¿Me puedo identificar en IKSeeM con el certificado electrónico de la Fábrica de Moneda y Timbre?

Sí.

¿Me puedo identificar en IKSeeM con la BakQ?

No.

¿La vinculación de una persona a una entidad en IKSeeM vale para tramitar en INGURUNET?

No. Las vinculaciones hechas en IKS solo sirven en IKS, no sireven para INGURUNET. En INGURUNET se deberá contar con un apoderamiento del Registro Electrónico de Apoderamientos.

Si desconozco o se me extravía el PIN de la tarjeta, ¿qué puedo hacer?

Tendré que ponerme en contacto con Izenpe , organismo que emite los Certificados Digitales en la CAPV.

Izenpe responde

Por teléfono en el 900 840 123, o desde el buzón de contacto

Si la entidad tiene Personalidad Jurídica ¿puede acceder de forma habitual con Tarjeta de persona ciudadana o DNI electrónico?

No. Debe acceder con Tarjeta de Entidad (a nombre del representante legal) o Corporativa Privada (a nombre de una persona perteneciente a dicha entidad).

La Tarjeta de persona ciudadana o DNI electrónico únicamente es válida para personas físicas que trabajan por cuenta propia (es decir, para autónomos).

En las Comunidades de vecinos, ¿puede la gestoría acceder al Sistema IKSeeM en nombre de la Comunidad?

No. Tendrá que ser la persona administradora o un vecino o vecina de la Comunidad con su tarjeta de persona física la que acceda al Sistema IKSeeM.

¿Puede una entidad de fuera de la CAPV acceder al sistema?

Si, puede acceder si así lo requiere. Podrá acceder con su e-DNI o con el certificado de la FNMT. En cualquiera de los dos casos deberemos vincularle y solicitar por e-mail los datos necesarios para ello, salvo que sea una persona que desarrolle su actividad como autónoma y utilice su e-DNI.

Al intentar guardar los datos de Entidad identificándonos como Sociedad Limitada, me aparece el mensaje "el tipo de empresa no se corresponde con el CIF". ¿Qué debo hacer?

En tipo de empresa tendré que seleccionar “Sociedad de Responsabilidad Limitada” en vez de “Sociedad Limitada”.

Una vez que he accedido, ¿cómo consulto el NIMA?

Entro en Entidades y Centros clico en cualquiera de los dos (Entidades o Centros) y sin escribir nada Buscar. Aparecerán todos los datos de la entidad y entre ellos el NIMA.

¿Cómo crear una nueva eDMA solicitud?

Para la creación de una solicitud hay que acceder a: e-environment / e-DMA solicitud

La siguiente pantalla variará dependiendo de si tenemos solicitud pendientes de presentar o no. A lo largo de todo el proceso de creación de una solicitud existe la posibilidad de guardarla, de tal manera que en cualquier otro momento se puede retomar la presentación de la misma.

Listado con todas las solicitudes pendientes de presentar

Se dan dos opciones: la opción de retomar/modificar una que todavía este pendiente de presentar, y otra posible opción, es la de creación de una nueva solicitud.

Comienzo de una nueva solicitud

Primer paso/pantalla: sector/procedimiento

Se solicita la información que va a determinar el área a la que va dirigida la solicitud.

En esta pantalla los datos que se solicitan de forma obligatoria son:

• Datos de la entidad y centro a la que va dirigida la solicitud
• Sector y procedimiento
• Descripción: breve comentario que defina la solicitud

Segundo paso/pantalla: documentos

Aquí se adjuntan todos los documentos necesarios para el procedimiento seleccionado anteriormente.

Esta pantalla esta dividida en tres áreas:

Área informativa: datos que se han rellenado en el paso anterior.

Documentación obligatoria: Documentos que hay que adjuntar como mínimo para poder continuar con la solicitud.

Puede darse el caso, de que el procedimiento seleccionado no requiera de documentación obligatoria, con lo que esta tabla aparecería vacía y se podría continuar con la solicitud.

