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Por medio del Decreto 17/1993, de 2 de febrero, se ha establecido la regulación del Régimen de los Fondos Ordinarios anticipados en la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos, ampliando la descentralización en materia de tesorería y modificando los actuales procedimientos de gestión y control de algunos tipos de gastos con el fin de conseguir una mayor agilidad y eficiencia de los trámites administrativos que permita una mayor rapidez en los pagos y articule una gestión ordenada. Al objeto de establecer las disposiciones necesarias para el desarrollo y puesta en marcha del mencionado Decreto, se hace necesario dictar las normas correspondientes encaminadas a tal fin. En su virtud, y en uso de las facultades atribuidas por la Disposición Final Segunda del citado Decreto, DISPONGO:Artículo 1.- Implantación del Régimen de Fondos Ordinarios anticipados. La implantación del Régimen de Fondos Ordinarios anticipados requerirá la autorización de la Dirección de Finanzas. A estos efectos, se procederá del siguiente modo: a) En el caso de los Servicios Centrales de los diferentes Departamentos, se procederá a la apertura de una cuenta central para cada Departamento, previa comunicación por parte de éste, de las tres personas designadas por el Consejero del Departamento como responsables de su funcionamiento. b) En el caso de los Organismos Autónomos y Servicios periféricos de los diferentes Departamentos, se mantendrán las cuentas autorizadas de gastos actuales, adaptándose en su utilización a lo dispuesto en la presente Orden.Artículo 2.- Provisión de Fondos Ordinarios anticipados. 1.- La provisión de fondos inicial se realizará mediante la cumplimentación del correspondiente documento contable extrapresupuestario (CCT) en el que deberán figurar: a) Cuenta de ingreso: código contable asignado a la cuenta central departamental o cuenta autorizada del Servicio periférico u Organismo Autónomo correspondiente. b) Cuenta de pago: código contable a rellenar por Tesorería. c) Importe: el del fondo ordinario anticipado calculado según lo indicado en el artículo 2 del Decreto 17/1993, de 2 de febrero. Este importe se tomará como punto de partida ajustándose a lo largo del primer año de funcionamiento de acuerdo con los gastos que efectivamente se realicen y de la periodicidad con que se solicite su reposición. Una vez determinado el importe definitivo, sólo podrá modificarse al inicio de cada ejercicio, en función de las variaciones que se produzcan por la aprobación del nuevo presupuesto, permaneciendo inamovible durante todo el ejercicio. d) Concepto resumido: será siempre el de «Fondo Ordinario Anticipado». e) Documentación soporte: la justificación de los cálculos realizados para determinar el importe solicitado. 2.- Una vez contabilizados los documentos contables extrapresupuestarios (CCT) indicados, los fondos quedarán a disposición de los Departamentos en las cuentas centrales departamentales y de los Organismos Autónomos y Servicios periféricos en las cuentas autorizadas a cada uno de ellos. 3.- Como paso previo a la disposición de estos fondos se procederá a la cancelación de todos los «Fondos Fijos de Caja» existentes en los Departamentos mediante justificación de los gastos realizados hasta ese momento y entrega en Tesorería del remanente no utilizado. Los Organismos y Servicios periféricos ajustarán el importe solicitado en función de lo ya anticipado hasta ese momento y pendiente de justificar. 4.- Respecto a los anticipos para gastos de viaje pendientes de liquidar en el momento de la entrega de los Fondos Ordinarios anticipados, se liquidarán a la mayor brevedad posible según el procedimiento establecido hasta el momento actual.Artículo 3.- Reposición de los Fondos Ordinarios anticipados. 1.- Cuando la evolución de los gastos pagados y pendientes de pago realizados o a realizar contra los Fondos Ordinarios anticipados así lo aconsejen, se procederá a la reposición de los mismos. A este respecto, será responsabilidad del Departamento, Organismo Autónomo o Servicio periférico correspondiente prever el período necesario de preparación de la documentación y de tramitación ante la Dirección de Intervención a la hora de solicitar la reposición, evitando situaciones límite de tesorería en las cuentas centrales departamentales y cuentas autorizadas. 2.