Joko eta Ikuskizunak

Lege honen xedea da gai hauek arautzea:

1. Titulartasun publikoko dokumentuen kudeaketa integrala, tratamendua eta artxiboen bidezko antolaketa.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarearen konfigurazioa, babesa eta zaintza.

3. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemaren egitura, antolaketa eta kudeaketa.

4. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarea osatzen duten artxibo pribatuen titularren eskubideak eta betebeharrak.

5. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarea osatzen duten artxibo-sistemetan zaindutako titulartasun publikoko dokumentuetara irispidea izateko eskubidea.

6. Zehapen-araubidea.

Lege hau hauei aplikatuko zaie:

1. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa, zeina Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorrak eta sektore publiko instituzionalak osatzen baitute.

2. Lurralde historikoetako sektore publikoa, zeina haien administrazio orokorrak eta foru-sektore publiko instituzionalak osatzen baitute.

3. Euskal Autonomia Erkidegoko toki-erakundeak eta tokiko sektore publiko instituzionala.

4. Eusko Legebiltzarra, Arartekoa eta Herri Kontuen Euskal Epaitegia.

5. Lurralde historikoetako batzar nagusiak.

6. Euskal Herriko Unibertsitatea.

7. Euskal Autonomia Erkidegoan zerbitzu publikoak ematen dituzten edo administrazio-ahalak egikaritzen dituzten pertsona fisiko eta juridiko pribatuak.

8. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarea zaintzen duten artxibo pribatuen titular diren pertsona fisikoak eta juridikoak.

Lege honen ondorioetarako, definizio hauek hartuko dira kontuan:

1. Artxiboa: ondorengo adiera hauetatik edozein:

   1. Zentzu funtzionalean, kudeaketa-sistema korporatiboa, zeinak, metodologia propio baten bidez, dokumentu-ekoizpeneko eta -kudeaketako prozesua definitzen baitu dokumentuen bizi-ziklo osoan zehar.

   2. Zentzu organikoan, sistema hori koordinatzeko ardura duen organoa edo unitatea.

   3. Zentzu materialean, dokumentuak eta haiekin lotura duten elementuak gordailu iraunkorrean edo aldi baterako gordailuan zaintzen direneko instalazioa edo, hala badagokio, gordailutegia eta haren sistema informatikoa, nahiz dokumentuak edo dokumentu-funtsak berak.

2. Kontserbazio- eta irispide-egutegia: dokumentu-serieak identifikatzen dituen tresna, aukeraketa-irizpideak eta dokumentuak kontserbatzeko edo ezabatzeko epeak zehazteko eta dokumentuetarako irispidea izateko irizpideak ezartzen dituena.

3. Dokumentuen bizi-zikloa: dokumentua diseinatzen denetik ezabatzen edo modu iraunkorrean kontserbatzen denera arteko aldia.

4. Dokumentua: informazio-unitate bat izaera bakarrekoa eta edozein euskarri edo formatutan egon daitekeena, zeinaren eduki egituratua eta testuinguruan kokatua pertsona fisiko eta juridikoen ekintzen, erabakien eta funtzioen froga eta ebidentzia gisa aurkezten baita, datu-baseak eta beste edozein motatako objektu elektronikoak barne direla.

5. Ezabatzea edo espurgoa: dokumentu eta datuak suntsitzeko edo ezabatzeko prozesua, kontserbazio- eta irispide-egutegian ezarritakoaren arabera aplikatzen dena.

6. Espedientea: dokumentu eta jarduketen multzo ordenatu bat, administrazio-ebazpenaren aurrekari eta oinarri izateko balio duena, eta ebazpen hori betearazteko eginbideak.

7. Dokumentu-funtsa: pertsona fisiko edo juridiko batek publikoa zein pribatua izan bere jarduera edo eskumenen kudeaketan ekoitzi, jaso edo metatutako dokumentuen multzo organikoa.

8. Dokumentu-kudeaketa integrala: dokumentuen sorkuntza, harrera, erabilera, balioespena eta kontserbazioa modu eraginkorrean eta sistematikoan kontrolatzeko eragiketen multzoa, barne hartuta jarduketen edo jardueren frogak dokumentu eta informazio-sistema modura txertatzeko eta atxikitzeko prozesuak.

9. Metadatuak: adiera hauetatik edozein:

   1. Dokumentuak kudeatzeko sistema baten barruan, dokumentu bat definitzen duten atributu instrumentalen multzoa, dokumentuaren edukia edozein dela ere.

   2. Dokumentu elektroniko bati lotutako edozein informazio instrumental, dokumentuaren edukia zeinahi dela ere, zeinaren xedea baita haren ezaugarriren bat berehala eta automatikoki ezagutzea, dokumentua testuinguruan jartzeko eta haren eskuragarritasuna, irispidea, kontserbazioa, elkarreragingarritasuna, fidagarritasuna eta trazabilitatea bermatzeko helburuarekin.

10. Artxibo-maila: dokumentazio jakin bat, bere bizi-zikloaren arabera, egon daitekeen faseetako bakoitza.

11. Dokumentu-ondarea: kontserbazio iraunkorreko dokumentu-funtsen multzoa.

12. Arriskuak kudeatzeko plana: dokumentuetan kalteak prebenitzera eta gutxitzera bideratutako irizpideen eta prozeduren multzoa; kalteak nahita zein nahi gabe egindakoak izan daitezke, istripu-egoerengatik edo antolakunde baten jarduera eteteagatik.

13. Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika: antolakunde batek denboran zehar dokumentu fidagarriak, kautoak, osoak eta irispidean daudenak sortzeko eta kudeatzeko ezartzen dituen orientabideen edo jarraibideen multzoa, antolakunde horri dagozkion funtzioen eta jardueren arabera. Politika hori antolakundearen mailarik gorenean onartzen da, eta erantzukizunak esleitzen ditu dokumentuak beren bizi-zikloan zehar tratatzeko programaren koordinazio, aplikazio, gainbegiratze eta kudeaketari dagokienez.

14. Ekoizpen administratiboa: sektore publikoko antolakundeei dagozkien funtzioen, programen eta eskumenen plangintza, antolaketa eta garapena, horretarako erabiltzen diren baliabideak edozein direla ere, eta haien formalizazioa, espediente, dokumentu, datu edo etorkizunean sor litezkeen beste antzeko adierazpenen bidez gauzatua.

15. Aukeraketa: balioespenaren ondorioz dokumentuak kontserbatzea edo ezabatzea erabakitzen duen prozesua.

16. Dokumentu-seriea: denboran zehar modu jarraituan ekoitzitako dokumentuen multzoa, funtzio edo jarduera beraren emaitza gisa.

17. Artxibo-sistema: antolakunde baten edo batzuen dokumentuen kudeaketarekin lotura duten arau, organo, zentro, zerbitzu eta sistema informatikoen multzo egituratua, dokumentazioaren bizi-ziklo osoan zehar.

18. Administrazio-informazioko sistema: administrazio-alorreko izapideak egiteko beharrezkoak diren funtzioak aurrera eramateko aplikazio informatikoa. Haren konplexutasunaren arabera, dokumentuak sor ditzake, erregistratu, jaso, jakinarazi, biltegiratu, sinatu eta artxibatu, besteak beste, baita dokumentuetan jasotako datuak prozesatu ere.

