Ayuda a la solicitud telemática

Sí. Debido a la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las entidades interesadas están obligadas a realizar toda la tramitación que requiere este programa de ayudas de forma telemática.

Esto supone que ya no se podrán aceptar las solicitudes presentadas presencialmente, “en papel”, en las oficinas de Zuzenean, por correo postal, etc.

2. ¿En qué consiste la tramitación telemática?

La tramitación telemática posibilita la relación con la Administración por medios electrónicos, para acceder a los servicios públicos y para la tramitación de los procedimientos administrativos, como por ejemplo las solicitudes de subvención.

3. ¿Qué ventajas tiene la tramitación telemática?

La tramitación telemática cumple las garantías de autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y conservación de la información. Además, agiliza la tramitación, por lo que, por ejemplo en las convocatorias de ayudas, posibilita que se resuelva antes, lo que repercute en beneficio de todas las entidades solicitantes.

Para las personas usuarias ofrece:

Inmediatez: La solicitud o aportación de documentación llega inmediatamente a la Dirección gestora.
No desplazamiento: No es necesario desplazarse para llevar la documentación a las oficinas de Zuzenean, a Correos… se puede interactuar con la Administración desde el puesto de trabajo.
Amplitud horaria: No tiene un límite horario, por lo que las gestiones se pueden realizar cuando lo elijamos.

4. ¿Qué desventajas tiene la tramitación telemática?

La trayectoria de estos años nos ha demostrado que la novedad y, por lo tanto, falta de experiencia en la obtención y uso de los certificados digitales, o en la interacción telemática con la Administración, genera un rechazo y temor a usar este canal en muchas entidades.

Actualmente, es esta barrera inicial la mayor desventaja de este tipo de tramitación, por lo que, en algunos casos, puede ser necesario un apoyo para la primera vez que se vaya a usar, tanto para utilizar los certificados digitales como para la presentación de la solicitud. Para ello se ofrecen los servicios de IZENPE y del personal de las Direcciones gestoras de las ayudas, que asesorarán en este proceso.

Una vez “superada” esta barrera inicial y adquirido un conocimiento básico, el proceso es muy sencillo, y aporta muchas mejoras respecto a la tramitación presencial.

5. ¿Qué es “Mis Gestiones”?

Mis Gestiones es el lugar donde se consultan y tramitan expedientes ya iniciados, y se ubica dentro de la sede electrónica de www.euskadi.eus.

En Mis Gestiones se puede:

Consultar expedientes, tanto en curso como ya finalizados.
Aportar documentos a los expedientes ya creados.
Recibir notificaciones y comunicaciones. Se puede acceder a notificaciones pendientes y a las ya recibidas o rechazadas.
Realizar pagos. Se pueden consultar pagos realizados y pendientes. Para los pagos pendientes se tiene acceso directo a la pasarela de pagos, que permite realizar el pago online.
Consultar certificaciones.
Vídeo explicativo de Mis Gestiones.

Para acceder a Mis Gestiones es necesario identificarse de manera segura, mediante certificado digital. Cuando pulse “Acceder a Mis Gestiones”, se abrirá una nueva ventana en la que se requerirá esta identificación. Será necesario introducir en el lector el certificado digital y teclear su PIN, o introducir la contraseña y el juego de barcos de su certificado electrónico.

Dentro de Mis Gestiones existen varias Bandejas donde la persona conectada puede encontrar la información específica de cada una.

6. ¿Cómo se firma cuando se tramita telemáticamente?

Se debe introducir el certificado digital en el lector de tarjetas e introducir el PIN del mismo cuando se pida, o introducir la contraseña y el juego de barcos de su certificado electrónico. De este modo, los datos vinculados a este certificado digital quedan reflejados en el documento o gestión realizada. La firma electrónica tiene la misma validez y efectos legales que la manuscrita.

CERTIFICADOS

7. ¿Cuáles son los certificados con los que puedo hacer la solicitud?

Es necesario disponer de uno de los siguientes medios de identificación electrónica.

Para poder utilizar un certificado de persona física o individual, será indispensable que la persona titular, que actúa como representante de la entidad, esté inscrita como tal en el Registro electrónico de representantes. Esta nueva aplicación gestiona las representaciones que las entidades otorgan a algunas personas para actuar en su nombre.

Se debe tener en cuenta que se debe crear, firmar y enviar cada solicitud con el mismo certificado digital, es decir, podemos crear una solicitud, guardar el borrador y continuarlo otro día, incluso con otro certificado, pero para firmar y enviar la solicitud, se debe usar el certificado con el que se creó.

8. ¿Cómo se puede obtener más información sobre los certificados digitales necesarios para la tramitación telemática?

En la página web de Izenpe o en el teléfono 902 542 542. Izenpe es una empresa de certificación promovida por el Gobierno Vasco y las Diputaciones Forales. Un prestador de servicios de certificación es una organización que proporciona servicios de firma electrónica. La firma electrónica se puede definir como un conjunto de procedimientos técnicos y jurídicos que permiten “sustituir” la firma manual convencional con el fin de poder realizar a través de Internet y del teléfono trámites que antes debían hacerse de forma presencial.

9. ¿Cómo se puede obtener más información sobre el Registro Electrónico de Representantes?

Se pueden hacer las consultas sobre el Registro Electrónico de Representantes en el correo electrónico use@euskadi.eus o en el teléfono 945 06 20 16.

