Boletín Oficial del País Vasco

N.º 241, miércoles 10 de diciembre de 2003

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Disposiciones Generales

Justicia, Empleo y Seguridad Social

6678

ORDEN de 20 de noviembre de 2003, del Consejero de Justicia, Empleo y Seguridad Social, por la que se establecen los criterios generales del procedimiento de presentación y tramitación telemática de diversa documentación relativa a las elecciones a órganos de representación de las y los trabajadores en las empresas y en las Administraciones Públicas

En ejercicio de las competencias que tiene atribuidas la Comunidad Autónoma del País Vasco en materia de ejecución de la legislación estatal en materia laboral, conforme al artículo 12.2 del Estatuto de Autonomía para el País Vasco y el artículo 149.1.7.ª de la Constitución, mediante el Decreto 237/2000, de 28 de noviembre, se creó y reguló la Oficina Pública de Elecciones Sindicales de la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi, su Comité y la Inspección en materia de elecciones a los órganos de representación de las y los trabajadores en las empresas y a los órganos de representación del personal al servicio de las Administraciones Públicas.

Con la presente Orden se pretende aplicar el uso de nuevas técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a determinados trámites y comunicaciones que refiere el Decreto 237/2000, de 28 de noviembre.

En este sentido, una de las mayores aspiraciones de las normas reguladoras del procedimiento administrativo ha sido la de modernizar la actuación de las Administraciones Públicas, en la medida en que lo permitían los avances tecnológicos de su tiempo. En pos de este empeño, la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco ha venido realizando en los últimos años un importante esfuerzo para dotarse de medios informáticos apropiados y para facilitar la formación pertinente a su personal de cara a la actuación administrativa interna, quedando diferido el reto de proyectar los avances de los que disfrutamos hacía el exterior, mediante una apropiada comunicación telématica con las y los administrados, al intentar resolver los problemas que plantea conjugar las incuestionables ventajas de este sistema en cuanto a agilidad, rapidez y eficacia con las garantías jurídicas irrenunciables que exigen las relaciones con la Administración Pública.

En aplicación del artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, una Administración moderna tiene que promover la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas adecuadas a las áreas de actuación y trámites que le correspondan. El párrafo 4 del citado artículo 45 señala la necesidad de previa aprobación por el órgano competente y difusión pública de las características de los programas y aplicaciones electrónicas, informáticas y telemáticas que vayan a ser utilizados por las Administraciones Públicas, lo cual se ha realizado mediante sendas Resoluciones dictadas por el órgano competente del Departamento de Hacienda y Administración Pública y del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social del Gobierno Vasco.

No obstante, la utilización de estas técnicas modernas conlleva la necesidad de adoptar especial celo en que los trámites se realicen con las debidas garantías, para lo cual el sistema de comunicación telemática que regula la presente Orden incorpora la firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico como elemento que ofrece las exigibles garantías de autenticidad, integridad y no repudio por parte del emisor de los documentos emitidos. Contempla asimismo aquellos aspectos del procedimiento indispensables para que la introducción de las técnicas telemáticas no opere en detrimento de las garantías y requisitos aplicables; en concreto se regula la emisión del recibo acreditativo de la presentación de los correspondientes escritos y comunicaciones ante la Administración, la práctica de la notificación telemática el registro telemático, y a tenor de lo establecido en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, la presentación de la documentación que refiere esta Orden exige el trámite de registro y la obligación de crear un Registro telemático.

La implantación del sistema de comunicación telemática como forma de intercambio de información y documentación cobra especial relevancia cuando el tráfico se realiza masivamente, siendo un ejemplo de esto, precisamente, el sistema de elecciones a órganos de representación de las y los trabajadores en las empresas y en las Administraciones Públicas que, en nuestra Comunidad Autónoma, presenta tres notas relevantes: una primera, derivada de su propio diseño legal como un procedimiento administrativo continuo, en el que la documentación administrativa es diaria y diversa en cuanto a su contenido; una segunda, consecuencia de las peculiaridades del mapa sindical vasco, que exige un procedimiento especial en relación con el diseñado en el Estado con la participación activa en nuestra Comunidad Autónoma del Comité de Elecciones Sindicales integrado por ocho personas representantes de las Centrales Sindicales en proporción a la representatividad obtenida en nuestro ámbito y cuyas funciones exige un envío documental añadido; y, por último, una nota derivada del sistema electoral anterior a la reforma del Estatuto de los Trabajadores por Ley 11/1994, de 19 de mayo, por el que cada cuatro años se va generando durante varios meses un periodo al que llamamos "concentrado" donde la actividad normal se incrementa de manera importante.

La introducción de la tramitación telemática como una opción a favor de los interesados para la presentación de la documentación legalmente exigida en este ámbito bajo estos tres condicionantes, facilitará a los representantes sindicales y a la Oficina Pública de Elecciones Sindícales su transmisión rápida, ágil y eficaz preservando las garantías legales para ambas partes.