19. Balioespena: dokumentu-serieen azterketa bat, serie bakoitzaren balio administratiboa, legala, juridikoa, fiskala, historikoa, zientifikoa, kulturala, lekukotasunekoa edo informatiboa definitzen dituena eta, horien arabera, dokumentuak kontserbatzea (kontserbazio iraunkorra osoa edo partziala edo aldi baterakoa) edo ezabatzea erabakitzen duena.

1. Lege honen ondorioetarako, titulartasun publikoko dokumentuak dira hurrengo apartatuan zerrendatzen diren entitate publiko eta pertsona fisiko edo juridikoek beren eginkizunak betetzean ekoitzitakoak edo jasotakoak.

2. Hauek dira titulartasun publikoko dokumentuak:

   1. Eusko Legebiltzarrarenak, Herri Kontuen Euskal Epaitegiarenak eta Arartekoarenak.

   2. Euskal Autonomia Erkidegoko Gobernu Kontseiluarenak eta Administrazio Orokorrarenak.

   3. Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Orokorraren sektore publiko instituzionalarenak.

   4. Euskal Autonomia Erkidegoko zuzenbide publikoko korporazioenak, esleituta dituzten funtzio publikoei dagokienez.

   5. Lurralde historikoetako batzar nagusienak eta lurralde historikoetako sektore publikoarenak, zeina haien Administrazio orokorrak eta sektore publiko instituzionalak osatzen baitute.

   6. Euskal Autonomia Erkidegoko toki-erakundeenak eta tokiko sektore publiko instituzionalarenak.

   7. Euskal Autonomia Erkidegoan kokatuta dauden unibertsitate publikoenak, eta haien mendeko zentro eta egiturenak.

   8. Euskal Autonomia Erkidegoan egoitza duten Estatuaren Administrazio Orokorrarenak eta haren sektore publiko instituzionalarenak.

   9. Euskal Autonomia Erkidegoan egoitza duten Justizia Administrazioko organoenak.

   10. Euskal Autonomia Erkidegoan egoitza duten notariotzenak eta erregistro publikoenak.

   11. Europar Batasuneko erakundeen mendeko organismoenak eta nazioarteko beste edozein organismo publikorenak, batzuek zein besteek Euskal Autonomia Erkidegoan egoitza badute.

   12. Nortasun juridiko propioa duten entitateenak, baldin eta artikulu honetan aipatutako entitateek eta pertsona juridikoek sortuak badira, nagusiki haien partaidetza badute edo benetan haien kontrolpean badaude, administrazio-ahalak baliatuz edo funtzio publikoak egikarituz sortutako dokumentuei dagokienez.

   13. Euskal Autonomia Erkidegoan zerbitzu publikoak kudeatzen dituzten pertsona pribatu fisiko zein juridikoenak, zerbitzuak ematean sortutako dokumentuei dagokienez.

   14. Organismo publikoen mendeko entitateenak eta aurreko kasuetan jasota ez dagoen beste edozein entitate publikorenak, administrazio-ahalak baliatuz edo funtzio publikoak egikarituz sortutako dokumentuei dagokienez.

3. Aurreko apartatuko h), i) j) eta k) letretan adierazita dauden titulartasun publikoko dokumentuek aplikatzekoa den Estatuko legeria bete beharko dute, bat etorriz Konstituzioaren 149.1 artikuluko 5., 8. eta 28. erregelen bidez Estatuari esleitutako eskumenekin; orobat, nazioarteko legeria ere bete beharko dute, hala badagokio.

4. Kargu publikoek beren funtzio publikoak betez egindako jardueren ondorioz sortzen edo jasotzen duten dokumentazioa mezu elektronikoak edo komunikazio telematikoko beste edozein bitarteko barne dela titulartasun publikoko dokumentutzat hartzen da.

5. Titulartasun publikoko dokumentuak besterenezinak eta enbargaezinak dira, eta haien titularren eskubideek ez dute preskribatzen, lege honetan ezarritako moduan dokumentuak ezabatzea erabaki denean izan ezik.

6. Administrazio eskudunak behar diren neurriak hartuko ditu modu ilegal edo bidegabean hirugarren pertsonen edukitzan dagoen titulartasun publikoko dokumentu oro berreskuratzeko.

Titulartasun publikoko dokumentuek, baliozkoak izango badira, kautotasun-, osotasun-, fidagarritasun-, eskuragarritasun-, testuinguru- eta trazabilitate-baldintzak bete behar dituzte, aplikatzekoa zaien araudiaren arabera.

1. Aurreko artikuluan adierazitako baldintzak betetzen direla bermatzeko, lege hau aplikatu behar zaien entitateek dokumentuak kudeatzeko sistema bat ezarri beharko dute, eta sistema horretan dokumentatu beharko dituzte dokumentuen sorkuntza, harrera, eskualdatzea, atxikitzea eta irispidea kontrolatzea ahalbidetzen duten politikak eta prozedurak, pertsona baimendu eta identifikatuek sortzen eta erabiltzen dituztela ziurtatzearren; eta haien gaineko jarduketa oro erregistratuko da, baimendu gabeko ezein gehikuntza, ezabaketa, aldaketa edo ezkutatzeren aurka babestuta egon daitezen.

2. Administrazio-informazioko sistemek ziurtatuko dute agerian geratzen dela dokumentuak sortzen edo jasotzen eta kudeatzen direneko testuingurua; dokumentu batzuk besteekin lotzen direla, prozeduraren barruan dagokien hurrenkeran, eta espediente bakoitzak aurkibide bat eramango duela osotasuna bermatzeko.

3. Espedienteen administrazio-izapideak amaitzen direnean, administrazio-informazioko sistemetatik dagokien artxibo-mailara transferitu beharko dira.

4. Dokumentu elektronikoak euskarri digitaleko baliabide batean eta haien jatorrizko formatuan kontserbatu beharko dira. Hala ere, baliteke ez bata eta ez bestea ez izatea dokumentazioa sortu eta kudeatu zenekoak, baldin eta teknikoki ezinbestekoa bada dagokion kontserbazio-aldian bere ezaugarri guztiekin atxiki ahal izateko. Aipatutako kontserbazio horretarako beharrezkoa baldin bada formatua edo euskarria aldatzea, artxibo-sistemak baliozkotu eta dokumentatuko du aldaketa, egindako jarduketa guztiak jasota gera daitezen.

5. Behin transferitu direnean, dokumentuak zaindu egin beharko dira, haien ezaugarriak eta propietateak segurtatzeko moduan, kontserbatuko diren denboraren arabera.

6. Dokumentu elektronikoak kautotzat hartuko dira behin administrazio-informazioko sistemetatik artxibo-sistemara transferitzen direnean, nahiz eta iraungita egon haiek sortu zireneko ziurtagiri digitalak eta sinadura elektronikoak.