- La reposición de los Fondos Ordinarios anticipados implica la imputación de los gastos al presupuesto respectivo, y se realizará mediante la cumplimentación del correspondiente documento contable presupuestario (ADO) de la siguiente forma: a) Referencia de intervención: no se cumplimentará, será la asignada por el sistema informáticocontable. b) Aplicación presupuestaria: se indicará siempre «Anexo». En el anexo se desglosará el total gastado y pagado en el período en las aplicaciones presupuestarias que corresponda, de acuerdo con la naturaleza del gasto y la estructura orgánica y por programas del Departamento,Servicio periférico u Organismo Autónomo correspondiente. c) Concepto resumido: será siempre «Reposición de Fondos Ordinarios Anticipados». d) Importe: el total de los gastos realizados y pagados en el período que se liquida. Los anticipos de gastos de viaje concedidos y abonados se entenderán justificados cuando se produzca la liquidación de los mismos, siendo este momento cuando se podrá imputar el gasto al presupuesto y, por tanto, reponer su importe. e) Código de Tercero: el que se asigne a cada Departamento, Organismo Autónomo o Servicio periférico, y cuyos datos bancarios serán los de la cuenta central departamental o cuenta autorizada correspondiente. f) Cuenta financiera: no se cumplimentará. g) Datos de retención: no procede su cumplimentación. h) Fecha de vencimiento: no procede su cumplimentación. i) Código del endosatario: no procede su cumplimentación. j) Documentación soporte: - Certificación de la entidad financiera en la que conste el saldo en la cuenta correspondiente a la fecha de reposición o fotocopia del extracto bancario en el que conste el saldo a la fecha mencionada. - Fotocopia del Libro de Bancos en el que conste el saldo a la misma fecha. - Conciliación del saldo que figura en la certificación o extracto bancario y el que figura en el Libro de Bancos, según el modelo que se adjunta como Anexo I a esta Orden. - Análisis de la cuenta, según el modelo que se adjunta como Anexo II a esta Orden. 3.- Una vez intervenidos y contabilizados los documentos contables presupuestarios (ADO), se repondrán los Fondos en la cuantía del importe que figura en el documento contable en las correspondientes cuentas centrales departamentales o cuentas autorizadas.Artículo 4.- Especificaciones sobre movimientos en las cuentas centrales departamentales y cuentas autorizadas. (Reposición de los Fondos Ordinarios anticipados). 1.- Para la utilización de la cuenta central departamental o cuenta autorizada, se facilitará a los Departamentos y Organismos Autónomos una tarjeta cajacard. La utilización de esta tarjeta estará restringida a la obtención del efectivo necesario para cubrir el importe exacto de los anticipos solicitados y la dotación y posteriores reposiciones del fondo fijo de caja, caso de que el Departamento u Organismo Autónomo correspondiente decida utilizarlo. 2.- Los Servicios periféricos seguirán con su régimen de funcionamiento actual no siéndoles de aplicación lo establecido en el número anterior. 3.- Los pagos a terceros, de acuerdo a lo señalado en el párrafo 2 del articulo 7 del Decreto 17/1993, de 2 de febrero, se realizarán mediante transferencia bancaria y requerirán la firma mancomunada de dos de las tres personas designadas de acuerdo con lo establecido en el párrafo 1 del citado artículo. Las transferencias se realizaran por lotes agrupando todos los pagos que se decidan realizar. 4.- En base a lo señalado en los párrafos anteriores, los únicos movimientos que deberán figurar en el Libro de Bancos y, por tanto, las únicas operaciones que se podrán realizar a través de la cuentas centrales departamentales o de las cuentas autorizadas, serán por los siguientes conceptos: a) Ingresos: 1) Dotación inicial de los Fondos Ordinarios anticipados y reposiciones periódicas de los mismos por parte de la Tesorería General del Gobierno Vasco. 2) Devolución total o parcial de pesetas o divisas (contravalor en pesetas) concedidas como anticipo de gastos de viaje. 3) Liquidación semestral de intereses bajo las mismas condiciones que las establecidas para las cuentas centrales de la Tesorería General del País Vasco. 4) Excepcionalmente, figurarán los abonos que realice la entidad financiera por retrocesiones de pagos motivados por error en los datos bancarios de los terceros. b) Pagos: 1) Importe total de las transferencias, en la forma que determine la Dirección de Finanzas, que se remitan a las entidades financieras para el pago a los terceros. 2) Disposiciones en metálico obtenidas (a través del cajero automático, en el caso de Departamentos y Organismos Autónomos, y a través de cheque, en el caso de Servicios periféricos). Estos importes serán aplicables para: - La concesión diaria de anticipos para gastos de viaje, para lo que se deberá utilizar la tarjeta caja-card o el cheque, extrayendo el importe exacto a distribuir en el día. - La dotación inicial y posteriores reposiciones del fondo fijo de caja. 3) Importe de las divisas (contravalor en pesetas) solicitadas a la entidad financiera para concesión de anticipos para gastos de viaje. 4) Importe de la transferencia semestral a realizar a las cuentas centrales de la Tesorería General del País Vasco por los intereses cobrados en el período.Artículo 5.