidad de las personas físicas, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales registrados en soporte físico y a toda modalidad de uso posterior de esos datos por los sectores público y privado.

El artículo 4 de la Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, en concordancia con el artículo 20.1 de la citada Ley Orgánica, dispone que la creación, modificación y supresión de ficheros de la Administración de la Comunidad Autónoma se realizará por orden del titular del departamento al que esté adscrito el fichero, la cual deberá contener todas las menciones exigidas por la legislación en vigor y será objeto de publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

Por otro lado, el artículo 2 de Decreto 308/2005, de 18 de octubre, por el que se desarrolla la Ley 2/2004, establece que los entes públicos de la Comunidad Autónoma del País Vasco notificarán a la Agencia Vasca de Protección de Datos toda creación, modificación o supresión de ficheros de datos de carácter personal, para su inscripción en el Registro de Protección de Datos.

Mediante el Decreto 24/2016, de 26 de noviembre, del Lehendakari, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos, se ha creado el Departamento de Trabajo y Justicia, el cual se compone de órganos y unidades del anterior Departamento de Empleo y Políticas Sociales y del anterior Departamento de Administración Pública y Justicia.

La normativa de los ficheros automatizados de datos de carácter personal correspondientes al nuevo Departamento se encuentra dispersa en distintas órdenes emitidas por los Departamentos originarios: Orden de 2 de diciembre de 2015, del Consejero de Empleo y Políticas Sociales, de ficheros de datos de carácter personal del Departamento de Empleo y Políticas Sociales y del Organismo Autónomo Osalan-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales; y Orden de 28 de noviembre de 2014, del Consejero de Administración Pública y Justicia, de ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal del Departamento de Administración Pública y Justicia, del organismo Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) y del órgano Comisión Jurídica Asesora de Euskadi, adscritos a este Departamento, así como Orden de 17 de abril de 2015 del Consejero de Administración Pública y Justicia que la modifica.

Como consecuencia de la reordenación de la estructura departamental de la Administración de la Comunidad Autónoma y a la vista de la nueva asignación competencial, resulta necesario, en aras a la claridad y seguridad jurídica, dictar una norma que relacione todos los ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal y que quedarán adscritos a los órganos y unidades que engloben el Departamento de Trabajo y Justicia, indicando el órgano responsable de cada fichero ante el que pueden ejercitarse además los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Asimismo, también será objeto de la norma proceder a la creación de cuatro nuevos ficheros de «Grabaciones de las videocámaras interiores de edificios judiciales, centros de menores y oficinas relacionadas con el ámbito judicial», de «Planes de trabajo con riesgo de exposición al amianto», de «Respuestas a consultas» y de «Sospecha de enfermedad profesional».

En relación al primero de ellos, el Departamento de Trabajo y Justicia del Gobierno Vasco ha desarrollado la instalación de videocámaras en el interior de los edificios judiciales, centros de menores y oficinas relacionadas con el ámbito judicial, para impulsar una adecuada seguridad para las personas que trabajan en su interior, personas profesionales y personas ciudadanas que acuden a dichos edificios a realizar diferentes gestiones y personas menores sujetos a medidas en centros menores, por lo que hace preciso crear el fichero automatizado de imágenes, que pasará a formar parte de los ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal de este Departamento.

El segundo de los ficheros, en cumplimiento del Real Decreto 396/2006, de 31 de marzo, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud aplicables a los trabajos con riesgo de exposición al amianto, antes del comienzo de dichos trabajos, las empresas deben elaborar un plan de trabajo para su aprobación ante la autoridad laboral. Dicho plan de trabajo debe especificar la relación nominal de los trabajadores implicados directamente en el trabajo o en contacto con el material conteniendo amianto, los cuales deben tener una formación apropiada y un informe médico de aptitud. La Dirección de Trabajo y Seguridad Social es la autoridad laboral que aprueba los planes de trabajo y responsable del tratamiento de los datos de carácter personal que se contienen en ellos. Posteriormente, el registro de datos referidos a la vigilancia sanitaria específica de los trabajadores expuestos corresponde a la autoridad sanitaria y a Osalan.

