Joko eta Ikuskizunak

Arautegiak honako xede hauek ditu:

1. Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko Artxibo Sisteman barneratzen diren artxiboenarteko dokumentu-fluxuak arautzea.

2. Artxibo horietako bakoitzean prestatu beharrekodokumentazioa lantzeko prozesu eta jarduerak finkatzea.

3. Pertsona fisiko eta juridikoei artxiboetara jotzekoeskubidea gauzatze aldera beharrezkoak diren jarduketak zehaztea.

Arautegi honetan jasotako xedapenak Euskal Autonomia ErkidegokoAdministrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko Artxibo Sistemaosoari aplikatuko zaizkio.

Arautegi hau aplikatze aldera eta bertan xedatutakoa beharbezala uler dadin, indarreko legerian artxiboei dagokienez garatzen direnoinarrizko kontzeptuak aplikatuko dira:

1. Dokumentaziorako sarbidea izateak esan nahi du dokumentazioakontsultak egiteko eskuragarri dagoela.

2. Artxiboa dokumentu-funtsen tratamendu teknikoaz, hedapenazeta kontserbazioaz arduratzen den instantzia da.

3. Kontserbatzeko egutegiak esaten dugunean, dokumentu-segidakidentifikatu eta azpisistemetako bakoitzean mantendu beharreko denbora,kontserbazio- edo ezabatze-maila eta eskuragarritasuna ezartzen dituzten tresnezari gara.

4. Dokumentuen bizi-zikloa dokumentuak igarotzen dituen faseenmultzoa da: sorrera, mantentzea, erabilera eta ezabapena edo behin betikokontserbazioa.

5. Sailkapen-koadroa dokumentu-funtsaren antolaketa islatu etahorren egituraren funtsezko datuak jasotzen dituen kudeaketa-tresna da.

6. Dokumentu-funtsen deskribapenean artxibo-dokumentuakaztertzen dira eta dokumentu-funtsak ezagutzea eta kontsultatzea ahalbidetzenduten tresnak prestatzen dira.

7. Artxibo-dokumentua erakunde, entitate edo gizabanakorenbatek bere zereginak burutzerakoan jaso, sortu edo kontserbatzen duenerregistratutako informazio guztia da, horren forma eta ezaugarri fisikoakedozein direla ere.

8. Artxibo-dokumentazioa ez bezala, informazio-laguntzakodokumentazioa administrazioak kudeaketa administratiboa errazte alderainformazioa lortzeko bakarrik erabiltzen dituen dokumentuak dira (inprimakiak,arauzko xedapenen fotokopiak, liburuxkak eta abar). Hortaz, dokumentazio hori ezda espedienteetan integratuko, ezta artxiboetan mantenduko ere.

9. Artxiboko dokumentu elektronikoa euskarri elektronikoanemandako artxiboko dokumentu orori esaten zaio, bai aplikazio informatikoarenbidez sortutakoari bai digitalizatuari.

10. Ezinbesteko dokumentuak Herri Administrazioak garatzendituen zeregin eta jarduera erabakigarriak behar bezala gauzatze alderabeharrezkoak diren funtsezko dokumentuak dira.

11. Espedientea administrazio-ebazpenaren aurrekari eta oinarrigisa hartzen diren dokumentu eta jardunen multzo ordenatua da; halaber,espedienteak administrazio-ebazpena gauzatzera bideratutako izapideak erebarneratzen ditu.

12. Dokumentazioa garbitzea edozein bitarteko erabilitadokumentuak ezabatu edo kentzeko prozesua da, aurrerago berritu eta erabil ezdaitezen.

13. Artxibo-funtsa modu antolatuan kontserbatuta dagoendokumentu-multzo organikoa da, bertan jasotako informazioa behar bezala hedatzendela bermatzeko.

14. Dokumentazioaren kudeaketa administrazio-unitate sortzaileekdokumentuen azterketa ahalik eta eraginkor eta errentagarriena izatea lortzerabideratutako zeregin eta prozesu teknikoen multzoa da.

16. Dokumentuen identifikazioa informazioa biltzeko etaadministrazioak sortutako dokumentu-segidetako bakoitza aztertzeko prozesuada.

17. Deskribapen-tresnak dokumentu-unitateen multzoa aipatu edodeskribatzen du eta dokumentuak kokatu eta berreskuratzea ahalbidetzen du.Egindako deskribapenaren arabera, deskribapen-tresnetan xehetasun-maila batizango du informazioak: hau da, informazio zabala eta orokorra izan daiteke edodeskribapen espezifiko eta zehatzagoa.

18. Dokumentu-funtsen erreprografia artxiboan jasotakodokumentu-funtsak kopiatu edo mikrokopiatzeko teknika eta prozeduren multzoada.

19. Zaharberritzea hondatutako zatia eta jasandako kalteakkonponduta dokumentuen osotasun fisiko eta funtzionala leheneratzea da, baita–ahal den neurrian– dokumentuak jatorrizko egoerara ekartzea ere; hori guztia,dokumentuaren originaltasuna eta osotasuna errespetatuta eta ukitu gabeko etazaharberritutako dokumentu-zatien arteko bereizketa eginez.

20. Dokumentazioaren aukeraketa Kontserbatzeko Egutegianezartzen diren epeen barruan ezabatu edo kontserbatuko diren dokumentuakzehazteko prozesua da.

21. Dokumentu-segida prozedura-arauaren bidez erregulatutakoadministrazio-eginkizun edo jarduera garatzerakoan sortzen diren dokumentu edoespedienteen multzoa da.

22. Artxibo-sistema artxiboen kudeaketari lotutako arau, organo,zentro eta zerbitzuen multzoa da.

23. Dokumentu tipoa oinarrizko dokumentu-unitatea da. Horrenegituraren ezaugarriak antzekoak dira, zeregin bera burutzearen ondoriozegindakoak eta organo edo unitate zehatz batek sortuak prozedura-arauaren bidezerregulatutako eskumen zehatza garatze aldera.

24. Dokumentu-balorazioa dakartzaten ondorioen eta biltzen duteninformazioaren arabera artxiboko dokumentuek dituzten balioak aztertu etazehazteko prozesua da. Balio horiek dokumentazioa aldi baterako edo betirakokontserbatzea baldintzatzen dute.

25. Dokumentuen oinarrizko balioa horiek sortzeak duenberehalako xedearekin erlazionatuta dago. Balio nagusien artean, balio juridikoadministratiboa, zerga-balioa eta balio judiziala barneratu behar dira.

26. Dokumentuen bigarren mailako balioa sortu zenean definitu ezziren arrazoietan oinarritutako da. Bigarren mailako balioak informaziokoak etahistorikoak dira.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko Artxibo Sisteman honako azpisistema hauekezartzen dira:

• Kudeaketako edo bulegoko artxiboak.

• Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralak.

• Artxibo Nagusia.

• Lurraldeko artxiboak.

• Artxibo Historikoa.

1. – Kudeaketako edo bulegoko artxiboek Eusko Jaurlaritzarensail, erakunde autonomo, zuzenbide pribatuko ente publiko eta sozietatepublikoetan nagusi diren administrazio-unitateetako dokumentazioa barneratzendute; dokumentazio hori bat dator dokumentuen bizi-zikloaren hasierakoaldiarekin edo aldi aktiboarekin.

2. – Kudeaketako artxiboei honako zeregin hauek dagozkie:

   1. Unitate ekoizleak izapidetze-aldian sortutako dokumentuakkontrolatzea.

   2. Espedienteak osorik eta behar bezala gordetzea, espedientebereko dokumentazioa barreiatu eta zatikatu ez dadin.

   3. Dokumentazioa identifikatu, sailkatu eta ekoiztea, errazagoaizan dadin horiek aurkitzea eta eskuratzea.

   4. Artxibo horietako dokumentazioaren kontsultak eta maileguakkudeatzea.

   5. Dokumentazioa garbitzea edo lekualdatzea, horretarakoezarritako kontserbatzeko egutegiak eta prozesu horiei dagozkien arauak aintzathartuta.

