Podrán tomar parte en las evaluaciones para obtener el Certificado de Calidad  del Euskera - BIKAIN las entidades mencionadas en el Decreto por el que se regula el sistema de evaluación, acreditación y reconocimiento del nivel de desarrollo del euskera en la actividad y gestión de las entidades públicas y privadas; entidades recogidas en el apartado ENTIDADES DESTINATARIAS.

Una entidad que haya acreditado previamente un nivel del Certificado de Calidad del Euskera - BIKAIN no podrá solicitar de nuevo la evaluación hasta transcurridos 12 meses desde la resolución correspondiente a la evaluación final solicitada.

Los apartados mínimos que se tendrán en cuenta para determinar los organismos que pueden presentarse parcialmente a la evaluación serán las unidades administrativas, según se determine en la resolución vigente. Independientemente de los tipos de entidades definidas, se ha considerado necesario establecer una serie de limitaciones que garanticen la eficacia, eficiencia y calidad de la Certificación de Calidad del Euskera - Bikain. Así, para poder participar en la evaluación Bikain, las entidades o sus unidades administrativas han de tener en cuenta las especificaciones que se enumeran a continuación:

Estudio de casos especiales por las características y/o naturaleza de algunas entidades

Cuando el tamaño, el número de efectivos, la estructura, la composición y la organización de una entidad impidan la aplicación del sistema general de evaluación a desarrollar, se analizará en cada caso la viabilidad de la evaluación y, en su caso, la forma más adecuada de realizarla.

Las unidades administrativas de las entidades públicas susceptibles de obtener la evaluación Bikain deberán cumplir los siguientes requisitos:

• Serán elementos organizativos básicos, que realicen un determinado servicio dirigido a una persona destinataria externa o interna. Se trata de puestos de trabajo o dotaciones vinculadas funcionalmente por razón de sus cometidos, y unidas orgánicamente a una jefatura común. Los puestos de trabajo o dotaciones que formen dicha unidad deberán tener definida una denominación y naturaleza organizativa propia.

Además, deberán…

• Ser una unidad administrativa compuesta por más de una dotación.
• Poseer un cierto grado de autonomía organizativa y de gestión dentro de la estructura institucional que conforma.
• Disponer de un plan estratégico y de gestión propios para la normalización del uso del euskera, o estar afectado por los planes estratégicos y de gestión de la entidad que integra dicha unidad administrativa.
• Disponer de un Plan de Igualdad Propio o estar afectado por el Plan de Igualdad de la entidad en que se integra dicha unidad administrativa.
• Elaborar una presentación y autodiagnóstico según el sistema de indicadores KEMEN, utilizando para ello el modelo elaborado al efecto.

La Oficina Técnica de Bikain para las Entidades Públicas es competente para examinar las solicitudes y excluir del proceso a aquellas unidades administrativas que no cumplan los requisitos anteriormente enumerados.

Los trámites posteriores a la solicitud deberán realizarse a través de http://www.euskadi.eus/mi-carpeta de la sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Las entidades solicitantes deberán cumplimentar correctamente la solicitud.

En el caso de no estar inscritas en los registros de esta Administración, deberán aportar:

• Copia de la escritura de constitución
• Copia de los estatutos de la entidad
• Copia del documento acreditativo de su inscripción en el registro público correspondiente.

Cuando se trate de fundaciones, asociaciones o cooperativas inscritas en los registros de esta Administración, la comprobación se realizará de oficio por el órgano gestor.

Las entidades no obligadas a registrarse deberán adjuntar los documentos necesarios para su creación.

Formulación y resolución de solicitudes y plazo de evaluación

Las entidades interesadas podrán solicitar su evaluación en cualquier momento del año. En todo caso, el plazo máximo para resolver la evaluación será de 3 meses desde la recepción de la resolución de aprobación de la evaluación externa.

El órgano gestor analizará las solicitudes y comprobará que las entidades solicitantes reúnen los requisitos necesarios para ser evaluadas y que la documentación a presentar es correcta. Posteriormente, mediante Resolución del director de Normalización Lingüística de las Administraciones Públicas, se comunicará a cada solicitante si la solicitud de participación en el proceso de evaluación externa ha sido admitida o no, y en caso afirmativo, cuál será el cronograma de la evaluación.

Si en el plazo de 3 meses desde la presentación de la solicitud no hubiera resolución, se entenderá que el silencio administrativo deniega la solicitud.

Las principales fases o tareas del proceso de evaluación externa Bikain son:

1. – Publicación y difusión de la resolución que recoge el proceso de evaluación para la obtención del certificado Bikain en las entidades del sector público.
2. – Solicitud de evaluación externa por parte de las entidades interesadas (sede electrónica).
3. – Estudio de las solicitudes de las entidades y comunicación de su admisión o no mediante resolución del director o directora.
4. – La persona responsable del equipo evaluador que realizará la evaluación externa se pondrá en contacto con la entidad solicitante para explicar cómo es el proceso de evaluación Bikain y resolver posibles dudas (sesión informativa online individual). Además, en esa sesión también se ayudará a la entidad en la elaboración de la presentación y autodiagnóstico (Aurretxostena) que tiene que completar cada solicitante. En esta sesión la entidad tomará parte de forma individual.
5. – Elaboración por parte de la entidad de su presentación y autodiagnóstico (Aurretxostena).
6. – Presentación del autodiagnóstico.
7. – Revisión del autodiagnóstico recibido y correcciones a realizar (a cargo del equipo evaluador y de la entidad).
8. – Análisis de autodiagnóstico de la entidad y evaluación previa + concreción de la agenda con la entidad (a cargo del equipo evaluador).
9. – Fechas de evaluación: realización de entrevistas de contraste con el personal de la entidad.
10. – Elaboración y remisión del informe de evaluación de la entidad evaluada (A las entidades que obtengan la certificación se les entregará inmediatamente el certificado digital y el libro de estilo para su uso).
11. – Cumplimentación de encuestas de satisfacción por parte de las entidades.
12. – Tras la evaluación, sesión para esclarecer dudas sobre el informe de evaluación entre el equipo evaluador y la entidad (opcional).
13. – Acto de entrega de certificados.