El tercero de los ficheros viene a recoger preguntas realizadas por la ciudadanía a Osalan en materia de seguridad y salud laboral y las respuestas emitidas a las mismas, con el objeto de hacer las respuestas, a preguntas similares, lo más homogéneas posibles.

El cuarto de los ficheros con el objeto de registrar los casos de posibles enfermedades de causa laboral comunicados por los servicios sanitarios de Osakidetza y por los servicios de prevención de las empresas de la CAE, almacenando información relacionada de agentes causales del trabajo y comunicando la información individual a los organismos de la Seguridad Social legalmente competentes en reconocer las enfermedades profesionales. También va a servir de fuente de datos del sistema de vigilancia epidemiológica de la CAE.

Además, se procede a introducir una serie de modificaciones a propuesta de las direcciones responsables. De un lado, en 2016 se hizo una labor de revisión del tratamiento de datos de carácter personal en el Departamento de Administración Pública y Justicia y se elaboró el correspondiente Informe de Auditoría sobre el cumplimiento de la normativa de protección de datos, proponiendo como medida correctora modificar el nivel exigible de seguridad del fichero correspondiente a «Asistencia Jurídica Gratuita». De otro lado, desde la Dirección de Trabajo y Seguridad Social se han propuesto una serie de cambios en ficheros de su responsabilidad relacionados con las cesiones de datos previstas.

Por último, se procede a dar de baja tres ficheros: «Datos de higiene», «Sidecancer» y «Silicosis», el primero, porque tiene recogidos anteriores al año 2000 dejándose de realizar éste tipo de análisis ese mismo año, el segundo, porque ya no se realizan los análisis, estudios,....para los que se solicitó el fichero y el tercero, porque se incorpora el fichero «Vigilancia de salud laboral» al no tener sentido crear un fichero cada vez que se hace una investigación puntual.

En su virtud,

DISPONGO:

Artículo 1.– Objeto.

La presente Orden tiene por objeto crear cuatro nuevos ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal y regular los ficheros gestionados por el Departamento de Trabajo y Justicia, así como por el organismo autónomo Osalan-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales.

Artículo 2.– Creación de ficheros.

Se crean los ficheros automatizados «Grabaciones de las videocámaras interiores de edificios judiciales, centros de menores y oficinas relacionadas en el ámbito judicial», «Planes de trabajo con riesgo de exposición al amianto», «Respuesta a consultas» y «Sospecha de enfermedad profesional» con el contenido completo que figura en el Anexo I «Ficheros de Nueva Creación».

Artículo 3.– Modificación de ficheros.

Se modifican los ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal en los aspectos que se relacionan en el Anexo II «Modificación de Ficheros».

Artículo 4 – Bajas de ficheros.

Se dan de baja los ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal «Datos de higiene», «Sidecancer» y «Silicosis» y que figuran en el Anexo III.

Artículo 5.– Relación de ficheros.

Se relacionan en el Anexo IV «Relación de Ficheros Automatizados que Contienen Datos de Carácter Personal» los ficheros automatizados de datos de carácter personal del Departamento de Trabajo y Justicia y del organismo autónomo Osalan-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales, adecuados a la nueva estructura orgánica y funcional del Departamento, indicando el órgano responsable del fichero ante el que pueden ejercitarse, además, los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Artículo 6.– Cesiones de datos.

1.– Sin perjuicio de las cesiones de datos que, en relación con cada fichero se prevén en las Ordenes de su creación, los datos incluidos en los mismos podrán ser cedidos, en el ámbito de la Administración Pública, para el cumplimiento de las funciones encomendadas por el ordenamiento jurídico para el ejercicio de competencias idénticas o que versen sobre las mismas materias.

2.– Asimismo, pueden ser cedidos a los órganos y servicios de estadística de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y de otras Administraciones Públicas, al amparo de lo dispuesto en la Ley 4/1986, de 23 de abril, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Euskadi y en la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.

3.– De conformidad con el artículo 11.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, los datos referidos pueden ser cedidos al Defensor del Pueblo, al Ministerio Fiscal y a los Jueces y Tribunales y al Tribunal de Cuentas, en el ejercicio de las funciones que tienen atribuidas.

Artículo 7.– Medidas de seguridad y gestión.

