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Normativa

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ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, del reglamento del sistema de archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Identificación

  • Ámbito territorial: Autonómico
  • Rango normativo: Orden
  • Órgano emisor: Hacienda y Administración Pública
  • Estado vigencia: Vigente

Boletín oficial

  • Boletín oficial: BOPV (País Vasco)
  • Nº boletín: 34
  • Nº orden: 843
  • Nº disposición: ---
  • Fecha de disposición: 19/12/2005
  • Fecha de publicación: 17/02/2006

Ámbito temático

  • Materia: Cultura y deporte; Organización administrativa
  • Submateria: Gobierno y Administración Pública

Texto legal

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La Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco, encumplimiento de lo dispuesto en el artículo 43.3 del Estatuto de Autonomía delPaís Vasco, procedió a regular la administración, defensa y conservación delPatrimonio del País Vasco. Y en desarrollo de dicha Ley, el Decreto 232/2000, de21 de noviembre, aprobaba un Reglamento regulador de los Servicios de Archivo yPatrimonio Documental del País Vasco, con el que se pretendía unahomogeneización y coordinación de la gestión en dicha materia, dando respuesta alos problemas de la gestión diaria de los Servicios de Archivo de la ComunidadAutónoma.

Posteriormente, en virtud del Decreto 174/2003, de 22 de julio,de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la AdministraciónPública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, se determina la organización y elfuncionamiento de los agentes que participan en la gestión de los archivos de laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, comoparte integrante del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.

Este Decreto establece a su vez, en su Disposición FinalSegunda, la facultad de quien ejerza la titularidad del Departamento de Hacienday Administración Pública para dictar las disposiciones precisas para sudesarrollo.

Siendo esto así, la presente Orden viene a establecer unreglamento que complete el marco normativo regulador del referido sistema dearchivo, concretando los procesos y actuaciones en dicha materia, así como lasresponsabilidades que en relación a los mismos se asignan a cada uno de losarchivos que se integran en el Sistema de Archivo de la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Mediante esta Orden, se pretende proporcionar a los organismosy personal que intervienen en la producción y gestión de la documentacióngenerada por la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónomade Euskadi una herramienta indispensable para el mejor desempeño de las tareasde gestión documental, y ello siempre en el marco de la aplicación de criteriosde calidad y transparencia que deben regir la actuación de laAdministración.

Los archivos de la Administración Pública de la ComunidadAutónoma de Euskadi desarrollarán una función activa, en la medida en queproporcionan servicios para una eficaz gestión de la Administración y, al mismotiempo, constituyen elementos clave en la protección y custodia del patrimoniodocumental garantizando, asimismo, los derechos de los ciudadanos y de la propiaAdministración en este ámbito.

En el Reglamento se contempla, por una parte, la definición delos conceptos básicos y necesarios para su correcta comprensión, facilitando eluso de un lenguaje común de relación entre las unidades productoras de ladocumentación y los responsables de los archivos. Por otra parte, se establecenunos principios generales para el tratamiento, conservación, acceso y serviciode la documentación, dejando el desarrollo de aspectos específicos deltratamiento documental para su concreción en los correspondientes manuales. Y,finalmente, se procede a la regulación de los procesos y tareas técnicas comunesa todos los archivos del Sistema.

Por todo ello,

Es objeto del Reglamento:

  1. La regulación de los flujos de documentación entre losdistintos archivos que se integran en el Sistema de Archivo de la AdministraciónGeneral e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

  2. La normalización de los distintos procesos y actividades detratamiento de la documentación a realizar en cada uno de estos archivos.

  3. Determinar las actuaciones necesarias en orden a facilitarel derecho de acceso a los archivos a las personas físicas yjurídicas.

Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento serán deaplicación en todo el Sistema de Archivo de la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

En la aplicación de este Reglamento y para la correctacomprensión de lo en él dispuesto, serán de aplicación los conceptosarchivísticos básicos desarrollados en la legislación vigente:

  1. Se entiende por Acceso a la documentación la disponibilidadde la misma para su consulta.

  2. Se entiende por Archivo, la instancia responsable deltratamiento técnico, difusión y conservación de los fondos documentales.

  3. Se entiende por Calendarios de conservación los instrumentosque identifican las series documentales y establecen su permanencia en cadasubsistema, su nivel de conservación o eliminación y su accesibilidad.

  4. Se entiende por Ciclo de vida de los documentos, laagrupación de fases por las que atraviesa un documento: creación, mantenimiento,uso y eliminación o conservación definitiva.

  5. Se entiende por Cuadro de Clasificación el instrumento degestión que refleja la organización del fondo documental y aporta los datosesenciales de su estructura.

  6. Se entiende por Descripción de los fondos documentales elanálisis de los documentos de archivo y la elaboración de instrumentos quefaciliten el conocimiento y consulta de los fondos documentales.

  7. Se entiende por Documento de archivo, toda informaciónregistrada, independientemente de su forma y características físicas, recibida,creada o conservada por una institución, entidad o individuo en el desempeño desus funciones.

  8. En contraposición a la documentación de archivo, seconsidera Documentación de apoyo informativo a aquellos documentos (impresos,fotocopias de disposiciones normativas, folletos, etc.) cuya utilidad para laAdministración radica exclusivamente en su contenido informativo para apoyo dela gestión administrativa, por tanto no es documentación susceptible deintegración en los expedientes ni de conservación en los archivos.

  9. Se entiende por Documento electrónico de archivo tododocumento de archivo en soporte electrónico ya sea porque se ha creado medianteuna aplicación informática o bien porque se ha digitalizado.

  10. Se entiende por Documentos Vitales el conjunto de documentosesenciales, que se consideran necesarios para asegurar el normal desarrollo delas funciones y actividades críticas desarrolladas por la AdministraciónPública.

  11. Se entiende por Expediente el conjunto ordenado dedocumentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resoluciónadministrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

  12. Se entiende por Expurgo de la documentación el proceso deeliminación o borrado de documentos por cualquier medio que impida sureconstrucción y posterior uso.

  1. Se entiende por Fondo de archivo, todo conjunto orgánico dedocumentos, conservado de manera organizada de forma que se garantice ladifusión conveniente de su información.

  2. Se entiende por Gestión de la Documentación el conjunto detareas y procesos técnicos orientados a obtener la mayor eficacia y rentabilidaden el tratamiento de los documentos por parte de las unidades administrativasproductoras de la misma.

  1. Se entiende por Identificación documental el proceso derecopilación de información y estudio de cada una de las series documentalesgeneradas por la Administración.

  2. Se entiende por Instrumento de Descripción el documento querelaciona o describe un conjunto de unidades documentales y que permite lalocalización y recuperación de los documentos. Dependiendo de la descripciónrealizada, los instrumentos de descripción podrán presentar distinto nivel dedetalle de la información: desde una información amplia y genérica, hasta unadescripción más específica y concreta.

  3. Se entiende por Reprografía de fondos documentales elconjunto de técnicas y procedimientos de copia o microcopia de los fondosdocumentales conservados en el archivo.

  4. Se entiende por Restauración el proceso técnico que tienepor objeto recuperar la integridad física y funcional de los documentos mediantela corrección del deterioro y los daños sufridos, y la restitución de losdocumentos a su estado original en la medida en que sea posible, teniendo encuenta el respeto a la originalidad e integridad del documento y la distinciónentre la parte del documento no tratada y la parte restaurada.

