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1. La provisión de fondos inicial de los órganos centrales y periféricos de los departamentos de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Euskadi y de sus organismos autónomos se realizará mediante la cumplimentación del documento contable no presupuestario «EO» en el que deberán figurar:

   1. Debe: cuenta contable 55850000_Libramiento de fondos anticipados.

   2. Tercero: código de tercero asignado al fondo anticipado.

   3. Importe: el del fondo anticipado calculado según lo indicado en el artículo 14 del Decreto 211/1997, de 30 de septiembre, de la Tesorería General del País Vasco. Una vez determinado el importe, solo podrá modificarse al inicio de cada ejercicio, en función de las variaciones que se produzcan por la aprobación del nuevo presupuesto, permaneciendo inamovible durante todo el ejercicio.

   4. Concepto resumido: será siempre el de «Fondo anticipado».

   5. Documentación soporte: la justificación de los cálculos realizados para determinar el importe solicitado.

2. Una vez contabilizados los documentos contables no presupuestarios indicados, los fondos quedarán a disposición de los órganos centrales y periféricos de los departamentos y organismos autónomos en las cuentas delegadas para pagos con cargo a fondos anticipados, autorizadas para cada uno de ellos.

1. Al inicio de cada ejercicio presupuestario, se realizará la reposición de los fondos anticipados mediante la cumplimentación de los documentos no presupuestarios «EO», tal y como se indica en el artículo anterior, con la única salvedad de que el importe será el correspondiente a la diferencia entre la provisión del fondo para el nuevo ejercicio y el saldo contable de la cuenta de fondos anticipados al cierre del ejercicio anterior.

2. A lo largo del ejercicio presupuestario, cuando la evolución de los gastos contra los fondos anticipados así lo aconseje, se procederá a la reposición de los mismos. A este respecto, será responsabilidad de los departamentos y de los organismos autónomos correspondientes prever el período necesario de preparación de la documentación y de tramitación ante la Oficina de Control Económico a la hora de solicitar la reposición, evitando situaciones límite de tesorería en las cuentas de fondos anticipados.

   La reposición de los fondos anticipados a lo largo del ejercicio presupuestario, implica la imputación de los gastos al presupuesto respectivo, y se realizará mediante la generación del correspondiente documento contable presupuestario ADO de reposición de fondos anticipados, de la siguiente forma:

   1. Expediente contable: no se cumplimentará, será el asignado por el sistema informático contable.

   2. Aplicación presupuestaria: En el anexo se desglosará el total gastado y pagado en el período en las aplicaciones presupuestarias que corresponda, de acuerdo con la naturaleza del gasto y la estructura orgánica y por programas de los departamentos y de los organismos autónomos.

   3. Concepto resumido: Será siempre «Reposición de fondos anticipados», indicando el n.º de la misma.

   4. Importe: El total de los gastos realizados y pagados en el período que se liquida. Los anticipos de gastos concedidos y abonados se entenderán justificados cuando se produzca la liquidación de los mismos, siendo este momento cuando se podrá imputar el gasto al presupuesto y, por tanto, reponer su importe.

   5. Código de Tercero: El que se asigne a los órganos centrales y periféricos de cada departamento u organismo autónomo.

   6. Forma de pago: «T» de transferencia.

   7. Documentación soporte:

      Certificación de la entidad bancaria en la que conste el saldo en la cuenta correspondiente a la fecha de reposición, o copia del extracto bancario en el que conste el saldo a la fecha mencionada.

      Libro de Bancos en el que conste el saldo a la misma fecha.

      Conciliación del saldo que figura en la certificación o extracto bancario y el que figura en el Libro de Bancos, según el modelo que se adjunta como Anexo I a la presente Orden.

      Análisis de la cuenta, según el modelo que se adjunta como Anexo II a la presente Orden.

3. Una vez realizado el informe de control interventor indicado en el artículo 18 del Decreto 211/199, de 30 de septiembre y contabilizados los documentos contables presupuestarios (ADO), se repondrán los fondos en la cuantía del importe que figura en el documento contable en las correspondientes cuentas de fondos anticipados.