Los titulares de los órganos responsables de cada fichero adoptarán las medidas necesarias que garanticen el uso de dichos ficheros para las finalidades para las que fueron creados y la seguridad de los datos de carácter personal, y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, así como las conducentes a hacer efectivas las garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en sus normas de desarrollo.

Artículo 8.– Prestación de servicios de tratamiento de datos.

Quienes presten servicios de tratamiento de datos de carácter personal por cuenta del Departamento de Trabajo y Justicia y del organismo autónomo Osalan-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales deberán realizar las funciones encomendadas conforme a las instrucciones de la persona responsable de su tratamiento, haciéndose constar esta obligación en el contrato que se realice a tal fin, no pudiendo aplicarlos o utilizarlos con fin distinto, ni comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas, de conformidad con el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

A la entrada en vigor de esta Orden, quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en la misma, y en particular los ficheros relativos a áreas de actuación de las que ahora es competente el Departamento de Trabajo y Justicia recogidos en la Orden de 2 de diciembre, del Consejero de Empleo y Políticas Sociales, de ficheros de datos de carácter personal del Departamento de Empleo y Políticas Sociales y del Organismo Autónomo Osalan-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales y en la Orden de 28 de noviembre de 2014, del Consejero de Administración Pública y Justicia, de ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal del Departamento de Administración Pública y Justicia, del organismo Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) y del órgano Comisión Jurídica Asesoría de Euskadi, adscritos a este Departamento, así como en la Orden de 17 de abril de 2015 del Consejero de Administración Pública y Justicia que la modifica.

DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA

La Dirección de Servicios del Departamento de Trabajo y Justicia dará traslado al Registro de la Agencia Vasca de Protección de Datos de esta Orden, para que proceda a la inscripción de los nuevos ficheros y a la modificación de los ficheros contenidos en la misma.

DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

En Vitoria-Gasteiz, a 13 de julio de 2017.

La Consejera de Trabajo y Justicia,

MARÍA JESÚS CARMEN SAN JOSÉ LÓPEZ.

ANEXO I

«FICHEROS DE NUEVA CREACIÓN»

– Grabaciones de las videocámaras interiores de edificios judiciales, centros de menores y oficinas relacionadas en el ámbito judicial.

a) Finalidad y usos previstos del fichero:

– Finalidad: Impulsar una adecuada seguridad para las personas que trabajan en su interior, como para la ciudadanía que acude a los mismos.

– Uso previsto: Videovigilancia con fines de seguridad.

b) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos:

Personas empleadas que trabajan en el interior de los edificios judiciales, centros de menores y oficinas relacionadas en el ámbito judicial; personas profesionales que acuden a dichos edificios; la ciudadanía que acude a los mismos a realizar las diferentes gestiones, trámites, requerimientos o colaboraciones judiciales; y las personas menores sujetos a medidas en centros de menores,

c) Procedencia y procedimiento de recogida de los datos:

– Procedencia: de las propias personas interesadas.

– Procedimiento de recogida: Las videocámaras instaladas en el interior.

d) Estructura básica del fichero:

– Datos identificativos de imágenes (CI).

e) Cesiones y comunicaciones de datos: no se prevén.

f) Órgano responsable:

Dirección de la Administración de Justicia.

g) Servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Departamento de Trabajo y Justicia.

Dirección de la Administración de Justicia.

c/ Donostia-San Sebastián, n.º 1.

01010 Vitoria-Gasteiz.

h) Nivel de seguridad del fichero: Alto.

– Planes de trabajo con riesgo de exposición al amianto.

a) Finalidad y usos previstos del fichero:

– Finalidad: Registrar los planes de trabajo con riesgo de exposición al amianto.

– Uso previsto: Prevención de medidas necesarias para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.

b) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos:

– Trabajadores con riesgo de exposición al amianto.

c) Procedencia y procedimiento de recogida de los datos:

– Procedencia: de otras Administraciones Públicas y de empresas privadas,

– Procedimiento de recogida: Formularios e informes, mediante transmisión electrónica de datos.

d) Estructura básica del fichero:

Datos identificativos: nombre y apellidos, DNI y n.º afiliación SS.