  5. Se entiende por Selección de la documentación el proceso dedeterminación de los documentos que van a ser objeto de eliminación oconservación de acuerdo con los plazos que se establezcan en el Calendario deConservación.

  6. Se entiende por Serie documental, el conjunto de documentoso expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividadadministrativa regulada por una norma de procedimiento.

  7. Se entiende por Sistema de Archivo el conjunto de normas,órganos, centros y servicios vinculados a la gestión de los archivos.

  8. Se entiende por Tipo Documental la unidad documental básica,que presenta unas características estructurales similares derivada del ejerciciode una misma función y producida por un determinado órgano o unidad en eldesarrollo de una competencia concreta que viene regulada por una norma deprocedimiento.

  9. Se entiende por Valoración documental el proceso de análisisy determinación de los valores de los documentos de archivo en función de losefectos que causan y de la información que contienen. Estos valores condicionanla conservación temporal o permanente de la documentación.

  10. Se entiende por Valor primario de los documentos el que vaunido a la finalidad inmediata de su producción. Entre los valores primarios seincluyen el jurídico-administrativo, el fiscal y el judicial.

  11. Se entiende por Valor secundario de los documentos aquel queresponde a motivos no definidos inicialmente en su creación. Son valoressecundarios los de carácter informativo e histórico.

En el Sistema de Archivo de la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se establecen los siguientessubsistemas:

  • Archivos de gestión o de oficina.

  • Archivos centrales de la Administración Institucional.

  • Archivo General.

  • Archivos territoriales.

  • Archivo Histórico.

  1. – Los archivos de gestión o de oficina están integrados porla documentación existente en las unidades administrativas en que orgánicamentese estructuran los diferentes Departamentos, Organismos Autónomos, EntesPúblicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas del Gobierno Vasco,documentación que se corresponde con la etapa inicial o activa del ciclo de vidade los documentos.

  2. – Es responsabilidad de los archivos de gestión:

    1. El control de los documentos generados por la actividad dela unidad productora durante el plazo de tramitación.

    2. La correcta conservación de los expedientes completos, demanera que se evite la dispersión y fraccionamiento de la documentaciónperteneciente a un mismo expediente.

    3. La identificación, clasificación y descripción de ladocumentación para facilitar su localización y acceso.

    4. La gestión de las consultas y préstamos de la documentaciónexistente en estos archivos.

    5. La realización de las tareas de depuración y expurgo otransferencia de la documentación teniendo en cuenta los calendarios deconservación definidos para la misma y la normativa relativa a estosprocesos.

  3. – Como norma general, la documentación permanecerá en estosarchivos mientras dure su tramitación administrativa. Una vez al año setransferirán al siguiente nivel de archivo los expedientes que se hayanconcluido, siguiendo los plazos establecidos en el Calendario deConservación.

  4. – En el supuesto de que determinadas series documentales seanobjeto de frecuente consulta, la Dirección del Sistema de Archivo autorizará lapermanencia de las mismas en los archivos de gestión mientras seanecesario.

  1. – Los archivos centrales de la Administración Institucionalson responsables de la organización, custodia y conservación de la documentacióngenerada por los Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado ySociedades Públicas que integran la Administración Institucional de la ComunidadAutónoma de Euskadi.

  2. – Son funciones de los Archivos Centrales de laAdministración Institucional:

    1. El asesoramiento a los archivos de gestión o de oficina delas unidades administrativas de su entidad.

    2. La correcta conservación de la documentación generada por elorganismo en instalaciones adecuadas. Esta documentación dará lugar a un únicofondo documental.

    3. La elaboración del cuadro de clasificación documental delorganismo.

    4. La identificación, clasificación y descripción de ladocumentación para facilitar la localización y acceso a la misma.

    5. La gestión de las consultas y préstamos de la documentaciónexistente en estos archivos.

    6. La realización de las tareas de expurgo de la documentación,teniendo en cuenta los calendarios de conservación definidos para la misma y lanormativa para su ejecución controlada.

    7. La realización de transferencias de documentación al ArchivoGeneral de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi en losplazos que se acuerden con el mismo.

  3. – Como norma general no se transferirán al Archivo Generaldocumentación con una antigüedad inferior a los 10 años, salvo en caso dedisolución de la Entidad en que necesariamente deberá pasar a su custodia por elArchivo General de la Administración.

  1. – El Archivo General de la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi recibe y gestiona ladocumentación remitida por los archivos de gestión o de oficina y por losarchivos centrales de la Administración Institucional, una vez finalizado elplazo de permanencia en estos archivos. Asimismo recibirá la documentaciónremitida por la Administración del Estado o por las Administraciones Forales envirtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autónoma de Euskadi.

  2. – Este archivo realiza las siguientes funciones generales enrelación a la gestión y tratamiento de la documentación de archivo:

    1. La recepción y control de la documentación procedente de losarchivos de gestión de la Administración General, de los archivos centrales dela Administración Institucional, así como de otras Administraciones Públicas envirtud del traspaso de competencias que se aprueben.

    2. La recepción, control y organización, si procede, de nuevosfondos documentales como consecuencia de actos inter vivos o mortis causa deadquisición aprobados por la Dirección del Sistema de Archivo.

    3. La organización de fondos documentales ya existentes en estearchivo.

    4. La gestión de las consultas y préstamos de la documentacióndepositada en el archivo.

    5. La realización del expurgo de la documentación en los plazosprevistos en el Calendario de Conservación de la Documentación de laAdministración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

    6. La conservación y custodia de los fondos documentalesexistentes durante el plazo de permanencia de la documentación en el ArchivoGeneral.

    7. La transferencia al Archivo Histórico de aquelladocumentación para la que se establece su conservación permanente.

    8. Participación activa en los procesos de identificación yvaloración de la documentación, de los que resultan:

      1. – El Calendario de Conservación de la Documentación de laAdministración General a Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

      2. – La concreción de los plazos de permanencia de las seriesdocumentales en los archivos del Sistema y, con ello, la programación de lastransferencias periódicas de documentación.

      3. – La concreción de los criterios de accesibilidad que afectaa la documentación de la Administración.

      4. – Apoyar en la racionalización y normalización de laproducción documental de dicha Administración.

        1. Seguimiento y revisión, en su caso, de los procedimientostécnicos de gestión de archivo, de los instrumentos de control de los mismos ydel calendario de conservación de la documentación definido.

          1. Información y difusión de los fondos documentales delarchivo.

          2. Promoción de actividades de cooperación y fomento con otrosarchivos externos al Sistema y con las administraciones locales y lasinstituciones comunes de la Comunidad Autónoma de Euskadi en lo relativo a laorganización de cursos de formación, a la información sobre existencia de fondoscomplementarios, etc.

  3. – Como norma general, la documentación permanecerá en estearchivo durante un plazo no superior a los cincuenta años, una vez concluida suvigencia administrativa.

  1. – Los archivos territoriales constituyen las delegaciones delArchivo General en los edificios de gestión centralizada del Gobierno Vasco enlos Territorios Históricos.

  2. – Son funciones de los archivos territoriales:

    1. La recepción y control de la documentación procedente de losarchivos de gestión localizados en los edificios de gestión centralizada delGobierno Vasco en los Territorios Históricos.

    2. La gestión de las consultas y préstamos de ladocumentación.

    3. La conservación y custodia de los fondos documentales enellos depositados.

    4. La realización de las tareas de expurgo y/o transferencia dela documentación al Archivo General teniendo en cuenta el Calendario deConservación de la Documentación, y la normativa relativa a estos procesos.

