Osagaiak

Dokusik osagai hauek ditu:

• Eusko Jaurlaritzaren Dokumentuak Kudeatzeko Eredua.

Eusko Jaurlaritzaren dokumentu-kudeaketa korporatiboa sistematizatzeko proposamena da. Dokumentu-kudeaketaren arloko funtzioak, prozesuak eta rolak deskribatzen eta zehazten ditu, antolakuntza efikazagoa izateko.

• Politikak eta metodologiak.

Dokusiren funtzionamendua eta erabilera definitzen dituzte, beren funtzioen alderdi zehatzetan:

• Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika
• Artxibo digitala erabiltzeko gida
• Artxiboak Kudeatzeko Sistemaren zabaltze-metodologia.
• Dokumentuak digitalizatzeko metodologia
• Dokumentu elektronikoen formatu estandarrak
• Dokumentu elektronikoak epe luzerako gordetzeko politikak eta mekanismoak
• Dokumentu-kudeaketaren azpiegitura.

Dokusiren osagai informatikoa da. Era berean, osagai hauek dauzka:

• Artxibo digitala
• Fitxategia Kudeatzeko Sistema (FKS)

Dokumentuak Kudeatzeko Eredua (DKE)

Dokumentuak kudeatzeko eredua (DKE) eskema teoriko bat da, eta Eusko Jaurlaritzaren dokumentu-kudeaketa korporatiboa ulertzea eta homogeneoki ezartzea errazten du. Sistematizatzea proposatzen du funtsean, eta dokumentu-kudeaketaren alorreko funtzioak, prozesuak eta rolak deskribatzen eta zehazten ditu, antolaketaren efikazian laguntzeko. DKE horrek Eusko Jaurlaritzan dagoeneko ezarrita dauden artxibistikako teknikak eta prozedurak jaso ditu, eta ildo horretan modernizatzeko eta administrazio elektronikorako definitutako estrategiekin bat egiten du. DKEk dokumentuen bizi-ziklo osoa kontuan hartzen du, sortu eta sartzen direnetik hasi eta betiko gordetzen diren edo ezabatzen diren arte.

Politikak eta metodologiak

Dokusin, dokumentuak kudeatzeko politika eta metodologia batzuk definitu dira. Jarraian deskribatuko ditugu.

Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika

2016ko irailaren 27ko Aginduak, Herri Administrazio eta Justiziako eta Ogasun eta Finantzetako sailburuenak, Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika onartzen du (2016ko urriaren 10ean argitaratu zen EHAAn). Agindu horrek xedatzen duenez, artikulu horrek gidalerro batzuk zehazten ditu, bi gauza hauetarako: erantzukizunak banatzeko; eta dokumentuak kudeatzeko eta gordailu elektronikoak administratzeko programak, prozesuak eta kontrolak definitzeko.  

Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikak (DEKP) ezaugarri hauek ditu:

1. Haren helburua Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa osatzen duten erakundeek sortutako edo zaindutako dokumentu eta espediente elektronikoak kudeatzean aplikatu behar diren irizpideak ezartzea da, horien benetakotasuna, fidagarritasuna eta eskuragarritasuna bermatuz.
2. Haren xedea Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren eremuan dokumentu eta espediente elektronikoak kudeatu, berreskuratu eta kontserbatu ahal izatea ziurtatzeko behar diren metadatuen eskuragarritasuna eta osotasuna bermatzea da.
3. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentuen kudeaketa esparru orokorrean txertatzen da, zein ere den haien euskarri materiala, eta Segurtasun Politikarekin eta, bereziki, tramitazio telematikoaren euskarri diren aplikazio informatikoen ingurunean Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio orokorraren eta haren erakunde autonomoen informazioaren segurtasuna mantentzeko Segurtasunari buruzko gidaliburuarekin.

