Herritarrak Artatzeko eta Administrazioa Berritzea

Agindu honen helburua, batetik, Euskal Autonomia ErkidegokoAdministrazio Orokorreko eta Erakunde Administrazioko dokumentazioa identifikatueta baloratzeko prozedura arautzea da, eta, bestetik, Euskal AutonomiaErkidegoko Administrazio Orokorreko eta Erakundeetako DokumentazioarenBaloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordearen (COVASAD)funtzionamendua ezartzea.

COVASADen esku-hartzearen menpe daude Euskal AutonomiaErkidegoko Administrazio Orokorreko eta Erakunde Administrazioarenartxibo-sisteman integratuta dauden artxibo guztiak, artxibo historikoa izanezik.

Dokumentuen balorazioa kontserbazio-egutegi orokorra ezartzekoezinbesteko prozesua da. Kontserbazio-egutegia funtsezko tresna dadokumentu-funtsen kontserbazioa arrazionalizatzeko eta, beraz, baitadokumentu-ondarearena ere.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaErakunde Administrazioko sailek eta menpeko organismoek sortu duten edota,etorkizunean sortuko duten artxiboko dokumentazioa identifikatu eta ebaluatukoda, dokumentazio historikoa izan ezik (dokumentazio historikoa berrogeita hamarurte baino gehiago dituena izango da).

Oro har, dokumentu-segidak baloratzea ezinbesteko baldintza daEuskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrak eta Erakunde Administrazioaksortutako dokumentazioa aukeratu eta garbitu ahal izateko.

1. – Identifikazioak Euskal Autonomia Erkidegoko AdministrazioOrokorrak eta Erakunde Administrazioak sortu dituen edo etorkizunean sortukodituen dokumentu-segida guztietan izango du eragina eta horiek sortzen dituztenunitateen laguntza eta partaidetzarekin egingo da.

2. – Sortutako dokumentu-segiden identifikazioari ekiteko,honela beharko du izan:

   1. Artxibo Sistemaren Zuzendaritzaren ekimenez.

   2. Dokumentazioa sortzen duten unitateek hala eskatzean (I.eranskina), Artxibo Sistemaren Zuzendaritzara bidalitako idazkiaren bidez.

3. – Artxibo Nagusia administrazio-unitateetako arduradunekinjarriko da harremanetan dokumentu-segiden identifikazioa egiteko eta jarraitubeharreko metodologia finkatzeko, eta laguntza eskatuko die honako zeregin hauekburutzeko:

   1. Egindako identifikazioa eta azterketa zuzentzeko—beharrezkoa bada— eta baliozkotzeko.

   2. Aztertutako segiden inguruan egiten diren aldaketen berriematea.

1. – Helburu horretarako prestatutako galdesortaren bidez,jarraian aipatzen diren alderdiak identifikatu eta aztertuko diradokumentu-segida bakoitzean:

   1. Dokumentuak sortzen dituen unitateak antolamenduaridagokionez izandako bilakaerari buruzko informazioa.

   2. Dokumentu-segiden izendapena edo izendapenak, eta horienaurrekariak.

   3. Horiek izapidetzeko prozesuan parte hartzen dutenadministrazio-unitateak.

   4. Dokumentu-segidak ematen duten informazioaren edukia etainformazio-mota; datuek babes-erregimen bereziren bat ote duten edo legeriaespezifikoren baten pean ote dauden adieraziko da batez ere.

   5. Segidaren edukia laburbiltzen duen dokumentaziorik ba otedagoen eta, baldin badago, argitaratzen ote den.

   6. Dagokion administrazio-prozedura.

   7. Administrazio-prozedura erregulatzen duten arauzkoxedapenak, bai orokorrak bai espezifikoak.

   8. Espediente tipoa osatzen duten izapideen zerrenda eta horieneuskarri diren dokumentu-motak.

   9. Dokumentuen euskarri fisikoa.

   10. Dokumentazioaren kontsultaren xedea eta maiztasuna.

   11. Dokumentu-segida eskuratzea arautzen duten irizpideespezifikoak.

   12. Zerrendako dokumentu-segidak eta horiek ekoiztu etakontserbatzen dituzten administrazio-unitateak.

   13. Urteko hazkundea, espediente-kopuruaren eta/edo metrolinealen arabera, eta artxibo-maila bakoitzeko segidaren guztizko kopurumetatua.