3. – Arau orokor gisa, dokumentazioa administrazio-izapideekiraun artean mantenduko da artxibo horietan. Urtean behin, artxiboko hurrengomailara transferituko dira amaituta dauden espedienteak, KontserbatzekoEgutegian ezarritako epeei jarraiki.

4. – Dokumentu-segida batzuk maiz kontsultatzen badira, ArtxiboSistemaren Zuzendaritza Nagusiak baimena emango du kudeaketako artxiboak beharden denboraz bertan geratzeko.

1. – Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralak EuskalAutonomia Erkidegoko erakunde autonomo, zuzenbide pribatuko entitate publiko etasozietate publikoek sortutako dokumentazioa antolatu, babestu eta kontserbatzeazarduratuko dira.

2. – Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralek honakozeregin hauek dituzte:

   1. Dagokien entitateko administrazio-unitateen kudeaketako edobulegoko artxiboei aholku ematea.

   2. Organismoak sortutako dokumentazioa behar bezala etainstalazio egokietan kontserbatzea. Dokumentazio hori dokumentu-funts bakarreanbilduko da.

   3. Organismoaren dokumentuen sailkapen-koadroa prestatzea.

   4. Dokumentazioa identifikatu, sailkatu eta ekoiztea, errazagoaizan dadin horiek aurkitzea eta eskuratzea.

   5. Artxibo horietako dokumentazioaren kontsultak eta maileguakkudeatzea.

   6. Dokumentazioa garbitzea, horretarako ezarritakokontserbatzeko egutegiak eta garbitze-lanak kontrolpean garatzeko arautegiaaintzat hartuta.

   7. Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren ArtxiboNagusira dokumentazioa transferitzea, bi artxiboek adostutako epeen barruan.

3. – Oro har, ez da lekualdatuko 10 urte baino gutxiago duendokumentaziorik, entitatea desegitera doanean izan ezik, orduan nahitaezgeratuko baita Administrazioaren Artxibo Nagusiaren zaintzapean.

1. – Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko Artxibo Nagusiak, behin kudeaketako edo bulegokoartxiboetan eta Administrazio Instituzionaleko artxibo zentraletan egonaldiaamaituta, horietatik datorkion dokumentazioa jaso eta kudeatzen du. Era berean,Estatuko Administrazioak edo foru-administrazioek bidalitako dokumentazioa erebilduko du, Euskal Autonomia Erkidegoaren aldeko eskumen-transferentziadela-eta.

2. – Artxibo honek honako eginkizun orokor hauek burutzen dituartxiboko dokumentazioa kudeatu eta aztertzeari dagokionez:

   1. Administrazio Orokorraren kudeaketako artxiboetatik,Administrazio Instituzionalaren artxibo zentraletatik nahiz besteherri-administrazio batzuetatik datorren dokumentazioa jaso eta kontrolatzen du,kasuan kasu transferitzen diren eskumenak aintzat hartuta.

   2. Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak onesten dituen inter vivosedo mortis causa eskuratze-egintzen ondoriozko dokumentu-funts berriak bildu,kontrolatu eta antolatzen ditu, hala badagokio.

   3. Lehendik ere bazeuden dokumentu-funtsak antolatzen ditu.

   4. Artxibo honetako dokumentazioaren kontsultak eta maileguakkudeatzen ditu.

   5. Dokumentazioa garbitzen du, Euskal Autonomia ErkidegokoHerri Administrazioaren Dokumentazioa Kontserbatzeko Egutegietan ezarritakoepeen barruan.

   6. Dokumentu-funtsak kontserbatu eta zaintzen ditudokumentazioak Artxibo Nagusian eman behar duen aldian zehar.

   7. Modu iraunkorrean kontserbatu beharreko dokumentazioaArtxibo Historikora transferitzen du.

   8. Dokumentazioa identifikatu eta baloratzeko prozesuetanparte-hartze aktiboa du. Prozesu horien bidez, honakoak gauzatzen dira:

      1. – Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko dokumentazioa kontserbatzeko egutegia prestatzenda.

      2. – Dokumentu-segidek Sistemako artxiboetan eman duten denborazehazten da eta, horrekin batera, dokumentazioa zenbatero transferitu behar denplanifikatzen da.

      3. – Administrazioaren dokumentazioan eragina duenirisgarritasunaren irizpideak zehazten dira.

      4. – Administrazio horretako dokumentu-ekoizpena arrazionalizatueta normaltzeko ahaleginak egiten dira.

         1. Artxiboak kudeatzeko prozedura teknikoen, horiekkontrolatzeko tresnen eta dokumentazioa kontserbatzeko egutegiaren jarraipenaeta berrikuspena egiten ditu.

            9. Artxiboko dokumentu-funtsei buruzko informazioa ematendu.

            10. Lankidetza- eta sustapen-jarduerak bultzatzea Sistematikkanpo dauden beste artxibo batzuekin eta Euskal Autonomia Erkidegoko erakundekomunekin, besteak beste, prestakuntza-ikastaroak antolatzeari eta beste funtsbatzuen inguruko informazioa emateari dagokienez.

3. – Arau orokor moduan, dokumentazioa artxibo honetan gehienezberrogeita hamar urtez egongo da, administrazioan duten indarraldia amaitzendenetik zenbatzen hasita.

1. – Lurraldeko artxiboak Eusko Jaurlaritzak lurraldehistorikoetan dituen kudeaketa zentralizatuko eraikinetan kokatuta daudenArtxibo Nagusiaren ordezkaritzak dira.

2. – Lurraldeko artxiboen zereginak honako hauek dira:

   1. Eusko Jaurlaritzak lurralde historikoetan dituen kudeaketazentralizatuko eraikinetan kokatuta dauden kudeaketako artxiboetatik datorrendokumentazioa hartzea eta kontrolatzea.

   2. Dokumentazioaren kontsultak eta maileguak kudeatzea.

   3. Bertan jasotako dokumentu-funtsak kontserbatzea etazaintzea.

   4. Dokumentazioa garbitzea eta/edo Artxibo Nagusiratransferitzea, dagokion kontserbatzeko egutegia eta prozesu horiei dagozkienarauak aintzat hartuta.

   5. Artxibo Sistemaren Zuzendaritzarekin lankidetzan aritzeadokumentazioa kudeatzeko tresnak eguneratzen; batez ere, artxiboetan jasotakodokumentazioa deskribatzeko tresnak behar bezala erabili eta mantentzeazarduratzen da.

1. – Uztailaren 22ko 174/2003 Dekretuak, Euskal AutonomiaErkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamenduari etafuntzionamenduari buruzkoak, lehen xedapen gehigarrian dioenarekin bat etorriz,Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Historikoa indarrean jarri artean, kultur ondareariburuzko 7/1990 Legean aurreikusitako baldintzetan historikotzat jotzen dendokumentazio guztia, Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorraren etaAdministrazio Instituzionalaren jardunen eremuan sortu bada, horren ArtxiboSistemak kudeatu, antolatu eta zainduko du.

2. – Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko Artxibo Historikoak honako zeregin hauek burutukoditu dokumentazio historikoa kudeatu eta aztertzeari dagokionez:

   1. Euskal Autonomia Erkidegoari emandako eskumenezbaliatzerakoan Administrazio Orokorrak eta Administrazio Instituzionalak, nahizAdministrazio Zentralak eta/edo foru-administrazioek abiarazitako ekintzapolitiko eta administratibotik sortu den 50 urteko edo gehiagoko dokumentazioajasotzen du; dokumentazio horri kontserbazio iraunkorra eman zaio.

   2. Euskal Herriko historia ezagutzeko bereziki garrantzitsuakdiren dokumentu-funts eta bilduma berriak jasotzen ditu, horiek Artxibo Nagusianbarneratzen direnean.

   3. Historikotzat hartzen diren dokumentu-funtsak zaindu etaantolatzen ditu.

   4. Ikerlarien kontsultei erantzuten die eta funtsen edukiazabaltzen du.

Bulegoko edo kudeaketako artxiboak administrazio-unitatebakoitzaren arduradunak izendatzen dituen laguntzaile edo administrariekantolatu eta kudeatuko dituzte, gutxienez.

