Constituye el objeto de la presente Orden la regulación delprocedimiento para la identificación y valoración de la documentación de laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, asícomo la regulación del funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección yAcceso de la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónomade Euskadi (COVASAD).

Quedan sujetos a la intervención de la COVASAD todos losarchivos que se integran en el Sistema de Archivo de la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, excepto el ArchivoHistórico.

La valoración documental es el proceso necesario paraestablecer el Calendario General de Conservación, instrumento básico pararacionalizar la conservación de los fondos documentales y, por ende, elpatrimonio documental.

Será objeto de identificación y evaluación la documentación dearchivo generada o que se genere en un futuro por los distintos Departamentos yorganismos dependientes de la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi, a excepción de la documentación de carácterhistórico, considerando como tal toda aquella que tenga una antigüedad superiora cincuenta años.

Con carácter general, la valoración de las series documentalesserá condición necesaria para proceder a la selección y expurgo de ladocumentación generada por la Administración General e Institucional de laComunidad Autónoma de Euskadi.

1. – La identificación afecta a la totalidad de las seriesdocumentales generadas o que se generen por la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi y se realizará con elineludible apoyo y participación de las unidades productoras de la misma.

2. – La identificación de las series documentales generadas seiniciará:

   1. Por iniciativa de la Dirección del Sistema de Archivo.

   2. A solicitud de las unidades productoras (anexo I), medianteescrito motivado a la Dirección del Sistema de Archivo.

3. – El Archivo General se pondrá en contacto con losresponsables de las unidades administrativas para tratar la identificación delas series documentales y la metodología a seguir, solicitando su colaboración afin de:

   1. Corregir, si es preciso, y validar la identificación yestudio realizados.

   2. Informar sobre las modificaciones que se realicen enrelación a las series ya estudiadas.

1. – Mediante un cuestionario elaborado al efecto, serán objetode identificación y estudio, los siguientes aspectos de cada seriedocumental:

   1. Información de la evolución organizativa de la unidadproductora.

   2. Denominación o denominaciones con las que se conoce lasSeries Documentales, indicando sus antecedentes.

   3. Unidades administrativas que intervienen en sutramitación.

   4. Contenido y tipo de información que proporciona la seriedocumental, con especial indicación de si contiene datos sometidos a algúnrégimen especial de protección o afectados por legislación específica.

   5. Existencia o no de documentación resumen del contenido de laserie y si éste se publica o no.

   6. Tipo de procedimiento administrativo que le afecta.

   7. Disposiciones normativas, tanto de carácter general comoespecíficas, que regulan el procedimiento administrativo.

   8. Relación de los trámites que conforman el expediente tipo,con indicación de los tipos documentales que los soportan.

   9. Soporte físico de los documentos.

   10. Objeto y frecuencia de consulta de la documentación.

   11. Criterios específicos que regulan el acceso a la seriedocumental.

   12. Indicación de las series documentales relacionadas y de lasunidades administrativas que las producen y conservan.

   13. Crecimiento anual expresado en número de expedientes y/ometros lineales y el total acumulado de la serie conservado en cada nivel dearchivo.

   14. Las aplicaciones informáticas para la gestión de laserie.

2. – Como resultado de este proceso se obtendrá la siguienteinformación:

   1. Series documentales, reflejo de funciones horizontales deEntidad.

   2. Series documentales reflejo de funciones específicas,propias de la unidad administrativa productora.

   3. Documentos esenciales que resultan de la realización defunciones y actividades críticas de la Administración General eInstitucional.

3. – El Archivo General sistematizará y controlará en elRegistro correspondiente la información proporcionada por los cuestionarios deidentificación de las series documentales. Asimismo deberá actualizar estainformación con las modificaciones relevantes que se produzcan en latramitación, composición, elementos y demás características de las seriesdocumentales estudiadas, comunicadas por las unidades administrativasproductoras.

Los cuestionarios se acompañarán de:

1. Anexos con la documentación justificativa de la informaciónaportada.

2. Uno o varios ejemplares de los expedientes tipo de la seriedocumental estudiada en función de los cambios detectados en sutramitación.

1. – En base a la identificación individualizada de las seriesdocumentales se analizarán y determinarán los valores primarios y secundarios dela documentación para proponer su conservación y condiciones de acceso.

2. – Corresponde a la Dirección del Sistema de Archivo elaborarla propuesta del Calendario de Conservación (anexo III) para cada una de lasseries documentales analizadas. Esta propuesta deberá contemplar los siguientesaspectos:

   1. Período de permanencia y transferencia de la documentaciónen los archivos del sistema.

   2. Plazos de conservación de la documentación.

   3. Tipo de conservación de la serie (total, parcial de la serieo de la unidad documental o expediente).

   4. Tipo de eliminación y método de muestreo a aplicar en casode considerarse el expurgo.

   5. Condiciones de accesibilidad y consulta de estadocumentación (libre o restringida y plazo de la restricción).

   6. Si se trata o no de documentos esenciales de laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

3. – Se podrán plantear, igualmente, propuestas de mejora enrelación al tratamiento y organización de las series.