   14. Segida kudeatzeko aplikazio informatikoak.

2. – Prozesu honen ondorioz, honako alderdi hauei buruzkoinformazioa lortuko da:

   1. Erakundeak dituen zeregin horizontalen adierazgarri direndokumentu-segidak.

   2. Dokumentazioa sortzen duen administrazio-unitatearidagozkion zeregin espezifikoen adierazgarri diren dokumentu-segidak.

   3. Administrazio Orokorraren eta Erakunde Administrazioareneginkizun eta jarduera kritikoen ondoriozko funtsezko dokumentuak.

3. – Artxibo Nagusiak dagokion erregistroan sistematizatu etakontrolatuko du dokumentu-segiden identifikaziorako galdesorten bidez jasotakoinformazioa. Era berean, informazio hori eguneratzeaz arduratuko da, aztertutakodokumentu-segidei dagozkien izapidetze-lan, osaera, elementu eta ezaugarrieninguruan dokumentazioa sortzen duten administrazio-unitateek jakinaraztendituzten aldaketak aintzat hartuta.

Galdesortekin batera, honako hauek aurkeztuko dira:

1. Emandako informazioa arrazoitzen duen dokumentazioareneranskinak.

2. Aztertutako dokumentu-segidako espediente tipoen ale bat edobatzuk, izapidetze-prozesuan antzemandako aldaketen arabera.

1. – Dokumentu-segidak banan-banan identifikatu ondoren,dokumentazioaren lehen eta bigarren mailako balioak aztertu eta zehaztuko dira,horien kontserbazioa eta eskuratze-baldintzak finkatzeko.

2. – Artxibo Sistemaren Zuzendaritzari dagokio kontserbatzekoegutegia (III. eranskina) prestatzea aztertzen den dokumentu-segidabakoitzerako. Proposamen horretan, honako alderdi hauek barneratuko dira.

   1. Dokumentazioak sistemako artxiboetan egon behar duen denboraeta dokumentuen transferentziak.

   2. Dokumentazioa kontserbatzeko epeak.

   3. Segidaren kontserbazio-mota (osoa, segidaren zati batena edodokumentu-unitate edo espedientearena).

   4. Garbiketa egin behar izanez gero, dokumentuak ezabatzekomodua eta aplikatu beharreko laginketa-metodoa.

   5. Dokumentazio horren irisgarritasun- eta kontsulta-baldintzak(askea edo mugatua, eta mugapenaren epea).

   6. Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorraren etaErakunde Administrazioaren funtsezko dokumentuak diren edo ez diren.

3. – Era berean, hobetze-proposamenak ere aurkeztu ahal izangodira segiden tratamendu eta antolamenduari dagokienez.

1. – Artxibo Sistemaren Zuzendaritza arduratuko dakontserbatzeko egutegien proposamenak Dokumentuak Balioesteko eta AukeratzekoBatzordeari bidaltzeaz, honek txosten edo irizpen egokia eman dezan.

2. – Kontserbatzeko egutegiaren proposamenetako bakoitzarekinbatera, aztertutako dokumentu-segidaren identifikaziorako galdesorta eta beredokumentazio osagarria ekarriko dira.

1. – Euskal Autonomia Erkidegoko Herri AdministraziokoDokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora JotzekoBatzordea (COVASAD) parte hartzeko aholkularitza-organo interdiziplinarra da etabere zeregina Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrak eta ErakundeAdministrazioak sortutako dokumentu-tipologia eta segida guztiak aztertu etabaloratzea da.

2. – Agindu honen bidez arautzen ez denari dagokionez, COVASADekkideen gehiengo osoak onetsitako erabakien bidez osatu ahal izango ditu berefuntzionamendu-arauak, Herri Administrazioen Araubide Juridikoari etaAdministrazio Prozedura Erkideari buruzko azaroaren 26ko 30/1992 Legearekin batetorriz.

1. – COVASADen lehendakaritza Baliabide Orokorren Zuzendaritzariedo honek eskuordetzen duen pertsonari dagokio.

2. – Batzordearen lehendakaritzak honako eginkizun hauek izangoditu:

   1. Batzordearen ordezkaria izatea.

   2. Ohiko eta ohiz kanpoko bilkurak noiz egingo diren etahorietan zein gai aztertuko diren adostea.

   3. Bilkurak zuzentzea, eztabaiden garapena hobetzea eta bilkuraamaitutzat ematea edo atzeratzea; atzeratuz gero, hurrengo bileraren egunazehaztuko du.