    5. La colaboración con la Dirección del Sistema de Archivo enla actualización de los instrumentos de gestión de la documentación,responsabilizándose de la cumplimentación y mantenimiento de los instrumentos dedescripción de la documentación en ellos depositada.

  1. – De acuerdo con la Disposición Transitoria Primera delDecreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistemade Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi,hasta la entrada en funcionamiento del Archivo Histórico del Gobierno Vasco,toda la documentación que tenga la consideración de histórica, en los términosprevistos en la Ley 7/1990, de Patrimonio Cultural, y se haya generado en elámbito de actuaciones de la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi será gestionada, organizada y custodiada por elSistema de Archivo de la misma.

  2. – El Archivo Histórico de la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi realiza las siguientesfunciones en relación con la gestión y tratamiento de la documentación decarácter histórico:

    1. Recepción de aquella documentación, con una antigüedad igualo superior a los 50 años, para la que se determina la conservación permanente,que ha sido generada por la acción política y administrativa de laAdministración General e Institucional, o bien por la Administración Central y/oAdministraciones Forales, en el desarrollo de competencias transferidas a laAdministración Autónoma Vasca.

    2. Recepción de nuevos fondos documentales y colecciones dedocumentos de especial relevancia para el conocimiento de la historia del PaísVasco, que ingresen en el Archivo General.

    3. Custodia y organización de los fondos documentales deconsideración histórica.

    4. Atención a las consultas de los investigadores y difusióndel contenido de sus fondos.

Los archivos de oficina o de gestión serán organizados ygestionados por, al menos, personal auxiliar o administrativo designado por cadaresponsable de la unidad administrativa.

El responsable de cada archivo de oficina será también elinterlocutor del Archivo General para la gestión de transferencias y consultasde documentos en este nivel de archivo.

Los Archivos Centrales de la Administración Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi serán gestionados por personal con formacióntécnica específica.

Para el desempeño de sus funciones, los archivos arribaindicados contarán con la asistencia técnica y las directrices proporcionadaspor la Dirección del Sistema de Archivo.

El Archivo General de la Administración General de la ComunidadAutónoma de Euskadi estará atendido por:

  1. Personal con formación técnica específica en organización dearchivos y tratamiento de la documentación.

  2. Personal auxiliar y subalterno para la realización de lasdiversas tareas administrativas y de servicio de la documentación.

Todo el personal que preste sus servicios en los archivosintegrados en el Sistema de Archivo de la Administración General e Institucionalde la Comunidad Autónoma de Euskadi estará obligado a guardar la debidadiscreción y confidencialidad en relación con la información contenida en losdocumentos a los que por razón de su cargo tenga acceso, en los términosestablecidos en la legislación vigente.

La Dirección del Sistema de Archivo de la AdministraciónGeneral e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi elaborará, encolaboración con el Instituto Vasco de Administración Pública, Planes Anuales deFormación para el personal que desempeñe funciones de archivo, distinguiendoentre:

  1. Planes de formación para personal responsable de losarchivos de oficina y los archivos centrales de la Administración Institucionalde la Comunidad Autónoma de Euskadi que se ajusten a las necesidades formativasde este personal.

  2. La formación permanente del personal técnico que desempeñasu labor en el Archivo General de la Administración Pública y en el ArchivoHistórico.

La Dirección del Sistema de Archivo de la AdministraciónGeneral e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi será responsable develar para que todos los archivos del Sistema cuenten con instalacionesadecuadas para el mantenimiento y correcta conservación de ladocumentación.

Periódicamente la Dirección del Sistema de Archivo elaborará unPlan de Infraestructuras y Equipamiento de los archivos del Sistema quecontemple:

  1. La mejora de las instalaciones de archivo y de lascondiciones técnicas de conservación.

  2. La provisión del equipamiento de archivo necesario para elcorrecto funcionamiento de cada uno de los centros de archivo del Sistema.

  3. La dotación de recursos especializados para el control ytratamiento de los fondos documentales (digitalización, restauración...).

  4. La valoración y respuesta a las nuevas necesidades deespacios de archivo que se planteen.

  5. La elaboración de un programa para la conservación de lossoportes fotográficos, digitales y electrónicos.

  6. La elaboración de un Programa de Contingencias en el que seconcreten las actuaciones y recursos necesarios para reaccionar ante lassituaciones de riesgo y emergencias que puedan afectar a la conservación de ladocumentación.

En el cumplimiento de su responsabilidad, la Dirección delSistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la ComunidadAutónoma de Euskadi desempeñará funciones de inspección de las instalaciones ycondiciones técnicas de los archivos del Sistema.

Los depósitos de archivo deben ubicarse en plantas bajas(rasante) o plantas superiores y en zonas alejadas de potenciales peligros decontaminación industrial, incendios o inundaciones.

En el Archivo General del Gobierno Vasco, en los ArchivosTerritoriales y en los Archivos Centrales de la Administración Institucional sepreverá la correcta zonificación y diferenciación de espacios:

  1. Espacios para depósito de documentación.

  2. Zonas para consulta de la documentación.

  3. Áreas de trabajo para la realización de las tareas deorganización, descripción y tratamiento de la documentación recibida.

El Archivo General de la Administración deberá contar con lasinstalaciones y equipamiento necesarios para la realización de las funcionesespecíficas de:

  1. Restauración de la documentación.

  2. Actividades de difusión del patrimonio documental.

  1. – Los depósitos de archivo cumplirán las condicionesconstructivas y de seguridad necesarias para la correcta conservación yprotección de la documentación.

  2. – En estos archivos se realizará un estricto control de lascondiciones ambientales de los depósitos, con la finalidad de evitar todo riesgode deterioro de la misma. Concretamente se establecen las siguientes condicionesbásicas:

    1. La temperatura del depósito debe mantenerse constante, entre15 y 21.ºC, sin oscilaciones superiores a ± 3.ºC.

    2. La humedad relativa se situará en torno al 45-65%, sinsuperar oscilaciones superiores a ± 5%.

    3. La relación entre temperatura y humedad relativa en eldepósito debe ser constante.

    4. Los depósitos deberán contar con un sistema de ventilaciónnatural controlada para la constante renovación del aire.

    5. La intensidad luminosa de los depósitos oscilará entre los50 y los 100 lux (no pudiendo exceder de 100 lux).

Los archivos de gestión se localizarán, bien en las oficinas oen lugares próximos a las mismas, por lo que, al no poderse cumplir lascondiciones antes indicadas, se adoptarán las siguientes medidas:

  1. Evitar la acumulación excesiva de documentación en losarchivos de las oficinas.

  2. Mantener físicamente separada la documentación de archivo yel almacén de material de oficina.

  3. Diferenciar entre la documentación de archivo generada porla unidad administrativa y la documentación propia del personal de la misma, queno debe conservarse en los archivos de oficina.

  4. Evitar la exposición de la documentación a la luz solar.

  5. Alejar la documentación de fuentes de calor, de humedad y decampos magnéticos por el perjuicio que estos últimos suponen para laconservación de la documentación en soporte electrónico.

  6. Limpieza periódica del espacio destinado a archivo paraevitar los efectos negativos del polvo y los insectos.

  1. – Cuando en los archivos de oficina o gestión y territorialesse detecten deficiencias en las instalaciones o insuficiencia de mediospersonales que puedan afectar negativamente a la conservación de ladocumentación, la Dirección del Sistema de Archivo, en cumplimiento de susfunciones inspectoras, podrá proceder al depósito de la documentación en elArchivo General del Gobierno Vasco, hasta la desaparición de los problemasdetectados.