Para poder adjuntar los documentos hay dos posibles vías:

• Accediendo a través del botón Añadir Fichero al equipo local.

• Accediendo al box documental a través del icono

Documentación opcional: documentación que no es obligatoria

Para que todos estos cambios en los documentos se hagan efectivos hay que pulsar en Consolidar Documentos. Una vez que todos los documentos tienen el ok, el botón de continuar con la solicitud se habilita y se puede continuar con la misma.

Tercer paso/pantallas siguientes

Se continúa con la solicitud, rellenando los apartados oportunos en las siguientes pantallas.

En esta última pantalla las direcciones de correo son datos obligatorios, es decir, sin rellenarlos no se puede continuar. La dirección electrónica es una dato muy importante, porque es la dirección de correo electrónico a la que van a llegar las notificaciones que envíe el administrador en relación con la solicitud.

Cuarto paso/pantalla: resumen y firma

La siguiente pantalla que se muestra, corresponde a un breve resumen de los documentos que se han adjuntado y algún dato más.

Se continúa con la presentación de la solicitud pinchando en el botón Firmar. Esta firma se realiza a través de izenpe, para ello tenemos que tener insertada la tarjeta con la que se ha entrado en la aplicación.

Y finalmente se obtiene un justificante con el número de registro que ha devuelto la administración.

En este punto ya se ha presentado la solicitud.

¿Cómo ver el código de un expediente?

Una vez presentada la solicitud, automáticamente el sistema genera un código que se asigna a la misma.

Para visualizar el código, en la página de entrada a la aplicación, acceder al módulo e-environment/Mis Expedientes.

En la siguiente pantalla se observa una lista de expedientes ordenada por fecha de presentación de la solicitud.

Hay dos maneras de localizar el expediente, bien de forma directa en el listado o a través de acceso Filtrar.

Una vez localizado, hay que fijarse en la columna Código y ese es el código que la aplicación ha asignado a ese expediente.

¿Cómo darse de alta como entidad de representación (EGIA)?

Entramos en e-environment, en e-DMA Solicitud y seleccionamos:

• SECTOR: e-ENVIRONMENT-IS
• PROCEDIMIENTO: ALTA ENTIDADES REPRESENTACIÓN EGIA/EVIA/ECA

DESCRIPCIÓN: “Alta entidades representación ECA”  y continuamos:

Los documentos obligatorios son:

• La Acreditación de experiencia en el Sistema IKS-eeM
• El convenio de habilitación (PDF, 331 KB) (Firmado electrónicamente)
• La relación de personal que va a actuar en nombre de terceros
• Los procedimientos en los que se va a actuar.

Una vez suscrito el convenio se le dará de alta al centro en el registro de Entidades de  Representación EGIA/EVIA/ECA y estará activo para ser seleccionado por sus clientes en su bolsa de EGIAs.

¿Cómo actuar en nombre de una instalación cliente?

La instalación debe ir a e-DMA/Gestión de Bolsas del Centro y clicar sobre la bolsa de EGIAs.

En la siguiente pantalla deberá elegir la opción “Crear”

La instalación podrá seleccionar del registro de EGIAs aquella que le interese (mediante la lupa o incluyendo el NIMA) para darle de alta en su Bolsa de EGIAS.

Rellenará también la fecha de inicio y fecha de fin.

Tendrá que activar el apartado LOPD y “Guardar”

A partir de ese momento aparecerá “colgando” de la Entidad el centro que ha seleccionado para actuar en su nombre en todos los módulos del sistema, incluyendo la e-DMA Solicitud.

¿Cómo dar/modificar/anular permiso de representación a una EGIA?

Para dar de alta como representante a una de las entidades habilitadas en el sistema como EGIA se debe acceder, dentro del apartado e-DMA, al subapartado Gestión de bolsas del centro y acceder a la bolsa denominada Relación de Gestores por Centro EGIA.

La siguiente pantalla muestra la relación de EGIAs que están o han estado habilitados como representante. En esa misma pantalla se puede “Crear” una nueva representación.

