Componentes

Dokusi se compone de:

• Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco.

Es una propuesta de sistematización de la Gestión documental corporativa del Gobierno Vasco. Describe y concreta las funciones, procesos y roles en materia de Gestión Documental con el objetivo final de contribuir a la eficacia organizativa.

• Políticas y Metodologías.

Definen el funcionamiento y uso de dokusi en aspectos concretos de sus funciones:

• Política de Gestión de Documentos Electrónicos
• Guía de uso del Archivo Digital
• Metodología de Despliegue del SGA.
• Metodología de digitalización de documentos
• Formatos estandarizados de documentos electrónicos
• Políticas y mecanismos de conservación de documentos electrónicos a largo plazo
• Infraestructura de gestión documental.

Es el componente informático de dokusi. Formado a su vez por:

• Archivo Digital
• Sistema de Gestión de Archivo (SGA)

Modelo de Gestión Documental (MGD)

El Modelo de Gestión Documental (MGD) es un esquema teórico que facilita la comprensión y la implantación homogénea de la Gestión Documental corporativa del Gobierno Vasco. Es una propuesta de sistematización que describe y concreta las funciones, procesos y roles en materia de Gestión Documental con el objetivo final de contribuir a la eficacia organizativa. Este MGD también contempla las técnicas y procedimientos de la Archivística, ya implantados en el Gobierno Vasco, y está en línea con las estrategias definidas de modernización y administración electrónica. El MGD contempla todo el ciclo de vida de los documentos, desde que se crean e ingresan hasta que se conservan de manera permanente o se eliminan.

Políticas y Metodologías

Dentro de dokusi se han definido una serie de políticas y metodologías para la gestión documental, que se describen a continuación.

Política de Gestión de Documentos Electrónicos

Según la ORDEN de 27 de septiembre de 2016, del Consejero de Administración Pública y Justicia y del Consejero de Hacienda y Finanzas, publicada el 10 de octubre de 2016 en el BOPV, se aprueba la Política de Gestión de Documentos Electrónicos del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi que incluye las directrices para la asignación de responsabilidades y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos.  

La presente política de gestión de documentos electrónicos (PGDE):

1. Tiene por objeto establecer el conjunto de criterios a aplicar en relación con la gestión de los documentos y expedientes electrónicos producidos o custodiados por las entidades integrantes del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, garantizando su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.
2. Tiene por finalidad garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos necesarios para asegurar la gestión, recuperación y conservación de los documentos y expedientes electróadnicos en el ámbito del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
3. Se integra en el marco general de gestión de documentos de sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, con independencia de su soporte material, y con la Política de Seguridad y, en especial, con el Manual de Seguridad para el mantenimiento de la seguridad de la informaadción de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y sus Organismos Autónomos en el entorno de las aplicaciones informáticas que sirven de soporte a la tramitación telemática.

Guía de Uso del Archivo Digital

La Guía de uso del Archivo digital es el abecé (ABC) de la Gestión documental del Gobierno Vasco. Es un documento integrador y exhaustivo que describe el funcionamiento y características técnicas del Archivo Digital, así como las actividades para su integración con otros sistemas de información. Se estructura en los tres contenidos:

• Funcional. Guía de Uso – Archivo Digital Abc
• Técnico. Guía de Uso – Archivo Digital aBc
• Guía de Integración. Guía de Uso – Archivo Digital abC

Metodología de Despliegue del AKS/SGA (MEDESGA)

Guía para desplegar el Sistema Informático de Gestión de Archivo (AKS/SGA) en los Departamentos del Gobierno Vasco y sus Organismos Autónomos

Metodología de Digitalización de Documentos

Elaborada con los siguientes objetivos:

• Unificar y estandarizar los procesos de digitalización del Gobierno Vasco
• Fomentar el uso de la digitalización para impulsar la e-Administración Vasca
• Facilitar la integración con el Archivo Digital

La metodología de digitalización describe fundamentalmente los siguientes elementos:

• Conceptos básicos sobre digitalización de documentos
• Fases del proceso de digitalización de documentos
• Un mapa de agentes implicados en la digitalización de los documentos

Formatos estandarizados de documentos electrónicos

Determina los formatos de documentos electrónicos que se deben utilizar de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Políticas y mecanismos de conservación de documentos electrónicos a largo plazo. Custodia.

