Dokumentu-saila: administrazio-unitate batek eginkizun jakin bat egitea dakarren administrazio-jarduerari dagokio.

Sailkapen-taula egiteko eta eguneratzeko erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko sail, entitate eta erakunde bakoitzean dokumentuen kudeaketaren ardura duten langileekin lankidetzan.

3. Dokumentuen tipología.

   Dokumentu-tipoa egiturazko antzeko ezaugarriak dituen eginkizun bera egiteak dakarren oinarrizko dokumentu-unitatea da. Administrazio-prozeduren izapideei dagozkien dokumentu zehatzetan gauzatzen dira dokumentu-tipoak.

   Dokumentuen tipologia eguneratzeko erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko sail, entitate eta erakunde bakoitzean dokumentuen kudeaketaren ardura duten langileekin eta administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzarekin lankidetzan.

4. Dokumentu elektronikoen formatuen estandarrak.

   Administrazio elektronikoko zerbitzuak neutraltasun teknologikoa ahalbidetzen duten baldintzetan eman ahal izatea errazteko, dokumentu elektronikoek Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoaren estandar teknologikoen dokumentuan jasotako formatuetan kodifikatuta egon beharko dute.

   Dokumentu elektronikoen formatuak definitzeko ardura informatikaren eta telekomunikazioen arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio.

5. Metadatuen profila.

   Administrazioak bere metadatuen eskema sortu du, dokumentu elektronikoen edukia, testuingurua eta egitura jasotzen dituzten metadatuak euren bizi-ziklo osoan gehitzeko eta kudeatzeko modua definitzen duen tresna izateko.

   Metadatuen eskema eguneratzeko erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, Euskal Autonomia Erkidegoko sail, entitate eta erakunde bakoitzean dokumentuen kudeaketaren ardura duten langileekin eta administrazio elektronikoan eskudun den zuzendaritzarekin lankidetzan.

6. Kontserbazio-egutegi orokorra.

   Kontserbazio-egutegi orokorra dokumentu-sail bakoitzarentzat artxibo-maila bakoitzean izan behar duen iraupena, kontserbatzeko epea eta eskuragarritasun-maila ezartzen dituen tresna da.

   Kontserbazio-egutegi orokorra egin eta eguneratzearen erantzukizuna artxiboaren eta dokumentazioaren arloan eskudun den zuzendaritzari dagokio, COVASADek bere irizpena eman ondoren.

5. Dokumentuen bizi-zikloa.

   DEKP dokumentuen bizi-zikloaren fase guztiei aplikatzen zaie.

1. Erregistroa.

   Erregistroaren fasea dokumentuak izapide administratiboa izateko aurkeztu, jaso edo irteten diren uneari dagokio. Dokumentuak erregistratzen diren unean artxibo elektroniko bakarrean (Dokusi) sartzen dira.

   Fase horretan, emandako dokumentuak zaintzeko erantzukizuna erregistroaren arloko laguntza-bulegoena izango da.

2. Izapidetzea.

   Izapidetzeko fasea administrazio-espedienteak ebazteko egin behar diren jarduketek osatzen dute.

   Oro har, administrazio-prozedura hasteko, antolatzeko, bideratzeko, amaitzeko eta egikaritzeko faseak biltzen ditu.

   Fase horretan, dokumentazioa zaintzeko erantzukizuna administrazio-unitate izapidegilearena da.

3. Artxiboa.

   Izapidetzeko erabilitako kudeaketa-sistemetatik, hura amaitutakoan, espedienteak eta haien dokumentuak, bulegoko artxibo mailan, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboa Kudeatzeko Sisteman txertatuko dira. Artxibo elektroniko bakarra (Dokusi) haren parte da.

   Hura kudeatu eta kontrolatzeko, Artxiboa Kudeatzeko Sistemak sistema informatiko bat dauka (AKS/SGA). Sistema horrek amaitutako espedienteei nahiz haien dokumentu elektronikoei buruzko informazioa eskuratzen du.