Datos de empleo: empresa, puesto y categoría profesional,

Otros datos: Certificado médico de aptitud.

e) Cesiones y comunicaciones de datos:

Autoridad laboral de otras Administraciones Públicas.

Osalan.

f) Órgano responsable:

Dirección de Trabajo y Seguridad Social,

g) Servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Departamento de Trabajo y Justicia.

Viceconsejería de Trabajo y Seguridad Social.

Dirección de Trabajo y Seguridad Social.

c/ Donostia-San Sebastián, n.º 1.

01010 Vitoria-Gasteiz.

h) Nivel de seguridad del fichero: Básico.

– Respuestas a consultas.

a) Nombre del fichero.

Respuestas a consultas.

b) Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo.

Recoger preguntas realizadas por la ciudadanía y respuestas emitidas a las mismas, con el objeto de hacer las respuestas, a preguntas similares, lo más homogéneas posibles.

c) Las personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos.

Personas físicas que hacen consultas sobre seguridad y salud laborales, por una cualquiera de las siguientes vías (Tramitagune – Interacción con la ciudadanía), telefónica y presencial.

d) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal.

● Origen de los datos: el propio usuario cuando formula la petición. Si es presencial o vía telefónica los graba el propio Osalan. Si los datos provienen de la aplicación Tramitagune (Interacción con la Ciudadanía) se consideran una Cesión de datos desde la DACIMA.

● Procedimiento de recogida: Recogida de datos desde formulario de Tramitagune (Interacción con la ciudadanía) o desde formulario de la propia base de datos.

e) Estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo.

● Datos identificativos: nombre y apellidos, Nombre y apellidos, Teléfono y dirección electrónica.

● Datos de detalle de empleo: Puesto de trabajo en relación con la seguridad y salud laborales.

f) Sistema de tratamiento: Mixto.

g) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros.

Cesiones de datos desde la aplicación Tramitagune.

h) Órgano responsable del fichero.

Subdirección Técnica de Osalan-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales.

i) El servicio donde se pueden ejercitar los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.

Subdirecciones de Planificación y Técnica de Osalan-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales.

C/ Camino de la Dinamita, s/n.

48903 Barakaldo (Bizkaia).

j) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel Básico.

– Sospecha de enfermedad profesional.

a) Nombre del fichero.

Sospecha de enfermedad profesional.

b) Finalidad del fichero y usos previstos para el mismo.

Registrar los casos de posibles enfermedades de causa laboral comunicados por los servicios sanitarios de Osakidetza y por los servicios de prevención de las empresas de la CAE. Almacenar información relacionada de agentes causales del trabajo. Trasladar la información individual a los organismos de la Seguridad Social legalmente competentes en reconocer las enfermedades profesionales. Fuente de datos del sistema de vigilancia epidemiológica de la CAE.

c) Las personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos.

Trabajadores afectados.

d) Procedimiento de recogida de los datos de carácter personal.

● Origen de los datos: Trabajadores afectados y fichero ITEMP del Dpto. de Salud.

● Procedimiento de recogida: Formularios, fichero ITEMP del Departamento de Salud, y datos recogidos por el propio organismo y por la Inspección Médica como consecuencia de investigaciones relacionadas con dicha sospecha.

e) Estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo.

● Datos identificativos: Nombre y apellidos, DNI, n.º afiliación a la Seguridad Social, domicilio postal, teléfono.

● Características personales: Sexo, fecha y lugar de nacimiento.

● Datos de detalle de empleo: Empresa, Puesto de trabajo, CNO, antigüedad en la empresa.

● Datos especialmente protegidos: Datos de salud (diagnósticos y resultados de pruebas específicas).

f) Sistema de tratamiento.

Mixto: Soporte papel y electrónico (servicio web con Osakidetza).

g) Cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros.

Osakidetza-Servicio vasco de salud, INSS, Mutuas y Empresa del trabajador, Dpto. de Salud (Los Inspectores médicos tienen acceso a la aplicación).

h) Órgano responsable del fichero.

Unidad de Salud Laboral.

i) El servicio donde se pueden ejercitar los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.

Unidad de Salud Laboral.

C/ Camino de la Dinamita, s/n.

48903 Barakaldo (Bizkaia).

j) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Nivel Alto.