El Gobierno Vasco ha establecido unas políticas y mecanismos de conservación de documentos electrónicos con el objetivo de garantizar a largo plazo:

• Autenticidad de los documentos electrónicos
• Integridad de los documentos electrónicos
• Valor probatorio de los documentos electrónicos (Autenticidad + Integridad)
• Disponibilidad de los documentos electrónicos (Accesibilidad + Legibilidad)
• Confidencialidad de los documentos electrónicos

Las políticas definen respecto de la conservación de documentos electrónicos a largo plazo: la relación con el Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco, el liderazgo y participación, la utilización de la firma electrónica reconocida para garantizar la autenticidad y integridad de los documentos electrónicos, el fomento del uso de formatos avanzados de firma electrónica, la vinculación de la conservación con el ciclo de vida de los documentos y las herramientas que implementarán los mecanismos de conservación. Los mecanismos establecidos, agrupados en tres grupos, son:

1. Adquisición de documentos electrónicos
   1. Establecer los calendarios de conservación
   2. Transferencia de los documentos electrónicos al Archivo general
   3. Gestión del ciclo de vida de la firma electrónica
   4. Gestión de la obsolescencia de los formatos de documentos electrónicos
2. Conservación de documentos electrónicos: Abarca mecanismos preventivos, de control, de mantenimiento y de restauración
3. Acceso a documentos electrónicos
   1. Control de acceso
   2. Registros de accesos (LOPD)
   3. Disponibilidad

En definitiva, custodia de la documentación electrónica y preservación de su valor probatorio y evidencial.

Infraestructura de Gestión Documental

La Infraestructura de la Gestión Documental está formada por dos grandes sistemas:

• Archivo Digital.
• Sistema de Gestión de Archivo (AKS/SGA).

Archivo Digital

El Archivo Digital es un sistema de gestión de documentos electrónicos y sus metadatos, con orientación archivística, y gestionables mediante unos servicios web. El Archivo digital dará servicio a todos los Sistemas de Información del Gobierno Vasco que requieran funcionalidades de Gestión Documental, tanto si estos sistemas derivan de la tramitación como de otros procesos de gestión que no estén originados en un procedimiento administrativo.

Para asegurar la correcta organización del Archivo Digital, los documentos tendrán que cumplir unos requisitos previos: tipificación documental, asignación a una serie documental o clasificación…

Las principales características del Archivo Digital son:

• Repositorio Común de documentos electrónicos
• Servicios Documentales (almacenamiento, búsquedas, trasformación de formato…)
• Conservación y custodia de Documentos
• Control de Acceso a Documentos (XLNetS, ACL’s)
• Cumplimiento de LOPD
• Gestión de Registro de Accesos
• Gestor Documental con todas las potencialidades de un ECM «Enterprise Content Management»
• Independencia de la Plataforma ECM
• Arquitectura SOA
• Almacenamiento de documentos encriptados
• Requisitos de Seguridad. Autenticidad, Integridad, Disponibilidad, Confidencialidad y Conservación, de acuerdo con la normativa vigente.

El Archivo Digital proporciona a sus usuarios una serie de servicios documentales a través del denominado Framework de Servicios Documentales.

El «Framework» de Servicios Documentales (FSD) es un conjunto de servicios mediante los cuales se puede utilizar las funcionalidades documentales que el Archivo Digital ofrece a todos los Sistemas de Información.

Métodos de integración con el Archivo Digital.