7. Dokumentu-kudeaketan bai administrazio-mailan, bai artxibo-mailan esku hartzen duten informazio-sistema guztiek segurtasun-baliabideak izango dituzte dokumentu elektronikoak baimenik gabe aldatzea edo gainidaztea eragozteko; horrez gain, trazabilitate-tresnak izango dituzte, dokumentuak nola erabili eta eskuratu diren ikuskatu ahal izateko.

8. Administrazio publikoek erabili ohi dituzten izapidetze elektronikoaren arloko plataforma teknologiko komunetan sortutako dokumentu elektronikoen kasuan, plataformaren ardura duen Administrazioaren artxibo-sistemak kudeatu ahal izango ditu haien bizi-ziklo osoan, baldin eta dokumentuen Administrazio titularrak dokumentu horiek kontserbatzeko eta erabiltzeko baliabide teknologiko nahikorik ez badu. Kudeaketa horretan ez dira sartzen dokumentuak irispidean jartzeko politikak, haiek dokumentuen Administrazio titularrari baitagozkio.

9. Lege honen aplikazio-eremuan sartzen diren entitateek sortutako dokumentu elektronikoak haien titular legitimoek kudeatu beharko dituzte dokumentuen bizi-ziklo osoan zehar; nolanahi ere, baliabide teknologikoak edo ekonomikoak falta bazaizkie, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sisteman integratuta ez dauden entitateen artxibo elektronikoetan ostatatu daitezke. Kudeaketa horren barruan sartzen dira dokumentuak irispidean jartzeko politikak.

1. Lege honen aplikazio-eremuko entitateak behartuta daude dokumentuak kudeatzeko programa iraunkor eta aktibo bat ezartzera eta atxikitzera, haien jarduerak gauzatzean dokumentuak nola sortzen, atxikitzen eta erabiltzen diren egiaz kontrolatzen dela bermatzeko moduan.

2. Dokumentuak kudeatzeko programak politika eta prozedura hauek ezarriko eta bermatuko ditu:

   1. Entitatearen jarduerak egiteko eta haien berri jasota geratzeko beharrezkoak diren dokumentuak sortzen eta jasotzen direla ziurtatzen dutenak.

   2. Administrazio-ekoizpeneko sistemen plangintzan, garapenean eta ezarpenean dokumentu-kudeaketa integratzen dutenak, dokumentu-diseinuaren hasierako fasetik.

   3. Dokumentua espediente baten parte izan zein ez, harekin erlazionatutako prozesuetan zehar dokumentu bakoitzerako sortu behar diren metadatuak zein diren eta bizi-ziklo osoan zehar nola kudeatuko diren eta dokumentuari nola lotuko zaizkion zehazten dutenak.

   4. Administrazio-prozesuetan dokumentuak berreskuratzeko, erabiltzeko, berrerabiltzeko eta eskualdatzeko baldintzak eta kontserbatzeko epeak zehazten dituztenak.

   5. Dokumentuak antolatzeko modua zehazten dutenak.

   6. Dokumentu-kudeaketako jardueren jarraipena bermatzen dutenak, arrisku-kudeaketa korporatiboan integratutako arrisku-kudeaketako plan baten bitartez.

   7. Dokumentuen kontserbazioa bermatzen dutenak, ingurune seguruetan eta kontserbazio-egutegietan ezarritako denboran, eta dokumentaziorako irispidea arautzen dutenak.

   8. Lege- eta erregelamendu-baldintzak, aplikatu beharreko arauak eta entitate bakoitzaren politikak betetzen dituztenak.

   9. Programa gainbegiratzea eta ikuskatzea ziurtatzen dutenak.

3. Dokumentuak kudeatzeko programetan lankidetzan aritu beharko dute, modu koordinatuan, entitate bakoitzaren arlo hauek: dokumentuak kudeatzeko eta artxibatzeko arloak, informazioaren segurtasuneko arloak, datuen babeserako eta barne-antolaketarako arloak, eta programa horietan inplikazio garrantzitsuak izan ditzakeen beste edozein arlok.

1. Kargu publikoen dokumentuek titulartasun publikoko gainerako dokumentuen tratamendu bera izango dute, hargatik eragotzi gabe gastu erreserbatuetarako kredituen erabilera eta kontrola erregulatzen duen araudia aplikatzetik eratorritako berezitasunak.

2. Kargua utzi ostean, lege honen aplikazio-eremuko entitateetako kargu publikoek beren entitatearen artxibo-sisteman entregatu beharko dituzte lege honen 4.4 artikuluan definitutako titulartasun publikoko dokumentuak, arrazoiren batengatik haien esku badaude, edota, jardueren jarraipenak hala eskatzen badu, karguan oinordeko duten pertsonari transmititu beharko dizkiote. Transmisioaren akta egingo da, dokumentuen inbentarioa erantsiko da, eta dagokion artxibo-sistemaren arduradunak ikus-onetsiko du.

1. Sektore publiko instituzionaleko entitate bat azkentzen bada eta haren ezein eskumenek jarraipenik ez badu, haren dokumentazioa dagokion Administrazio publikoaren artxibo-sisteman gordailutuko da; hau da, entitatea zer Administrazio publikoren mendekoa den edo zer Administrazio publikori lotuta dagoen, haren artxibo-sisteman.

2. Sektore publiko instituzionaleko entitateen arteko eskumenen transferentziarekin batera transferentzia osoa edo partziala izan, eskumen horien kudeaketan ekoitzi edo jaso den dokumentazioa ere transferituko da, baldin eta izapidetzen ari diren prozedurei badagokie edo nahitaezkoa bada hura kudeatzeko. Gainerako dokumentazioa dagokion Administrazio publikoaren artxibo-sistemara transferitu beharko da; hau da, entitatea zer Administrazio publikoren mendekoa den edo zer Administrazio publikori lotuta dagoen, haren artxibo-sistemara.

3. Sektore publiko instituzionaleko entitate baten jardueraren bat pribatu bihurtzen bada, data horretara arte sortutako dokumentuek titulartasun publikokoak izaten jarraituko dute, eta dagokion Administrazio publikoaren artxibo-sistemara transferitu beharko dira; hau da, entitatea zer Administrazio publikoren mendekoa den edo zer Administrazio publikori lotuta dagoen, haren artxibo-sistemara.

4. Artikulu honetan adierazitako transferentzia guztiak akta baten bidez egingo dira, zeinari dokumentuen inbentarioa erantsiko baitzaio, eta transferentzia egiten duen artxibo-sistemaren arduradunak ikus-onetsiko du, dokumentazioaren jatorria eta eskualdatzeen arrazoia testuinguruan ondo azaltzeko moduan.

1. Lege honen ondorioetarako, zerbitzu publikoen emaile dira zerbitzu publikoetako kudeaketa-funtzioak betetzen dituzten pertsona pribatu fisiko zein juridikoak.

2. Titulartasun publikoko dokumentaziotzat hartuko dira zerbitzu-emaileen bidez zerbitzu publikoen kudeaketarekin zerikusia duten funtzioak betetzean sortzen eta metatzen diren dokumentuak. Dokumentazio hori zerbitzu-emailearen baliabideekin kudeatuko da, edo, bestela, dagokion entitate publikora bidalita, dokumentazioa testuinguruan modu egokian kokatzeko beharrezkoa den informazioarekin batera.