  2. – Cuando la documentación salga de estos archivos, deberáremitirse necesariamente al Archivo General, no pudiéndose ubicar documentaciónalguna en locales ajenos a los edificios de oficinas de la AdministraciónPública, salvo en los casos en los que así se determine por la Dirección delSistema de Archivo.

  1. – El equipamiento de los archivos debe ser el adecuado paracontener correctamente la documentación, protegida del polvo, de lasdeformaciones así como del deterioro derivado de su uso inadecuado.

  2. – Los depósitos de archivo deberán contar con armarioscompactos y/o estanterías para la instalación de la documentación. Asimismo,contarán con sistemas de seguridad de protección contra incendios y robos.

  3. – En los archivos de oficina los archivadores y muebles quecontengan los documentos de archivo deberán asegurar la custodia y restriccióndel acceso a la documentación, por lo que estos muebles no se podrán ubicar enpasillos y/o sin cerraduras que garanticen la confidencialidad.

  1. – Se utilizará papel reciclado para fotocopias, elementos decartería, cuadernos y todo tipo de documento cuyo carácter sea temporal, comocirculares, comunicaciones, albaranes, notas de régimen interno oborradores.

  2. – No se utilizará papel reciclado en los expedientes ydocumentos administrativos.

  3. – Se utilizará papel de buena calidad para garantizar lamáxima perdurabilidad de la documentación de conservación permanente, enespecial para los Documentos Vitales.

  4. – En el Calendario de Conservación de la Documentación seindicará el tipo de papel a utilizar en cada serie documental.

  5. – Se utilizarán las unidades de instalación adecuadas a cadatipo de soporte y al estado de tramitación de la documentación:

    1. En los archivos de oficina se guardará bien en archivadoresde carpetas colgantes, o bien en carpetas AZ debidamente identificadas.

    2. Finalizada la tramitación, la documentación se introduciráen cajas de archivo, de cartón neutro (PH 5,5), las cuales deberán estarperfectamente identificadas y rotuladas para facilitar la localización de lainformación que contienen.

  6. – Se establecen las siguientes unidades de instalaciónnormalizadas:

    1. Caja Tipo A: 26 x 9,5 x 37,5 cm, para documentos en formatoDIN A-4.

    2. Caja Tipo B: 28 x 40 x 39 cm, para historias clínicas.

    3. Caja Tipo C: 28 x 40 x 39 cm, para conservar cajas dearchivo.

  1. – La documentación en soportes distintos del papel seconservará en armarios y contenedores adecuados para su mejor preservación:

    1. La documentación cartográfica se instalará en armariosplaneros o tubos portaplanos para facilitar su acceso y conservación.

    2. Las microformas se guardarán en cajas metálicas.

    3. Los disquetes, CD-ROM, DVD, etc. en ficheros.

  2. – Para la conservación de los documentos electrónicos:

    1. Se realizarán periódicamente copias de seguridad quegaranticen la conservación de la información.

    2. Se realizarán las conversiones y o migraciones que sedeterminen en el Calendario de Conservación para los documentos de conservaciónpermanente.

  3. – Las condiciones específicas para la conservación de ladocumentación sobre soporte electrónico será objeto de desarrollo en la NormaTécnica que se elabore al efecto.

En el cumplimiento de las funciones relativas a la correctaconservación y preservación de la documentación, la Dirección del Sistema deArchivo elaborará un programa de restauración de la documentación quecontemple:

  1. La determinación de los criterios y planificación de lasintervenciones de restauración, limpieza y/o desinfección, en base al estado delos documentos y al interés de su conservación y consulta.

  2. La planificación de los recursos necesarios para desarrollarel programa de restauración.

  1. – Los archivos de la Administración General e Institucionalde la Comunidad Autónoma de Euskadi, de conformidad con el derecho de losciudadanos de acceso a los mismos, así como en el cumplimiento de sus funcionesy de sus compromisos en la mejora continua de la gestión y transparencia de laAdministración, prestarán los siguientes servicios:

    1. Informar a los usuarios sobre los fondos documentalesconservados en los Archivos.

    2. Expedición de certificaciones.

    3. Expedición de Tarjeta de usuario del Archivo General y delArchivo Histórico.

    4. Autorización temporal para la consulta de fondos de losArchivos Centrales de la Administración Institucional y/o del Archivo General eHistórico de la Administración Pública.

    5. Facilitar el acceso a la documentación y a la reproducciónde la misma de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

    6. Resolución de consultas no presenciales.

    7. Recepción, análisis y solución de las quejas y sugerenciaspresentadas por los usuarios.

    8. Recepción y control de las transferencias dedocumentación.

    9. Informar y proponer a la Dirección del Sistema solucionespara facilitar la consulta de fondos.

    10. Informar y proponer a la Dirección del Sistema de Archivosoluciones a las necesidades de archivo relativas al tratamiento técnico de ladocumentación, a la conservación de la documentación, al equipamiento y a lasituación de los depósitos de archivo.

  2. – La prestación de estos servicios se hará de formapresencial y telemática según los casos.

En relación al Plan de Calidad a implantar en el Sistema deArchivo:

  1. La Dirección del Sistema de Archivo será responsable de laelaboración y gestión del Modelo de Calidad a aplicar en el Sistema de Archivoen el que se definan explícitamente los compromisos de servicio que cada centrode archivo prestará a sus usuarios.

  2. Para medir y evaluar el grado de cumplimiento de losobjetivos de calidad establecidos, se determinarán los indicadores que han deser tenidos en cuenta.

  3. El grado de cumplimiento de los mismos se medirá ycuantificará con el objeto de identificar posibles desviaciones, así como paraelaborar los planes de mejora correspondientes.

El sistema de gestión contempla tanto los documentos en papel,como los documentos digitales y electrónicos.

La Dirección del Sistema de Archivo mantendrá actualizado elManual de Gestión de Documentos y archivos de la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, que recogerá la normativatécnica y los procedimientos que afecten a la gestión de los documentos y losarchivos del Sistema.

El Sistema Informático de Gestión del Sistema de Archivo darásoporte a los procesos y tareas de gestión de archivo definidos en el presenteReglamento desde una perspectiva integral, teniendo en cuenta:

  • El tratamiento global y uniforme de la documentación desde suinicio en las unidades administrativas productoras.

  • La incorporación de los documentos electrónicos.

  • Las diferentes aplicaciones informáticas de gestión deexpedientes.

  • La necesaria coordinación y regulación del tratamientoarchivístico de la documentación en los distintos centros de archivo delSistema.

Todo ingreso de documentos en los archivos General e Históricose formalizará mediante un acta o relación de entrega y se anotará en elRegistro General de Transferencias (anexo I).

Se establecen las siguientes vías de ingreso dedocumentación:

  1. Transferencias ordinarias.

  2. Transferencias extraordinarias.

  3. Ingresos por adquisición derivada de actos inter vivos omortis causa.

  1. – Se entiende por transferencia ordinaria el conjunto deprocedimientos mediante los cuales los documentos de archivo pasan de un archivodel Sistema a otro, de acuerdo con el ciclo de vida de los mismos.