Bulegoko artxibo bakoitzeko arduraduna izango da, era berean,Artxibo Nagusiarekin hitz egingo duena artxibo-maila honetan bideratu beharrekodokumentuen transferentziak eta kontsultak egiteko.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio InstituzionalekoArtxibo Zentralak prestakuntza tekniko espezifikoa duten langileek kudeatukodituzte.

Euren zereginak burutzeko, goian adierazitako artxiboek ArtxiboSistemaren Zuzendaritzak eskaintzen dituen laguntza teknikoa eta ildoak izangodituzte.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko ArtxiboNagusiaz honako hauek arduratuko dira:

1. Artxiboen antolamenduan eta dokumentazioaren tratamenduanprestakuntza teknikoa duten langileak.

2. Laguntzaileak eta mendekoak, zeregin administratiboak etadokumentazioa ematekoak burutzeko.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko Artxibo Sisteman barneratutako artxiboetandiharduten langile guztiek nahitaez zuhurtziaz eta konfidentzialtasun osozjokatu beharko dute bere lanean esku artean erabili behar dituzten dokumentuetanjasotako informazioari dagokionez, indarreko legeriak ezarritako baldintzeijarraiki.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak, HerriArduralaritzaren Euskal Erakundearekin lankidetzan, urteko prestakuntza-planakprestatuko ditu artxiboko eginkizunak garatzen dituen langileentzat. Bi motatakoplanak bereizten dira:

1. Bulegoko artxiboez eta Euskal Autonomia ErkidegokoAdministrazio Instituzionala artxibo zentralez arduratzen diren langileentzakoprestakuntza-planak, horien prestakuntza-beharretara egokituak.

2. Herri Administrazioaren Artxibo Nagusian eta ArtxiboHistorikoan diharduen pertsonal teknikoaren etengabekoprestakuntza.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko Artxibo Sistemaren Zuzendaritza arduratuko daSistemako artxibo guztiek instalazio egokiak izan ditzaten dokumentazioamantendu eta behar bezala kontserbatzeko.

Aldian behin, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak Azpiegitura etaEkipamendu Plana prestatuko du. Plan horrek honakoak barne hartuko ditu:

1. Artxiboko instalazioak eta kontserbazio-baldintza teknikoakhobetzea.

2. Sistemako artxibo-zentro bakoitzaren funtzionamendua egokiaizan dadin beharrezko ekipamendua eskaintzea.

3. Dokumentu-funtsak kontrolatu eta tratatzeko baliabideespezializatuez hornitzea (digitalizazioa, zaharberritzea...).

4. Artxiboak jartzeko sortzen diren espazio-behar berriakbaloratzea eta horiei erantzutea.

5. Argazki-euskarriak eta euskarri digitalak eta elektronikoakkontserbatzeko programa prestatzea.

6. Arriskuen programa prestatzea; bertan, dokumentazioarenkontserbazioari eragin diezaioketen arrisku- eta larrialdi-egoerei aurre egitekobeharrezko jardunak eta baliabideak zehaztuko dira.

Dagokion erantzukizuna betetze aldera, Euskal AutonomiaErkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionala ArtxiboSistemaren Zuzendaritzak Sistemako artxiboen instalazioak eta baldintzateknikoak ikuskatuko ditu.

BIGARREN ATALA

ARTXIBOEN LOKALAK ETA INSTALAZIOAK

Artxiboen gordailuak beheko solairuetan (sestra) nahizgoikoetan egongo dira kokatuta, eta industria-kutsadura, suteak edo uholdeakgerta daitezkeen lekuetatik urrun.

Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Nagusian, lurraldeko artxiboetaneta Administrazio Instituzionalaren artxibo zentraletan, zonak eta espazioakbehar bezala banatuko dira:

1. Dokumentazioa gordetzeko espazioak.

2. Dokumentazioa kontsultatzeko zonak.

3. Jasotako dokumentazioa antolatu, deskribatu eta tratatzekolan-eremuak.

Administrazioaren Artxibo Nagusiak honako eginkizunespezifikoak burutzeko beharrezko instalazioak eta ekipamendua izan beharditu:

1. Dokumentazioa zaharberritzea.

2. Dokumentu-ondarea ezagutarazteko jarduerak.

1. – Artxibo-gordailuek dokumentazioa behar bezala kontserbatueta babesteko beharrezkoak diren eraikuntza- eta segurtasun-baldintzak betekodituzte.

2. – Artxibo horietan, gordailuen inguru-baldintzak zorrotzkontrolatuko dira, bertan jasotzen den dokumentazioa honda ez dadin. Zehazki,ondokoak izango dira oinarrizko baldintzak:

   1. Gordailuko tenperaturak konstantea izan behar du, 15 eta21.ºC bitartean, gehienez ere 3.ºC-ko gorabeherekin.

   2. Hezetasun erlatiboa % 45-65 bitartean egongo da, gehienezere % 5eko gorabeherekin.

   3. Gordailuan tenperaturaren eta hezetasun erlatiboaren artekoerlazioak konstantea izan behar du.

   4. Gordailuek aireztapen natural kontrolatuko sistema izanbehar dute airea etengabe berritzeko.

   5. Gordailuetako argiaren intentsitatea 50 eta 100 luxbitartekoa izango da (inoiz ez dira 100 lux gaindituko).

Kudeaketako artxiboak bulegoetan edo horietatik gertu kokatukodira; hori horrela, lehen aipatutako baldintzak bete ezingo direnez, honakoneurri hauek ezarriko dira:

1. Bulegoetako artxiboetan dokumentazioaren gehiegizko pilaketaekiditea.

2. Artxiboko dokumentazioa eta bulegoko materialaren biltegiafisikoki bereiz mantentzea.

3. Administrazio-unitateak sortutako artxiboko dokumentazioaeta unitateko langileen dokumentazioa bereiztea, azken hori ez baita bulegokoartxiboetan gorde behar.

4. Dokumentazioa eguzkiaren argipean ez jartzea.

5. Dokumentazioa bero- eta hezetasun-iturrietatik urrunmantentzea, baita eremu magnetikoetatik ere, euskarri elektronikoan dagoendokumentazioari kalte eragin baitiezaiokete.

6. Artxiboetarako espazioa aldian behin garbitzea, hautsareneta intsektuen ondorio negatiboak ekiditeko.

1. – Bulegoko edo kudeaketako artxiboetan eta lurraldekoartxiboetan, instalazioetan gabeziak antzematen badira edo bitarteko pertsonalnahikoa ez dagoela eta horrek eragin negatiboa izan badezake dokumentazioarenkontserbazioan, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak, dagozkion ikuskatze-zereginakbetetze aldera, Eusko Jaurlaritzaren Artxibo Nagusian gordailutu ahal izango du,antzemandako akatsak desagertu bitartean.

2. – Dokumentazioa artxibo horietatik ateratzean, nahitaezArtxibo Nagusira eraman behar da; ezin da dokumentaziorik jarri HerriAdministrazioaren bulegoak ez diren beste leku batzuetan, Artxibo SistemarenZuzendaritzak hala ezartzen duenean izan ezik.

1. – Artxiboetako ekipamenduak dokumentazioa behar bezalajasotzeko egokia izan behar du; alegia, dokumentazioa hautsetik babestuta egongoda eta desitxuratzea eta erabilera desegokiaren ondorioz hondatzea ekidingoda.

2. – Artxiboko gordailuetan dokumentazioa instalatzeko armairutrinkoak eta/edo apalak egongo dira. Halaber, sute eta lapurretetatik babestekosegurtasun-sistemak ere egongo dira.

3. – Bulegoko artxiboetan, artxiboko dokumentuak jasotzendituzten altzariek dokumentaziorako sarbidea zaindu eta mugatu behar dute, eta,beraz, altzari horiek ezingo dira korridoreetan kokatu eta/edo sarrailak izangodituzte, konfidentzialtasuna bermatzeko.

   HIRUGARREN ATALA

   DOKUMENTAZIO-EUSKARRIEN

   KONTSERBAZIOA

1. – Paper birziklatua erabiliko da fotokopietan, postetxekoelementuetan, koadernoetan eta aldi baterako sortzen diren mota guztietakodokumentuetan, besteak beste, zirkularretan, jakinarazpenetan, emate-agirietan,barne-erregimeneko oharretan eta zirriborroetan.