   4. Kalitate-botoaren bidez, gerta litezkeen berdinketakebaztea, erabakiak hartzeko erraztasunak emate aldera.

   5. Batzordea osatzen duten pertsona guztien parte-hartzeaerraztea.

   6. Batzordeak egindako akta eta ziurtagiriak ikus-onestea etasinatzea.

   7. Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaErakunde Administrazioko Artxibo Sistemaren Zuzendaritzari Batzordearen barruanbeharrezkotzat jotzen diren lan-taldeak sortzeko proposamena luzatzea.

   8. Batzordearen lehendakari-karguari datxezkion bestelakozereginak burutzea.

1. – COVASADen lehendakariordetza Euskal Autonomia ErkidegokoAdministrazio Orokorreko eta Erakunde Administrazioko Artxibo SistemarenKudeaketa Zerbitzuko Bulegoari dagokio.

2. – Horren titularrak COVASADen lehendakaria ordezkatuko dulehendakaririk ez dagoenean edota lehendakariak joaterik ez duenean, gaixorikdagoenean nahiz legezko beste arrazoiren bat dela medio.

3. – Lehendakariordea ere arrazoi horien beraren eraginezordeztuko da. Kasu honetan, ordezkaria, hurrenez hurren, denbora gehien daramanedo urte gehien dituen kidea izango da.

1. – Batzordeko kideak bi multzotan banatzen dira:

   1. Kide iraunkorrak: Batzordearen bilera guztietan partehartzen dute.

   2. Kide bereziak: baloratu beharreko dokumentu-segiden araberahartuko dute parte Batzordearen bileretan. Hortaz, kide bereziak izango diradokumentazioa sortzen duen sail, erakunde autonomo, eskubide pribatuko entepubliko edo sozietate publikoko goi-mailako teknikariak; hauei bilkurabakoitzean landu beharreko dokumentazioaren arabera deituko zaie.

2. – Kide-kargua eskuordeezina izango da eta lau urteko iraupenaizango du. Epe hori igaro ostean, iraupen bereko aldietarako proposatu etaizendatu ahal izango dira berriz ere.

3. – Aurreko idatz-zatian xedatutakoa gorabehera, EuskoJaurlaritzaren zerbitzura dauden langileek kide izateari utziko diote kideizateko proposatzea eragin zuen bere kargu hori uzten dutenean.

4. – Legez ezarritako arrazoiren bat dela medio, kide batdenbora luzez agertuko ez dela aurreikus badaiteke, horren ordezkoa izendatukoda eta honek burutuko ditu haren zereginak, hura itzuli artean. Ordezkoaizendatzeko eta kargutik kentzeko, kideak izendatzeko aurreikusitakoa aplikatukoda. Ordezkapenak irauten duen denbora ordezkatu den kidearen agintaldiarigehituko zaio.

5. – Batzordeko ezein kidek ezingo ditu bere gain hartuBatzordea ordezkatzeko zereginak, betiere, ez bazaizkio beren beregiaintzatesten behar bezala eratutako bilkuran hartzen den erabakiaren bidez.

6. – Batzordeko kideen eginkizunak hauexek dira:

   1. Gutxienez hamar egun natural lehenago jasotzea, batetik,bilkura-deialdia eta dagokion aztergaien zerrenda; eta, bestetik, bileranaztertu eta baloratuko diren dokumentu-segida ezberdinen inguruan beharrezkodokumentazioa eta informazioa.

   2. Esleitzen zaizkien eginkizunak betetzeko beharrezkoa denargibidea eskuratzea eta prestatzea.

   3. Egiten diren bileretan parte hartzea; horrela, ahalik etainformazio gehien bildu eta erabaki egokia hartu ahal izango da.

   4. Boto-eskubidea egikaritzea; hartutako erabakiarekin adosegon ezean, boto partikularra emango dute eta bat ez etortzearen arrazoiaketa/edo xehetasunak adieraziko dituzte.

   5. Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako etaDokumentaziora Jotzeko Batzordeak dituen eskumenen eremuan proposamena etaekimenak aurkeztea.

1. – Batzordean ez badago idazkari-lanak egiten dituenik edo,baldin badago, bertan egoterik ez badu, kargu horretan Euskal AutonomiaErkidegoko Administrazio Orokorreko eta Erakunde Administrazioko ArtxiboSistemaren Kudeaketa Zerbitzuko eskala teknikoko beste pertsona bat arituko daedo, bestela, Batzordearen bilerara etorritako kideen artean gazteena.

