La Orden tiene como objeto regular las bases de la convocatoria de ayudas en especie destinadas a la catalogación, digitalización y conservación del Patrimonio Cultural Vasco para su difusión a través del portal digital de la cultura vasca, Euskariana.

Forman parte del Patrimonio Cultural Vasco las obras en cualquier soporte creadas en Euskadi, en euskera o traducidas al euskera, creadas por autores vascos, sobre Euskal Herria, y aquellas obras bibliográficas que se hallan en Euskadi y que tienen valor relevante de acuerdo con la legislación de Patrimonio Cultural.

Euskariana – Biblioteca Digital de Euskadi tiene como misión la digitalización de dicho patrimonio para hacerlo accesible a todo el mundo mediante la web.  

Euskariana es el Portal digital de acceso a la cultura vasca, gestionado por la Biblioteca Digital de Euskadi. Euskariana es un recolector, una biblioteca digital y un agregador. Como biblioteca digital, aloja y difunde multitud de objetos digitales en muchos soportes (textual, gráfico, sonoro, audiovisual…), provenientes de nuestros Socios de Datos. Unos objetos están alojados directamente en los servidores de Euskariana, y otros están alojados en otros repositorios.

Los proyectos subvencionados mediante las ayudas de digitalización tienen el objetivo de conservar sus materiales en versión digital, pero también difundirlos en Euskariana (y en los repositorios de las entidades beneficiarias, si los tuvieran) de manera libre y gratuita.

Puede ser Socio de Datos de Euskariana cualquier persona, entidad o institución que gestione recursos digitalizados o digitales integrantes del patrimonio cultural vasco. Las personas o entidades interesadas en ser Socio de Datos pueden enviar sus solicitudes mediante el procedimiento electrónico al que se accede desde el apartado de Socios de Datos de la página web de la Biblioteca Digital de Euskadi. Las personas físicas tienen, además, la posibilidad de entregar en papel la solicitud mediante los canales presenciales (explicados detalladamente en la cláusula cuarta de la Orden que establece el procedimiento destinado al reconocimiento como Socio de Datos de Euskariana).  

A las personas o entidades beneficiarias de las ayudas en especie para digitalización de patrimonio cultural vasco, se les concederá automáticamente la condición de Socio de Datos de Euskariana a través de la resolución de concesión de las ayudas.

Estas ayudas tienen como objetivo la digitalización del patrimonio cultural vasco, en distintas formas (fotografías, grabados, dibujos, material audiovisual, documentos sonoros, mapas, planos, carteles, prensa, libros y revistas), con el objetivo de difundirlos a través de Euskariana (Portal digital de la cultura vasca). Dichos recursos no pueden haber sido digitalizados antes (salvo excepciones justificadas), y han de ser originales; no se admiten copias (salvo en el caso de que no existan los documentos originales y se justifique debidamente).

Estas ayudas no están pensadas para los proyectos de digitalización de fondos documentales de archivo (para lo cual existen ayudas correspondientes por parte de la Dirección de Patrimonio Cultural, Propiedad Intelectual y Depósito Legal; por ejemplo: “Subvenciones para la organización, digitalización y difusión de archivos no públicos”).

(Podemos entender por Archivo la documentación que genera una entidad, persona o institución en el ejercicio de sus funciones, y que es prueba o testimonio de su actividad).

Sí se pueden incluir proyectos de digitalización de fondos de mapas, fotografías, etc., independientemente de que estén alojados en Archivos.

Una ayuda en especie es aquella en la que la Administración, en vez de una prestación dineraria, presta un servicio a la entidad beneficiaria. La naturaleza de estas ayudas de digitalización de patrimonio cultural es en especie. Euskariana asume la ejecución de los proyectos de digitalización a través de los contratos de servicio necesarios, en lugar de conceder la cuantía que corresponda a cada proyecto. Con ello se pretende velar por la calidad y la uniformidad de los proyectos de digitalización y catalogación.

Pueden solicitar estas ayudas cualquier persona física o entidad pública o privada (previstas en el   11 de la Ley 20/2023, de 21 de diciembre).

Lo importante es que el material a digitalizar esté considerado como Patrimonio Cultural Vasco, y que esté en dominio público o la persona solicitante sea titular de los derechos de explotación de dicha obra. También pueden tener cabida en el proyecto las obras huérfanas (aquellas cuyos titulares de derechos de propiedad intelectual se desconocen, o no pueden ser contactados), una vez realizadas las correspondientes comprobaciones.

Para cada uno de los proyectos, la ayuda no podrá superar los 20.000 € (IVA incluido).