2. – Ez da paper birziklatua erabiliko espedienteetan etaadministrazio-dokumentuetan.

3. – Kalitate oneko papera erabiliko da kontserbazioiraunkorreko dokumentazioak, bereziki ezinbesteko dokumentuek, ahalik eta gehieniraungo dutela bermatzeko.

4. – Dokumentazioa kontserbatzeko egutegian dokumentu-segidabakoitzean erabili beharreko paper-mota adieraziko da.

5. – Euskarri-mota bakoitzera eta dokumentazioarenizapidetze-egoerara egokitutako instalazio-unitateak erabiliko dira:

   1. Bulegoko artxiboetan, dokumentazioa zintzilikatutakopaper-zorroak dituzten altzarietan edo behar bezala identifikatutako AZpaper-zorroetan gordeko da.

   2. Izapidetzea amaitzean, dokumentazioa kartoi neutrozko (PH5,5) artxibo-kutxetan sartuko da; kutxa horiek behar bezala identifikatutaegongo dira, jasotzen duten informazioa aurkitzea errazagoa izan dadin.

6. – Honako instalazio-unitate normalizatu hauek ezarridira:

   1. A motako kutxa: 26 x 9,5 x 37,5 cm, DIN A-4 formatukodokumentuetarako.

   2. B motako kutxa: 28 x 40 x 39 cm, historiaklinikoetarako.

   3. C motako kutxa: 28 x 40 x 39 cm, artxibo-kutxakkontserbatzeko.

1. – Papera ez den beste euskarri batzuetan emandakodokumentazioa hobeto babesteko armairu eta edukiontzietan jasoko da:

   1. Dokumentazio kartografikoa planoak jasotzeko armairu edohodietan instalatuko da, kontsultatu eta kontserbatzeko errazagoa izandadin.

   2. Mikroformak kutxa metalikoetan gordeko dira.

   3. Disketeak, CD-ROMak, DVDak eta abar fitxategietan gordekodira.

2. – Dokumentu elektronikoak kontserbatzeko:

   1. Aldi behin babeskopiak egingo dira informazioa kontserbatzendela bermatzeko.

   2. Kontserbazio iraunkorreko dokumentuetarako kontserbatzekoegutegiak zehazten dituen bihurketak eta/edo migrazioak egingo dira.

3. – Euskarri elektronikoan emandako dokumentazioakontserbatzeko baldintza espezifikoak xede horretarako prestatzen den arauteknikoaren bidez garatuko dira.

   LAUGARREN ATALA

   DOKUMENTAZIOAREN ZAHARBERRITZEA

Dokumentazioa behar bezala kontserbatu eta zaintzeko zereginakbetetzerakoan, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak dokumentazioa leheneratzekoprograma prestatuko du; bertan, honako alderdi hauek zehaztuko ditu:

1. Dokumentazioa leheneratu, garbitu eta/edo desinfektatzekoirizpideak eta esku-hartzeak, dokumentuen egoera eta horiek kontserbatu etakontsultatzeko interesa aintzat hartuta.

2. Leheneratze-programa garatzeko beharrezkoak direnbaliabideak.

1. – Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko artxiboek, horietara jotzeko biztanleek duteneskubidearekin bat etorriz, eta Administrazioaren kudeaketa eta gardentasunaetengabe hobetzeko zereginak eta konpromisoak betetze aldera, honako zerbitzuhauek eskainiko dituzte:

   1. Erabiltzaileei artxiboetan jasotako dokumentu-funtseiburuzko informazioa ematea.

   2. Ziurtagiriak ematea.

   3. Artxibo Nagusiaren eta Artxibo Historikoarenerabiltzaile-txartela egitea.

   4. Aldi baterako baimena ematea Administrazio Instituzionalekoartxibo zentraletan eta/edo Herri Administrazioko Artxibo Nagusian eta ArtxiboHistorikoan jasotako funtsak kontsultatzeko.

   5. Dokumentaziora jotzeko eta hori kopiatzeko erraztasunakematea, ezarritako arau eta prozedurekin bat etorriz.

   6. Aurrez aurre egindakoak ez diren kontsultak ebaztea.

   7. Erabiltzaileek aurkeztutako kexak eta iradokizunak hartzea,aztertzea eta konpontzea.

   8. Dokumentazio-transferentziak egitea eta kontrolatzea.

   9. Sistemaren zuzendaritzari funtsen kontsulta erraztekoirtenbideak ematea eta proposatzea.

   10. Artxibo Sistemaren Zuzendaritzari irtenbideak emateaartxiboetan dokumentazioaren tratamendu teknikoari eta kontserbazioari,ekipamenduari eta artxibo-gordailuen egoerari dagokienez sortutako beharreierantzuteko.

2. – Zerbitzu horiek aurrez aurre eta telematikoki eskainikodira, kasuan kasu.

Artxibo Sisteman ezarri beharreko kalitate-planaridagokionez:

1. Artxibo Sistemaren Zuzendaritza arduratuko da ArtxiboSisteman aplikatu beharreko kalitate-eredua prestatu eta kudeatzeaz. Ereduhorretan, beren beregi definituko dira artxibo-zentroetako bakoitzakerabiltzaileei eskainiko dizkien zerbitzuen konpromisoak.

2. Ezarritako kalitate-helburuak zein neurritan betetzen direnneurtu eta ebaluatzeko, kontuan hartu beharreko adierazleak zehaztuko dira.

3. Horiek zein neurritan betetzen diren neurtu etazenbatestearen helburua egon daitezkeen desbideratzeak identifikatzea eta kasuankasuko hobekuntza-planak prestatzea da.

Kudeaketa-sistemak papereko dokumentuak eta dokumentu digitalaketa elektronikoak barneratzen ditu.

Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak eguneratuta izango du EuskalAutonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionalekodokumentuak eta artxiboak kudeatzeko eskuliburua; honek Sistemako dokumentu etaartxiboen kudeaketan eragina duten arau teknikoak eta prozedurak jasokoditu.

Artxibo Sistema kudeatzeko sistema informatikoak araudi honetandefinitzen diren artxiboak kudeatzeko prozesuak eta eginkizunak jasotzen ditu,ikuspegi orokor batetik; halaber, honakoak ere hartzen ditu aintzat:

• Dokumentazioaren tratamendu global eta uniformea egiten du,administrazio-unitateek ekoiztu zutenetik hasita.

• Dokumentu elektronikoak barneratzen ditu.

• Espedienteak kudeatzeko aplikazio informatikoak biltzenditu.

• Sistemako artxibo-zentroetan garatzen den dokumentazioarentratamendua nola koordinatu eta arautu behar den zehazten du.

Artxibo Nagusian eta Historikoan dokumentazioa sartzeko egintzaoro emate-akta edo zerrendaren bidez formalizatuko da eta transferentzienerregistro orokorrean (I. eranskina) jasoko da.

Dokumentazioa sartzeko honako bide hauek ezarri dira:

1. Transferentzia arruntak.

2. Ohiz kanpoko transferentziak.

3. Inter vivos edo mortis causa egintzek eragindako eskuratzeenziozko sarrerak.

1. – Ohiko transferentzia dokumentuak, beren bizi-zikloarijarraiki, Sistemako artxibo batetik bestera igarotzeko egin beharreko prozedurenmultzoa da.

2. – Oro har, transferentzia arruntak urtero egingo dira eta biurtetik gorako kontserbazio-epea duten artxiboko dokumentu eta espediente amaitueta osatuei aplikatuko zaie.

3. – Fitxategi automatizatuen transferentziakdokumentu-transferentzien erregimen orokorrak zuzenduta egongo dira, euskarridigital edo elektronikoko dokumentuak kudeatu eta artxibatzeko arau teknikoanhaiek identifikatu eta kontserbatzeko beharkizun espezifikoak barneratzearikalterik egin gabe.

1. – Ohiz kanpoko transferentzia Sistemako artxibo bateradokumentazioa bidaltzeko erabiltzen diren prozeduren multzoa da,herri-administrazioen artean eskumen-aldaketak gertatzen direnean edo Sistemakoezein artxibotan dokumentazioa kontserbatu eta kontsultatzeko zailtasunak edoeragozpenak dauden aparteko inguruabarrak sortzen direnean.