- Registros y Archivos. Los órganos encargados de la gestión de las cuentas centrales departamentales y de las cuentas autorizadas, a tenor de lo establecido en el articulo 6 del Decreto 17/1993, de 2 de febrero, deberán llevar los siguientes archivos y registros: 1) Archivo de Facturas: deberá recoger todas las facturas que se reciban, así como las liquidaciones de gastos de viaje y reposiciones del fondo fijo de caja, debidamente ordenadas por fecha de recepción, asignando a cada una de ellas un número de orden correlativo de forma que permita su identificación y relación con el resto de los registros que se mencionan a continuación. 2) Registro de terceros: recogerá todos los datos de los terceros según el mismo formato que el utilizado para el «Alta de terceros» en el Registro general de la Administración. 3) Registro de gastos: deberá indicar los gastos realizados y pagados, para cada aplicación presupuestaria ya que será la base para la cumplimentación del «Anexo» del documento contable presupuestario (ADO) de reposición de fondos ordinarios anticipados indicado anteriormente, con el siguiente detalle: - Fecha de registro: la de entrada en el Departamento, Servicio periférico u Organismo Autónomo, y, por tanto, de archivo. - Número de orden: el correlativo asignado en el archivo de facturas, liquidaciones de gastos de viaje y reposiciones de fondos fijos de caja. - Descripción: número de factura, si procede y, en general, concepto del gasto. - N.I.F. del tercero. - Importe: el de la operación. - Fecha de pago: la de remisión de las transferencias a la entidad financiera. - Total acumulado: total de importes hasta la última operación realizada. 4) Libro de bancos: deberá recoger los movimientos en la cuenta central departamental o cuenta autorizada de acuerdo con las operaciones relacionadas en el artículo anterior, con el siguiente detalle: - Fecha en la que se realiza la operación bancaria, es decir: a) En el caso de pagos, fecha en la que se dé orden a la entidad financiera para que realice la operación o se obtengan los fondos a través del cajero o mediante cheque. b) En el caso de ingresos, será la fecha en que la entidad financiera abone la dotación inicial de los Fondos Ordinarios anticipados, las reposiciones periódicas de los mismos, los intereses liquidados, y las retrocesiones de pagos, así como la fecha en que se ingresan los importes procedentes de devoluciones de anticipos. - Número de transferencia en el caso de que se trate de pagos a terceros por lotes, de acuerdo con lo indicado en el artículo anterior, o número de anticipo en el caso de concesión de anticipos de gastos de viaje. - Descripción: concepto por el que se paga o ingresa. - Importe: el del pago o ingreso. 5) Registro de anticipos para gastos de viaje: deberá indicar en todo momento los anticipos para gastos de viaje concedidos y pendientes de liquidar, es decir, de incluir como gasto en el archivo de facturas y, por tanto, en el registro de gastos, con el siguiente detalle: - Número de anticipo: correlativo en función de su concesión. - Fecha de concesión: fecha de entrega del anticipo. La entrega del anticipo requerirá la firma de un recibí de la persona a quien se concede. - Nombre y dos apellidos de la persona a quien se concede. - Fecha de liquidación: en la que se liquida el anticipo y, por tanto, se incluye la liquidación en el archivo de facturas y en el registro de gastos. - Número de orden: el correlativo asignado en el archivo de facturas, liquidaciones de gastos de viaje y reposiciones de fondos fijos de caja. - Total acumulado, en cada momento, de los anticipos concedidos y pendientes de liquidar. 6) Registro de indemnizaciones por razón del servicio: recogerá aquellos extremos que se determinen por la Dirección de Intervención a los efectos de dar cumplimiento a la Disposición Final Segunda del Decreto 16/1993, de 2 de febrero, sobre Indemnizaciones por razón del servicio y,en todo caso, los siguientes: fecha de liquidación de gastos, nombre y puesto o cargo del interesado, importe y concepto del gasto. 7) Relación de transferencias: recogerá todos los pagos que se decida realizar en un mismo día, de acuerdo con lo indicado en el artículo anterior, con el siguiente detalle: - Número de transferencia: correlativo por cada una de las relaciones de transferencias que se realicen. - Número de orden: el correlativo asignado en el archivo de facturas, liquidaciones de gastos de viaje y reposiciones de fondos fijos de caja. - N.I.F. del tercero al que se paga. - Nombre y dos apellidos o razón social del tercero. - Entidad financiera, sucursal y numero de cuenta del tercero. - Descripción: número de factura, si procede y, en general, concepto del gasto. - Importe a pagar.DISPOSICION ADICIONAL Los pagos que, incluidos en el ámbito de aplicación del Decreto 17/1993, de 2 de febrero, estén sujetos a retención o, de conformidad a la normativa fiscal vigente, lleven IVA soportado deducible, se tramitarán de acuerdo con el procedimiento existente con anterioridad a la entrada en vigor del mencionado Decreto.DISPOSICION FINAL La presente Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco. En Vitoria-Gasteiz, a 20 de julio de 1993. El Consejero de Economía y Hacienda. JOSE LUIS LARREA JIMENEZ DE VICUÑA.