Por lo expuesto,

DISPONGO:

Artículo 1.– Objeto y ámbito de aplicación.

1.– Es objeto de la presente Orden regular la utilización de medios telemáticos en las relaciones que en el ámbito de las elecciones a órganos de representación de las y los trabajadores en las empresas y en las Administraciones públicas, tienen lugar entre las organizaciones sindicales, la Oficina Pública de Elecciones Sindicales creada por Decreto 237/2000, de 28 de noviembre, y los árbitros en el caso de plantearse reclamaciones en materia electoral.

2.– Las organizaciones sindicales podrán realizar por medios telemáticos los siguientes trámites:

a) Comunicación del propósito de celebrar elecciones.

b) Comunicación de sustituciones, revocaciones, dimisiones y extinciones de mandatos así como también cierres de cualquier centro de trabajo en que se hubieran celebrado elecciones a órganos de representación de los trabajadores en la empresa y estuviese vigente el mandato electoral.

c) Solicitud de comunicaciones certificaciones acreditativas de resultados electorales.

d) Presentación y tramitación de reclamaciones en materia electoral.

3.– La Oficina Pública de Elecciones Sindicales facilitará telemáticamente a las organizaciones sindicales la información a la que tienen derecho de conformidad con las normas y acuerdos que sean de aplicación, en particular sobre los preavisos presentados, actas electorales así como sobre sustituciones, revocaciones, dimisiones y extinciones de mandatos así como también sobre cierres de cualquier centro de trabajo en que se hubieran celebrado elecciones a órganos de representación de los trabajadores en la empresa y estuviese vigente el mandato electoral.

4.– Asimismo, podrán emplearse medios telemáticos en los trámites propios del procedimiento arbitral cuando se planteen reclamaciones en materia electoral.

5.– Los trámites referidos en los párrafos anteriores se realizarán accediendo a la aplicación informática denominada Sistema Telemático de Elecciones Sindicales (STES), ubicada en la dirección http://www.ej-gv.es. Las características técnicas de la citada aplicación serán las aprobadas por las correspondientes Resoluciones del órgano competente del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social y del Departamento de Hacienda y Administración Pública del Gobierno Vasco. Las condiciones de realización de la transmisión telemática a través de la citada aplicación informática se establecerán mediante la normativa de desarrollo de la presente Orden.

Artículo 2.– Aspectos generales del procedimiento.

1.– La utilización de medios telemáticos en los trámites y comunicaciones contemplados en el artículo anterior garantizarán la identificación y el ejercicio de la competencia por el órgano que la ejerciese, así como la autenticidad, integridad y conservación de los documentos emitidos, de conformidad con lo establecido en la presente Orden y en su normativa de desarrollo.

2.– En los trámites que, de acuerdo con lo señalado en la presente Orden pueden realizarse telemáticamente, se utilizará la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y producida por un dispositivo seguro de creación de firma en los términos que establezca la normativa vigente reguladora de la materia. La firma electrónica generada de esta forma tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor jurídico que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

3.– Sin perjuicio de lo establecido en el apartado anterior, en los supuestos en que se prevé expresamente, la Administración podrá asimismo emplear certificados electrónicos no reconocidos a fin de permitir la creación automatizada de la firma electrónica avanzada. La firma así generada garantizará la autenticidad e integridad de los documentos administrativos a los que se incorpore.

4– Deberá garantizarse en relación con el uso de la aplicación informática:

a) La restricción de su utilización y del acceso a los datos e informaciones en ellos contenidos a las personas autorizadas.

b) La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones e interceptación de las comunicaciones.

c) La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.

5.– Lo establecido en la presente Orden no altera el régimen jurídico aplicable a las actuaciones administrativas, a salvo de las especificidades propias de la tramitación telemática.

6.– La utilización de tales técnicas en ningún caso podrá implicar la existencia de restricciones o discriminaciones de cualquier naturaleza en el acceso de las y los ciudadanos a la prestación de servicios públicos o a cualquier actuación o procedimiento administrativo.

Artículo 3.– Acceso de las organizaciones sindicales a la tramitación telemática.

1.– Las Centrales Sindicales interesadas en realizar la tramitación telemática deberán disponer del certificado electrónico, conforme a lo que se establezca al efecto en aplicación de esta Orden.

2.– Deberán además darse de alta en el uso de la aplicación, para lo cual presentarán el Anexo a esta Orden debidamente cumplimentado, designando las personas autorizadas para actuar en su nombre a los efectos dispuestos en la presente Orden.

Artículo 4.– Notificaciones por medios

telemáticos.

1.– La utilización por la autoridad laboral de medios telemáticos como cauce de la comunicación con los interesados garantizará en todo caso el cumplimiento de los requisitos establecidos por los artículos 58 y 59 de la Ley 30/192, de 26 de noviembre para la notificación y su práctica.