4. Al cierre del ejercicio presupuestario, se efectuará la liquidación de las cuentas de fondos anticipados, solicitando la reposición de los fondos anticipados por el importe de los gastos devengados y pagados hasta el 31 de diciembre. Los gastos devengados en el ejercicio y no pagados al 31 de diciembre, serán tramitados en las reposiciones de fondos a realizar en el siguiente ejercicio.

   Los remanentes existentes a 31 de diciembre permanecerán en las cuentas de fondos anticipados.

1. Los intereses que se produzcan en las cuentas de fondos anticipados se transferirán, con carácter inmediato a su abono por las entidades bancarias y mediante transferencia, a las cuentas centrales de la Tesorería General del País Vasco.

2. Por los intereses devengados e ingresados en la Tesorería General del País Vasco durante el ejercicio presupuestario se cumplimentará un documento «RI» en el que deberán figurar:

   1. Expediente contable: no se cumplimentará, será el asignado por el sistema informático contable.

   2. Aplicación presupuestaria: la que corresponda al concepto 530.00 «Intereses de cuentas corrientes bancarias» del departamento u organismo autónomo.

   3. Concepto resumido: Será siempre «Intereses bancarios del período... (indicar periodo correspondiente)».

   4. Código de Tercero: El que se asigne a los órganos centrales y periféricos de cada departamento u organismo autónomo.

   5. Importe: el correspondiente a los intereses devengados y abonados por la entidad bancaria.

   6. Documentación soporte: la liquidación de intereses efectuada por la entidad bancaria.

3. Al cierre del ejercicio, cuando los intereses devengados a 31 de diciembre se ingresen en la Tesorería General del País Vasco en el ejercicio siguiente, se cumplimentará un documento «R» con cargo al ejercicio que se cierra y un documento «MI» con cargo al ejercicio siguiente.

Los gastos financieros cargados en las cuentas de fondos anticipados se incluirán en el ADO de reposición de fondos, imputándose a la aplicación presupuestaria que corresponda al concepto 340.99 «Otros gastos financieros» del departamento u organismo autónomo.

1. Los órganos centrales y periféricos de los departamentos y los organismos autónomos podrán disponer de una tarjeta bancaria que se utilizará con el fin de obtener el efectivo necesario para cubrir el importe exacto de los anticipos solicitados, así como la dotación y posteriores reposiciones del fondo fijo de caja.

2. Los pagos a terceros se realizarán mediante transferencia bancaria. Las transferencias se realizarán agrupando todos los pagos que se decidan realizar.

   Excepcionalmente, y siempre que no resulte procedente pagar a través de transferencia, la dirección competente en materia de tesorería podrá autorizar la domiciliación de pagos, la realización de pagos electrónicos o cualquier modalidad de pago no prevista en este artículo.

3. Los únicos movimientos que figurarán en el Libro de Bancos y, por tanto, las únicas operaciones que se podrán realizar a través de las cuentas de fondos anticipados, sin perjuicio de las transferencias de intereses a que hace referencia el artículo 3, serán por alguno de los siguientes conceptos:

   1. Ingresos:

      Provisión inicial de los fondos anticipados y reposiciones de los mismos por parte de la Tesorería General del País Vasco.

      Devolución total o parcial de anticipos de gastos.

      Ingresos financieros consecuencia de intereses bancarios.

      Excepcionalmente, figurarán los abonos que realice la entidad bancaria por retrocesiones y reintegros de pagos.

   2. Pagos:

      Pagos realizados a terceros.

      Disposiciones en metálico obtenidas para la concesión de anticipos para gastos y para la dotación inicial y posteriores reposiciones del fondo fijo de caja.

      Divisas (contravalor en euros) solicitadas a la entidad bancaria para la concesión de anticipos para gastos de viaje al extranjero.

      Gastos financieros cargados por las entidades bancarias.

Previo al pago, será necesario generar el formulario de mandamiento de pago, el cual, una vez firmado por las personas autorizadas, será archivado electrónicamente en el sistema contable.