  2. – Con carácter general, las transferencias ordinarias sellevarán a cabo con periodicidad anual y se referirán siempre a documentos dearchivo y expedientes concluidos y completos y cuyo plazo de conservación seasuperior a dos años.

  3. – Las transferencias de ficheros automatizados se regirán porel régimen general de transferencias de documentos, sin perjuicio de que en laNorma Técnica para la gestión y archivo de documentos en soporte digital oelectrónico se incluyan requerimientos específicos para su identificación yconservación.

  1. – Se entiende por transferencia extraordinaria el conjunto deprocedimientos por los que se remite documentación a un archivo del Sistema,bien sea por traspaso de competencias entre las distintas AdministracionesPúblicas, o por circunstancias de carácter excepcional que dificulten o impidanla correcta conservación y consulta de la documentación en cualquiera de losarchivos del Sistema.

  2. – La realización de estas transferencias excepcionalesrequerirá la solicitud motivada por parte del archivo remisor y la autorizaciónde su recepción por el Archivo General.

  1. – El ingreso de documentación derivada de la adquisición poractos inter vivos o mortis causa será aprobado por la Dirección del Sistema deArchivo.

  2. – En el caso de cesión o legado de documentación, la consultay reproducción de estos fondos se ajustará a las condiciones previstas en losactos de adquisición inter vivos o mortis causa.

Todas las transferencias de documentación entre los distintosniveles de archivo que se realicen en el ámbito del presente Reglamento, seajustarán al procedimiento aquí definido, realizándose con carácter previo lassiguientes tareas:

  1. – Selección de la documentación a transferir, de acuerdo conel calendario de conservación definido para la documentación.

  2. – La documentación que se remita debe ser original o copiaúnica, depurándose de los expedientes los duplicados, fotocopias, borradores(sólo en el caso de que éstos no existan se conservará la copia) y documentaciónde apoyo informativo.

  3. – Eliminación de aquellos elementos materiales que impliquenun problema para la conservación de los documentos y expedientes: clips, gomas,carpetas de plástico, carpetas archivadoras, de anillas, etc. Los elementosmetálicos de sujeción que sea necesario mantener serán sustituidos por otrosplásticos.

  4. – No se remitirá al archivo documentación suelta, expedientesincompletos o expedientes cuya tramitación administrativa no hayafinalizado.

  5. – La documentación se remitirá debidamente ordenada eidentificada: no se aceptará documentación identificada bajo términos ambiguosdel tipo de "varios", "documentación general" ni siglas o acrónimos sindesarrollar.

  6. – Los expedientes deben individualizarse en carpetillas. Encaso de tratarse de documentos sueltos -que no formen expedientes- tambiéndeberán introducirse en estas carpetillas.

  7. – Las carpetillas deberán identificar claramente ladocumentación que contienen.

  8. – Introducción de la documentación en cajas normalizadas,procurando no llenarlas en exceso. En ningún caso se meterán en las cajascarpetas, bolsas y plásticos.

  9. – Identificación del contenido de las cajas de archivo conlos siguientes datos, que deberán figurar en ambos lomos: Departamento y unidadproductora, serie documental y años extremos de la documentación contenida, asícomo el número de orden de la caja.

Una vez preparada la documentación, se procederá a lacumplimentación de los correspondientes instrumentos de control:

  1. – Relación de Entrega de Documentos (anexo II): será eldocumento que acompañe a toda transferencia de documentos al archivo, con lafinalidad de controlar los expedientes que se traspasan de un archivo aotro.

    A cada serie documental deberá acompañar una Relación deEntrega diferente, aunque la transferencia de documentación se realice de manerasimultánea.

    En ningún caso, se aceptará documentación que no vayaacompañada de su correspondiente Relación de Entrega de Documentos.

  2. – Relación de Contenido (anexo III): en ella se detallaránlos expedientes que contiene la caja de archivo transferida, indicándose lossiguientes datos para cada uno de los que pertenecen a una misma seriedocumental: n.º de caja de archivo y orden dentro de la misma, identificador delexpediente, breve descripción del objeto y/o sujeto del expediente.

Ambas relaciones se cumplimentarán en soporte electrónico,pudiéndose remitir por medios telemáticos.

Hasta que se generalice el uso de la firma electrónica, lasrelaciones de entrega habrán de imprimirse para formalizar el depósito con lasfirmas y sellos del responsable de la oficina remitente en su calidad dedepositante y del responsable del archivo receptor, en calidad dedepositario.

  1. – Con anterioridad al envío de la documentación, se remitiráal Archivo receptor la Relación de Entrega de Documentos provisional y losinventarios en formato electrónico para que, una vez supervisados, se autoriceel traslado de las cajas a los depósitos.

  2. – El Archivo General no admitirá el depósito de documentaciónen caso de:

    1. Descripciones incompletas o poco claras.

    2. No corresponderse con las competencias asignadas a laoficina remitente o se trate de copias de todo o parte de un expediente.

    3. Tratarse de documentación de apoyo o de carácterpersonal.

En tanto los cuadros de clasificación y los calendarios deconservación de la documentación no estén aprobados, el Archivo General indicaráa las unidades remitentes si procede o no la transferencia de los documentos adepositar.

El cese, supresión o extinción de unidades organizativas yorganismos pertenecientes a la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi conllevará obligatoriamente la transferencia de ladocumentación generada por los mismos al Archivo General.

El Archivo General, como receptor de la documentacióntransferida, realizará las siguientes tareas:

  1. – Cotejo entre lo indicado en la Relación provisional deentrega de documentos y la documentación recibida. Si se detectan incidencias,se notificarán a la unidad remitente de la documentación para su corrección.

  2. – Ubicación de la documentación en los depósitos y asignaciónde la signatura topográfica que le corresponda.

  3. – Devolución a la unidad remitente de la Relación provisionalde entrega de documentos con la signatura topográfica para que se confeccione larelación de entrega de documentos definitiva.

  4. – Recepción de los tres ejemplares de la Relación de entregade documentos con la signatura topográfica anotada, firmados y sellados por lapersona responsable de la unidad remitente.

  5. – Anotación de la transferencia recibida en el RegistroGeneral de Transferencias. A esta anotación se añadirá la firma, en la Relaciónde entrega, del responsable del Archivo General y el sello del mismo, comoinstrumentos de control de la transferencia realizada, y de asunción de laresponsabilidad que la custodia de esa documentación conlleva.

  6. – Envío a las unidades administrativas remitentes de unejemplar de la Relación de entrega de documentos, que deberán conservar comotestimonio y control de las transferencias realizadas.

  1. – Desde el momento de su creación o recepción, todos losdocumentos de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónomade Euskadi se organizarán en base al denominado Cuadro de Clasificación de laDocumentación, que estructure la totalidad de la documentación existente,incluida la documentación en soporte electrónico.

  2. – Todos los fondos documentales existentes deberán contar consu correspondiente Cuadro de Clasificación documental.

  3. – Este Cuadro de Clasificación deberá ser conocido yutilizado por todas las unidades administrativas y archivos del Sistema como unaherramienta para la gestión de su documentación.

  4. – General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadirecaerá sobre el Archivo General, en colaboración con el personal responsable deorganización y archivo de cada Departamento, Organismo Autónomo, Ente Público deDerecho Privado o Sociedad Pública.

  1. – Esta estructuración responderá a criterios de carácterorgánico–funcional, reflejando de manera coherente la organización de la Entidady las competencias, funciones y actividades que desarrolla.