Artxibo digitala erabiltzeko gida

Artxibo digitala erabiltzeko gida Eusko Jaurlaritzaren dokumentu-kudeaketaren abezea (ABC) da. Dokumentu osatu eta zehatza da. Fitxategi digitalaren funtzionamendua eta ezaugarri teknikoak azaltzen ditu, bai eta fitxategi hori beste informazio-sistema batzuetara sartzen ikasteko jarduerak ere. Hiru edukitan oinarritzen da, eta hona hemen eduki horiek:

• Funtzionala. Abc: artxibo digitala erabiltzeko gida
• Teknikoa. ABc: artxibo digitala erabiltzeko gida
• Integrazio-gida. AbC: artxibo digitala erabiltzeko gida

Artxiboak Kudeatzeko Sistema (AKS) hedatzeko metodologia (MEDESGA)

Artxiboak Kudeatzeko Sistema Informatikoa (AKS) Eusko Jaurlaritzaren sailetan eta erakunde autonomoetan hedatzeko gida

Dokumentuak digitalizatzeko metodologia

Helburu hauek ditu:

• Eusko Jaurlaritzaren digitalizatze-prozesuak bateratzea eta estandarizatzea
• Digitalizazioaren erabilera sustatzea, euskal e-Administrazioa bultzatzeko
• Artxibo digitalarekin osa dadin erraztea

Digitalizatzeko metodologiak, funtsean, elementu hauek ditu:

• Dokumentuak digitalizatzeari buruzko oinarrizko kontzeptuak
• Dokumentuak digitalizatzeko prozesuaren faseak
• Dokumentuak digitalizatzen aritzen diren eragileen mapa

Dokumentu elektronikoen formatu estandarrak

Elkarreragingarritasun Eskema Nazionalaren arabera erabili beharreko dokumentu elektronikoen formatuak zehazten ditu.

Dokumentu elektronikoak denbora luzean gordetzeko politikak eta mekanismoak. Zainketa.

Eusko Jaurlaritzak dokumentu elektronikoak gordetzeko politikak eta mekanismoak ezarri ditu, epe luzera honako hau berma dadin:

• Dokumentu elektronikoen egiazkotasuna
• Dokumentu elektronikoen osotasuna
• Dokumentu elektronikoen froga-balioa (egiazkotasuna eta osotasuna)
• Dokumentu elektronikoen erabilgarritasuna (irisgarritasuna eta irakurgarritasuna)
• Dokumentu elektronikoen konfidentzialtasuna

Dokumentu elektronikoak denbora luzean gordetzeari buruz, zera finkatu dute politikek: Eusko Jaurlaritzaren dokumentu-kudeaketaren ereduarekin duten erlazioa, lidergoa eta partaidetza, onartutako sinadura elektronikoa erabiltzea dokumentu elektronikoen benetakotasuna eta osotasuna bermatzeko, sinadura elektronikoko formatu aurreratuak erabil daitezen sustatzea, dokumentuak gordetzeak dokumentuen bizi-zikloarekin duen lotura, eta dokumentuak gordetzeko mekanismoak inplementatuko dituzten tresnak. Mekanismo hauek ezarri dira (hiru taldetan bildu dira):

1. Dokumentu elektronikoak eskuratzea
   1. Zenbat denboran gordeko diren erabakitzea
   2. Dokumentu elektronikoak fitxategi orokorrera transferitzea
   3. Sinadura elektronikoaren bizitza-zikloaren kudeaketa
   4. Dokumentu elektronikoen formatuen zaharkitzea kudeatzea
2. Dokumentu elektronikoak gordetzea: Prebentzio-, kontrol-, mantentze- eta berreskuratze-mekanismoak erabiliz
3. Dokumentu elektronikoetara sartzea
   1. Sarbide-kontrola
      
   2. Sarrerak erregistratzea (Datuak Babesteko Lege Organikoa)
   3. Erabilgarritasuna

Laburbilduz, dokumentazio elektronikoa zaintzea eta haren balio frogagarriak eta ebidentzialak iraunaraztea.

Dokumentuak kudeatzeko azpiegitura

Dokumentuak kudeatzeko azpiegiturak bi sistema handi ditu:

• Artxibo digitala.
• Artxiboak Kudeatzeko Sistema (AKS).

Artxibo digitala

Artxibo digitala dokumentu elektronikoak eta dokumentu horien metadatuak kudeatzeko sistema da. Helburua artxibatzea da. Dokumentu elektronikoek eta dokumentu horien metadatuek web-zerbitzuen bidez kudeatzeko modua izan behar dute. Artxibo digitalak zerbitzua emango die dokumentuak kudeatzeko funtzionalitatea behar duten Eusko Jaurlaritzaren informazio-sistema guztiei, bai sistema horiek tramitazioaren ondorio badira, bai jatorria administrazio-prozedura batean ez izanagatik ere kudeaketa-prozesu batzuen ondorio badira.