Igualmente, en ningún caso podrán tener los proyectos un presupuesto estimado inferior a:

• Proyectos de digitalización: 2.500€
• Proyectos de catalogación y digitalización: 5.000€

En cada convocatoria de ayudas, cada solicitante puede presentar un máximo de dos proyectos.

Los proyectos pueden ser de naturalezas muy variadas, siempre que tengan que ver con el patrimonio cultural vasco. Tienen cabida materiales como las fotografías, grabados, dibujos, material audiovisual, documentos sonoros, mapas, planos, carteles, prensa, libros y revistas...

Ejemplos de proyectos que se han subvencionado:

• Catalogación y digitalización del fondo audiovisual o sonoro (cintas) de una televisión local o una radio local.
• Digitalización de una revista o periódico en papel.
• Catalogación y digitalización de una colección de postales antiguas.
• Digitalización de una colección de rollos para pianola o piano mecánico.
• Catalogación y digitalización de las fotografías y negativos de un fotógrafo del s. XX.
• Fondos de empresas (catálogos de máquina-herramienta, etiquetas de licores…).

Estos son solo unos ejemplos. La variedad de recursos que pueden formar parte del Patrimonio Cultural Vasco es amplia.

Un requisito fundamental es el referido a los derechos de explotación de la propiedad intelectual de las obras del proyecto. Si no forman parte del dominio público ni son obras huérfanas, la persona o entidad solicitante deberá ser titular de los derechos de explotación de las obras (o sea, los que abarcan los derechos de reproducción, distribución, comunicación pública y transformación de las obras).

En cuanto al proyecto en sí, no tienen cabida los proyectos de digitalización de recursos nacidos digitalmente. Esto también excluye, por ejemplo, materiales que, aunque se hayan publicado en papel o soportes físicos, antes hayan sido maquetados digitalmente con programas informáticos.

Tampoco se deben incluir en el proyecto recursos que, por su fragilidad o deterioro, puedan sufrir daños en el proceso de transporte, manipulación o digitalización.

Estos requisitos se pueden consultar con detalle en el artículo 7 de las bases de la convocatoria de subvenciones.

Ejemplos de proyectos de digitalización habituales:

• Digitalización de una colección de libros, manuscritos, partituras… que han sido ya catalogados por otras bibliotecas (se puede comprobar en el catálogo de la Red de Lectura Pública de Euskadi, en Bilgunea o en el catálogo de la Biblioteca Nacional de España).
• Digitalización de múltiples números una revista o periódico. Si no ha habido cambios significativos en este tipo de publicaciones seriadas, basta con una única catalogación. Además, es probable que estas revistas o periódicos se encuentren ya en los catálogos mencionados.
• En general, los materiales más habituales de encontrar en las bibliotecas y centros de documentación tienen mayor probabilidad de haber sido ya catalogados. Estos registros catalográficos tienen que entregarse en formato MARC (.mrc o marcxml) por el solicitante del proyecto.

Ejemplos de proyectos de catalogación y digitalización habituales:

• Una colección de fotografías, de carteles o de material gráfico.
• Un fondo videográfico o fonográfico de una televisión o radio.
• En general, cualquier proyecto cuyos materiales no cuenten previamente con una descripción bibliográfica precisa, de calidad y en formato MARC, aunque sí que requerirán de un inventario

El presupuesto estimado para el proyecto se calcula mediante unas tablas que están presentes tanto en el artículo 5 de las bases de la convocatoria, como, a la hora de hacer la solicitud, en el apartado de descripción del proyecto.

Al calcular el presupuesto de catalogación mediante las tablas, para los materiales textuales, los documentos sonoros y los audiovisuales, hay también una fila de catalogación analítica.

La catalogación (bibliográfica) contendrá toda la información bibliográfica que se pueda extraer de una obra como un todo (un libro, una revista, una cinta de vídeo…) según las reglas y normas vigentes, mientras que la catalogación analítica sirve para catalogar partes de ese objeto (artículos de una revista, o vídeos cortos contenidos en una sola cinta…), siempre que tengan una entidad diferenciada y un interés particular. Al calcular el presupuesto, hay que tener claro qué tipo de catalogación necesitan los objetos del proyecto.

No. En el caso de publicaciones seriadas, si los números o ejemplares de la serie son partes análogas de un todo (como en revistas bajo la misma mancheta, etc.), solo habrá un objeto a catalogar.

Si hay números con características especiales y singulares respecto a los demás, por ejemplo monográficos, podrá plantearse en el proyecto una catalogación diferenciada.