De conformidad con el artículo 17 del Decreto 211/1997, de 30 de septiembre, los órganos encargados de la gestión de las cuentas de fondos anticipados deberán llevar los siguientes archivos y registros:

1. Archivo de facturas y otros gastos: las facturas, liquidaciones de gastos de viaje con sus justificantes y otros comprobantes se archivarán electrónicamente en el sistema contable.

2. Registro de gastos: el sistema contable proporcionará un registro de los gastos realizados y pagados para cada aplicación presupuestaria, que es la base para la cumplimentación del «Anexo» del documento contable presupuestario (ADO) de reposición de fondos anticipados indicado anteriormente, con el siguiente detalle:

   Fecha y n.º del documento financiero del gasto.

   Número de apunte de la reserva de crédito.

   Descripción: concepto del gasto.

   NIF del tercero.

   Importe: el de la operación.

   Fecha y n.º del documento financiero del pago.

   Total acumulado: total de importes hasta la última operación realizada.

3. Libro de bancos: el sistema contable proporcionará los movimientos en la cuenta de fondos anticipados de acuerdo con las operaciones relacionadas en el artículo anterior, con el siguiente detalle:

   Fecha en la que se realiza la operación bancaria. En el caso de pagos, fecha en la que se dé orden a la entidad bancaria para que realice la operación o se obtengan los fondos a través del cajero o mediante cheque. En el caso de ingresos, será la fecha en que la entidad bancaria abone los mismos.

   Número de documento financiero asignado por el sistema contable.

   Número de transferencia.

   Descripción: concepto por el que se paga o ingresa.

   Importe: el del pago o ingreso.

   Saldo.

4. Registro de anticipos: el sistema contable proporcionara un registro indicando en todo momento los anticipos para gastos concedidos, liquidados y pendientes de liquidar, es decir, de incluir como gasto en el archivo de facturas y, por tanto, en el registro de gastos, con el siguiente detalle:

   Número documento financiero asignado por el sistema contable a la concesión del anticipo.

   Importe y fecha de concesión: fecha de entrega del anticipo. La entrega del anticipo en metálico requerirá la firma de un recibí de la persona a quien se concede que será archivado en el sistema contable.

   Identificación de la persona a quien se concede el anticipo; nombre, dos apellidos y NIF.

   Importe y fecha de liquidación: fecha en la que se liquida el anticipo y, por tanto, se incluye la liquidación en el archivo de facturas y en el registro de gastos.

   Número de documento financiero asignado por el sistema contable a la liquidación del anticipo.

   Total acumulado, en cada momento, de los anticipos concedidos, liquidados y pendientes de liquidar.

5. El sistema contable proporcionará un registro de indemnizaciones por razón del servicio que recogerá la siguiente información individualizada por cada liquidación de gasto:

   1. Identificación del interesado; nombre, dos apellidos y NIF.

   2. Fecha de liquidación y número documento financiero asignado por el sistema contable a la liquidación del gasto.

   3. Importe total: Recogerá el importe total de la liquidación.

   4. Desglose del importe total por concepto de gasto, con la siguiente clasificación:

      Medios de transporte propios: recogerá los gastos en concepto de kilometraje por utilización de vehículo propio.

      Combustible o recarga de automóviles: recogerá los pagos efectuados por suministro de combustible o recarga de batería de vehículos del Parque Móvil.

      Peaje autopista.

      Aparcamiento.

      Medios de transporte colectivos: avión, ferrocarril y otros.

      Taxi.

      Gastos de alojamiento: recogerá la cantidad correspondiente al alojamiento y desayuno cuando se pernocte fuera de la residencia oficial.

      Gastos de comida y dietas de manutención: recogerá la cantidad satisfecha por los gastos originados por dichos conceptos.

      Otros gastos de viaje: recogerá cualquier otro concepto indemnizable diferente de los anteriores.

6. Relación de transferencias: El sistema contable proporcionará información de todos los pagos realizados, de acuerdo con lo indicado en el artículo anterior, con el siguiente detalle por cada orden de transferencia:

   Número de documento financiero asignado por el sistema contable.

   I.F. del tercero al que se paga.

   Nombre y dos apellidos o razón social del tercero.

   IBAN de la cuenta bancaria del tercero.

   Descripción: Concepto del gasto.

   Importe a pagar.