   Halaber, artxibatzen diren dokumentu elektronikoak eurak izapidetzeko erabilitako kudeaketa-sistemetatik kontsultatu ahalko dira.

   Dokumentazioa bulego izapidegilearen artxiboan dagoen bitartean, hura zaintzeko erantzukizuna administrazio-unitate bakoitzarena izango da.

   Dokumentazioa artxibo nagusira transferitzen denean, hura zaintzeko erantzukizuna artxibo maila horrena izango da.

6. Dokumentu elektronikoak kudeatzeko prozesuak.

   Dokumentu elektronikoen bizi-zikloan dokumentuak kudeatzeko prozesu hauek sortzen dira:

1. Dokumentu elektronikoak sortzea.

   Administrazioak sortutako dokumentu elektronikoek estandar teknologikoetan jasotzen diren formatuak bete behar dituzte.

   Beharrezkoa izan daiteke dokumentu elektronikoek sinadura elektronikoa edukitzea. Halako kasuetan, sinadura elektronikoari eta ziurtagiri elektronikoei buruzko politika arautzen duen araudia bete beharko du hark.

   Dokumentu elektronikoek identifikazio zenbaki bat beharko dute haien benetakotasuna paperezko euskarrian frogatu behar bada. Elektronikoki sortutako kode bat edo Euskal Autonomia Erkidegoko egoitza elektronikoa sartuz hura egiaztatzea ahalbidetzen duen beste egiaztapen-sistema bat erabiliko da horretarako. Kode hori izanda paperean inprimatutako kopia benetako kopiatzat hartuko da, 21/2012 Dekretuaren 46. artikuluaren arabera.

2. Dokumentu elektronikoen erregistroa.

   Dokumentu elektronikoen erregistroak dokumentu elektronikoak administrazioan sartu edo irten direla markatzen du, eta haien jarraipena ahalbidetzen du administrazio-izapideetan.

   21/2012 Dekretuaren 21. artikuluaren arabera, formatu digitala duten dokumentuak Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Publikoaren Erregistro Elektronikoan erregistratuko dira.

   Administrazioak herritarren eskura jarriko ditu eskaera-eredu elektronikoak egoitza elektronikoan eta erregistroaren arloko laguntza-bulegoetan. Halaber, dokumentuak irakurtzea eta kontserbatzea ahalbidetzeko, izapidetzeko erabili beharko diren formatuen berri emango du.

   Erregistroaren arloko laguntza-bulegoetako langileek, dagokien aplikazio korporatiboa erabiliz eta dokumentuak digitalizatzeko gidaliburuko gidalerroak betez, herritarrek erregistratzeko emandako dokumentuak digitalizatuko dituzte. Jarraian, dokumentuak itzuliko dizkiete aurkeztu dituztenei.

3. Dokumentu elektronikoak atzematea.

   Dokumentu elektronikoak atzemateak eta identifikazio kode bat jartzeak artxibo elektroniko bakarrean (Dokusi) sartzea dakarte eta haien identifikazioa bermatzen dute.

   Atzematearen xede nagusia, biltegiratzeaz gain, dokumentuaren, haren ekoizlearen eta sortu zen testuinguruaren arteko erlazio bat ezartzea da. Hori lortzeko, Dokumentu elektronikoaren elkarreragingarritasuneko arau teknikoan zehaztutako derrigorrezko gutxieneko metadatuak esleitzen dira.

   Dokumentu elektronikoaren atzematea dokumentuak kudeatzeko beste prozesu eta eragiketa batzuekin osatzen da (erregistroa, sailkapena, espediente elektronikoaren aurkibidea), Espediente elektronikoaren elkarreragingarritasuneko arau teknikoan adierazten denez.

   Artxibo elektroniko bakarrean (Dokusi) sartuko dira administrazio-jarduketetan sortutako dokumentu elektroniko guztiak eta bai administrazio-prozeduren espedienteetan sartutakoak ere, elkarreragingarritasunaren bidez jasotako erantzunak eta benetako kopia elektroniko guztiak barne.