Sí. Así como los proyectos de solo digitalización requieren de un documento catalográfico .mrc o marcxml, los proyectos de catalogación y digitalización requieren por lo menos de un inventario que describa los materiales. Cuanto más preciso sea el inventario de los recursos que se quieren digitalizar, menor será la probabilidad de errores. Es conveniente que en los inventarios aparezcan los datos mínimos para identificar inequívocamente cada material o cada unidad que se quiere digitalizar.

Los proyectos de digitalización (sin catalogación) se acometen sobre material ya catalogado. En este caso, el solicitante ha de presentar un archivo en formato MARC (.mrc o marcxml) que contenga los metadatos todos los recursos que se quieren digitalizar. Por lógica, los recursos ya catalogados en estos archivos deberían poder identificar los objetos correspondientes inequívocamente.

Sí. Es indispensable tasar los recursos del proyecto, porque en función de dicha tasación se calcularán las cuantías de los seguros pertinentes (según el artículo 16.3-4 de las bases de la convocatoria) que cubran todo perjuicio que pudieran sufrir los objetos del proyecto en su transporte y estancia fuera de sus lugares de origen. Esta tasación ha de hacerse por personas expertas en la materia.

Existe una plantilla rellenable en el formulario de solicitud, así como en el Anexo V, para el informe de tasación.

La tasación la puede hacer la persona promotora del proyecto presentado a la subvención. En el caso de que no pueda hacerla, la Biblioteca Digital de Euskadi se encargará de ello, recurriendo a tasadores externos.

Uno de los criterios primordiales para valorar los proyectos es el de valor patrimonial, entendido como la suma de tres aspectos:

A.1. Valor permanente como recursos integrantes del patrimonio cultural vasco, por el empleo del euskera, por ser referidos al País Vasco, por haber sido generados por instituciones vascas de dentro o fuera de la Comunidad Autónoma de Euskadi, o por haber sido creados por personas o entidades reconocidas en el ámbito cultural vasco.

A.2. Antigüedad (en el caso de recursos textuales y gráficos) u obsolescencia (en el caso de recursos sonoros y audiovisuales) de los materiales a digitalizar.

A.3. Estado de conservación de los recursos.

El valor patrimonial es solo uno de los criterios a tener en cuenta. Otros criterios valorados son: coherencia e integridad del proyecto, interés para el usuario, tipo de licencia escogida para los derechos de propiedad intelectual, la perspectiva de género y el presupuesto del proyecto. Revisa al detalle todos ellos en el artículo 13 (Criterios de valoración) de las bases de la convocatoria de las ayudas.

Aparte del valor patrimonial de los recursos, serán los siguientes: coherencia e integridad del proyecto (que tengan un solo autor o que formen un conjunto cohesionado sobre un tema), interés para el usuario, tipo de licencia escogido para los derechos de propiedad intelectual, perspectiva de género y presupuesto estimado del proyecto.

Los pormenores de los criterios de valoración de los proyectos están en la Orden que regula la convocatoria (artículo 13 de las bases).

Como señala la Orden, en la solicitud se precisará una descripción detallada del estado del material y de las condiciones en las que ha sido conservado. Esto es especialmente crítico para los proyectos audiovisuales y sonoros, que requieren de una descripción pormenorizada del estado de los materiales, porque de este estado depende la posibilidad de digitalización, o su coste.

En cualquier momento desde la solicitud del proyecto, la Biblioteca Digital de Euskadi podrá recabar la información que sea necesaria a este respecto, y podrá para ello enviar al solicitante plantillas rellenables para recabar información sobre el estado de conservación.

Como norma general, no. Solo la digitalización de materiales originales tiene valor, sea el soporte que sea, salvo que dichos originales ya no existan y se justifique debidamente.

No, salvo excepciones. Estas pueden ser: que las digitalizaciones que existan anteriormente carezcan de OCR (Optical Character Recognition) en el caso de los materiales textuales, carezcan de ficheros master (es decir, de alta calidad y en formatos sin pérdidas), sean incompletas, o que el material que queremos digitalizar tenga unas características singulares que lo diferencien de otras versiones digitalizadas.

Se asignarán licencias bajo alguna de las declaraciones de derechos soportados por el Marco de Licencias de Europeana, Biblioteca Digital Europea (de la que Euskariana es uno de los agregadores). Además del dominio público, hay diversas variantes de licencias Creative Commons que se pueden escoger para el proyecto. La más laxa es CC0 (equivalente al dominio público), y la más restrictiva InC-EDU (Con copyright, Con uso educativo permitido).