2.– La notificación podrá emitirse por medios electrónicos, empleando una firma avanzada basada en un certificado reconocido o no reconocido, con las características definidas en la normativa de desarrollo a esta Orden, identificando en todo caso al órgano o autoridad responsable de su emisión.

3.– A los efectos de lo dispuesto en el artículo 59.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, quedará grabada en la base de datos la fecha y hora en que la notificación se encuentra accesible para el interesado en la dirección electrónica correspondiente así como, en su caso, la fecha y hora en que se produzca el acceso a su contenido por parte del interesado.

4.– El acceso a la dirección electrónica se realizará previa identificación del interesado que deberá disponer a tal efecto del correspondiente certificado electrónico

Artículo 5.– Registro Telemático de documentos.

1.– Se crea un Registro Telemático para la recepción y salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que, en los términos regulados por la presente Orden, sean objeto de tramitación telemática, que garantizará en todo caso el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

2.– El Registro Telemático permitirá la presentación de escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas.

A efectos de cómputo de plazos señalados en días hábiles, la recepción de un escrito o comunicación en un día inhábil se entenderá efectuada a las cero horas y un segundo del primer día hábil siguiente.

3.– Se garantizará la integración informática en el Registro General de las anotaciones efectuadas en el Registro Telemático, en los términos dispuestos en la normativa en vigor.

Artículo 6.– Presentación de escritos y comunicaciones.

1.– La recepción por la aplicación de los escritos y comunicaciones presentados por las Centrales Sindicales tendrá los mismos efectos jurídicos que la recepción por la Oficina Pública de Elecciones Sindicales, garantizándose que aquéllas acceden a la documentación correspondiente a sus funciones y ámbito de actuación.

2.– En el momento de la recepción se mostrará el recibo de presentación al remitente, quien tendrá la opción de descargarlo y conservarlo en su poder. En el recibo, firmado electrónicamente con un certificado reconocido o no reconocido con las características definidas en la normativa de desarrollo a esta orden, se hará constar la identificación del remitente y destinatario, número de registro de entrada, denominación del trámite, y fecha y hora de su presentación

Artículo 7.– Archivo y custodia de documentos.

1.– Los documentos que hayan sido producidos mediante técnicas telemáticas se conservarán en soportes de esta naturaleza en el mismo formato a partir del que se originó el documento, o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos.

2.– Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación de los documentos; en particular, asegurarán la identificación de las personas usuarias y el control de accesos.

3.– El acceso por las y los interesados a los documentos almacenados en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos se regirá por lo dispuesto en los artículos 35 y 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y, en su caso, por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

4.– Se posibilitará el acceso al archivo por medios telemáticos en los términos definidos en el apartado anterior, previa identificación con el correspondiente certificado electrónico entrando en la dirección electrónica habilitada al efecto en el Portal de Servicios de la Administración Vasca( www. ej-gv.net)

5.– Los documentos almacenados en los citados soportes formarán parte del expediente administrativo correspondiente junto con el resto de actuaciones que formen parte del mismo, independientemente del tipo de soporte, físico o telemático, que se haya utilizado.

Artículo 8.– Prioridad del soporte telemático.

En el supuesto de que se reciban documentos, escritos o comunicaciones en formato electrónico, informático o telemático y, a la vez, en soporte papel, sólo se tendrá en cuenta la versión electrónica, informática o telemática.

Artículo 9.– Protección de datos.

La utilización de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración, en el ámbito de esta Orden, tendrá las limitaciones establecidas por el ordenamiento jurídico, y en especial garantizará la plena virtualidad de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.– Se faculta al Director de Trabajo y Seguridad Social del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social del Gobierno Vasco para dictar las Resoluciones necesarias para el desarrollo y aplicación de la presente Orden.

Segunda.– La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.

En Vitoria-Gasteiz, a 20 de noviembre de 2003.

El Consejero de Justicia, Empleo y Seguridad Social,

JOSEBA AZKARRAGA RODERO.

ANEXO

DOCUMENTO QUE ACREDITA LA REPRESENTACIÓN PARA LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE

DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LAS ELECCIONES A ÓRGANOS DE REPRESENTACIÓN DE LAS Y

LOS TRABAJADORES EN LAS EMPRESAS Y EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS ANTE EL

DEPARTAMENTO DE JUSTICIA, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

D./D.ª

domicilio a efectos de notificaciones en..........................................................

(10)

ACREDITO A

D./D.ª

Esta acreditación tendrá validez en tanto no se comunique su revocación ante la autoridad laboral.

En ................................, a ......... de

Firma del titular del certificado 				Firma del apoderado que lo acredita

(1) Cargo que ocupa en la central sindical.

(2) Nombre de la cenral sindical.

(3) Cargo que ocupa en la central sindical.

(4) Nombre de la central sindical.

Análisis documental