4. Dokumentu elektronikoen banaketa.

   Erregistratutako dokumentu elektroniko guztiak telematikoki banatu behar zaizkie eurak izapidetzeko ardura duten administrazio-unitateei.

5. Dokumentu elektronikoen sailkapena.

   Izapidetze elektronikoaren aurretik, prozedura bakoitzak sailkapen-taulako dokumentu-sail bati lotuta egon behar du.

   Herritarrek emandako dokumentuak dagokien erregistro-idazpenari lotuta egongo dira. Antolatzeko eta bideratzeko faseetan, dagozkien administrazio-espedienteei esleituko zaizkie, eta prozedurako eta dokumentu-saileko kodea lotuko zaie.

   Prozedura bera erabiliko da Administrazioak sortutako dokumentu elektronikoekin.

6. Dokumentu elektronikoen deskribapena.

   Deskribapenak eskatzen diren dokumentuak identifikatzea eta berreskuratzea ahalbidetzen du. Horretarako, metadatuen eskema korporatiboaren bidez deskribatu behar dira.

   Dokumentua izapidetzean sartzen denean derrigorrez jakinarazi beharko da zer dokumentu tipologiakoa den.

7. Dokumentu elektronikoetarako sarbidea.

   Dokumentu elektronikoetarako sarbidea uztailaren 22ko 174/2003 Dekretuak (Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren antolamendu eta funtzionamenduari buruzko Dekretua) VI. kapituluan eta hura garatzeko araudiak, nahiz Segurtasun Eskema Nazionalaren gidalerroek xedatutakoak arautzen du.

   Herritarrek 21/2012 Dekretuaren II. tituluak xedatutakoa betez eskuratu ahalko dituzte dokumentu elektronikoak. Titulu horretan, egoitza elektronikoa eta iragarki-taula arautzen dira.

   Goi-mailako kalifikazioa duten dokumentu elektronikoetarako sarbidea Euskal Autonomia Erkidegoko Artxibo Elektroniko Bakarrean (Dokusi) geratuko da erregistratuta, abenduaren 13ko 15/1999 Lege Organikoak (Izaera Pertsonaleko Datuak Babesteari buruzko Lege Organikoa) xedatutakoaren arabera.

   Administrazioek trukatuko dituzten, nahiz herritarrek kontsultatuko dituzten dokumentu eta espediente elektronikoek Elkarreragingarritasun Eskema Nazionalean eta hura garatzeko Elkarreragingarritasun Arau Teknikoetan formatuari, egiturari eta metadatuei buruz ezarritako gutxieneko baldintzak bete behar dituzte.

8. Dokumentu elektronikoen kalifikazioa.

   Dokumentu elektronikoen kalifikazio-prozesuan balorazioa, eta kontserbazio-egutegietan ezartzen diren kontserbazio eta transferentzia epeen zehaztapena sartzen dira.

   Kontserbazio-egutegiak artxiboan eta dokumentazioan eskudun den sailaren titularrak onartu beharko ditu, COVASADek irizpena eman eta gero.

9. Dokumentu elektronikoak kontserbatzea.

   Herritarren eta Administrazioaren arteko harremanen ebidentzia eta froga direnez gero, Administrazioaren jarduketetan erabili diren eta pertsonen eskubideei edo interesei eragiten dieten administrazio-ekintzak dauzkaten dokumentu elektroniko guztiak eta amaitutako prozedurei dagozkien dokumentu elektronikoak Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboa Kudeatzeko Sisteman kontserbatu beharko dira.

   Dokumentu elektronikoek euren bizi-ziklo osoan duten kontserbazioak haietarako sarbidea bermatu behar du. Hori dela-eta, aldian-aldian kontrol eta eguneraketa prozesuak egin behar dira, alde batetik, sinadura elektronikoak iraungitzea eta, bestetik, dokumentu elektronikoen formatuak zaharkitzea saihesteko.