1. – La Dirección del Sistema de Archivo es el órgano competentepara la remisión a la Comisión de Valoración y Selección de la Documentación delas propuestas de calendarios de conservación, para la emisión del informe odictamen preceptivo.

2. – Cada una de las propuestas de Calendario de Conservacióndeberá ir acompañada del Cuestionario de identificación de la serie documentalanalizada y su documentación complementaria.

1. – La Comisión de Valoración, Selección y Acceso de ladocumentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi(COVASAD) se configura como un órgano asesor, de carácter participativo einterdisciplinar, con las funciones de analizar y valorar todas las tipologías yseries documentales generadas por la Administración General e Institucional dela Comunidad Autónoma de Euskadi.

2. – En lo no regulado en la presente Orden, la COVASAD podrácomplementar sus normas de funcionamiento, de conformidad con la Ley 30/1992, de26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y delProcedimiento Administrativo Común, mediante acuerdos adoptados por la mayoríaabsoluta de sus miembros.

1. – La presidencia de la COVASAD recaerá en la Dirección deRecursos Generales o persona en quien delegue.

2. – Serán funciones de la presidencia de la Comisión:

   1. Ostentar la representación de la Comisión.

   2. Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias yextraordinarias, así como la fijación del orden del día de las mismas.

   3. Presidir las sesiones, moderar el desarrollo de los debatesy dar la sesión por finalizada o prorrogarla, fijando la fecha de la siguientereunión.

   4. Dirimir con su voto de calidad los posibles empates que seproduzcan, a efectos de facilitar la adopción de acuerdos.

   5. Facilitar la participación de todas las personas quecomponen la Comisión.

   6. Visar y firmar las actas y certificaciones de los acuerdosadoptados por la Comisión.

   7. Proponer a la Dirección del Sistema de Archivo de laAdministración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi lacreación de grupos de trabajo que se consideren necesarios en el seno de laComisión.

   8. Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes a sucondición de Presidente o Presidenta de la Comisión.

1. – La vicepresidencia de la COVASAD recaerá en la Jefatura delServicio de Gestión del Sistema de Archivo de la Administración General eInstitucional de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

2. – Su titular sustituirá a quien presida la COVASAD en loscasos de vacante, ausencia, enfermedad u otra causa legal.

3. – Esta persona también podrá ser sustituida por lasmencionadas razones. En este caso, el cargo recaerá en el vocal o la vocal demayor antigüedad y edad, por este orden.

1. – Se establecen dos figuras de miembros vocales de laComisión:

   1. Vocales Permanentes, quienes participan todas las Sesionesde la Comisión.

   2. Vocales Especiales: participarán en las Sesiones de laComisión en función de las series documentales a valorar. Por tanto, será vocalespecial el personal técnico superior del Departamento, Organismo Autónomo, EntePúblico de Derecho Privado o Sociedad Pública productor de la documentación,convocado en función de la documentación a tratar en cada sesión.

2. – El cargo de vocal será indelegable y tendrá una duración decuatro años. Transcurrido este plazo podrán ser propuestos y nombrados paraperíodos de igual duración.

3. – No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, elpersonal al servicio del Gobierno Vasco cesará como vocal cuando cese en elcargo cuyo desempeñó motivó su nombramiento.

4. – En los supuestos de previsible ausencia prolongada decualquier vocal por alguna de las causas establecidas legalmente, se procederáal nombramiento de suplente, que desempeñará sus funciones por el tiempo quedure aquella. La formalización del nombramiento y del cese de suplente serealizará de acuerdo con lo previsto para el nombramiento de vocal. El tiempoque dure la suplencia se imputará al período de mandato del vocal suplido.

5. – Ningún vocal de la Comisión podrá atribuirse funciones derepresentación de la misma, salvo que expresamente le hayan sido reconocidas poracuerdo adoptado en sesión válidamente constituida.

6. – Son funciones de los miembros vocales de la Comisión:

   1. Recibir con una antelación mínima de diez días naturales laconvocatoria conteniendo el orden del día de la reunión de la Comisión, así comola documentación e información necesaria relativa a las distintas seriesdocumentales que se examinarán y valorarán en la reunión.

   2. Obtener y preparar la información precisa para cumplir lasfunciones asignadas.

   3. Participar en las reuniones que se celebren con la finalidadde aportar la mayor información posible a fin de adoptar el acuerdooportuno.

   4. Ejercer su derecho al voto, formulando un voto particular encaso de discrepancia con el acuerdo adoptado, expresando las causas y/omatizaciones que apoyan su reserva.

   5. Plantear propuestas e iniciativas dentro del ámbito de lascompetencias que tiene la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a laDocumentación.

1. – En caso de vacante o ausencia de quien ejerza las funcionesde Secretario o Secretaria de la Comisión, desempeñará el cargo otra personaperteneciente a la escala técnica del Servicio de Gestión del Sistema de Archivode la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma de Euskadio, en su defecto, el miembro o la miembro presente más joven de la Comisión.