  2. – Asimismo, responderá al principio de respeto a laprocedencia de los fondos, por el cual, la documentación procedente de una mismaentidad u organismo debe mantenerse agrupada, sin mezclarla con la producida porotro diferente.

El Cuadro de Clasificación se estructurará por niveles ocategorías, comenzando por el nivel más amplio, para ir descendiendo hastafinalizar en la descripción de la serie documental y, en determinados casos,llegando incluso al tipo documental:

  • El nivel más amplio, el de "fondo", es el referido a lasdistintas áreas competenciales cuyo ejercicio corresponde a losDepartamentos.

  • El siguiente nivel, "sección", afecta a la estructuraorgánica del área competencial que, generalmente, se identifica con lasDirecciones.

  • El tercer nivel lo constituye la "serie documental", reflejode la actividad administrativa a que da lugar al desarrollo por parte de launidad orgánica de una determinada función, que se concreta en losexpedientes.

  • El último nivel, "tipo documental", se corresponde con cadauno de los trámites administrativos del expediente.

  1. – La revisión y actualización del Cuadro de Clasificacióndocumental tiene como finalidad garantizar que las series documentalesidentificadas y estructuradas reflejen plenamente las funciones y actividadesque desarrolla la Administración.

  2. – La revisión y actualización del Cuadro de Clasificacióndocumental se realizará:

    1. A propuesta de las unidades administrativas y/o los archivosde oficina para sus series documentales.

    2. A propuesta de los Archivos Centrales de la AdministraciónInstitucional para la documentación generada por su organismo.

    3. Por iniciativa del Archivo General.

  3. – La solicitud de actualización deberá ser razonada eimplicará la elaboración de un nuevo estudio de identificación y valoración dela serie documental objeto de revisión.

  4. – El Archivo General analizará y comprobará la necesidad decreación de la nueva Serie e informará de la pertinencia o no de suactualización.

  1. – Los documentos dentro de cada expediente deberán estarordenados siguiendo su lógica tramitación que, en general coincide con susecuencia cronológica.

  2. – Los expedientes dentro de cada serie se ordenarán según elcriterio más conveniente a su contenido y codificación: alfabético, cronológico,numérico y alfanumérico.

  1. – Una vez definidos los calendarios de conservación, elArchivo General procederá a la eliminación y/o reorganización de ladocumentación evaluada.

  2. – El Archivo General levantará Acta de Reorganización deFondos cada vez que realice esta operación (anexo IV).

A efectos de controlar el crecimiento anual del ArchivoGeneral, las unidades de instalación eliminadas se computaránnegativamente.

Todos los documentos custodiados en el Sistema de Archivo de laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadideberán estar identificados y descritos de tal modo que se facilite la consultay localización de la documentación e información objeto de interés.

Es responsabilidad de la Dirección del Sistema de Archivo eldiseño y elaboración Plan de Descripción de los fondos documentales existentesen el que se contemple:

  1. La determinación de la información a cumplimentar en cadauno de los niveles de archivo del Sistema para la correcta identificación ylocalización de la documentación.

  2. La normalización del lenguaje de descripción.

  3. Los criterios de utilización de descriptores onomásticos,geográficos, y de materia.

Los instrumentos de descripción de la documentación que elaboreel Archivo General serán propiedad del mismo y no podrán ser objeto dereproducción sin la expresa autorización de la Dirección del Sistema deArchivo.

  1. – La Dirección del Sistema de Archivo elaborará los estudiosde identificación y valoración de las series documentales, y las propuestas delos calendarios de conservación.

  2. – El Archivo General participará activamente en el proceso deidentificación y valoración, sistematizando -en los correspondientesinstrumentos de gestión y control- la información proporcionada por los estudiosde las series documentales.

Con carácter general, la valoración de las series documentalesserá una condición necesaria para proceder a la selección y expurgo de ladocumentación generada por la Administración.

  1. – La selección y eliminación de la documentación se llevará aefecto en cada nivel de archivo en función de los plazos de permanencia yconservación que se hayan definido para cada serie documental en el Calendariode Conservación.

  2. – En ningún caso se podrá eliminar aquella documentación quemantenga su valor administrativo y jurídico.

  3. – El Archivo General comunicará a las Oficinas Productoras larelación de documentos que van a ser objeto de expurgo (anexo V).

  1. – La destrucción física de los documentos se realizará enbase a los criterios y plazos definidos en los calendarios de conservación.

  2. – Los criterios y el procedimiento establecido para laeliminación de los documentos serán aplicables a los documentos en cualquiersoporte. El sistema de destrucción será el más adecuado para cada tipo desoporte.

Para la destrucción de la documentación se procederá delsiguiente modo:

  1. Determinación de la serie y años a destruir y cajas en lasque se contienen la documentación.

  2. Selección de la muestra establecida.

  3. Comunicación a la unidad administrativa productora de ladocumentación.

  4. Transporte de la documentación al lugar de ladestrucción.

  5. Ejecución de la destrucción.

  6. Levantamiento del Acta de Expurgo.

  7. Registro del expurgo realizado.

  8. Remisión de copia del acta de expurgo y de la Relación deDocumentación expurgada a la unidad administrativa productora de ladocumentación.

  1. – Todo expurgo de documentación deberá estar documentadomediante su correspondiente Acta de Expurgo (anexo VI), en la que se relacionarála documentación eliminada.

  2. – Este impreso se realizará por duplicado, conservándose unejemplar en la unidad administrativa productora de la documentación y el otro enel Archivo General, quien será el encargado de inscribirlo en el Registro deExpurgos de Documentación (anexo VII).

  1. – La documentación a eliminar deberá introducirse encontenedores que deberán estar perfectamente cerrados hasta el momento de sudestrucción.

  2. – Los contenedores de la documentación a eliminar seconservarán de manera ordenada en lugares o locales de acceso controlado,evitando toda posibilidad de apropiación y/o utilización por personas noautorizadas.

Todas las operaciones de selección e instalación de ladocumentación a destruir en contenedores, transporte al lugar de destrucción yeliminación física de la documentación deberán realizarse de manera controlada ypor personal identificado y autorizado para ello.

La destrucción de la documentación, cualquiera que sea susoporte, garantizará la imposibilidad de reconstrucción de los documentos o larecuperación de la información en ellos contenida.

  1. – De la documentación a expurgar se realizará una selecciónde documentación a conservar como muestra representativa de la actividadadministrativa reflejada por la documentación que se elimina.

  2. – La documentación resultante del muestreo realizado seremitirá al Archivo General, siguiendo el procedimiento de transferencias dedocumentación.

Tanto la técnica de muestreo y como el volumen de documentacióna retener en concepto de muestra se establecerán en el Calendario deConservación de la documentación generada por la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

La salida de documentación conservada en el Sistema de Archivopuede ser de carácter temporal o definitivo.

  1. – La salida temporal de documentación es aquella que serealiza por un período de duración definida con la finalidad de proceder a surestauración o bien para formar parte de exposiciones.

  2. – La salida de documentación para proceder a su restauraciónrequerirá informe técnico del estado de conservación y la autorización de laDirección del Sistema de Archivo.

  3. – La salida de documentación para formar parte deexposiciones se realizará previa solicitud de la entidad organizadora de laexposición indicando las medidas de seguridad y conservación adoptadas, así comola contratación de un seguro que cubra los riesgos de transporte y deterioro dela documentación. La Dirección del Sistema de Archivo autorizará o rechazará lasolicitud en base al informe emitido por el responsable técnico del ArchivoGeneral.