2. – Ohiz kanpoko transferentzia horiek egiteko, artxiboigorleak eskaera arrazoitua aurkeztu ondoren, Artxibo Nagusiak dokumentazioajasotzeko baimena eman behar du.

1. – Artxibo batean inter vivos edo mortis causa egintzekeragindako eskuratzeen zioz dokumentazioa sartu ahal izateko, Artxibo SistemarenZuzendaritzaren onespena izan behar da.

2. – Dokumentazioa lagapenean eman edo oinordetzan uzten bada,funts horien kontsulta eta kopia inter vivos edo mortis causaeskuratze-egintzetan aurreikusitako baldintzetara egokitukodira.

Arautegi hau aintzat hartuta artxibo-mailen artean egiten direndokumentu-transferentzia guztiak hemen definitutako prozedurara egokituko dira;aurretik, honako hauek ere egingo dira:

1. – Transferitu beharreko dokumentuak aukeratuko dira,dokumentazio horri dagokion kontserbatzeko egutegiarekin bat etorriz.

2. – Igortzen den dokumentazioak jatorrizkoa edo kopiabakarrekoa izan behar du; espedienteetatik baztertu egingo dira fotokopiak,zirriborroak (horiek ez daudenean bakarrik gordeko da kopia) etainformazio-laguntzako dokumentuak.

3. – Dokumentuak eta espedienteak kontserbatzeko arazoak sorditzaketen elementu materialak ezabatuko dira: klipak, gomak, plastikozkopaper-zorroak, artxibatzeko paper-zorroak, paper-zorro uztaidunak, e.a. Mantendubeharrekoak diren eusteko elementu metalikoak plastikozko beste batzuekinordeztuko dira.

4. – Artxibora ez da dokumentu solterik, espediente osatugaberikedo administrazioko izapidetze-prozesua amaituta ez duen espedienterikbidaliko.

5. – Dokumentazioa behar bezala ordenatuta eta identifikatutabidaliko da; ez da onartuko "askotarikoak" edo "dokumentazio orokorra" bezalakoizendapen anbiguoren bat duen edo garatu gabeko sigla edo akronimoak dituendokumentaziorik.

6. – Espedienteak banakako paper-zorro txikiagoetan jarri behardira. Dokumentu solteak badira –hau da, espedienterik osatzen ez badute–, horiekere halako paper-zorro txikiagoetan sartuko dira.

7. – Paper-zorro txikiago horietan biltzen duten dokumentazioabehar bezala identifikatuta egongo da.

8. – Dokumentazioa kutxa normalizatuetan sartuko da; ahal dela,kutxak ez dira gehiegi beteko. Kutxa horietan ez da inoiz paper-zorro, poltsaedo plastikorik sartuko.

9. – Artxibo-kutxen edukia honako datu hauen bidezidentifikatuko da, bi bizkarretan adierazi beharrekoak: saila eta unitateekoizlea, dokumentu-segida, ekarritako dokumentazioaren urte-kopurua, gehienez,eta kutxaren ordena-zenbakia.

   BIGARREN ATALA

   DOKUMENTU-TRANSFERENTZIEN

   FORMALIZAZIOA

Behin dokumentazioa prestatuta, kasuan kasuko kontrol-tresnakbeteko dira:

1. – Eskuratutako agirien zerrenda (II. eranskina): dokumentuakartxibora transferitzen diren guztietan aurkeztu behar da, artxibo batetikbestera transferitzen diren espedienteak kontrolatzeko.

   Dokumentu-segida bakoitzarekin batera emate-zerrenda bataurkeztuko da, nahiz eta dokumentu-transferentzia aldi berean egin.

   Ez da inolaz ere onartuko dokumentaziorik eskuratutako agirienzerrendarekin batera aurkezten ez bada.

2. – Edukiaren zerrenda (III. eranskina): bertan,transferitutako artxibo-kutxak barne hartzen dituen espedienteak zehaztuko dira.Dokumentu-segida berari dagozkion espedienteetako bakoitzari buruz honako datuhauek emango dira: artxibo-kutxaren zenbakia eta bertan duen ordena,espedientearen identifikatzailea, eta espedientearen objektua eta/edo subjektuadenaren deskribapen laburra.

Bi zerrendak euskarri elektronikoan beteko dira eta bitartekotelematikoen bidez bidali ahal izango dira.

Sinadura elektronikoaren erabilera orokor bihurtu artean,emate-zerrendak inprimatu egingo dira gordailutzea formalizatzeko eta bulegoigorleko arduradunak, gordailugile modura, eta artxibo hartzaileko arduradunak,gordailuzain modura, sinatuta eta zigilatuta egongo dira.

HIRUGARREN ATALA

EGINDAKO TRANSFERENTZIEN

HARRERA ETA KONTROLA

1. – Dokumentazioa bidali aurretik, artxibo hartzailearieskuratutako agirien behin-behineko zerrenda eta inbentarioak igorriko zaizkio,euskarri elektronikoan; horrela, honek, behin horiek gainbegiratu ondoren,kutxak gordailuetara eramateko baimena eman ahal izango du.

2. – Artxibo Nagusiak ez du dokumentaziorik hartuko honako kasuhauetan:

   1. Deskribapenak osatu gabe edo oso argi ez daudenean.

   2. Dokumentazioa ematea bulego igorleari dagozkion eskumenekinbat ez datorrenean edo espediente baten kopiak direnean, osorik edopartzialki.

   3. Laguntzako dokumentazioa edo dokumentazio pertsonaladenean.

Dokumentazioari dagozkion sailkapen-koadroak eta kontserbatzekoegutegiak onartzen ez diren bitartean, Artxibo Nagusiak gordailutu beharrekodokumentuak transferitzea egokia den edo ez adieraziko die unitateigorleei.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko antolamendu-unitateak edo organismoak bazterutzi, ezabatu edo desagerrarazten badira, horiek sortutako dokumentazioanahitaez Artxibo Nagusira transferituko da.

Artxibo Nagusiak, transferitutako dokumentazioaren hartzailegisa, honako zeregin hauek burutuko ditu:

1. – Dokumentuen behin-behineko emate-zerrendan adierazitakoaeta jasotako dokumentazioa alderatuko ditu. Gorabeherak antzematen baditu,dokumentazioa igorri duen unitateari jakinaraziko dizkio, zuzen ditzan.

2. – Dokumentazioa gordailuetan jarriko du eta dagokionkatalogo-zenbaki topografikoa emango dio.

3. – Unitate igorleari eskuratutako agirien behin-behinekozerrenda itzuliko dio, bakoitzari jarritako katalogo-zenbaki topografikoa alboanadierazi ondoren, eskuratutako agirien behin betiko zerrenda egin dezan.

4. – Eskuratutako agirien zerrendaren hiru aleak hartuko ditu,dagokien katalogo-zenbaki topografikoarekin; hiru aleak unitate igorlekoarduradunak sinatu eta zigilatuta egongo dira.

5. – Transferentzien erregistro orokorrera egindakotransferentzia adieraziko du. Adierazpen horrez gain, emate-zerrendan, ArtxiboNagusiko arduradunaren sinadura eta zigilua ere jasoko dira, egindakotransferentzia kontrolpean dagoela eta dokumentazio hori babesteko erantzukizunabereganatzen duela ziurtatzeko.

6. – Eskuratutako agirien zerrendaren ale batadministrazio-unitate igorleei bidaliko die eta hauek egindako transferentziakfrogatu eta kontrolatzeko gordeko dute.

1. – Sortu edo hartzen diren unetik, Euskal Autonomia ErkidegokoAdministrazio Orokorreko eta Administrazio Instituzionaleko dokumentu guztiakdokumentazioaren sailkapen-koadroa oinarri hartuta antolatuko dira; horretazbaliatuta, dagoen dokumentazio guztia egituratuko da, euskarri elektronikoanemandako dokumentazioa barne.

2. – Dokumentu-funts guztiek dokumentuen sailkapen-koadro banaizango dute.

3. – Sailkapen-koadro hori administrazio-unitate eta Sistemakoartxibo guztiek ezagutu eta erabiliko dute, euren dokumentazioa kudeatzekotresna gisa.

4. – Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko dokumentazioaren sailkapen-koadroa egin etaeguneratzeko ardura Artxibo Nagusiari dagokio, sail, organismo autonomo,zuzenbide pribatuko ente publiko edo sozietate publiko bakoitzean antolamenduazeta artxiboaz arduratzen den pertsonalarekin lankidetzan.

1. – Egituraketa hori bat etorriko da irizpide organiko etafuntzionalekin eta modu koherentean islatuko ditu erakundearen antolamendua,dagozkion eskumenak eta eginkizunak, eta garatzen dituen jarduerak.

2. – Era berean, bat etorriko da funtsen jatorria errespetatzekoprintzipioarekin; horren arabera, erakunde edo organismo beretik datorrendokumentazioa multzo berean eduki behar da eta ez da nahastu behar besteerakunde edo organismo batek ekoiztutakoarekin.

Sailkapen-koadroa maila edo kategorien arabera egituratuko da,maila orokorrenetik hasi eta dokumentu-segidaren eta, kasu batzuetan, dokumentutipoaren deskribapenarekin amaitzeko:

• Maila orokorrenak, "behekoak", hainbat eskumen-eremubarneratzen ditu; eskumen horiek sailei dagozkie.

• Hurrengo mailak, "atalarenak", eskumen-eremuko egituraorganikoan du eragina; eskuarki, zuzendaritzekin identifikatzen da.

• Hirugarren maila "dokumentu-segidari" dagokio etaorgano-unitate batek zeregin zehatza garatzean burutzen duenadministrazio-jarduera islatzen du; jarduera hori espedienteetan zehaztenda.

• Azken maila, "dokumentu-tipoa", bat dator espedienteaizapidetzeko faseetako bakoitzarekin.

1. – Dokumentuen sailkapen-koadroa berrikusi eta eguneratzekolanen helburua da identifikatu eta egituratutako dokumentu-segidekadministrazioari dagozkion zeregin eta jarduera guztiak islatzen dituztelabermatzea.

2. – Dokumentuen sailkapen-koadroa honako kasu hauetan berrikusieta eguneratuko da:

   1. Administrazio-unitateek eta/edo bulegoko artxiboek halaxeproposatzen dutenean, euren dokumentu-segidetarako.

   2. Administrazio Instituzionaleko artxibo zentralekproposatuta, bere organismoan sortutako dokumentazioari dagokionez.

   3. Artxibo Nagusiaren ekimenez.

3. – Eguneratzeko eskaera arrazoitua egongo da eta berrikusibeharreko dokumentu-segida identifikatu eta baloratzeko beste azterlan bategitea eragingo du.

4. – Artxibo Nagusiak beste segida bat sortzeko beharra dagoenaztertu eta egiaztatuko du eta eguneratzea egokia den edo ez jakinarazikodu.

   BIGARREN ATALA

   DOKUMENTUEN ORDENAZIOA

1. – Espediente bakoitzeko dokumentuak izapidetze logikoarenarabera ordenatuta egongo dira; izapidetze hori, oro har, bat dator sekuentziakronologikoarekin.

2. – Segida bakoitzean dauden espedienteak edukia etakodifikazioa aintzat hartuta egokiena den irizpidearen arabera ordenatuko dira:alfabetikoki, kronologikoki, zenbakiz edo alfazenbakiz.

   HIRUGARREN ATALA

   DOKUMENTU-FUNTSAK BERRIRO ANTOLATZEA

1. – Kontserbatzeko egutegiak definitu ondoren, Artxibo Nagusiakebaluatutako dokumentazioa ezabatu eta/edo berriro antolatuko du.

2. – Artxibo Nagusiak funtsak berriro antolatzeko akta egingo duekintza hau burutzen duten bakoitzean (IV. eranskina).

Artxibo Nagusiaren urteko hazkundea kontrolatze aldera,ezabatutako instalazio-unitateak modu negatiboan zenbatuko dira.

LAUGARREN ATALA

DOKUMENTU-FUNTSEN DESKRIBAPENA

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko Artxibo Sisteman babestutako dokumentu guztiakbehar bezala identifikatuta eta deskribatuta egongo da, dokumentazio etainformazio interesgarria kontsultatzea eta kokatzea erraztuz.

Artxibo Sistemaren Zuzendaritzari dagokio daudendokumentu-funtsen deskribapen-plana diseinatu eta prestatzea. Plan horretan,honako alderdi hauek jasoko dira:

1. Sistemako artxibo-maila bakoitzean osatu beharrekoinformazioa zehaztea, dokumentazioa behar bezala identifikatu eta kokatu ahalizateko.

2. Deskribapen-lengoaia normalizatzea.

3. Deskribapen-elementu onomastikoak, geografikoak eta gaiarenaraberakoak erabiltzeko irizpideak ezartzea.

Artxibo Nagusiak egiten duen dokumentazioa deskribatzekotresnak artxibo horren beraren jabetzakoak izango dira eta ezingo dira kopiatuArtxibo Sistemaren Zuzendaritzak beren beregi horretarako baimena ematen ezbadu.

1. – Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak dokumentu-segidakidentifikatu eta baloratzeko azterlanak eta kontserbatzeko egutegienproposamenak prestatuko ditu.

2. – Artxibo Nagusiak modu aktiboan hartuko du parteidentifikazio- eta balorazio-prozesuan; bere lana dokumentu-segidei buruzkoazterlanetatik lortutako informazioa sistematizatzea izango da, kasuan kasukokudeaketa- eta kontrol-tresnez baliatuta.

Oro har, dokumentu-segiden balorazioa egitea ezinbestekobaldintza da administrazioak sortutako dokumentazioa aukeratzen eta garbitzenhasteko.

1. – Artxibo-maila guztietan aukeratu eta ezabatuko dadokumentazioa, kontserbatzeko egutegiak dokumentu-segida bakoitzerako definitudituen iraupen- eta kontserbazio-aldiak aintzat hartuta.

2. – Inola ere ezingo da ezabatu oraindik ere balioadministratibo eta juridikoa duen dokumentazioa.

3. – Artxibo Nagusiak garbitu beharreko dokumentuen zerrendahelaraziko die bulego ekoizleei (V. eranskina).

1. – Dokumentuak suntsitzeko, kontserbatzeko egutegietandefinitutako irizpideak eta epeak hartuko dira oinarri gisa.

2. – Dokumentuak ezabatzeko ezarritako irizpideak eta prozeduraedozein euskarritan emandako dokumentuei aplikatuko zaizkie. Dokumentuaksuntsitzeko sistema kasuan kasuko euskarri-motara egokituko da.

Dokumentazioa suntsitzeko, honela jardungo da:

1. Suntsitu beharreko segida eta urte-kopurua zehaztuko da,baita dokumentazio hori jasota dagoen kutxak ere.

2. Dagokion dokumentazioa aukeratuko da.

3. Dokumentazioa sortu duen administrazio-unitateari horrenberri emango zaio.

4. Dokumentazioa suntsitu beharreko lekura eramango da.

5. Dokumentazioa suntsituko da.

6. Garbitze-akta egingo da.

7. Egindako garbitzea erregistratuko da.

8. Garbitze-aktaren eta garbitutako dokumentazioari buruzkozerrendaren kopia igorriko zaio dokumentazioa ekoiztu duenadministrazio-unitateari.

   BIGARREN ATALA

   DOKUMENTAZIOA GARBITZEKO

   LANAK GAUZATZEA

1. – Dokumentazioa garbitzeko lanak egiterakoan, kasuan kasukogarbitze-akta (VI. eranskina) egingo da eta bertan, ezabatutako dokumentazioaadieraziko da.

2. – Inprimaki horren bi ale egingo dira. Horietako batdokumentazioa ekoiztu duen administrazio-unitateak gordeko du eta bestea,berriz, Artxibo Nagusiak. Azken hau arduratuko da inprimaki hori dokumentazioagarbitzeko lanen erregistroan eman dela adierazteaz (VII.eranskina).

   HIRUGARREN ATALA

   DOKUMENTAZIOA SUNTSITZEA

1. – Ezabatu beharreko dokumentazioa suntsitu bitartean guztizitxita egongo diren edukiontzietan gordeko da.