La persona usuaria de IKSeeM seleccionará del registro de EGIAs aquella que le interese, mediante la lupa o incluyendo el NIMA de la EGIA, y rellenará la fecha de inicio y fecha de fin de la representación.

Nota: Es recomendable indicar siempre una fecha de fin de representación. Mientras no se indique una fecha de fin, o se inactive esa EGIA en la bolsa, la EGIA podrá seguir accediendo a los datos de la empresa en IKSeeM. Esta fecha fin puede ampliarse o reducirse en cualquier momento.

A continuación, se debe leer la nota sobre la Ley Orgánica de Protección de datos (LOPD), marcar como leído y guardar.

A partir de ese momento la EGIA ya puede entrar en el sistema y realizar el trámite que la instalación le haya encomendado.

En este mismo apartado la instalación puede, en cualquier momento, modificar o anular este permiso.

Notificaciones y correos de aviso en los casos de representación

En el apartado Mis Expedientes se encuentran los expedientes tramitados por la instalación.

Dentro de un expediente, la pestaña denominada Expediente muestra, además de los datos de la propia instalación, los datos de la EGIA que ha actuado como representante. La instalación siempre tendrá acceso al expediente (aunque lo haya tramitado la EGIA).

En todos los expedientes de IKS la administración envía una notificación de respuesta. Esa notificación la podrá leer la empresa o la EGIA (si su permiso está en vigor), y conviene acordar quién se va a encargar de acceder a la notificación, para evitar que se quede sin leer (Existe una cuarta pestaña, junto a Expediente, Documentos e Historial, denominada Notificaciones).

Al iniciar un expediente se pueden indicar dos correos electrónicos para ese expediente en concreto (“correo de notificación” y “correo de aviso”). Pese a su denominación diferente, ambos cumplen la misma función: cuando la administración emite una notificación para ese expediente, la aplicación automáticamente envía dos correos electrónicos indicando de que existe una notificación pendiente de leer en IKS (1). Es muy recomendable que una de esas direcciones sea de quien se vaya a encargar de entrar a leer la notificación. En el caso de que se haya acordado que la EGIA es quien va a acceder a la notificación, es conveniente que la otra dirección sea de alguna persona de la empresa representada, para que sepa que ha habido una respuesta por parte de la administración.

(1) Si en el plazo de 10 días naturales no se accede al contenido de la notificación, se tiene por efectuado el trámite, siguiéndose el procedimiento: por ejemplo, comienza a contar el plazo de un mes para presentar recurso ante una resolución, o el plazo que haya dado la administración para responder a una subsanación.

¿Cómo añadir documentos en el Box Documental?

Se puede hacer una búsqueda por CIF, nombre de entidad, o nombre de centro. Lo más rápido es introducir el NIMA propio. Y darle a “Siguiente”.

Se abre otra pantalla en la que hay desplegables para seleccionar el Sector, Procedimiento y Tipo de documento. También hay que rellenar la Descripción Castellano y Descripción Euskera.

“Examinar” nos lleva a buscar el archivo entre nuestros ficheros.

Una vez seleccionado, damos al botón “Añadir”.

¿Cómo ver, anular y borrar documentos en el Box Documental?

Ver

Los documentos añadidos los podemos ver desde Mis Documentos.

Anular/Restablecer

En el Box Documental: Buscar documentos

Introducir el NIMA y Buscar:

Para anular un documento, hay que seleccionarlo y dar al botón "Anular".

Se verá con un aspa roja.

Para que vuelva a ser válido ese documento hay que marcar “Restablecer”, y vuelve a su estado no anulado.

Borrar

Para borrar

definitivamente un documento,hay que marcar “Borrar”.

Los documentos borrados se eliminan completamente del sistema; los documentos anulados no son visibles en el apartado Mis Documentos (sólo muestra los documentos activos), pero sí son visibles en el apartado Buscar documentos (y desde ahí se pueden restablecer en cualquier momento).

Internet Explorer 11 se retirará el 15 de junio de 2022, ¿cómo podré acceder a IKS?

Se puede acceder a IKS en Edge , en el modo Internet Explorer.