Atención a la Ciudadanía e Innovación Administrativa

El presente Decreto regula la forma, los efectos y los órganos competentes para la expedición de copias de documentos, emisión de certificaciones y legalización de firmas, dentro del ámbito de la Administración General y Organismos Autónomos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

A los efectos de este Decreto, se entenderá por:

1. Copia auténtica: reproducción exacta de un documento administrativo emanada del mismo órgano que emitió el original.

2. Copia autenticada: reproducción exacta de un documento administrativo emanada de órganos de la propia Administración específicamente facultados para ello a la que se le reviste de ciertas formalidades para su validez.

3. Copia compulsada: duplicado de un documento público o privado sobre el que la autoridad o funcionario ante el que se presenta hace constar, previo cotejo, su coincidencia exacta con el original del que es copia.

4. Copia simple: fotocopia de un documento.

5. Certificación: documento mediante el que se declara formalmente la producción de hechos, el dictado de actos o la adopción de acuerdos a través del relato o transcripción total o parcial de dichos hechos, actos o acuerdos.

6. Legalización: diligencia de reconocimiento de firma mediante la cual una autoridad que tenga atribuida la competencia para ello declara la autenticidad de la firma del signatario de un documento administrativo.

1. La expedición de copias auténticas se realizará mediante una diligencia en la que se haga constar que un documento es copia del original, debiéndose recoger necesariamente el número de copia de que se trate, y exigiéndose, por tanto, la llevanza de un registro a tal efecto. El tenor literal de la citada diligencia será: "es copia auténtica".

2. El registro a que hace referencia el párrafo anterior deberá contener, al menos, los datos siguientes: documento de que se trate, destinatario, destino de la copia y fecha.

3. La expedición de copias auténticas corresponderá a los órganos administrativos que hubieran emitido el documento original.

4. Los efectos de las copias auténticas se extenderán frente a todos.

1. Para la expedición de una copia autenticada se extenderá una diligencia que manifieste que un documento es copia autenticada por medio de la fórmula siguiente: "Es copia autenticada".

2. En la Administración General y Organismos Autónomos serán competentes para expedir copias autenticadas:

   1. los directores o titulares de los órganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autónomos respectivos,

   2. los respectivos secretarios de los órganos administrativos colegiados, y

   3. el Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento cuando se trate de la autenticación de los documentos que contengan textos de los asuntos que se sometan al conocimiento, deliberación y aprobación del Consejo de Gobierno y las Comisiones Delegadas del mismo.

3. Los efectos de las copias autenticadas valdrán, también, frente a todos.

1. Las copias compulsadas llevarán una diligencia con la siguiente frase: "Es copia compulsada".

2. – Los funcionarios y autoridades podrán compulsar las copias de los documentos que se incorporen a los expedientes administrativos que se tramiten en sus Departamentos u Organismos Autónomos.

   Los efectos de la compulsa se circunscribirán al ámbito de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

3. – Sin perjuicio de lo señalado en el apartado anterior las oficinas de registro de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos deberán compulsar las copias de los documentos originales que se presenten en los mencionados registros y que se dirijan a cualquiera de las Administraciones que contempla el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, siempre y cuando dichas copias compulsadas deban ser aportadas a los procedimientos o actuaciones administrativas de conformidad con las normas reguladoras de los mismos.

1. Las copias simples consistirán en fotocopias de documentos en poder de la Administración sin ningún tipo de anotación especial.

2. Los encargados de la tramitación de los procedimientos, así como de los archivos y registros, podrán proporcionar este tipo de copias a los interesados, con los límites establecidos en los artículos 35.a) y 37.8 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

3. Las copias simples no tendrán más valor que el meramente informativo.

1. La certificación se realizará mediante una declaración formal en la que figurará, en primer lugar, el nombre y dos apellidos y el cargo o función de quien la realice, seguida del relato o transcripción total o parcial de los hechos, actos o acuerdos a los que se refiera.

2. Serán competentes para efectuar esta operación:

   1. los titulares de los órganos que hubiesen dictado los actos o disposiciones,

   2. los secretarios de los órganos colegiados con el visado de su presidente,

   3. los titulares de los órganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autónomos respectivos,

   4. los Delegados Territoriales en el ámbito de sus respectivas competencias,

   5. los encargados de los registros públicos en relación con las funciones de los mismos,

   6. el Secretario del Consejo de Gobierno y de las Comisiones Delegadas respecto a los acuerdos adoptados por dichos órganos, y

   7. el Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento en relación con los acuerdos que figuren en las actas del Consejo de Gobierno y las Comisiones Delegadas del mismo.

3. Los efectos de las certificaciones se extenderán frente a todos.

1. La legalización de firmas a que se refiere el presente Decreto se realizará mediante la plasmación en el documento de que se trate de una diligencia del siguiente tenor: "Diligencia de legalización de firma" seguida de la fórmula siguiente: "De acuerdo con los datos en mi poder, la firma precedente corresponde a (nombre, apellidos y cargo que figuren en el documento)."

2. Los órganos competentes para extender legalizaciones serán:

   1. los titulares de los órganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autónomos respectivos,

   2. el Director de la Secretaría del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento respecto a las autoridades de las administraciones públicas vascas en relación con documentos que deban surtir efectos en el extranjero, y

   3. el Director de Centros Escolares respecto a documentos académicos de Centros docentes de la Comunidad Autónoma que han de surtir efectos en el extranjero.

3. Estos órganos solicitarán a los órganos o autoridades cuyas firmas hayan de ser objeto de legalización la acreditación debida de las mismas, al objeto de poder realizar su cotejo en los documentos que se les presenten posteriormente.

Las diligencias que se recogen en este Decreto deberán ir acompañadas del sello del Departamento u Organismo Autónomo, la fecha y el cargo, nombre y apellidos de la persona que expida o legalice, y se plasmarán en todas las páginas que compongan el documento de que se trate.

Dado en Vitoria-Gasteiz, a 18 de junio de 1996.

El Lehendakari,

JOSÉ ANTONIO ARDANZA GARRO.

El Vicepresidente del Gobierno,

JUAN JOSÉ IBARRETEXE MARKUARTU.