3. Zerbitzu-emaile batek zerbitzu publikoak emateari uzten badio, titulartasun publikoko dokumentu guztiak, baita zerbitzu-prestazioan erabilitako informazio-sistemetan dagoen informazioa ere, entregatu egin beharko dizkio zerbitzu publikoa agindu zuen entitate publikoari. Dokumentu- eta informazio-entrega hori interes publikoa zainduta egingo da; gainera, transferentzia egin duen artxibo-sistemaren arduradunak dokumentatu eta ikus-onetsi behar du, eta entitate hartzaileko artxibo-sistemaren arduradunak gainbegiratu.

1. Titulartasun publikoko dokumentu guztiak balioetsiko dira, eta, horrenbestez, haiek kontserbatzeko edo ezabatzeko epeak eta irispide-baldintzak zehaztuko dira. Erabaki horiek entitate bakoitzaren kontserbazio- eta irispide-egutegietan jasoko dira.

2. Dokumentu elektronikoek balioespen-, aukeraketa- eta irispide-metadatuak txertatu beharko dituzte diseinu-fasean; hartara, haietarako irispide egokia bermatuko da, eta balioespen- eta irispide-erabakiak dagokion bizi-zikloaren unean aplikatu ahal izango dira.

3. Dagokion gaiari buruz irizpena egiteko ardura duten diziplinarteko batzorde espezifikoek egingo dute balioespena. Erakunde bakoitzak araudi bidez erregulatuko ditu bere entitate publikoetako dokumentuak balioesteko, aukeratzeko eta irispidean jartzeko batzorde horiek. Batzorde propiorik ezean, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemako Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeari bidaliko dizkiote beren proposamenak Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema osatzen duten entitate publikoek batzorde hori lege honen 26. artikuluan arautzen da. Batzorde horrek proposamena jaso eta gehienez ere hiru hilabeteko epean eman beharko du erabakia. Epe hori igaro eta erabakirik eman ez bada, ezetsitzat joko dira dokumentuak osorik edo partzialki ezabatzea dakarten proposamenak, eta baietsitzat joko dira dokumentu guztiak kontserbatzea dakarten proposamenak.

4. Aurreko apartatuan aipatutako balioespen-prozeduran, balioetsi beharreko dokumentazioa identifikatzeko azterlan bat sartu beharko da. Azterlan horretan, hauek jaso beharko dira, gutxienez: dokumentazioa deskribatzen duen informazioa, zer araudik erregulatzen duen, zer motatako dokumentuek osatzen duten, bereziki babestutako daturik duen ala ez, eta, kasua hala bada, zer prozedura edo administrazio-jarduketari dagokion. Era berean, dokumentazioaren balio posibleak adieraziko dira, hau da, jatorrizko balio administratiboa eta izan lezakeen balio legala, juridikoa, fiskala, historikoa, zientifikoa, kulturala, lekukotasunekoa edo informatiboa, dokumentuetan dagoen informazioaren arabera. Azterlan bakoitzari balioetsi beharreko dokumentazioaren adibide bat edo gehiagoren kopiak erantsiko zaizkio, batzordearen lana errazteko, baita kontserbazio- eta irispide-egutegiaren proposamen bat ere.

5. Kasuan kasuko batzordeek onartutako kontserbazio- eta irispide-egutegiak Administrazio bakoitzari dagokion aldizkari ofizialean argitaratu beharko dira.

6. Dokumentuak balioestean, aukeratzean eta irispidean jartzean eraginkortasun eta bitartekoen ekonomia handiagoa izateko, artikulu honetan aipatzen diren batzordeek sarean guztiek eskura izango duten datu-base batean sartu ahal izango dituzte identifikazio-azterlanak, kontserbazio- eta irispide-egutegiak, aktak eta gainerako informazio garrantzitsua. Datu-base hori Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemak kudeatuko du, ezagutza partekatzeko eta, dokumentuak kudeatzeko orduan, antolakundeen erabakiak bizkortzeko xedez.

7. Titulartasun publikoko dokumentazioa ezingo da espurgatu, haren gainean eskumena duen balioespen-, aukeraketa- eta irispide-batzordeak aurrez onartu gabe.

8. Artikulu honen 5. apartatuan ezartzen den moduan argitaratutako kontserbazio- eta irispide-egutegia duen dokumentazioa ezabatzeko edo ez ezabatzeko erabakia entitate titular bakoitzari dagokio.

1. Lege honen 4.2 artikuluan zerrendaturiko entitateek beren artxibo-sistema propioa izan beharko dute, zeinak, zuzendaritza- eta plangintza-lanak egiteaz gain, haren eginkizunak gauzatzeko beharrezkoak diren arauak prestatuko eta baliabide materialak eta giza baliabideak izango baititu; dena den, horrek ez dio kalterik egingo lege honen III. tituluaren III. kapituluan toki-erakundeen artxibo-sistemei dagokienez xedatutakoari.

2. Administrazio publikoen administrazio-prozedura erkidea erregulatzen duen araudian ezarritakoaren arabera, artxibo-sistema publiko bakoitzak artxibo elektroniko bakarra izango du.

3. Aurreko apartatuetan adierazitakoarekin bat etorririk, artxibo-sistema publikoek fase hauetan jardungo dute:

   1. Diseinu-fasea: prozedurak eta haien euskarri diren dokumentuak aztertzen eta diseinatzen dira, eta egoki kudeatzeko beharrezkoak diren artxibo-baliabideak aplikatzen zaizkie.

   2. Izapide-fasea: sortutako eta jasotako dokumentuen kudeaketa egokia segurtatzen duten artxibo-baliabideak aplikatzen dira.

   3. Kontserbazio-fasea: dokumentuak dagokien artxibo-mailara transferitzen dira, eta beharrezkoak diren artxibo-baliabideak gehitzen zaizkie, bermatzeko dagokien denboran iraungo dutela, zabalduko direla eta irispidean egongo direla.

1. Beren egitekoa gauzatzeko, artxibo-sistema publikoek funtzio hauek beteko dituzte:

   1. Dagokien entitatearekin lotura duten antolakundeen artxiboetan edo entitatearen mendekoetan lege hau, erregelamendu-garapenak eta aplikatzekoa zaien beste zeinahi arau betetzen direla zaintzea eta exijitzea, eta horretarako beharrezkoak diren gidalerroak prestatzea.

   2. Beren baliabideak, langileak, eraikinak eta instalazioak administratzea, dagozkien funtzioekin lerrokatuta eta haien aurkako erabilerak saihestuta.

   3. Entitatearen dokumentuak, administrazio-prozedurak eta arriskuak kudeatzeko planak diseinatzea erabakitzen den administrazio publikoetako prozesuen eta programen kudeaketan parte hartzea eta aholkuak ematea, baita etorkizunean garatu daitezkeen sistema teknologikoen, adimen artifizialeko sistemen, sistema robotizatuen eta bestelako sistemen kudeaketan ere, sistema horiek aplikatzen direnean dokumentuen kudeaketan edo artxibo-sistema horiei lege honen bidez esleitutako edozein funtziotan.