Artxibo digitala ondo antolatzeko, dokumentuek aurretiko baldintza batzuk bete behar dituzte: dokumentuak tipifikatu egin behar dira, dokumentu-serie bati esleitu edo sailkatu eta abar.

Artxibo digitalak ezaugarri nagusi hauek ditu:

• Dokumentu elektronikoen gordailu komuna
• Dokumentu-zerbitzuak (biltegiratzea, bilaketak, formatu-aldaketak…)
• Dokumentuak gordetzea eta zaintzea
• Dokumentuetarako sarbide-kontrola (XLNetS ACL-ak)
• DBLO betetzea
• Sarbide-erregistroaren kudeaketa
• Dokumentu-kudeatzailea, ECMren (Enterprise Content Management) ahalmen guztiekin
• ECM plataformaren independentzia
• SOA arkitektura
• Dokumentu enkriptatuak gordetzea
• Segurtasun-betekizunak. Benetakotasuna, osotasuna, erabilgarritasuna, konfidentzialtasuna eta babesa, indarrean dagoen araudiaren arabera.

Artxibo digitalak erabiltzaileei zenbait dokumentuen-zerbitzu eskaintzen dizkie, Dokumentu-zerbitzuen framework izenekoaren bitartez.

Dokumentu-zerbitzuen «Framework-a» (DZF) zerbitzu multzo bat da. Haren bidez, artxibo digitalak informazio-sistema guztiei eskaintzen dizkien dokumentu-funtzionalitateak erabil daitezke.

Artxibo digitalarekin integratzeko metodoak.

Eusko Jaurlaritzaren informazio-sistemek badituzte artxibo digitalarekin integratzeko lau metodo. Irudi honetan ikus daitezke:

1. Zuzenean, dokumentu-zerbitzuen frameworkak (DZF) dituen web-zerbitzuen bidez. Integrazio modu hori artxibo digitala erabili nahi duen edozein informazio sistemak erabil dezake. (ikus irudia, gezi berdeak (1)).
2. Zeharka, artxibo digitalean integratuta dauden sistemek dituzten web-zerbitzuen bidez. Integrazio modu hori PLATEA tramitazioa eta artxiboen kudeaketa sistemako zerbitzuak erabiltzen dituzten aplikazio guztiek erabiltzen dute. (ikus irudia, gezi horiak (2)).
3. Documentumera bideratutako konektoreen bidez. Integrazio modu hori SAP bezalako sistemek eta Sharepointek erabiltzen dute; izan ere, Documentum-ek merkataritzako zenbait produktutarako eskaintzen ditu konektoreak. (ikus irudia, gezi urdinak (3)).
4. Back-end moduan dagoen artxibo digitalaren APIaren bidez. Integrazio modu hori batch aplikazioek erabiliko dute; espedienteen kudeaketa sistematik artxibo digitalean dokumentu elektronikoen inportazio masiboko prozesua eta AKSn dokumentazioa sartzeko prozesua egitea, esaterako. (ikus irudia, gezi laranjak (4)).
5. Artxibo digitalaren «Inportazio masiboa» batch prozesuaren bidez. Integrazio modu hori erabiliko dute Artxibo digitalean dokumentu-multzo bat kargatu nahi duten aplikazioek, adibidez beren dokumentuak migratzeko (ikus irudia, gezi granatea (5)).
6. AKSko «Espedienteen sarrera automatikoa» batch prozesuaren bidez. Integrazio modu hori erabiliko dute AKS Artxiboa Kudeatzeko Sisteman espediente-multzo bat bere espedienteekin kargatu nahi duten aplikazioek, adibidez itxita dauzkaten espedienteak migratzeko (ikus irudia, gezi morea (6)).
7. Interfaze grafikoen bidez. Integrazio modu hori erabiliko dute artxibo digitalak eta AKSk aurkezten dituzten interfaze grafikoek (ikus irudia, gezi beltza (7)).

Fitxategi digitalean sartuta, negozioaren logika inplementatzen duten Eusko Jaurlaritzaren informazio-sistema guztiek erabiliko dituzte eremu korporatiborako garatuta dauden zerbitzu dokumentalak.