2. – Idazkariaren zereginak hauexek dira:

   1. Saioetako aztergaien zerrenda prestatzea eta zabaltzea.

   2. Batzordeko lehendakariak aginduta, bilkuren deialdiaegitea.

   3. Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako etaDokumentaziora Jotzeko Batzordeari zuzendutako idazkiak jasotzea etaerregistratzea.

   4. Gaiak bideratzea eta bilkuretako aktak idaztea etabaimentzea.

   5. Batzordeak emandako akta, txosten eta erabakien ziurtagiriakematea.

   6. Dokumentu-segiden balorazio-espedienteak artxibatu etakontrolatzeaz arduratzea, baita Batzordearen aktak zaintzeaz ere.

   7. Batzordearen urteko memoria prestatzea.

   8. Kide anitzeko organoko idazkariaren bere izaerari dagozkionbeste zereginak burutzea.

1. – Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako etaDokumentaziora Jotzeko Batzordearen ohiko bilerak hamar egun natural lehenagodeituko dira. Halaxe egingo da bilera bereziekin ere, presako arrazoiengatik(behar bezala arrazoitu ondoren) egiten direnean izan ezik; halakoetan, bi egunlehenago deituko dira.

2. – Bilerak deitzeko, edozein bitarteko erabili ahal izango da,betiere, horren bidez hartzaileak jakinarazpena hartu duela jasota geratzenbada. Jakinarazpen horrekin batera, jorratu beharreko aztergaien zerrenda etahoriek egoki lantzeko beharrezkoak diren informazioa eta dokumentazioahelaraziko dira.

3. – Jakinarazpen guztietan bilera egiteko lehen eta bigarrendeialdiei dagozkien lekua, data eta ordua adieraziko dira. Lehenengo etabigarren deialdien artean ordubeteko tartea izan beharko da gutxienez.

4. – Batzordean landuko diren aztergaien proposamena idazkariarijakinaraziko zaio deialdia egin baino hamabost egun lehenago, gutxienez, egokiaote den baloratu eta aztergaien zerrendan barneratu ahal izateko.

5. – Bilerak egiteari dagokionez, honakoetan onartuko daBatzordea egoki osatuta dagoela:

   1. Lehenengo deialdian, gutxienez, kide guztien erdia gehi bat(bost) agertzen direnean.

   2. Bigarren deialdian, kide guztien herena (hiru) agertzendenean.

      Nolanahi ere, lehendakariak eta idazkariak, edo horienordezkoek, bertan egon beharko dute.

1. – Ezin da eztabaidatu edo akordio deialdiko aztergaienzerrendan jarri ez den gairik; halakoak eztabaidatu eta erabakitzeko, Batzordekokide guztiek egon behar dute bilduta, eta guztien aldeko botoa behar da gaiapremiazkoa dela onartzeko.

2. – Bozketan, bilkurako kide guztiek, banan-banan, adierazibeharko dute Batzordean zein den euren botoa; eta boto hori bozketaren menpeanjartzen den akordioaren aldekoa edo haren aurkakoa izan daiteke.

1. – Batzordeko idazkariak bilera orori buruzko akta egingo dueta bertan, zehatz-mehatz jasoko dira segida bakoitza baloratzeko egindakodeliberazioak eta erabilitako irizpideak, bai eta hartutako akordioak ere, HerriAdministrazioaren Araubide Juridikoari eta Administrazio Prozedura Erkideariburuzko azaroaren 26ko 30/1992 Legeak 27.1 artikuluan ezartzen duenarekin batetorriz.

2. – Organoko kideren batek eskatzen badu, aktan jasoko daakordioaren aurka emandako botoa eta horren arrazoiak, edo erabakiaren alde emanduen botoaren esanahia. Kide guztiek eska dezakete, halaber, norberarenberbaldia edo proposamena osorik jasotzeko, baina, horretarako, berbaldiarentestu osoa aurkeztu behar dute, une horretan bertan edo lehendakariak jarritakoepean. Aktan testu hori idatzi behar da, edo, bestela, horren kopia erantsi.

3. – Kideek boto partikularra eman dezakete idatziz,gehiengoaren akordioarekin bat ez badatoz; hori egiteko berrogeita zortzi orduizango dituzte, eta onartutako testuan jasoko da.