No se considerarán salida temporal del Sistema los siguientessupuestos:

  1. El préstamo de documentación a las unidadesadministrativas.

  2. La remisión de la documentación a petición de órganosjudiciales para su inclusión en procedimientos judiciales que se tramiten,siempre y cuando no se admita una copia compulsada de la misma.

  3. La remisión o traslado de documentación para su custodiaexterna cuando circunstancias excepcionales o razones de eficiencia así loaconsejen.

  1. – La salida de documentación del Sistema de manera definitivaimplica su baja de los fondos de archivo.

  2. – Constituyen salidas definitivas del Sistema los siguientescasos:

    1. La desaparición de la documentación como consecuencia deaccidentes y/o desastres naturales.

    2. La transferencia a otras Administraciones en virtud de lostraspasos de competencias.

Toda salida definitiva de documentación del Sistema deberáestar controlada y registrada en su correspondiente instrumento de control, elRegistro General de Bajas de documentación (anexo VIII).

  1. – La Administración General e Institucional de la ComunidadAutónoma de Euskadi de conformidad con la legislación vigente, garantizará elacceso a sus archivos y procurará la disponibilidad de los documentos, tanto através de los instrumentos adecuados al efecto, como del asesoramiento directo aquien lo solicite.

  2. – La accesibilidad a los documentos generados por laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi seestablecerá de manera preceptiva en los Calendarios de Conservación de ladocumentación.

En todo caso, serán de consulta pública los instrumentosdescriptivos de los documentos contenidos en los archivos, de conformidad con lalegislación vigente.

Las personas que tengan acceso a los documentos de archivoestán obligadas a mantenerlos en el mismo estado en que los hayan recibido,respondiendo de los deterioros que causen de acuerdo con lo establecido en laLey 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco.

El acceso a la documentación que contenga datos relativos a laprotección de la seguridad y confidencialidad de datos sensibles, a la seguridady defensa del Estado, la averiguación de los delitos y el derecho al honor y laintimidad de las personas se regirá por la legislación vigente en cadamateria.

Se requerirá la autorización expresa de la Dirección delSistema de Archivo para la consulta de los fondos especiales.

En ningún caso se facilitará el acceso a los depósitos donde secustodia la documentación, que se reserva con carácter exclusivo al personal delos archivos.

El responsable del archivo podrá restringir el acceso a losdocumentos originales cuando su manipulación pueda suponer un peligro para laconservación e integridad de los mismos. En estos casos la Dirección del Sistemade Archivo deberá habilitar una solución para facilitar su consulta.

Asimismo en circunstancias extraordinarias (obras de mejora,tratamiento de los fondos, situaciones de emergencia, etc.) se podrán establecerrestricciones temporales a la consulta de los fondos delarchivo.

Se distinguen dos tipos de usuarios y usuarias:

  1. Externos y externas: los ciudadanos y las ciudadanas quesoliciten documentación que acredite y apoye sus derechos; investigadores einvestigadoras que se encuentren realizando algún estudio de caráctercientífico, así como otras Administraciones o instituciones de carácter públicoo privado.

  2. Internos: los órganos y unidades administrativaspertenecientes a la Administración General e Institucional de la ComunidadAutónoma de Euskadi.

  1. – El acceso a los documentos existentes en las unidadesadministrativas productoras, de conformidad con la legislación vigente, deberáautorizarlo el responsable de cada una de ellas teniendo en cuenta lassiguientes recomendaciones:

    1. El acceso a la documentación confidencial y cualquier otraque contenga información de carácter personal deberá estar convenientementeprotegido de su consulta por personas no autorizadas.

  2. – La consulta de las aplicaciones informáticas que gestioneny/o controlen los trámites y procedimientos administrativos deberá estardebidamente protegida, de acuerdo con la sensibilidad o confidencialidad de losdatos que contengan.

El acceso a los fondos custodiados en el Archivo General eHistórico por personas ajenas a la Administración requerirá como paso previo suacreditación. Esta acreditación se formalizará mediante solicitud por escrito enla que se recogerán los datos identificativos de la persona solicitante, elobjeto de la consulta, así como el fondo y sección que se desee consultar (anexoIX).

  1. – Las personas autorizadas a consultar el Archivo Generalquedarán inscritas en un Registro, expidiéndoseles una Tarjeta identificativa(anexo X) que permita el acceso a sucesivas visitas.

  2. – Serán válidas todas las tarjetas de investigadores einvestigadoras procedentes de archivos y bibliotecas de otras AdministracionesPúblicas.

En caso de que los fondos que se deseen consultar no esténdepositados en el Archivo General, éste se encargará de dirigir la solicitud deconsulta a la unidad o unidades administrativas competentes.

  1. – La persona responsable del Archivo elaborará la propuestade resolución sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de dos días,resolviendo la Dirección del Sistema de Archivo en un plazo inferior a quincedías desde la presentación de la solicitud. Si transcurrido este plazo no seresuelve se entenderá denegada la petición.

  2. – Contra los actos expresos o presuntos de las solicitudes deacceso a la documentación cabrá la interposición del recurso administrativo queproceda.

Como norma general, dentro de su compromiso de servicio a losciudadanos, los archivos procurarán atender las solicitudes de consulta con lamayor inmediatez, comunicando al solicitante la fecha y hora en que podrádisponer de la documentación solicitada.

  1. – La consulta de documentos se llevará a cabo en lasinstalaciones habilitadas al efecto por los respectivos archivos del Sistema enel horario de funcionamiento de los mismos, permitiéndose el uso de ordenadoresportátiles en la sala de consulta.

  2. – Podrán realizarse consultas por medios telemáticos pararequerir información sobre la existencia de determinada documentación o de datosespecíficos.

  3. – Únicamente se autorizará el uso de lápiz de grafito yordenador personal durante la consulta en sala. En el caso de producirse algúndeterioro en la documentación consultada se aplicará el régimen sancionadorvigente.

  1. – Por cada documento que se desee consultar, se deberárellenar una solicitud de consulta de fondos (anexo XI) indicando sus datosidentificativos, la descripción del expediente, la caja y signatura. Estos datosse obtendrán de la consulta de los instrumentos de descripción del Sistema deArchivo.

  2. – A fin de controlar la documentación a consultar y asegurarsu integridad física, se entregará un número limitado de documentos o unidadesde instalación por solicitud.

Será gratuita la consulta de los documentos y de losinstrumentos de descripción de los mismos.

  1. – Las consultas de los órganos y unidades de laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskaditienen la consideración de consultas internas y se tramitarán a través delpersonal responsable de los archivos de oficina.

  2. – El acceso de las consultas internas a la documentaciónrequerirá igualmente la cumplimentación del formulario normalizado de solicitudde consulta que se remitirá al Archivo General, ya sea por correo interno o pormedios telemáticos.

  3. – Las consultas de documentos de carácter histórico por partede los órganos y unidades de la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi únicamente se atenderán en sala deconsulta.

Los archivos de la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi proporcionarán copias de los documentoscustodiados en ellos. Las solicitudes de copias de documentos en tramitación ocuyo valor administrativo siga vigente se dirigirán a la unidad administrativaresponsable de su gestión.

El derecho a obtención de copias de los documentos de libreacceso se limitará en las siguientes circunstancias:

  1. Cuando el estado de conservación de los documentossolicitados requiera un tratamiento previo de restauración o si su manipulaciónpudiera causar deterioro.