2. – Son funciones del Secretario o Secretaria:

   1. Preparar y cursar el orden del día de las sesiones.

   2. Efectuar la convocatoria de las sesiones por orden del/laPresidente.

   3. Recibir y registrar los escritos dirigidos a la Comisión deValoración, Selección y Acceso de la Documentación.

   4. Preparar el despacho de los asuntos, redactar y autorizarlas actas de cada sesión.

   5. Expedir certificaciones de las actas, dictámenes y acuerdosadoptados por la Comisión.

   6. Responsabilizarse del archivo y control de los expedientesde valoración de las series documentales, así como de la custodia de las Actasde la Comisión.

   7. Elaboración de la Memoria Anual de la Comisión.

   8. Cuantas otras funciones sean inherentes a su condición deSecretario/a de órgano colegiado.

1. – No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asuntoque no figure incluido en el orden del día de la convocatoria, salvo que esténpresentes todos los miembros de la Comisión y sea declarada la urgencia delasunto por el voto favorable de la totalidad de los mismos.

2. – En la votación, cada uno de los miembros presentesexpresará en la Comisión el sentido de su voto que solo podrá ser favorable odesfavorable al acuerdo sometido a votación.

1. – De todas las reuniones se levantará la correspondiente actapor el Secretario de la Comisión, en la cual se reflejarán fielmente lasdeliberaciones y criterios seguidos para la valoración de cada serie, así comolos acuerdos adoptados, de conformidad con los establecido en el artículo 27.1de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de lasAdministraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2. – En el acta figurará, a solicitud de los respectivosmiembros del órgano, el voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lojustifiquen o el sentido de su voto favorable. Asimismo, cualquier miembro tienederecho a solicitar la trascripción integra de su intervención o propuesta,siempre que aporte (en el acto o en el plazo que señale el/la Presidente/a), eltexto que se corresponda fielmente con su intervención, haciéndose así constaren el acta o uniéndose copia a la misma.

3. – Los miembros que discrepen del acuerdo mayoritario podránformular voto particular por escrito en el plazo de cuarenta y ocho horas, quese incorporará al texto aprobado.

4. – Las actas se aprobarán en la misma o en la siguiente sesiónde la Comisión, pudiendo el/la Secretario/a emitir certificado de acuerdosadoptados sin perjuicio de la posterior aprobación del acta.

5. – Se emitirán certificaciones de los acuerdos adoptados(anexo IV), uno para los solicitantes –en el caso de ser iniciado el proceso departe- y otro para la Dirección del Sistema de Archivo, que deberá ejecutar elacuerdo.

6. – En las certificaciones de acuerdos adoptados emitidas conanterioridad a la aprobación del acta se hará constar expresamente talcircunstancia.

1. – Las propuestas de Calendarios de Conservación remitidas porla Dirección del Sistema de Archivo serán analizadas por la COVASAD para que enel plazo de tres meses emita el dictamen preceptivo.

2. – La presidencia de la COVASAD remitirá el Dictamen a laComisión de Valoración y Selección de la Documentación (COVASED), adscrita a laDirección de Patrimonio Cultural, a fin de que ésta redacte el informe previstoen el artículo 14 del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre.

1. – Transcurridos los plazos establecidos para la emisión delinforme mencionado, los Calendarios de Conservación se someterán a la aprobacióndel titular del departamento de Hacienda y Administración Pública.

2. – El plazo para la emisión de la Orden de aprobación de losCalendarios de Conservación no podrá ser superior a los seis meses, a partir dela fecha de aprobación del dictamen de la Comisión de Valoración, Selección yAcceso de la Documentación (COVASAD).

3. – Una vez publicada la correspondiente Orden en el BoletínOficial del País Vasco, los calendarios de conservación serán de obligadocumplimiento para los organismos y unidades a administrativas afectadas encuanto unidades productoras de la serie documental objeto de ladisposición.

Para el mejor funcionamiento de la Comisión, se elaborará unPlan de Trabajo Anual en el que se estructuren y prioricen las actuaciones de laComisión en base a las previsiones de valoración de series documentalesformuladas por los distintos órganos de la Administración Pública de laComunidad Autónoma de Euskadi que ejerzan competenciasarchivísticas.

1. – Los órganos autorizados para la iniciación del proceso deidentificación y valoración, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6.2de la presente Orden, podrán solicitar la revisión de la valoración de la SerieDocumental derivada de la existencia de modificaciones de importancia en lagestión de esta documentación o por la aportación de información de interés notenida en cuenta anteriormente.

2. – La solicitud de revisión se presentará mediante documentonormalizado (anexo II), acompañado de la correspondiente memoriajustificativa.

3. – Aceptada la solicitud, se iniciará un nuevo procedimientode valoración, incorporándose, la decisión adoptada en el Calendario General deConservación.

4. – En el caso de no ser admitida la propuesta, la Direccióndel Sistema de Archivo fundamentará su decisión y la notificará a la oficinaproductora.

En Vitoria-Gasteiz, a 19 de diciembre de 2005.

La Consejera de Hacienda y Administración Pública,

IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.