   4. Beren entitatearen dokumentuak antolatzea, sortzen diren unetik edo sisteman sartzen diren unetik hasita; behar bezala atxikitzea, eta ingurune seguruetan zaintzea haien bizi-ziklo osoan zehar.

   5. Dokumentazioa identifikatzeko eta balioesteko prozesuak aurrera eramatea, dagokion balioespen-batzordeak hura azter dezan, eta, kontserbazio- eta irispide-egutegiak onartzen direnean, haietan ezarritako dokumentuak aukeratzea.

   6. Dokumentuetarako irispidea jartzea eta haiek kontsultatzeko eta erreproduzitzeko zerbitzuak ematea eta bermatzea dokumentuok sortzen edo kudeatzen dituzten entitateei, prozeduretako alderdi interesdunei eta herritarrei, indarrean dagoen araudiari jarraikiz.

   7. Dagokion Administrazio publikoko langileei prestakuntza ematen laguntzea, dokumentu-kudeaketa integralaren eta dokumentu-ondarearen arloan.

   8. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarea osatzen duten dokumentuen kontserbazio iraunkorra segurtatzea eta ondare hori ezagutzera emateko politikak garatzea.

   9. Hala badagokio, dokumentu-ondarearen parte izan daitekeen dokumentazioa biltzeko herritarren ekimenak sustatzea eta haietan laguntzea, eta herritarrei aholkularitza ematea lege honen xedearekin lotura duten gaietan.

2. Funtzio horiek egiaz gauzatu daitezen, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sisteman parte hartzen duten entitate publikoek administrazio-informazioko sistemak artxibo-sistemekin modu egokian integratzeko beharrezkoak diren antolakuntza- eta teknika-arloko neurriak hartuko dituzte, funtzio horiek gauzatzen diren prozesuetan elkarreragingarritasuna bermatzeko.

1. Artxibo-sistema publikoek pertsonal tekniko gaitua eduki beharko dute, lege honek esleitzen dizkien funtzioak betetzeko moduan eta kopuruan.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseiluak lege honen 23. artikuluan arautzen baita profil profesionalen katalogo bat proposatuko du erreferentzia gisa, non zehaztuko baita maila eta funtzio bakoitzerako zer titulazio eta gaitasun eskatuko diren.

3. Artxibo-sistema publikoaren zerbitzura dauden langileak behartuta daude beren lanpostua dela-eta ezagutzen dituzten datuen eta informazioen konfidentzialtasuna gordetzera. Konfidentzialtasuna eta sekretu profesionala gordetzeko betebeharrak iraungo du baita dagokion artxibo-sistema publikoarekiko kontratu-harremana amaitu ostean ere. Langileek beti errespetatu beharko dute datuak babesteari buruz indarrean dagoen araudia.

1. Entitate publikoek artxibo-zerbitzuak kontratatu ahal izateko, beharrezkoa izango da dagokion artxibo-sistemaren arduradunak aurrez txosten bat egitea. Edonola ere, aipatutako kontratuen objektutik kanpo geratuko dira dokumentuen kudeaketa integrala, artxibo-sistemaren zuzendaritza eta dokumentazioa kontsultatzeko zerbitzua.

2. Entitate publikoek, bitarteko propiorik ez dutelako, dokumentuen zaintza- eta jagoletza-zerbitzua kontratatu beharrean gertatzen direnean, beti bermatu beharko da zerbitzua esleitu zaion enpresak ez duela ez dokumentazioa, ez haren edukia, guztiz edo partzialki identifikatuko; horretarako, beste zernahi informaziotatik disoziatuta dauden signatura bidezko irispide-sistemak ezarriko dira.

3. Aurreko apartatuetan ezarritako baldintzetan sartuta geratuko dira hodei-konputazioko zerbitzuen kontratazioak eta etorkizunean garatu daitezkeen antzeko beste zerbitzuenak. Kanpoan geratuko dira, ordea, hodei publikoko zerbitzuak edo haien baliokideak, beste entitate publiko baten jabetzakoak badira edo beste entitate publiko batzuekin mankomunitatean edo partzuergoan eratu badira; izan ere, halakoak instalazio publikotzat joko dira, ondorio guztietarako.

4. Artxibo-zerbitzuen esparruko kontratuen enpresa adjudikaziodunetako langileak behartuta daude lanpostua dela-eta ezagutzen dituzten datuen eta informazioen konfidentzialtasuna gordetzera. Konfidentzialtasuna eta sekretu profesionala gordetzeko betebeharrak iraungo du baita kontratu-harremana amaitu ostean ere. Langileek beti errespetatu beharko dute datuak babesteari buruz indarrean dagoen araudia.

1. Lege honen aplikazio-eremuan sartzen diren entitateetako artxibo-sistemek osatzen dute Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema, 2.b) eta 2.e) artikuluetan jasotako artxibo-sistemek izan ezik, horiek beren borondatez atxiki ahal izango baitira sistemara.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko artxibo-sistemen artxibo-lankidetzarako eta -koordinaziorako espazio erkidea da Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema, eta haren egitekoa da funtzionamendu harmonizatua bultzatzea.

3. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzari atxikita dago. Zuzendaritza horren titularra izango da, halaber, Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema zuzentzeko arduraduna.

4. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sisteman dokumentu-kudeaketarako lankidetza, koordinazioa eta aholkularitza garatzeko, kide anitzeko eta diziplina anitzeko bi organo sortzen dira: Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseilua eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordea.

5. Foru-Sektore Publikoa osatzen duten erakundeetako eta lurralde historikoetako batzar nagusietako artxibo-sistemak Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sisteman txertatu ahal izango dira, erakunde bakoitzeko organo eskudunak aldez aurretik hala eskatzen badu. Integrazio hori hitzarmen bidez gauzatuko da, eta, horren ondoren, Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen saileko titularrak agindu bat emango du, Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratuko dena. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sisteman txertatzeak berekin ekarriko du integratutako artxibo-sistemei eta dokumentu-funtsei lege honetan ezarritako arauak aplikatzea.

1. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema kudeatzeko eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzak funtzio hauek izango ditu:

   1. Euskal Autonomia Erkidegoko artxibo-sistemetarako eta dokumentu-ondarerako politika publikoak, gidalerroak eta estrategia harmonizatuak sustatzea.

   2. Bere eskumeneko gaietan, ikerketa-, garapen- eta berrikuntza-arloko lankidetza-politika publikoak sustatzea, antzeko erakunde, entitate eta sistema publiko eta pribatuekin.

   3. Lankidetzan jardutea Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundearekin, irakaskuntza-erakundeekin eta dokumentu-kudeaketa integralaren eta artxiboen arloko prestakuntza ematen edo sustatzen duten beste entitate batzuekin.

   4. Integratuta dauden dokumentuen, dokumentu-funtsen eta artxibo-sistemen kudeaketa integralerako arau teknikoak bultzatzea.

   5. Dokumentuen balioespenaren, aukeraketaren eta irispidearen arloan homologazioa bultzatzea, eta administrazio guztietarako dokumentu-serie komunen identifikazioa sustatzea.

   6. Lege honen 11. artikuluko 6. apartatuan aipatzen den dokumentu-balioespenari eta -aukeraketari buruzko informazioaren datu-basea kudeatzea.