   Sinadura elektronikoaren balio-bizitza mugatua da. Sinadura elektronikoa kontserbatzeko, hura denbora-zigilu batez estali beharko da, zeinak haren balio-denbora adieraziko baitu. Denbora-zigilua eman duen agintariaren ziurtagiria iraungitzear dagoen unean, sinadura elektronikoa beste denbora-zigilu batez estaliko da. Denbora-zigilu horrek balio-denbora luzeago egingo du.

   Dokumentu elektronikoen formatuak kontserbatzeko Estandar Teknologikoen Dokumentua hartu beharko da kontuan. Dokumentu horrek elkarreragingarritasun maila egokia ziurtatzeko administrazioak aplikatu behar dituen formatuei buruzko irizpideak eta gomendioak biltzen ditu.

   Formatu bat zaharkitzeko arriskua dagoenean informazio-sistemen arloan eskudun den zuzendaritzak formatua aldatuta dokumentuen benetako kopia sortzeko prozedura normalizatuak aplikatuko ditu.

   Gauza bera gertatuko da formatu jakin bat Estandar Teknologikoen Dokumentuan onartutakoetatik desagertzen bada.

10. Dokumentu elektronikoen transferentzia.

    Administrazio-prozeduren espedienteak eta haien dokumentuak, haien izapidetzea amaitu denean, Artxiboak Kudeatzeko Sistemaren bulegoko artxibo mailan sartuko dira espedienteak kudeatzeko sistemetatik, zenbait transferentzia prozesu teknikoren bidez.

    Kontserbazio-egutegi orokorrean ezarritako transferentzia-epeak betetakoan, bulegoko artxibotik artxibo nagusira transferituko dira, 174/2003 Dekretuan eta hura garatzeko arauetan xedatutakoaren arabera.

    Dokumentuak dauden artxibo-mailako langileen ardura izango da transferentziak egitea.

11. Dokumentu elektronikoak espurgatzea.

    Dokumentuak espurgatzea dokumentuak ezabatzeko prozesua da. Haiek berreraikitzea eta ondoren erabiltzea galarazteko moduan egingo da prozesua.

    Dokumentu elektronikoak espurgatzeko Ogasun eta Herri Administrazioko sailburuaren 2005eko abenduaren 19ko Aginduan (Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Instituzionaleko artxibo-sistemaren arautegiari buruzko Agindua) adierazitakoa beteko da.

    Artxibo-maila guztietan aukeratu eta ezabatuko da dokumentazioa, kontserbazio-egutegi orokorrak dokumentu-sail bakoitzerako definitu dituen iraupen- eta kontserbazio-aldiak aintzat hartuta.

    Dokumentu elektronikoak suntsitzeko sistema Artxiboaren Kudeaketa Sistemaren (AKS/SGA) aplikazio informatikoan ezarritakoa da.

12. Dokumentuen benetako kopia elektronikoak.

    21/2012 Dekretuaren 43. artikuluak aipatzen dituen benetako kopia elektronikoak hauek egingo dituzte:

    1. Administrazio elektronikoan eskudun den organoak, 21/2012 Dekretuaren 55. artikuluan definitutako administrazio elektronikoaren zerbitzu komunek kudeatutako administrazio-prozeduretan egiten direnean.

    2. Organo eskudunek, arestiko paragrafoan aipatu zerbitzu komunak erabiltzen ez diren administrazio-prozeduren kasuetan.

       Benetako kopiak eskuratzeko, digitalizazio prozesuan eskuratutako irudi digitalen edukiaren identitatea eta osotasuna maila ertaineko zigilu elektronikoaren bidez bermatuko dira. Zigilu elektronikoa kasu bakoitzean eskudun den organoak eskatuko du xede horretarako.

       Benetako kopia elektronikoek jatorrizko dokumentuaren balio eta eraginkortasun juridiko berbera izango dute unean uneko prozedura zehatzean.