Artxibo digitalaren eta informazio-sistemen arteko erlazioa identifikadore esklusiboen bidez egiten da (OIDak). Identifikadore horiek artxibo digitalak esleitzen dizkie dokumentuei, artxiboan sartzen diren unean.

Artxibo digitalak baditu testuinguru batzuk (dokumentu batek une jakin batean duen egoera da testuingurua), biltegiratzen duen dokumentazioa antolatzeko. Testuinguru hauek ditu:

• Erregistroa: dokumentua sarrera-irteera erregistroan erregistratu da
• Tramitazioa: aplikazio bat dokumentua kudeatzen ari da.
• Artxibatzea: dokumentua Fitxategia Kudeatzeko Sisteman artxibatu da.

Artxiboak Kudeatzeko Sistema (AKS)

Informazioa denboran zehar gordetzea eta eskuratzea kudeatzen duen sistema da. AKSk Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Instituzionaleko artxibo-sistemaren erregelamenduan definitutako prozesuak automatizatzen ditu.

AKSk funtzionaltasun nagusi hauek ditu:

• Fitxategia erregistratzea eta deskribatzea, maila askotako deskribapena oinarri hartuta
• Informazioa hainbat irizpideren arabera kontsultatzea
• Funtsen sailkapen-koadroak kudeatzea
• Funtsen sailkapen-koadroak kudeatzea
• Dokumentazioa artxibo-mailen artean transferitzea
• Gordetze-egutegiak kudeatzea
• Maileguak, kontsultak eta erreprodukzioak kontrolatzea eta kudeatzea
• Artxibo-eremuak kontrolatu eta kudeatzea
• Garbiketaren kudeaketa

Artxiboak Kudeatzeko Sistemak badu artxibo-zerbitzuen «Framework» bat (FZF). Framework horrek lau zerbitzu ematen ditu:

1. Sailkapen-koadroa kontsultatzea
2. Espedienteak kontsultatzea
3. Espediente jakin baten fitxa osoa kontsultatzea
4. Espediente bat osatzen duten dokumentu elektroniko guztiak kontsultatzea  

Artxibo digitalak ematen dituen funtzionaltasunak.

Dokumentuen kudeaketako funtzionaltasun orokorrak.

Artxibo digitalak dokumentuen kudeaketako zerbitzu orokor hauek ematen dizkie informazio-sistemei

• Sarbide-zerbitzuak —biltegiratzearekin dute zerikusia—: Dokumentua(k) biltegiratu, dokumentua(k) berreskuratu, dokumentua aldatu, dokumentua ezabatu, dokumentuaren edukiak aldatu, dokumentuen identifikadoreak berreskuratu, dokumentu bati sinadura erantsi, dokumentu baten sinadurak eguneratu, dokumentu baten sinadurak berreskuratu, dokumentua(k) bilatu, eskura dauden formatuak berreskuratu, dokumentu baten formatuak berreskuratu, dokumentu baten edukiak partekatu, partekatutako edukien zerrenda berreskuratu, dokumentuari digitalizazioa erantsi, tipologia-definizioa berreskuratu, dokumentu baten bertsioak berreskuratu, sinatzaile baten dokumentuak berreskuratu, formatu «baliagarria(k)» berreskuratu.
• Testuinguru-zerbitzuak —bizi-zikloarekin dute zerikusia—: Dokumentua tramitatu, dokumentua berriz tramitatu, dokumentua artxibatu, dokumentua berriz artxibatu
• Dokumentu-kudeaketako fitxategi maisuen zerbitzua: Prozedura guztiak lortu, prozedurak izenka bilatu, prozedurazko familia guztiak lortu, prozedurak familiaka bilatu, prozedura baten datuak bere identifikadorearen bidez lortu, familia guztiak lortu, familiak identifikadorearen bidez bilatu, prozedura bati lotutako serieak lortu, mota balidatu, prozedura balidatu, seriea balidatu…
• Inportazio masiboko prozesua, dokumentuak informazio-sistemetatik artxibo digitalera modu masiboan kargatzea automatizatzen duena. Prozesu horren helburua da informazio-sistema batetik fitxategi digitalera egon daitekeen dokumentu bolumen handien migrazioa erraztea.