  2. Cuando el número de peticiones de reproducción de documentoso de documentos a reproducir impida el funcionamiento normal de los serviciosdel archivo.

  3. Cuando se trate de solicitudes de reproducción masiva eindiscriminada de documentación.

  1. – En el caso de que las solicitudes de reproducción serefieran a documentos que sean objeto de propiedad intelectual, será necesariala autorización previa del titular del derecho.

  2. – Si el objeto de la copia fuera la reproducción deldocumento para su publicación o difusión, se solicitará además autorización porescrito, resolviendo la Dirección del Sistema de Archivo a propuesta del archivoen el plazo de cinco días. Si la resolución es favorable, se indicarán lasreferencias a su procedencia, que deberán detallarse en la publicación odifusión a realizar.

  3. – La autorización surtirá efecto para una sola vez, siendonecesario un nuevo permiso de reproducción en caso de reedición. La autorizaciónimplica la entrega al archivo de un ejemplar de la publicación.

Las copias de documentación se solicitarán por escrito, ensoporte papel o electrónico, cumplimentando el impreso normalizado, en el que seindicará con la mayor precisión posible el documento o partes del documento areproducir, el destino de la copia y el formato de las mismas (anexos XII yXIII).

El Archivo determinará el formato y medio más conveniente parala reproducción de los documentos solicitados, en función de las característicasde los mismos. Se realizará un presupuesto de la reproducción solicitada queenviará al interesado. Aceptado y abonado el mismo, se realizarán las copias enun plazo no superior a quince días.

La obtención de copias simples o fotocopias de los documentosse sujetará al pago de los precios públicos legalmente establecidos.

El Archivo proporcionará, a solicitud de la persona interesada,copias compulsadas de la documentación que custodia.

Las certificaciones sobre el contenido de documentoscustodiados en el Archivo General corresponderán al órgano productor de losmismos.

La reproducción de fondos documentales se basará en lossiguientes criterios:

  1. Seguridad de conservación, aplicable a los documentos devalor permanente y, en especial, a los documentos vitales.

  2. Referencia y consulta, con la finalidad de agilizar lostrámites administrativos o facilitar la consulta de la documentación cuyodeterioro o delicada conservación aconseje el acceso restringido.

  3. Sustitución de soportes, con la finalidad de ahorrar espaciosustituyendo el documento original por los reproducidos en nuevos soportes.

  4. El volumen de consultas sobre un mismo fondo, solicitadaspor diferentes usuarios.

  1. – La realización del proceso de reproducción de fondosdocumentales deberá contar con un análisis y estimación de costos y beneficiosresultantes y el informe de la Dirección del Sistema de Archivo.

  2. – En el caso de copias sustitutivas se remitirán para suestudio y dictamen a la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a laDocumentación.

Los soportes resultantes del proceso de reproducción realizadose conservarán en lugares que reúnan las condiciones adecuadas para suconservación, preferiblemente en edificios distintos al de ubicación delarchivo.

  1. – Como norma general, toda la documentación de carácterhistórico está excluida de préstamo.

  2. – Solo se prestarán documentos a las unidades administrativasque los han producido.

  3. – El préstamo a otra unidad administrativa diferente de laproductora requerirá la autorización expresa de ésta.

  1. – La solicitud de préstamo de documentación deberáformalizarse por escrito mediante la cumplimentación del formulariocorrespondiente (anexo XI), que deberá ir firmado por el personal responsable delos archivos de oficina.

  2. – Los préstamos de documentación solicitados por las oficinasy delegaciones territoriales de Bilbao y Donostia-San Sebastián al ArchivoGeneral se tramitarán a través de los respectivos ArchivosTerritoriales.

El plazo del préstamo de la documentación no excederá de unmes. En el caso de necesitarse más tiempo para su consulta se solicitará porescrito una prórroga.

  1. – Mientras la documentación esté en préstamo, seresponsabilizará de su custodia y conservación la persona de la unidadadministrativa que lo haya solicitado.

  2. – En relación a la sanción de las infraccionesadministrativas por daños que se ocasionen al Patrimonio Documental se estará alo dispuesto en la Ley 7/1990 de 3 de julio, del Patrimonio CulturalVasco.

No podrán solicitarse préstamos para la inclusión de nuevosdocumentos en los expedientes ya depositados. Si ello fuere necesario, losdocumentos a insertar se remitirán al Archivo indicándose el número deexpediente, unidad de instalación y signatura que corresponda.

Los archivos de la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi llevarán un registro de las consultas y préstamosde documentación que realicen.

Los Archivos General e Histórico de la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi se hallan al servicio de lainvestigación histórica y la cultura, por lo que estos archivos promoverán larealización de actividades de dinamización y difusión cultural, y de actividadeseducativas, ya sea por sí solos o en colaboración con otras instituciones yentidades.

Constituyen actividades de difusión cultural en el ámbito delos servicios de archivo, las siguientes:

  1. – La elaboración y publicación de instrumentos de informaciónde sus fondos documentales.

  2. – La difusión de estos fondos vía Internet.

  3. – La organización y participación en conferencias, congresosy jornadas.

  4. – La organización y participación en exposiciones.

Constituyen actividades de carácter educativo:

  1. – La organización de cursos.

  2. – La colaboración con los centros docentes y culturales.

  3. – La organización de visitas a los archivos General eHistórico.

  1. eranskina / Anexo I

    Transferentzien erregistro orokorra

    Registro General de Transferencias

  1. A eranskina / Anexo II-A

    Artxibo Nagusira egindako transferentzien zerrenda

    Relación de Transferencia al Archivo General

  1. B eranskina / Anexo II-B

    Artxibo Historikora egindako transferentzien zerrenda

    Relación de transferecia al Archivo Histórico

  2. A eranskina / Anexo III-A

    Edukiaren zerrenda-segida

    Relación de contenido-serie

  1. B eranskina / Anexo III-B

    Edukiaren zerrenda-Funtsa

    Relación de contenido-Fondo

  1. eranskina / Anexo IV

    Dokumentu-funtsak berriro antolatzeko akta

    Acta de reorganización de fondos documentales

  2. eranskina / Anexo V

    Dokumentazioa garbitzearen inguruko jakinarazpena

    Comunicación de expurgo de documentación

  3. eranskina / Anexo VI

    Garbitze Akta

    Acta de Expurgo

  4. eranskina / Anexo VII

    Dokumentazioa garbitzeko lanen erregistro

    Registro de expurgos de documentación

  5. eranskina / Anexo VIII

    Dokumentazioaren bajen erregistro orokorra

    Registro general de bajas de documentación

  6. eranskina / Anexo IX

    Artxibo Nagusiaren eta Historikoaren erabiltzaile gisa altaemateko eskaera

    Solicitud de alta de usuario/usuaria del Archivo General eHistórico

  7. eranskina / Anexo X

    Erabiltzaile txartela

    Tarjeta de usuario/usuaria

  8. eranskina / Anexo XI

    Funtsak kontsultatzeko eskaera

    Solicitud de Consulta de Fondos

  9. eranskina / Anexo XII

    Dokumentuak erabilera pribaturako kopiatzeko eskaera

    Solicitud de reproducción de documentos para uso privado

  10. eranskina / Anexo XIII

    Dokumentuak argitaratzeko/zabaltzeko asmoz kopiatzekoeskaera

    Solicitud de Reproduccción de documentos para supublicación/difusión