2. – Ezabatu beharreko dokumentazioaren edukiontziak moduordenatuan kokatuko dira sarbide kontrolatuko leku edo lokaletan eta baimendugabeko pertsonek horiek eskuratzea eta/edo erabiltzea ekidingo da.

Suntsitu beharreko dokumentazioa aukeratu eta edukiontzietanjartzeko lanak, suntsitzeko lekura garraiatzekoak eta erabat suntsitzekoakkontrolpean egingo dira eta identifikatuta eta horretarako baimenduta daudenlangileen aldetik.

Dokumentazioa suntsitzen denean, horren euskarria edozein delaere, ezinezkoa izango da dokumentuak berritzea edo barneratzen duten informazioaberreskuratzea.

LAUGARREN ATALA

GARBITU BEHARREKO DOKUMENTAZIOAREN

LAGINKETA

1. – Garbitu beharreko dokumentaziotik, zenbait dokumentuaukeratuko dira eta ezabatuko den dokumentazioak islatzen duenadministrazio-jardueraren adierazle modura kontserbatuko dira.

2. – Laginketa horretatik aukeratzen den dokumentazioa ArtxiboNagusira bidaliko da, dokumentazioa transferitzeko prozedurarijarraiki.

Bai laginketa-teknika bai lagin modura kontserbatu beharrekodokumentazioa Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrak etaAdministrazio Instituzionalak sortutako dokumentazioa kontserbatzeko egutegianadieraziko dira.

Artxibo Sisteman jasotako dokumentazioa aldi baterako edo behinbetiko atera daiteke.

1. – Dokumentazioa aldi baterako ateratzen denean, iraupenmugatuko aldirako ateratzen da, zaharberritzeko edo erakusketetanaurkezteko.

2. – Dokumentazioa zaharberritzeko ateratzen denean, aurretikkontserbazio-egoerari buruzko txosten teknikoa egingo da eta Artxibo SistemarenZuzendaritzaren baimena beharko da.

3. – Dokumentazioa erakusketetan aurkezteko ateratzen denean,aurretik erakusketa antolatzen duen erakundeak hala eskatu beharko du.Eskaerarekin batera, erakunde horrek hartuko dituen segurtasun- etakontserbazio-neurriak adieraziko ditu eta asegurua kontratatuko du,dokumentazioa garraiatzeak dituen arriskuak eta eragin daitezkeen kalteakestaltzeko. Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak eskaera baimendu edo ukatu egingodu, Artxibo Nagusiko arduradun teknikoak egindako txosteneanoinarrituta.

Honako kasu hauetan, ez da iritziko dokumentuak Sistematik aldibaterako atera direla:

1. Administrazio-unitateei dokumentazioa maileguz ematean.

2. Organo judizialek eskatutako dokumentazioa bidaltzean,izapidetzen diren prozedura judizialetan barneratzeko, betiere, fotokopiakonpultsatua onartzen ez bada.

3. Dokumentazioa beste leku batera bidali edo eramatean,kanpoko babesa izan dezan, aparteko inguruabarrek edo eraginkortasun-arrazoiekhala egitea gomendatzen dutenean.

1. – Dokumentazioa Sistematik behin betiko ateratzen bada,artxibo-funtsetan baja emango zaio.

2. – Dokumentazioa honako kasu hauetan aterako da Sistematikbehin betiko:

   1. Dokumentazioa desagertzen denean istripu eta/edo hondamendinaturalen ondorioz.

   2. Beste administrazio batzuetara transferitzen denean,eskumen-aldaketak direla medio.

Sistematik behin betiko ateratzen den dokumentazioa dagokionkontrol-tresnan egiaztatu eta erregistratuko da, hots, dokumentazioaren bajenerregistro orokorrean (VIII. eranskina).

1. – Indarreko legeriarekin bat etorriz, Euskal AutonomiaErkidegoko Administrazio Orokorrak eta Administrazio Instituzionalak berenartxiboetarako sarbidea bermatuko dute eta dokumentuak eskuragarri egon daitezenahaleginak egingo dituzte, kasuan kasuko tresna egokiez baliatuta, baita halaeskatzen duenari zuzeneko aholkularitza emanez ere.

2. – Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrak etaAdministrazio Instituzionalak sortutako dokumentuen eskuragarritasunadokumentazioa kontserbatzeko egutegietan ezarriko da nahitaez.

Indarreko legeriarekin bat etorriz, kontsulta publikokoakizango dira beti artxiboetan jasotako dokumentuak deskribatzeko tresnak.

Artxiboko dokumentuetarako sarbidea duten pertsonek jasotzendituzten egoera berean mantenduko dituzte nahitaez eta eragin ditzaketen kalteenerantzuleak izango dira, Euskal Kultur Ondareari buruzko uztailaren 3ko 7/1990Legean ezarritakoarekin bat etorriz.

BIGARREN ATALA

DOKUMENTAZIORA SARTZEKO MUGAPENAK

Datu sentikorren segurtasuna eta konfidentzialtasuna babestearieta Estatuaren segurtasun eta defentsari buruzko datuak jasotzen dituztendokumentuetara sartzea, delituen berri izatea eta pertsonen duintasun- etaintimitate-eskubidea zaintzea arlo bakoitzean indarrean den legerian araututageratuko da.

Artxibo Sistemaren Zuzendaritzaren berariazko baimena behar dafunts bereziak kontsultatzeko.

Inola ere ezingo da sartu beren beregi artxiboetako langileekerabiltzeko den dokumentazioaren gordailuetara.

Artxiboko arduradunak jatorrizko dokumentuetarako sarbideamugatu ahal izango du, horiek erabiltzeak euren kontserbazioa eta osotasunaarriskuan jar badezake. Halakoetan, Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak irtenbideaemango du horien kontsulta errazteko.

Halaber, aparteko baldintzak daudenean (hobekuntza-lanak,funtsen tratamendua, larrialdi-egoerak eta abar), aldi baterako murrizketakezarri ahal izango zaizkio artxiboko funtsak kontsultatzeari.

HIRUGARREN ATALA

DOKUMENTAZIOA ESKURATZEKO ESKAERA

Bi motatako erabiltzaileak daude:

1. Kanpokoak: euren eskubideak egiaztatu eta indartzen dituztendokumentazioa eskatu duten biztanleak; azterlan zientifikoren bat egiten aridiren ikertzaileak; eta izaera publiko nahiz pribatuko beste administrazio edoerakunde batzuk.

2. Barrukoak: Euskal Autonomia Erkidegoko AdministrazioOrokorrari eta Administrazio Instituzionalari dagozkien administrazioko organoeta unitateak.

1. – Indarreko legeriarekin bat etorriz, administrazio-unitateekoizleetan dauden dokumentuetarako sarbidea haietako bakoitzeko arduradunakbaimenduko du, honako gomendio hauek aintzat hartuta:

   1. Dokumentazio konfidentziala eta informazio pertsonalajasotzen duen beste edozein dokumentazio behar bezala babestuta egongo dabaimendu gabeko pertsonek kontsulta ez dezaten.

2. – Administrazioko izapideak eta prozedurak kudeatu eta/edokontrolatzen dituzten aplikazio informatikoen kontsulta behar bezala babestutaegongo da, barne hartzen dituzten datuen sentikortasun edokonfidentzialtasunarekin bat etorriz.

Administraziokoak ez diren pertsonek Artxibo Nagusian etaHistorikoan babestutako funtsetarako sarbidea izateko, aurretik euren nortasunaegiaztatzeko inprimakia beteko dute. Inprimaki horretan eskatzailearenidentifikazio-datuak adieraziko dira, baita kontsultaren xedea eta kontsultatunahi duen funtsa eta atala ere (IX. eranskina).

1. – Artxibo Nagusia kontsultatzeko baimena duten pertsonakerregistroan jasota geratuko dira eta identifikazio-txartela helaraziko zaie (X.eranskina), ondorengo bisitaldietan dokumentazioa kontsultatzeko aukera izandezaten.

2. – Baliozkoak izango dira beste herri-administrazio batzuetakoartxibo eta liburutegietatik datozen ikertzaileen txartelak ere.