Los Sistemas de Información del Gobierno Vasco disponen de siete métodos de integración con el Archivo Digital, que se muestran en la figura siguiente:

1. Directamente utilizando los Servicios Web expuestos por Framework de Servicios Documentales (FSD). Esta forma de integración puede ser utilizada por cualquier sistema de información que quiera utilizar el Archivo Digital. (ver figura, flechas de color verde (1)).
2. Indirectamente utilizando Servicios Web expuestos por sistemas que ya están integrados con el Archivo Digital. Esta forma de integración es utilizada por todas las aplicaciones que utilizan los servicios de PLATEA Tramitación y los servicios del Sistema de Gestión de Archivo (AKS/SGA). (ver figura, flechas de color amarillo (2)).
3. Mediante conectores a Documentum. Esta forma de integración es utilizada por sistemas como SAP y Sharepoint, ya que Documentum ofrece conectores para ciertos productos comerciales. (ver figura, flechas de color azul (3)).
4. Mediante el API del Archivo Digital en back-end. Esta forma de integración será utilizada por las aplicaciones batch como, por ejemplo, el proceso de importación masiva de documentos electrónicos en el Archivo Digital y el proceso de ingreso de documentación en el AKS/SGA desde los Sistemas de Gestión de Expedientes. (ver figura, flecha color naranja (4)).
5. Mediante el proceso batch de «Importación Masiva» del Archivo Digital. Esta forma de integración será utilizada por las aplicaciones que deseen cargar un conjunto de documentos al Archivo Digital, por ejemplo, para la migración de sus documentos (ver figura, flecha color granate (5)).
6. Mediante el proceso de batch «Ingreso automático de expedientes» del AKS/SGA. Esta forma de integración será utilizada por las aplicaciones que deseen cargar un conjunto de expedientes, con sus documentos, al Sistema de Gestión de Archivo AKS/SGA, por ejemplo, para la migración de sus expedientes ya cerrados (ver figura, flecha color morado (6)).
7. Mediante Interfaces gráficos. Esta forma de integración será utilizada por las interfaces gráficas que presenta el Archivo Digital y el AKS/SGA (ver figura, flecha color negro (7)).

Mediante la integración con el Archivo Digital, todos los Sistemas de Información del Gobierno Vasco que implementan la lógica de negocio, utilizarán unos servicios documentales ya desarrollados para el ámbito corporativo.

La relación entre el Archivo Digital y los Sistemas de Información se realizará a través de los identificadores únicos (OIDs), que el Archivo Digital asigna a los documentos en el momento de su ingreso.

El Archivo Digital dispone de un conjunto de contextos —situación en la que se encuentra un documento en un determinado momento— para organizar la documentación que almacena. Los contextos son los siguientes:

• Registro: el documento ha sido registrado en el Registro de Entrada/Salida
• Tramitación: el documento está siendo gestionado por una aplicación
• Archivo: el documento ha sido archivado en el Sistema de Gestión de Archivo

Sistema de Gestión de Archivo (AKS/SGA)

Es el sistema que gestiona la conservación y el acceso a la información a lo largo del tiempo. El AKS/SGA automatiza los procesos definidos en el Reglamento del sistema de archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Las funcionalidades principales del AKS/SGA son:

• Registro y Descripción de Archivo a partir de una descripción multinivel
• Consulta de información por criterios múltiples
• Gestión de cuadros de clasificación de fondos
• Gestión de estructuras organizativas productoras (actuales e históricas)
• Transferencia de documentación entre distintos niveles de archivos
• Gestión de Calendarios de Conservación
• Control y Gestión de Préstamos, consultas y reproducciones
• Control y Gestión de espacios de archivo
• Gestión de Expurgo

El Sistema de Gestión de Archivo dispone de un «Framework» de Servicios de Archivo (FSA), compuesto por cuatro servicios:

1. Consulta del Cuadro de Clasificación
2. Consulta de Expedientes
3. Consulta de la ficha completa de un determinado expediente
4. Consulta de cada uno de los documentos electrónicos que componen un expediente  

Funcionalidades proporcionadas por el Archivo Digital.

Funcionalidades genéricas de gestión documental.

El Archivo Digital ofrece a los Sistemas de Información los siguientes servicios genéricos de gestión documental