   7. Dokumentuak eta haietan jasotako informazioa irispidean jartzeko, ezagutarazteko eta zabaltzeko behar diren soluziobide teknologikoak garatzea eta atxikitzea.

   8. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarearen Inbentarioa prestatzea eta atxikitzea, zeina lege honen 17. artikuluan arautzen baita.

   9. Arau bidez esleitzen zaion beste edozein.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema kudeatzeko eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzak administrazio-unitate bat izango du, d), e), f), g) eta h) letretan adierazitako eginkizunak betetzeko.

1. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseilua kide anitzeko eta diziplina anitzeko organo bat da, bere eskumenekoak diren gaietan Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema kudeatzeko eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzari aholku emateko xedea duena.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseiluak funtzio hauek izango ditu:

   1. Lege honen jardun-eremuan sartzen diren eta hala eskatzen duten entitateei artxiboen eta dokumentuen kudeaketako funtzioetan eragina duen edozein arauri buruzko informazioa ematea.

   2. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sisteman sartuta ez dauden sektore publikoko entitateen titulartasuneko dokumentuei dagozkien Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondareari buruzko deklarazio- eta kanporatze-prozeduretan irizpenak egitea, lege honen 16.7, 18.3 eta 19.4 artikuluetan jasotzen den moduan.

   3. Profil profesionalen katalogo bat proposatzea, erreferentzia gisa, maila eta funtzio bakoitzerako eskatutako titulazio eta gaitasunekin.

   4. Halaber, arauz erabakitzen diren funtzio guztiak egingo ditu.

   5. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema kudeatzeko eskumena duen zuzendaritzak eskuordetzen dion beste edozein funtzio.

1. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseilua honela osatuta egongo da:

   1. Kontseiluburua: Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen zuzendaritzaren titularra.

   2. Kontseiluburuordea: Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema Kudeatzeko Zerbitzuaren ordezkaria, zeina Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen zuzendaritzaren titularrak izendatuko baitu.

   3. Kontseilukideak:

      1. Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoko Artxibo Sistemaren zuzendaritzan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako sailak izendatutako pertsona bat.

      2. Euskadiko Artxibo Historikoaren arduraduna.

      3. Hiru foru-aldundien ordezkari bana, artxiboetan dedikazio profesional espezifikoa dutenak, kasuan kasuko erakundeak izendatuak.

      4. Eudelek (Euskadiko Udalen Elkartea) izendatutako bi pertsona, funtzioak udal-entitateetan betetzen dituzten sektoreko profesionalen artetik.

      5. Artxiboetan dedikazio profesional espezifikoa duen pertsona bat, Eusko Legebiltzarraren ordezkari gisa, bere erakundeak izendatua.

      6. Hiru batzar nagusien ordezkari bana, artxiboetan dedikazio profesional espezifikoa dutenak, kasuan kasuko erakundeak izendatuak.

      7. Bi pertsona, Euskal Autonomia Erkidegoko dokumentu-kudeaketa integraleko profesionalen elkarteen ordezkari gisa.

      8. Artxiboetan dedikazio profesional espezifikoa duen pertsona bat, Euskal Herriko Unibertsitatearen ordezkari gisa, bere erakundeak izendatua.

      9. Historia Garaikidean edo Zuzenbidearen eta Erakundeen Historian espezialista den pertsona bat, artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzaren titularrak Euskal Herriko Unibertsitateko irakasleen artetik izendatua.

   4. Idazkaria: artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzak bere aholkularitza juridikoko teknikarien artetik izendatutako pertsona bat, zeinak hitza izango baitu, baina botorik ez.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseiluko kideen izendapena karguagatik kide direnena izan ezik artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako sailaren titularraren agindu baten bidez egingo da.

3. Kontseiluko kideen agintaldia karguagatik kide direnena izan ezik lau urtekoa izango da, eta iraupen bereko aldietarako berritu ahal izango da. Agintaldia amaitutakoan ere, beren funtzioak betetzen jarraituko dute, harik eta haien berriztapena edo ondorengo kideen izendapenak indarrean jartzen diren arte.

4. Edozein arrazoirengatik sortzen diren postu hutsak hilabeteko epean beteko dira, egoera hori kontseiluko idazkariari jakinarazten zaionetik zenbatzen hasita, eta ordeztuari agintaldia amaitzeko geratzen zaion denborarako.

5. Kontseilua balio osoz eratzeko, kideen gehiengoa bildu beharko da, eta erabakiak bertaratuen gehiengoak hartuko ditu. Berdinketarik egonez gero, presidenteak kalitateko botoa izango du.

1. Kontseiluak urtean behin egingo ditu ohiko bilkurak, eta ezohikoak, berriz, kontseiluburuak deitzen duen edo kideen herenek eskatzen duten aldiro.

2. Urgentziaren edo beste edozein arrazoi nabarmenen baten ondorioz, bertaratuen nortasuna identifikatzea ahalbidetzen duten eta esku-hartzeen osotasuna eta egiazkotasuna bermatzen duten baliabide teknologikoen bidez parte hartu ahal izango da bilkuretan.

3. Lege honek ematen dizkion funtzioak behar bezala betetzeko, kontseiluak adituen talde batzuk sortu ahal izango ditu, eginkizun espezifikoak esleituta, eta kideak izendatu ahal izango ditu sistemaren zerbitzura dauden langileen artetik.

1. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordearen (Covasade) kide anitzeko eta diziplina anitzeko organo bat da, eta haren ardura da lege honen aplikazio-eremuan dauden eta batzorde propiorik ez duten Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemari atxikita dauden entitateek sortutako dokumentu-tipologia eta -serie guztiak balioestea.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeak funtzio hauek beteko ditu:

   1. Artikulu honen 1. apartatuko entitateek aurkezten dituzten serie eta dokumentuen kontserbazio- eta irispide-egutegien proposamenak aztertzea eta baliozkotzea, eta, ondorioz, erabakitzea zer dokumentu kontserbatuko edo ezabatuko diren, osorik edo zati batean, betiere Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarearen parte ez den dokumentazioa denean.

   2. Paperezko dokumentuen ordez kopia elektroniko kautoak erabiltzeko proposamenak eta, beraz, paperezko jatorrizkoak suntsitzekoak aztertzea eta baliozkotzea, betiere Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarearen parte ez den dokumentazioa denean.

   3. Entitatearen funtzio eta jarduera erabakigarrien ondoriozko funtsezko dokumentuak zein diren zehaztea; dokumentu horiek erakundearen arriskuak kudeatzeko planaren parte izango dira.

   4. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarearen deklarazio- eta kanporatze-prozeduretan irizpena egitea, lege honetan ezarritakoaren arabera.

   5. Bere eskumeneko gaietan, lege honen eremuan sartzen diren entitateei aholkularitza ematea.

   6. Artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzak eskuordetzen dion beste edozein eginkizun.

1. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordea honela osatuta egongo da:

   1. Batzordeburua: Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen zuzendaritzaren titularra.

   2. Batzordeburuordea: Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema Kudeatzeko Zerbitzuaren ordezkaria, zeina Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen zuzendaritzaren titularrak izendatuko baitu.