Kontsultatu nahi diren funtsak ez badaude Artxibo Nagusiangordeta, azken honek kasuan kasuko administrazio-unitate eskudunera (edoeskudunetara) bidaliko du eskaria.

1. – Artxiboaz arduratzen den pertsonak dokumentaziorakosarbide-eskaera ebazteko proposamena egingo du, gehienez ere bi eguneko epean,eta Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak ebazpena emango du, hamabost egun bainolehen, eskaria aurkeztu zenetik hasita. Epe hori igaro eta oraindik ebazpenikeman ez bada, eskaera ukatutzat joko da.

2. – Dokumentaziorako sarbide-eskaerak bideratzeko berariaz edoustez egiten diren prozesuen aurka kasuan kasuko administrazio-errekurtsoa jarriahal izango da.

Oro har, biztanleei zerbitzu emateko konpromisoaren barruan,artxiboek ahaleginak egingo dituzte kontsulta-eskaerei ahalik eta arinenerantzuteko, eta eskatzaileari dokumentazioa kontsultatzeko eguna eta orduaadieraziko dizkio.

LAUGARREN ATALA

DOKUMENTAZIOA ESKURATU ETA KONTSULTATZEKOPROZEDURA

1. – Dokumentuen kontsulta Sistemako artxiboek xede horretarakoprestatutako instalazioetan egingo ahal izango da, instalazioak irekita daudenordutegiaren barruan. Kontsulta-gelan ordenagailu eramangarriak erabili ahalizango dira.

2. – Bitarteko telematikoez baliatuta ere kontsultak egin ahalizango dira, dokumentazio jakin baten berri izateko eta datu espezifiko jakinbatzuk ba ote dauden galdetzeko.

3. – Grafitozko arkatza eta ordenagailu pertsonala bakarrikerabili ahal izango dira kontsulta-aretoan. Kontsultatutako dokumentazioankalteren bat eraginez gero, indarreko zehapen-araubidea aplikatuko da.

1. – Kontsultatu nahi den dokumentu bakoitzeko funtsakkontsultatzeko eskabidea beteko da (XI. eranskina) eta, bertan, eurenidentifikazio-datuak, espedientearen deskribapena, kutxa eta katalogo-zenbakiajasoko dira. Datu horiek Artxibo Sistemako deskribapen-tresnak kontsultatzetiklortu dira.

2. – Kontsultatu beharreko dokumentazioa kontrolatu eta horrenosotasun fisikoa bermatze aldera, eskabide bakoitzeko dokumentu edoinstalazio-unitate gutxi batzuk baino ez dira emango.

Dokumentuak kontsultatzea eta horiek deskribatzeko tresnenkontsulta doan egingo da.

1. – Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko organo eta unitateen kontsultakbarne-kontsultatzat hartzen dira eta, beraz, bulegoko artxiboetako arduradunenbidez izapidetuko dira.

2. – Barne-kontsultak argitzeko dokumentaziora jo behar denean,kontsulta-eskaeraren inprimaki normalizatua beteko da eta Artxibo Nagusirabidaliko da, barne-postaz edo bitarteko telematikoez baliatuta.

3. – Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionala organo eta unitateek dokumentu historikoen inguruanegiten dituzten kontsultak kontsulta-aretoan baino ez diraaztertuko.

   BOSGARREN ATALA

   DOKUMENTUEN KOPIAK ETA ZIURTAGIRIAK

   LORTZEA

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaAdministrazio Instituzionaleko artxiboek babespean dituzten dokumentuen kopiakemango dituzte. Izapidetze-prozesuan dauden edo oraindik balio administratiboaduten dokumentuen kopia-eskaerak dokumentu horien kudeaketaz arduratzen denadministrazio-unitatera zuzenduko dira.

Sarbide libreko dokumentuen kopiak eskuratzeko eskubidea ezingoda honako baldintza hauen pean erabili:

1. Eskatutako dokumentuen kontserbazio-egoerari erreparatuta,aurretik zaharberritzeko tratamendua egin behar bazaie edo kaltea eragin bazaieerabiltzean.

2. Dokumentuak kopiatzeko eskaeren kopuruak edota kopiatubeharreko dokumentuen bolumenak artxiboko zerbitzuek behar bezala funtzionatzeaeragozten badu.

3. Kopiatu nahi den dokumentazioa asko denean eta bereizi gabedagoenean.

1. – Kopia-eskaerak jabetza intelektualari dagozkion dokumentueibadagozkie, beharrezkoa izango da eskubidearen titularrari aurretiaz baimenaeskatzea.

2. – Kopiaren xedea dokumentua argitaratu eta zabaltzea bada,idatziz ere eskatuko da baimena eta, artxiboak hala proposatuta, ArtxiboSistemaren Zuzendaritzak ebatziko du baimena eman edo ez, gehienez bost egunekoepean. Ebazpena aldekoa bada, dokumentuaren jatorriari buruzko datu guztiakemango dira; datu horiek dagokion argitalpen- eta zabaltze-lanetan agertuko dirazehatz-mehatz.

3. – Baimena behin baino ez da baliozkoa eta kopia egiteko bestebaimen bat eskatuko da dokumentua berrargitaratuz gero. Baimen hori emateagatik,artxiboak argitalpenaren ale bat jasoko du.

Dokumentazioaren kopiak idatziz eskatuko dira, paperean edoeuskarri elektronikoan, inprimaki normalizatua bete ondoren; inprimaki horretan,ahalik eta zehatzen adieraziko dira kopiatu beharreko dokumentuak edodokumentu-zatiak, kopiaren xedea eta honen formatua (XII. eta XIII.eranskinak).

Artxiboak berak zehaztuko ditu eskatutako dokumentuakkopiatzeko formatua eta bitarteko egokiena, horien ezaugarriak aintzat hartuta.Eskatutako kopien aurrekontua egingo da eta interesdunari helaraziko zaio.Aurrekontu hori onartu eta ordaindu ondoren, kopiak egingo dira, gehienez erehamabost eguneko epean.

Dokumentuen kopia arruntak edo fotokopiak legez ezarritakoprezio publikoen pean egongo dira.

Interesdunak hala eskatuz gero, artxiboak barne hartzen duendokumentazioaren kopia konpultsatuak egingo ditu.

Artxibo Nagusian gordetzen diren dokumentuetako edukiareninguruko egiaztagiriak dokumentu horiek ekoizten dituzten organoak luzatzenditu.

Dokumentu-funtsak kopiatzerakoan, honako irizpide haueijarraituko zaie:

1. Kontserbazioaren segurtasuna, balio iraunkorreko dokumentueieta, bereziki, ezinbesteko dokumentuei aplikatu beharrekoa.

2. Erreferentzia eta kontsulta, administrazioko izapideakazkartzeko edo dokumentazioaren kontsulta errazteko, sarbidea mugatzeabeharrezkoa dela ikusten bada, dokumentuek kalteren bat jasan dezaketelako edokontserbazio-egoera zailean daudelako.

3. Euskarrien ordezkapena, espazioa aurrezte aldera; irizpidehoni jarraiki, jatorrizko dokumentuak euskarri berrietan kopiatu eta hauekinordeztuko dira.

4. Erabiltzaileek funts berari buruz egiten dituztenkontsultak.

   100. artikulua.– Nahitaezko txostenak.

   1. – Dokumentu-funtsak kopiatzeko prozesuan, horren ondoriozkokostu eta onuren analisia eta kalkulua egingo da eta Artxibo SistemarenZuzendaritzak prestatutako txostena barneratuko da.

   2. – Ordezko kopiei dagokienez, Dokumentazioaren Baloraziorako,Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeari helaraziko zaizkio,aztertu ditzan eta irizpena eman dezan.

      101. artikulua.– Kopia-euskarrien kontserbazioa.

      Kopiatzeko prozesuaren ondoriozko euskarriak kontserbaziorakobaldintza egokiak dituzten lekuetan gordeko dira, ahal dela, artxiboarenkokaleku den erakina ez den beste edozein eraikinetan.

Vitoria-Gasteiz, 2005eko abenduaren 19a.

Ogasun eta Herri Administrazio sailburua,

IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.

PROZEDURARI DAGOZKION DOKUMENTUEN ERANSKINAK