       Benetako kopia elektronikoak eskuratzeko Dokumentuak digitalizatzeko gidaliburuko gidalerroei jarraituko zaie.

13. Paperezko edo elektronikoa ez den beste euskarri bateko jatorrizko dokumentuak benetako kopia elektronikoekin ordeztea.

    21/2012 Dekretuaren 47. artikuluaren arabera, paperezko edo elektronikoa ez den beste euskarri bateko jatorrizko dokumentuak DEKP honetan ezartzen den moduan ordeztu ahalko dira.

    Ordezteko, dokumentuak zaintzen dituen organoaren baimena beharko da, izan administrazio-unitate ekoizle bat, izan Artxiboa Kudeatzeko Sistema. Baimen horretan, halaber, ordeztuko diren dokumentuen funtsen xehetasunak sartuko dira eta ordezteko erabakiaren ebidentzia gisa artxibatuko da.

    Ordezteko baldintza orokorrak:

    1. COVASADek ordezteko aukera erabakiz baloratutako dokumentu-sail batekoak izan behar dute ezabatuko diren dokumentuek.

    2. Balio historikoa edo artistikoa badute edo esanguratsuak izateagatik eurak kontserbatzea eta babestea gomendagarria bada, dokumentuak ez dira inolaz ere suntsituko.

    3. Agindu honetan aurreikusi ez den beste edozein dokumentu ezabatzeko Euskal Autonomia Erkidegoko dokumentuen eta artxiboen araudian xedatutakoa beteko da.

       Dokumentuak ezabatzea

       Dokumentazioa suntsitzen denean, horren euskarria edozein dela ere, ezinezkoa izango da dokumentuak berritzea edo haietan gordetzen den informazioa berreskuratzea. Dokumentuak suntsitzeko sistema kasuan kasuko euskarri motara egokituko da.

       Prozesu horren azken zeregina euskarri fisikoko dokumentuak suntsitu direla frogatzen duen dokumentu bat egitea izango da. Dokumentu hori ezabatzeko prozesuaren amaieraren ebidentzia gisa artxibatuko da.

       7. Prestakuntza.

          Dokumentuen kudeaketari eta kontserbazioari lotutako zerbitzuak ematen dituzten pertsonek euren eginkizunak betetzeko ezaguera maila egokiak izan beharko dituzte. Administrazioko langileek dokumentu eta espediente elektronikoen kudeaketa eta kontserbazioari lotutako eginkizunetarako berariazko prestakuntza egokia jasoko dute.

       1. Prestakuntza programa.

          Funtzio publikoaren arloan eskumena duen zuzendaritzak dokumentu elektronikoaren kudeaketaren arloko edozein eginkizun edo erantzukizun mota duten langile guztiak sartuko ditu bere prestakuntza-planetako berariazko programetan. Prestakuntza hori Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundeak (IVAP) emango du.

       2. Prestakuntzaren edukia.

          Prestakuntzaren edukia Euskal Autonomia Erkidegoko administrazio publikoak dokumentuen kudeaketari lotutako alderdiak antolatu, estandarizatu eta irizpide bat emateko onartutako dokumentuetan oinarrituko da. Besteak beste, hauek azpimarratu behar dira:

          Dokumentu Elektronikoak Kudeatzeko Politika

          Zerbitzu Elektronikoak Kudeatzeko Eredua

          Eusko Jaurlaritzaren Dokumentuak Kudeatzeko Eredua

          Zerbitzu-katalogoaren gidaliburua

          Dokumentuak kudeatzeko metodologiak

          Artxiboa Kudeatzeko Sistemaren (AKS/SGA) aplikazio informatikoa

          Dokumentu elektronikoen kudeaketaren arloko prestakuntza-programa aldian-aldian ebaluatuko da eta ebaluazioaren ondorioen arabera doituko da.

       8. Ikuskapena eta auditoretza.

          Administrazioko erakundeek aldian-aldiko ebaluazioak edo auditoretzak egin eta behar bezala dokumentatuko dituzte, DEKP egokia dela eta dokumentu elektronikoak kudeatzeko prozesuak bertan ezarritakoaren arabera egiten direla bermatzeko.