   3. Batzordekideak:

      1. Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistemaren kudeaketaren eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzak izendatutako pertsona bat

      2. Euskadiko Artxibo Historikoaren arduraduna.

      3. Artxiboetan dedikazio profesional espezifikoa duen pertsona bat, Euskal Herriko Unibertsitatearen ordezkari gisa, bere erakundeak izendatua.

      4. Eudelek (Euskadiko Udalen Elkartea) izendatutako pertsona bat, funtzioak udal-entitateetan betetzen dituzten sektoreko profesionalen artetik.

      5. Artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzaren titularrak bere aholkularitza juridikoko teknikarien artetik izendatutako pertsona bat.

      6. Eusko Jaurlaritzan antolakuntzaren eta administrazio elektronikoaren arloan eskumena duen zuzendaritzaren ordezkari bat, goi-mailako teknikariaren kategoriakoa, zuzendaritza horren titularrak izendatua.

      7. Datuak Babesteko Euskal Bulegoaren ordezkari bat, goi-mailako teknikariaren kategoriakoa, bulegoaren titularrak izendatua.

      8. Historia Garaikidean edo Zuzenbidearen eta Erakundeen Historian espezialista den pertsona bat, artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzaren titularrak Euskal Herriko Unibertsitateko irakasleen artetik izendatua.

      9. Dokumentu-kudeaketa integraleko profesionalen elkarteen ordezkari bat, goi-mailako teknikariaren kategoriakoa, artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzaren titularrak izendatua.

   4. Idazkaria: artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzak bere aholkularitza juridikoko teknikarien artetik izendatutako pertsona bat, zeinak hitza izango baitu, baina botorik ez.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeko kideen izendapena karguagatik kide direnena izan ezik artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen Eusko Jaurlaritzako sailaren titularraren agindu baten bidez egingo da.

3. Batzordeko kideen agintaldia karguagatik kide direnena izan ezik lau urtekoa izango da, eta iraupen bereko aldietarako berritu ahal izango da. Agintaldia amaitutakoan ere, beren funtzioak betetzen jarraituko dute, harik eta haien berriztapena edo ondorengo kideen izendapenak indarrean jartzen diren arte.

4. Batzordea balio osoz eratzeko, kideen gehiengoa bildu beharko da, eta erabakiak bertaratuen gehiengoak hartuko ditu. Berdinketarik egonez gero, batzordeburuak kalitateko botoa izango du.

5. Batzordearen presidenteak baimena eman dezake, bileretan edo haien zati batean aztertzen diren gaietan espezialistak diren pertsona batzuk egoteko, zeinek hitzarekin baina botorik gabe jardungo baitute haien presentzia arrazoitzen duten gaietan.

6. Batzordeak lantalde batzuk sortu ahal izango ditu, baita behar diren formulak erabili ere, bere funtzioak optimizatzeko.

Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeak funtzionamendu-printzipio hauen arabera jardungo du:

1. Urtean birritan, gutxienez, ohiko bilkurak egingo ditu, eta ezohikoak, berriz, gaiaren urgentziagatik batzordeburuak deitzen duen edo kideen herenek hala eskatzen duten aldiro.

2. Kontserbazio- eta irispide-egutegiei buruzko erabakiak bertaratutako batzordekideen gehiengoz hartuko dira, eta Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen sailaren titularrak onartu beharko ditu. Erabakiak Euskal Herriko Agintaritzaren Aldizkarian argitaratuko dira.

1. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoaren barruan dauden entitate guztien artxiboek sistema bakarra eta koordinatua osatzen dute, Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistema izenekoa.

2. Sistema hori, organikoki, Eusko Jaurlaritzan administrazio publikoaren eskumena duen sailaren mende egongo da, Euskadiko Artxibo Historikoa izan ezik; izan ere, azken horren jardun-eremua Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarea da, eta, horregatik, Eusko Jaurlaritzan artxiboen eta dokumentu-ondarearen eskumena duen sailari atxikita egongo da.

3. Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistema Eusko Jaurlaritzan baliabide orokorren eskumena duen zuzendaritzari atxikita egongo da. Zuzendaritza horren titularra izango da Euskal Autonomia Erkidegoaren Sektore Publikoaren Artxibo Sistemaren Zuzendaritzaren arduraduna.

4. Hauek osatzen dute Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistema:

   1. Eusko Jaurlaritza eta bere sailak eta organismo autonomoak, zuzenbide pribatuko erakunde publikoak, sozietate publikoak, fundazioak eta Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoa osatzen duten partzuergoak.

   2. Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistemaren zuzendaritza.

   3. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoko entitateen kudeaketa-artxiboak.

   4. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoko Artxibo Nagusia.

   5. Euskadiko Artxibo Historikoa.

1. Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistema kudeatzeko eskumena duen zuzendaritzak funtzio hauek beteko ditu:

   1. Dokumentu-kudeaketa integraleko politika eta haren exekuzioaren kontrola planifikatzea.

   2. Artxiboen funtzionamendurako aurrekontuak programatzea, bai euskarri elektronikoan, bai analogikoan, eta haren exekuzioa kontrolatzea.

   3. Antzeko erakunde eta sistemekin lankidetzan jarduteko politika publikoak sustatzea, aplikagarri zaien dokumentu-kudeaketako eredua eguneratzeko.

   4. Dokumentuak kudeatzeko arauak, prozesuak eta jardunbide egokiak ezartzea.

   5. Dokumentuak eta artxiboak kudeatzeko sistemei eusten dieten aplikazioak garatzea, eguneratzea eta atxikitzea.

   6. Dokumentazioaren sailkapen-koadroa ezartzea eta hura osatzen duten dokumentu-serieak definitzea, baita dokumentuei aplikatu beharreko dokumentu-tipologia eta metadatuen eskemak definitzea ere.

   7. Eusko Jaurlaritzan administrazio elektronikoaren arloan eskumena duen zuzendaritzarekin lankidetzan jardutea, digitalizatuko diren prozeduren eta zerbitzuen analisian.

   8. Bere eremuko dokumentu-serieak eta -motak identifikatzeko analisiak eta dagozkion balioespen-proposamenak egitea Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzorderako.

   9. Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentazioaren Balioespenerako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordean eta Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Kontseiluan parte hartzea.

   10. Dokumentazioa edozein euskarritan epe luzean kontserbatzeko mekanismoak diseinatzea, aplikatzea eta gainbegiratzea, dokumentu elektronikoei arreta berezia jarriz, dituzten eskakizun espezifikoak direla-eta.

   11. Artxibo elektroniko bakarra kudeatzea, dokumentu elektronikoen gordailutegi korporatibo seguru gisa, Eusko Jaurlaritzan administrazio elektronikoaren eskumena duen zuzendaritzarekin eta Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistema kudeatzeko eskumena duen zuzendaritzarekin koordinatuta.

   12. Dokumentu-kudeaketaren arloko aldizkako auditoretzak planifikatzea eta egitea, dokumentu elektronikoei arreta berezia jarriz, dituzten eskakizun espezifikoak direla-eta.