• Servicios de acceso —relacionados con el almacenamiento—: Almacenar documento/s, Recuperar documento/s, Modificar documento, Eliminar documento, Transformar contenido del documento, Recuperar identificadores de documentos, Añadir Firma a un Documento, Actualización de firmas de un documento, Recuperar Firmas de un Documento, Buscar documento/s, Recuperar los formatos disponibles, Recuperar formatos de un documento, Compartir contenidos de un documento, Recuperar relación de contenidos compartidos, Añadir digitalización al documento, Recuperar definición de tipología, Recuperar versiones de un documento, Recuperar los documentos de un firmante, Recuperar formato/s «válido/s»
• Servicios de contextualización —relacionados con el ciclo de vida—: Tramitar un documento, Retramitar un documento, Archivar un documento, Rearchivar un documento
• Servicios de ficheros maestros de Gestión Documental: Obtener todos los procedimientos, Buscar procedimientos por nombre, Obtener todas las familias procedimentales, Buscar procedimientos por familia, Obtener datos de un procedimiento mediante su identificador, Obtener todas las familias, Buscar familia mediante identificador, Obtener series asociadas a un procedimiento, Validar tipo, Validar procedimiento, Validar serie…
• Proceso de Importación Masiva que automatiza la carga masiva de documentos desde los Sistemas de Información al Archivo Digital. Este proceso tiene como objetivo facilitar la migración de gran volumen de documentos de un Sistema de Información al Archivo Digital.

Funcionalidades avanzadas.

Además de los servicios genéricos de gestión documental resumidos anteriormente, el Archivo Digital ofrece a sus usuarios otras funciones avanzadas enfocadas a hacer más sencillas ciertas tareas relacionadas con el cumplimiento normativo relacionado con la administración electrónica. Entre estas funcionalidades cabe destacar:

• Servicios documentales corporativos de Digitalización. Como apoyo al proceso de sustitución de papel, dokusi ofrece una herramienta para digitalizar documentos en soporte papel. Con el uso de este componente, los usuarios de dokusi pueden realizar digitalizaciones asegurando que el resultado electrónico obtenido tenga consideración de copia electrónica auténtica y que, por lo tanto, tenga la misma validez que el documento original.
• Localizador de documentos electrónicos. La funcionalidad de localizador está diseñada para ofrecer a los usuarios de dokusi la posibilidad de generar documentos electrónicos de los cuales pueda obtenerse una copia impresa que tenga la consideración de copia auténtica debido a la posibilidad de validar dicha copia en papel con el original electrónico disponible desde la Sede Electrónica. Esta herramienta permite añadir a un documento electrónico un código y la dirección de una sede electrónica de tal manera que, si dicho documento se imprime, quien posea la copia impresa podrá acceder al documento electrónico original en poder de la administración para comprobar la autenticidad e integridad de la copia impresa.

Búsqueda fulltext.

Entre los servicios proporcionados por dokusi a través de su Framework de Servicios Documentales, se encuentras servicios de búsqueda a texto completo que permiten realizar consultas tanto sobre metadatos de documentos, como sobre sus contenidos y/o una combinación de ambos.

Estas búsquedas permiten además la utilización de operadores específicos de búsqueda a texto completo.

Dosier del ciudadano

Con el objetivo de facilitar en lo posible el cumplimiento de la legislación en lo relativo al derecho de los ciudadanos a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Publicas, dokusi proporciona un servicio de dosier del ciudadano que permite, realizando siempre los controles de acceso y seguridad pertinentes:

• Que la ciudadanía pueda consultar los documentos disponibles en dokusi para un determinado DNI/CIF y pueda así reutilizarlos.
• Que la persona encargada de la tramitación de un determinado procedimiento pueda consultar documentos disponibles en dokusi relacionados con los interesados en dicho procedimiento y reutilizarlos en caso de que proceda.

ORDEN de 27 de septiembre de 2016, del Consejero de Administración Pública y Justicia y del Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
[BOPV nº 192, lunes 10 de octubre de 2016 - https://www.euskadi.eus/y22-bopv/es/bopv2/datos/2016/10/1604252a.shtml)

No aplica

No aplica

• Gestión Archivística  Metodologías (y Normativa Técnica) - Gestión Documental, Archivística y Bibliotecaria
• Gestión Documental  Metodologías (y Normativa Técnica) - Gestión Documental, Archivística y Bibliotecaria
• Directrices de Desarrollo  Metodologías (y Normativa Técnica) - Desarrollo de Aplicaciones
• Formatos admitidos de documentos electrónicos  Servicios (Tecnológicos) - Plataforma Tecnológica e-Administración - PLATEA Gestión Documental
  

• Versión 1: 03-07-2017 (última versión)