          Dokumentuak kudeatzeko prozesuetan gauzatzen diren prozedurek eta ekintzek erregistroak sortuko dituzte prozedura horiek zuzen aplikatu izanaren ebidentziekin.

          Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikaren ebaluazio eta auditoretzaren helburuak hauek dira:

       1. Administrazioak dokumentu elektronikoen kudeaketaren arloan ezarritako politikak betetzen direla bermatzea.

       2. Dokumentu elektronikoen kudeaketaren arloan erakunde baten errendimendua eta erabiltzaileen gogobetetze maila hobetzea.

       3. Dokumentu elektroniko administratiboak epaiketa batean froga gisa onartzeko behar diren baldintzak betetzen direla bermatzea, hala eskatuko balitz.

          Ikuskapeneko erregistroak

          Dokumentuak kudeatzeko prozesu bakoitzaren arduradunek, prozesuek uzten dituzten ebidentzien arabera, politikaren funtsezko baldintzak beteko direla ikuskatuko dute. Baldintza horiek hauek dira:

          (Ikus .PDF)

          Dokumentuak kudeatzeko prozesuen arduradunek euren ikuskapenaren erregistroa utziko dute.

          Erregistro guztiak gutxienez hiru urtez kontserbatuko dira sortzen diren datatik. Epe hori igarotakoan, erregistroak ezabatu egingo dira.

          Dokumentuak kudeatzeko prozesu bakoitzaren arduradunek aldian aldiko jarraipena egingo dute euren prozesuak DEKP honetan xedatutakoaren arabera egikaritzen ari direla zaintzeko. Halaber, kasu bakoitzean egokiak diren ekintza zuzentzaile edo prebentiboak hartu beharko dituzte, euren funtzionamenduan desbidera daitezkeela hautematen edo aurreikusten denean.

          Aldian aldiko auditoretzak

          Egutegi bat ezarriko da aldian aldiko auditoretzak egiteko, eta artxiboan eta dokumentazioan eskudun den zuzendaritzaren ardura izango da honako jarduera hauek egitea:

       1. Auditoretzak antolatzea.

          DEKPren ardura duten sailek eta erakundeek, erregistratutako ebidentziak berrikusi eta ikuskatu ondoren, auditoretzak planifikatzen dituzte, aurreko auditoretzen emaitzak eta egungo premiak kontuan hartuz.

          Plangintza hori eragindako prozesuen arduradunei jakinaraziko zaie, gutxienez 15 egun lehenago.

       2. Auditoretzak egitea.

          Auditoretzak barneko langileek egin edo administrazio-kontratuaren bidez esleituko dira.

       3. Ikuskaritzaren emaitzen txostena.

          Auditoretzaren txostena idatzi eta dokumentuen kudeaketaren arloan diharduten zuzendariei eta prozesu eta zerbitzuen arduradunei igorriko zaie.

       4. Ekintzak egitea.

          Auditatzen diren prozesuen arduradunek, DEKPren arduradunekin batera, aurkitzen diren desbiderapenen zioak aztertu, eta zuzentzeko eta/edo hobetzeko ekintza egokiak ezarriko dituzten, baita epea eta haiek gauzatzeko arduradunak ere.

       5. Hartutako ekintzen egiaztapena.

          Auditoretza batean hartutako ekintzak egiaztatzea hurrengo auditoretzaren barruan sartuko diren puntuetako bat izango da, hautemandako desadostasunaren zioak ezabatu direla bermatzeko.

       9. Eguneraketa.

          DEKP dokumentu elektronikoen kudeaketa premietara egokitzen dela bermatzeko, artxibo eta dokumentazioaren arloan eta administrazio elektronikoaren arloan eskudun diren sailek aipatu politika eta dokumentuak kudeatzeko prozesuak eguneratuko dituzte.