Otras licencias posibles son CC BY (Atribución), CC BY-SA (Atribución, Compartir bajo la misma licencia), CC BY-ND (Atribución, Sin obras derivadas), CC BY-NC (Atribución, Fines no comerciales), CC BY-NC-SA (Atribución, Fines no comerciales, Compartir bajo la misma licencia), y CC BY-NC-ND (Atribución, fines no comerciales, Sin obras derivadas).

Por otro lado, las obras huérfanas (aquellas cuya persona titular de derechos de propiedad intelectual se desconoce o no es localizable) tienen su propia licencia.

Todas estas declaraciones de derechos aparecen enumeradas en los artículos 7.5 a 7.7 de la Orden de subvenciones. La puntuación con la que se valoran las licencias escogidas aparece en el artículo 13.2.c.

Sí. Con cada proyecto subvencionado la Biblioteca Digital de Euskadi recibirá una copia de los objetos digitales obtenidos y sus metadatos, entendiéndose cedidos sine die los derechos de reproducción y comunicación pública de dichas digitalizaciones. Esto es necesario, en la práctica, para poder mostrar los objetos digitales en el portal web Euskariana, y por tanto, para cumplir con nuestro objetivo de poner en valor y difundir el patrimonio cultural vasco.

Son las siglas de Open Archive Initiative – Protocol for Metadata Harvesting. Es un protocolo informático de interoperabilidad que permite intercambiar metadatos por internet entre distintos repositorios digitales. Es una herramienta muy útil para importar metadatos desde otros repositorios a portales como Euskariana.

Si una entidad beneficiaria de la subvención dispone de OAI-PMH en su biblioteca digital, puede indicar en la solicitud de la ayuda el nombre y la dirección de su repositorio OAI-PMH. Los objetos digitales resultantes del proyecto podrán ser alojados en la biblioteca de la entidad beneficiaria, y la Biblioteca Digital de Euskadi se encargará de recolectar los metadatos y referirlos a su ubicación original desde Euskariana.

Sí. Se deberá indicar a la Biblioteca Digital de Euskadi en qué catálogo se han localizado los recursos. Como se indica en las bases de la convocatoria de ayudas, la búsqueda se ha de hacer por lo menos en el Catálogo de la Red de Lectura Pública de Euskadi y en Bilgunea, pero pueden ser catálogos de otras bibliotecas también.

Es muy importante presentar un proyecto con un inventario y presupuesto rigurosos, con las cantidades y cuantías más precisas posibles. Hay que comprobar, de igual manera, que los recursos cumplan las condiciones necesarias para su inclusión en estas ayudas: que sean originales, que no hayan sido digitalizados anteriormente y que tengan los requisitos necesarios en materia de derechos de explotación de propiedad intelectual.

Si se observa durante la ejecución del contrato para realizar el proyecto que hay recursos que no cumplen esas características, podrán ser excluidos del proyecto. También hay que evitar las estimaciones numéricas imprecisas (sobre todo en el caso de materiales audiovisuales y sonoros).

Si la Biblioteca Digital de Euskadi detecta en la fase de ejecución fallos o imprecisiones en los datos aportados por el solicitante que conlleven que el proyecto finalmente no cumpla con los requisitos exigidos o la cuantía mínima requerida en la solicitud (2.500€ para proyectos de digitalización y 5.000€ en los de catalogación y digitalización), el proyecto no será ejecutado.

Las ayudas son en especie; es decir, no se recibe un importe con el que el beneficiario ejecute su proyecto de digitalización o catalogación y digitalización, sino que dicho importe se empleará en la ejecución de uno o varios contratos de servicios en los que empresas expertas se encargarán de las labores de digitalización y catalogación. El importe concedido como ayuda en especie será la cuantía estimada mediante las tablas de presupuestos del proyecto a la hora de hacer la solicitud.

Asimismo, la ayuda se materializará en la entrega al beneficiario de un disco duro con el resultado de los trabajos de digitalización (o de catalogación y digitalización) de los respectivos proyectos.

La puesta en marcha de los contratos de servicio y las labores derivadas de digitalización y catalogación se inician al año siguiente de la concesión de la ayuda, y durarán el tiempo necesario para llevar a cabo las labores.

El disco duro con el resultado de los trabajos de digitalización se recibirá al terminar la ejecución del contrato de servicios para realizar dichos trabajos.

Los trabajos de digitalización y catalogación de los recursos se llevarán a cabo en la sede de la empresa encargada de dichos trabajos (salvo cuando se den especiales circunstancias que hagan recomendable hacer esas tareas in situ). El plazo máximo desde la recogida de los recursos por parte de la empresa hasta su devolución no será superior a 3 meses.

Los beneficiarios podrán conocer en todo momento en qué fase del proceso se encuentran sus recursos y la fecha prevista para su devolución.