SOLICITUD

10. ¿Qué se debe hacer para solicitar la ayuda?

Se debe acceder al formulario para la solicitud a través de la ficha de la ayuda en la página web del Departamento de Empleo y Políticas Sociales, en “Solicitud y aportación de documentación”. Este formulario de solicitud enlaza directamente con la tramitación electrónica. Para ello le pedirá que se identifique con un certificado digital.

Junto al formulario de solicitud se debe de aportar documentación específica. Es recomendable obtener la documentación que vaya a tener que aportar antes de iniciar la tramitación y guardarla en su ordenador.

11. ¿Se deben introducir todos los datos seguidos o se puede guardar el borrador de la solicitud sin enviar?

No es necesario cumplimentar todos los datos de una sola vez. Se pueden guardar borradores de solicitud, y continuar con alguno ya comenzado pinchando en “Buscar solicitudes anteriores” en la parte superior izquierda de la primera pantalla.

12. ¿Cómo se introducen los datos de la solicitud?

La aplicación consta de 6 pantallas en las que se deben introducir los datos que se solicitan, pudiendo ir de una pantalla a otra mediante los botones “Volver” y “Siguiente”.

Las dos primeras recogen los datos de la entidad.
En la tercera se debe adjuntar la documentación.
En la cuarta y quinta se formula la actividad que se presenta a subvención.
En la sexta se refleja el presupuesto de la actividad.

Conviene guardar cada pantalla antes de pasar a la siguiente.

Se puede "copiar y pegar" de un documento a la aplicación, pero para que se mantenga el formato de origen, se deberá clikar en el icono de la carpeta con la W, para "Pegar como Word".

Una vez introducidos los datos, se nos mostrará el resumen de la solicitud, en función de los datos que hemos introducido. Si queremos modificar algún dato podemos volver y hacer los cambios oportunos. Si estamos de acuerdo se firma la solicitud (pinchando en el botón “Firmar” e introduciendo el PIN del certificado digital o el juego de barcos) y posteriormente se envía la solicitud firmada (pinchando en “Enviar”). En este momento tenemos la opción de imprimir la solicitud que hemos enviado.

En la parte superior derecha tenemos un documento de ayuda, que podremos consultar en caso de que tengamos alguna duda.

13. ¿Cómo se adjunta la documentación a la solicitud?

La tercera pantalla nos da la opción de adjuntar la documentación que queramos. Debemos clikar en “Añadir documentos”, “Examinar” en nuestro ordenador el documento que queremos adjuntar a la solicitud y, por último, “Adjuntar”.

14. ¿Cómo se introducen los datos del presupuesto?

Para cumplimentar los importes del presupuesto se debe clikar en el icono del euro “€”.

Si queremos introducir nuevas partidas pincharemos en “Nueva” de ingresos o gastos, e introduciremos el nombre e importe de la nueva partida.

Para introducir el detalle de los gastos directos, pincharemos en nueva, seleccionaremos la partida, e introduciremos el detalle y el importe, cuidando que la suma de importes de todos los detalles de una partida coincide con el total de la misma reflejado en la tabla “Gastos directos de la actividad”.

15. ¿Cómo se sabe que se ha enviado la solicitud telemática correctamente?

Una vez enviada la solicitud, se nos mostrará el número de registro de entrada en la Administración, que podremos guardar e imprimir, y que prueba que la solicitud se ha realizado correctamente.

Al enviar la solicitud, la aplicación nos comunica cuál es el número de expediente de la misma.

APORTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN / JUSTIFICACIÓN

16. ¿Se puede aportar cualquier documentación al expediente después de la solicitud? ¿Cómo?

Sí. Se pueden aportar documentos al expediente a través del Expediente en “Mis Gestiones”, en la sede electrónica del Gobierno Vasco, ya que se da esta opción mediante el botón “Adjuntar documentación”.

Los Anexos para la justificación de la ayuda concedida (II-A y II-B) también se aportarán de esta forma.

NOTIFICACIÓN TELEMÁTICA

17. ¿Cómo funciona la notificación telemática?

Se podrá acceder a esta notificación con el certificado electrónico de la entidad o con los certificados electrónicos individuales de las personas que estén inscritas como representantes de la entidad solicitante en el Registro Electrónico de Representantes.

El documento a notificar se pone a disposición de la entidad interesada en “Mis Gestiones”. Para recogerlas se debe pinchar el enlace (texto subrayado) del apartado Acto que se notifica. Posteriormente se debe introducir el certificado digital y el PIN o juego de barcos, como modo de firmar la recogida de la notificación.

Si transcurren diez días naturales sin acceder a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada y se tendrá por efectuado el trámite siguiéndose el procedimiento, al igual que ocurre si no recogemos la carta que se nos envía como notificación postal.

18. ¿Cómo sabemos que tenemos pendiente una notificación telemática?

Cuando se haga una notificación, se enviará un e-mail y/o SMS como aviso, en el que se le indicará que debe acceder a la página "Mis Gestiones", en la sede electrónica en www.euskadi.eus, insertar la tarjeta de identificación y entrar al expediente, donde se podrá acceder a la notificación al completo.

Es importante que se proporcionen los datos de e-mail y/o teléfono móvil para el aviso, ya que de lo contrario sería necesario entrar de forma asidua en “Mis Gestiones” para comprobar si tenemos una notificación pendiente de recoger.

Fecha de última modificación: 28/02/2018