Funtzionaltasun aurreratuak.

Lehenago laburbilduta azaldu diren dokumentu-kudeaketako zerbitzuez gain, Artxibo Digitalak erabiltzaileei beste funtzio aurreratu batzuk eskaintzen dizkie, administrazio elektronikoaren arloko araudia betetzearekin zerikusia duten ataza batzuk errazago egin ahal izateko. Funtzionaltasun horien artean honako hauek azpimarratu behar dira:

• Digitalizazioko dokumentu-zerbitzu korporatiboak. Papera ordezteko prozesurako laguntza gisa, dokusik paperezko euskarrian dauden dokumentuak digitalizatzeko tresna bat eskaintzen du. Osagai hori erabiliz, dokusiren erabiltzaileek digitalizazioak egin ditzakete, eta lortutako emaitza elektronikoak benetako kopia elektronikotzat har dadila eta, beraz, jatorrizko dokumentuaren balio berbera izan dezala ziurtatzen dute.
• Dokumentu elektronikoen aurkitzailea. Aurkitzailearen funtzionaltasuna diseinatu da dokusiren erabiltzaileek aukera izan dezaten dokumentu elektronikoak sortzeko eta horietatik benetako kopiatzat har daitekeen kopia inprimatu bat lortu ahal izateko, aukera baitago paperezko kopia hori jatorrizko dokumentu elektronikoarekin balidatzeko egoitza elektronikotik. Tresna horren bidez, dokumentu elektroniko bati kode bat eta egoitza elektroniko baten helbidea gehitu ahal zaio; hala, dokumentu hori inprimatzen bada, kopia inprimatua daukan horrek administrazioaren esku dagoen dokumentu elektronikoa eskuratu ahalko du, kopia inprimatua benetakoa eta osoa den egiaztatzeko.

Fulltext bilaketa.

Dokusik dokumentu-zerbitzuen framework-aren bitartez ematen dituen zerbitzuen artean testu osoko bilaketako zerbitzuak daude. Zerbitzu horien bidez kontsultak egin ahal dira dokumentuen metadatuei buruz, bai eta edukiei buruz eta/edo batzuk eta besteak konbinatuta.

Bilaketa horietan, gainera, testu osoko bilaketako operadore espezifikoak erabili ahal dira.

Herritarraren dossierra

Herritarrek administrazio publikoen esku dauden datu eta dokumentuak ez ekartzeko daukaten eskubideari buruzko legeria ahal den neurrian bete ahal izateko, dokusik herritarraren dossierraren zerbitzua eskura jartzen du. Zerbitzu horren bidez, betiere sarbide eta segurtasun kontrolak eginez:

• Herritarrek dokusin NAN/IFK jakin baterako eskuragarri dauden dokumentuak kontsultatu ahal dituzte, eta hala, berrerabili ahal dituzte.
• Prozedura jakin baten tramitazioaz arduratzen den pertsonak dokusin prozedura horren interesdunekin lotuta dauden dokumentuak kontsultatu ahal ditu, eta bidezkoa bada berrerabili ahal ditu.

Agindua, 2016ko irailaren 27koa, Herri Administrazio eta Justizia sailburuarena eta Ogasun eta Finantzetako sailburuarena. Honen bidez, Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika onartzen da.
(EHAA, 192. zk., 2016ko urriaren 10a, astelehena - https://www.euskadi.eus/y22-bopv/eu/bopv2/datos/2016/10/1604252e.shtml)

Ez da aplikatzen

Ez da aplikatzen

• Artxiboen kudeaketa  Metodologiak (eta Arau teknikoa) - Dokumentu, Artxibo eta Liburutegien kudeaketa
• Dokumentuen kudeaketa  Metodologiak (eta Arau teknikoa) - Dokumentu, Artxibo eta Liburutegien kudeaketa
• Garapenerako gidalerroak  Metodologiak (eta Arau teknikoa) - Aplikazioen garapena
• Onartutako dokumentu elektronikoen formatuak  Zerbitzuak (Teknologikoak) - e-Administrazioko Plataforma Teknologikoa - PLATEA Dokumentu-kudeaketa
  

• 1go Bertsioa: 2017-07-03 (azken bertsioa)