   13. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoko entitateei aholkularitza ematea dokumentu-kudeaketa integralari buruz eta hari euskarria ematen dioten sistemei buruz.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistema kudeatzeko eskumena duen zuzendaritzak administrazio-unitate bat izango du, d), e), f), g), h), i), j), k), l) eta m) letretan adierazitako funtzioak betetzeko, eta bertan integratutako sistemei zerbitzu komunak emateko.

1. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoko administrazio-unitate edo bulego bakoitzean kudeaketa-artxibo bat egongo da. Hango langileak arduratuko dira hango dokumentazioa antolatzeaz, zaintzeaz eta kontserbatzeaz.

2. Kudeaketa-artxiboek funtzio hauek dituzte:

   1. Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistema kudeatzeko eskumena duen zuzendaritzak dokumentu-kudeaketarako ematen dituen gidalerroak eta jarraibideak betetzea.

   2. Beren administrazio-unitateek edo bulegoek sortutako espedienteak eta dokumentuak antolatzea, haien izapideak amaitu ondoren.

   3. Gaiari buruzko araudi teknikoari egokitutako instalazioetan kontserbatzea espedienteak eta dokumentuak.

   4. Espedienteak eta haietako dokumentuak Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoaren Artxibo Sistema kudeatzeko eskumena duen zuzendaritzak ezartzen duen administrazio-informazioko sisteman sartzea, izapideak amaitu eta gehienez urtebeteko epean.

   5. Espedienteak eta dokumentuak Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoko Artxibo Nagusira transferitzea, izapideak amaitu eta gehienez bost urteko epean.

   6. Beren mailan, kontserbazio- eta irispide-egutegietan ezartzen diren espedienteak eta dokumentuak espurgatzea.

   7. Dokumentuetarako irispidea baimentzea, kontserbazio- eta irispide-egutegiek eta indarreko legeriak ezarritako baldintzetan.

1. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoko Artxibo Nagusiaren helburua da Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoak sortutako dokumentuen kudeaketa-politikak eta zaintza gauzatzea.

2. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoko Artxibo Nagusiak funtzio hauek beteko ditu:

   1. Amaitutako espedienteen eta kudeaketa-artxiboetatik datorren dokumentazioaren transferentzia gainbegiratzea eta kontrolatzea, prozesuan dokumentuen zaintza-katea ondo gordetzen dela bermatuz.

   2. Kontserbazio- eta irispide-egutegietan definitutako epeetan espedienteak eta dokumentuak zaintzea eta antolatzea, artxibo horretan egon daitezen.

   3. Gaiari buruzko araudi teknikoari egokitutako instalazioetan kontserbatzea espedienteak eta dokumentuak.

   4. Bertan zaintzen diren dokumentuetarako irispidea baimentzea, kontserbazio- eta irispide-egutegiek eta indarreko legeriak ezarritako baldintzetan.

   5. Bere mailan, kontserbazio- eta irispide-egutegietan ezartzen diren espedienteak eta dokumentuak espurgatzea.

   6. Estatuaren Administrazio Orokorretik edo lurralde historikoetako administrazio publikoetatik datozen funts-transferentziak jasotzea, Euskal Autonomia Erkidegora eskumenak eskualdatzearen ondorioz gertatzen direnean.

   7. Kontserbazio iraunkorreko espedientetzat eta dokumentutzat jotakoak Euskadiko Artxibo Historikora transferitzea, haien izapideak amaitu eta gehienez 50 urteko epean.

   8. Modu aktiboan parte hartzea dokumentazioaren balioespenean eta aukeraketan.

   9. Euskal Autonomia Erkidegoko Sektore Publikoko Artxibo Sistema kudeatzeko eskumena duen zuzendaritzak eskuordetzen dion beste edozein.

1. Euskadiko Artxibo Historikoa sortzen da. Zerbitzua artxiboen eta dokumentu-ondarearen eskumena duen Eusko Jaurlaritzako zuzendaritzari atxikita egongo da, eta lege honen 22. artikuluan araututako Euskal Autonomia Erkidegoko Artxiboen Sistemaren eskumena duen zuzendaritzaren mende egongo da organikoki. zuzendaritzaren mende egongo da organikoki.

2. Euskadiko Artxibo Historikoaren xedea da Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarea osatzen duten, edo osa dezaketen, eta bere zaintzapean dauden dokumentuak kudeatzea, kontserbatzea eta zabaltzea.

3. Euskadiko Artxibo Historikoak funtzio hauek beteko ditu:

   1. Euskal Autonomia Erkidegoko sektore publikoko Artxibo Nagusitik transferitutako espedienteak, dokumentuak eta dokumentu-funtsak kudeatzea eta kontserbatzea.

   2. Edozein pertsona fisikok edo juridikok publikoa zein pribatua izan agintzen eta transferitzen dizkion eta Euskal Autonomia Erkidegoko Dokumentu Ondarea osatzen duten dokumentu-funtsak kudeatzea eta kontserbatzea.

   3. Zaintzen dituen dokumentuetarako irispidea bermatzea, indarrean dagoen legerian ezarritako baldintzetan.

   4. Dokumentuak euskarri alternatiboetan erreproduzitzeko programak garatzea, jatorrizko dokumentuen kontserbazioa bermatzeko eta haien zabalkundea sustatzeko.

   5. Dokumentu-ondarearen kultura-zabalkundea eta balioa azpimarratzeko programak sustatzea.

   6. Beste artxibo edo dokumentu-funts publiko edo pribatuetan dauden Euskal Autonomia Erkidegoko historiari buruzko dokumentuetarako irispidea errazteko neurriak sustatzea, bitarteko egokienak erabilita.

   7. Bere eskumeneko gaietan aholkularitza ematea.

   8. Arau bidez esleitzen zaion beste edozein.

1. Udalak eta gainerako toki-erakundeak behartuta daude beren artxibo-sistema propioa edukitzera, eta sistema horrek gaitasun nahikoa izan behar du lege honetan ezarritako funtzioak eta eginbeharrak betetzeko.

2. Aurreko 1. apartatuan aipatu den artxibo-sistemak toki-erakundearen sistema osoa hartuko dugu, sektore publiko instituzionala barne dela.

3. Udalak eta gainerako toki-erakundeak behartuta daude behar diren langile kualifikatuak eta baliabideak eskura izatera, lege honetan adierazitako baldintzetan artxibo-zerbitzuak emateko.

1. Udalek eta gainerako toki-erakundeek mankomunitateak osatu ahal izango dituzte beste udal-entitate batzuekin edo udalerria baino lurralde-eremu handiagoko entitate batzuekin, lege honetako aginduak betetzeko beharrezkoak diren baliabideak izateko, betiere haien dokumentu-funtsak behar bezala bereizten, identifikatzen eta testuinguruan kokatzen badira.

2. Kapitulu honen eraginpean dauden entitate guztiek mankomunitateak osatu ahal izango dituzte beste udal-entitate batzuekin edo udalerria baino lurralde-eremu handiagoko entitate batzuekin, artxibo elektroniko bakarrari dagozkion eragiketetarako beharrezkoak diren baliabide teknologikoak izateko, artikulu honen 1. apartatuan jasotzen den baldintza berberarekin.