4. – Aktak bilera berean edo Batzordearen hurrengo bileranonartuko dira, nahiz eta idazkariak harturiko akordioei buruzko ziurtagiriakegin ahal izango dituen, akta geroago onartzeari kalterik egin gabe.

5. – Hartutako akordioen ziurtagiriak egingo dira (IV.eranskina), bat eskatzailearentzat, aldeko prozesuari ekinez gero, eta besteaArtxibo Sistemaren Zuzendaritzarako (hau erabakia gauzatzeaz arduratuko da).

6. – Akta onartu aurretik egiten diren ziurtagirietan, berenberegi adierazi behar da akta onartu aurretik eginak direla.

1. – Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak egiten dituenKontserbatzeko egutegien proposamenak COVASADek aztertuko ditu, hiru hilekoepean dagokion irizpena eman dezan.

2. – COVASADen lehendakaritzak Kultura Ondarearen Zuzendaritzaraatxikita dagoen Dokumentuak Balioesteko eta Aukeratzeko Batzordeari (COVASAD)bidaliko dio irizpena, azken honek azaroaren 21eko 232/2000 Dekretuaren 14.artikuluan aurreikusitako txostena egin dezan.

1. – Aipatutako txostena egiteko ezarri diren epeak igaroondoren, kontserbatzeko egutegiak Ogasun eta Herri Administrazio Sailekotitularrak onetsi behar ditu.

2. – Kontserbatzeko egutegiak onesten dituen agindua ematekoepea ez da sei hilabetetik gorakoa izango, Dokumentazioaren Baloraziorako,Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordearen (COVASAD) irizpenaonesten denetik hasita.

3. – Dagokion agindua Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarianargitaratu ondoren, kontserbatzeko egutegiak nahitaez bete beharko dituztexedatzen den dokumentu-segidaren ekoizpen-unitate modura hartu beharrekoorganismo eta administrazio-unitateek.

Batzordea hobeto joan dadin, urteko lan-plana ezarriko da eta,bertan, Batzordearen jardunak egituratu eta lehenetsiko dira, artxiboen arloaneskumenak dituzten Euskal Autonomia Erkidegoko organo ezberdinek egindakodokumentu-segiden balorazioko aurreikuspenetan oinarrituta.

1. – Kontserbatzeko egutegiak onesteko agindu-multzoak EuskalAutonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Erakunde AdministraziokoArtxibo Sistemaren dokumentazioa kontserbatzeko egutegi orokorra (V. eranskina)osatuko du.

2. – Kontserbatzeko egutegi orokorra egun daudendokumentu-segida guztien deskribapena jasotzen duen kudeaketa-tresna da; segidahorietako bakoitzari buruz honako informazio hau ematen du:

   1. Sailkapenaren kodea.

   2. Segidaren izendapen normalizatua.

   3. Segida ekoiztu duen administrazio-unitatea.

   4. Euskarria.

   5. Artxibo-maila ezberdinetan emandako denbora (urtenaturaletan).

   6. Kontserbazio-mota.

   7. Kontserbatu beharreko eredu-mota.

   8. Dokumentazioa lortzeko araubidea.

   9. Kontserbatzeko egutegia onesteko agindua (EHAAren data etazenbakia).

1. – Agindu honen 6.2 artikuluan xedatutakoarekin bat etorriz,identifikazio- eta balorazio-prozesuari hasiera emateko baimendutako organoekdokumentu-segidaren balorazioa berrikusteko eskatu ahal izango dute,dokumentazio hori kudeatzerakoan aldaketa garrantzitsuak gertatzen badira edoaurretik kontuan izan ez zen informazio interesgarria ekartzen bada.

2. – Berrikusteko eskaera dokumentu normalizatuan (II.eranskina) aurkeztuko da, justifikazioko memoriarekin batera.

3. – Eskaera onartuz gero, dokumentuak baloratzeko besteprozedura bati emango zaio hasiera, eta hartutako erabakia kontserbatzekoegutegi orokorrean jasoko da.

4. – Proposamena onartzen ez bada, Artxibo SistemarenZuzendaritzak bere erabakia arrazoituko du eta bulego ekoizleari jakinarazikodio.

Vitoria-Gasteiz, 2005eko abenduaren 19a.

Ogasun eta Herri Administrazio sailburua,

IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.

PROZEDURARI DAGOZKION DOKUMENTUEN ERANSKINAK

(COVASAD)