ANEXO II

«MODIFICACIÓN DE FICHEROS»

Se procede a la modificación de los siguientes ficheros en los apartados indicados:

– Asistencia jurídica gratuita.

h) Nivel exigible respecto a las medidas de seguridad: Alto.

– Asociaciones sindicales y empresariales.

f) Cesiones de datos: Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

– Conciliaciones.

f) Cesiones de datos: SEPE / Servicio Público de Empleo Estatal.

– Vigilancia de la salud laboral.

d) Procedencia y procedimiento de recogida de los datos:

Procedencia: Empresas de los trabajadores seleccionados y propios trabajadores.

Procedimiento recogida: en formularios diseñados acordes a las investigaciones.

ANEXO III

«BAJAS DE FICHEROS»

– Datos de higiene.

a) Nombre del fichero: datos de higiene.

b) Motivo de la baja: Datos anteriores al año 2000 y haberse dejado desde ese mismo año de realizar éste tipo de análisis. Los datos existentes han sido borrados físicamente, en su totalidad.

c) Nivel de seguridad: Alto.

– Sidecancer.

Nombre del fichero: sidecancer.

Motivo de la baja: Se han terminado de realizar los análisis, estudios,....para los que se solicitó el fichero. Ha sido destruido el fichero y el medio físico que lo contenía (un CD).

Nivel de seguridad: Alto.

– Silicosis.

Nombre del fichero: silicosis.

Motivo de la baja: con el objeto de no crear un fichero cada vez que se hace una investigación puntual, se decidió con la aquiescencia y el visto bueno de los auditores, crear un apartado más (Ficheros a los que da cobertura) en el fichero 55 – Vigilancia de la Salud Laboral para declarar todos estos ficheros de corta vida (lo que dura la investigación).

Nivel de seguridad: Alto.

ANEXO IV

«RELACIÓN DE FICHEROS DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE TRABAJO Y JUSTICIA Y DEL ORGANISMO AUTÓNOMO OSALAN-INSTITUTO VASCO DE SEGURIDAD Y SALUD LABORALES»

La relación actual de todos los ficheros que tratan datos de carácter personal del Departamento de Trabajo y Justicia y del organismo autónomo Osalan-Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales, indicando las Direcciones que se configuran como órganos responsables del fichero y servicio ante el que ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, es la siguiente:

DIRECCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA:

– Personal de la Administración de Justicia.

– Control Horario del personal de la Administración de Justicia.

– Bolsas de Trabajo de Justicia.

– Oferta Pública de Empleo.

– Becas destinadas a la preparación para el acceso a la carrera judicial, fiscal y al cuerpo de secretarios judiciales.

– Euskaldunización del personal al servicio de la Administración de Justicia.

– Peritos Privados.

– Reuniones de Comisiones de Documentos.

– Inventario de Obra Artística.

– Formación Genérica de los miembros de la carrera Judicial, Fiscal y del Cuerpo de Secretarios Judiciales

– Gestión de actuaciones.

– Autorización de entrada en los Palacios de Justicia.

– Proyecto «Auzia Euskaraz»

– Grabaciones de las videocámaras interiores de edificios judiciales, centros de menores y oficinas relacionadas en el ámbito judicial.

DIRECCIÓN DE JUSTICIA:

– Asistencia jurídica gratuita.

– Justicia juvenil.

– Intervención con personas penadas.

– Fichero de Víctimas.

– Gestión de trabajos en beneficio de la comunidad.

DIRECCIÓN DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL:

– Gestión de informes por accidentes.

– Delegadas y delegados de Prevención.

– Asociaciones sindicales y empresariales.

– Relaciones laborales.

– Siniestralidad laboral.

– Elecciones sindicales.

– Expedientes de sanciones.

– Conciliaciones.

– Servicios de Prevención Ajenos.

– Planes de trabajo con riesgo de exposición al amianto.

DIRECCIÓN DE ECONOMÍA SOCIAL:

– Ayudas de economía social.

– Registro de Cooperativas de Euskadi.

– Registro de Sociedades Laborales.

– Registro de Asociaciones de Trabajadores Autónomos.

OSALAN:

– Cursos delegados y delegadas de prevención.

– Área médica de los servicios de prevención.